事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮(zhèn)人民政府綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

檔案管理一直是我國事業(yè)單位重點關(guān)注的問題，然而隨著時間的推移，文件數(shù)量急劇增加，管理時間也隨之越來越長。因此，一些事業(yè)單位在管理過程中出現(xiàn)了這樣或那樣的問題。為了解決這些問題，與之相關(guān)的事業(yè)單位必須根據(jù)自身情況對檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，統(tǒng)一認(rèn)識，力圖管理方式多元化，從而使機關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)一步提高。在開展事業(yè)單位檔案管理研究過程，要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實際，有針對的對其檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，從而才利于提高規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。在研究規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理工作如何開展過程，要加強各個部門之間的聯(lián)系，要重視加強協(xié)同研究效率，從而才能科學(xué)的進(jìn)行實踐研究，希望進(jìn)一步分析，能夠不斷提升事業(yè)單位檔案管理能力。

1 檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要性分析

事業(yè)單位中的檔案管理是重要性較高的工作內(nèi)容之一。實踐證明，檔案管理工作需具有較為先進(jìn)的指導(dǎo)理念及操作技術(shù)，才能對單位的發(fā)展提供有益的助力。檔案管理水平能夠直接反映出單位管理層的工作質(zhì)量和先進(jìn)性，因此該方面工作的完成效果也會對事業(yè)單位的整體發(fā)展起到較為直接的影響。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)著重加強對檔案管理人員的教育力度，不斷學(xué)習(xí)行業(yè)前沿的發(fā)展理念和操作技術(shù)，從而適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展速度，同時提升單位的行業(yè)競爭力。檔案管理內(nèi)容包括了單位的發(fā)展沿革、研究成果等，其中工作人員的履職信息也對推動單位發(fā)展具有較為重要的作用，因此需格外重視。

2 檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

2.1 提升各部門的檔案規(guī)范化管理能力

事業(yè)單位當(dāng)前在開展檔案管理工作方面存在一定的驅(qū)動性特征，總體對該方面工作的重視不足，因此在當(dāng)前具體實施管理時，便需深度加強管理的規(guī)范化程度，可責(zé)成專門的部門開展較為專業(yè)化的專業(yè)能力培訓(xùn)，參加技能提升的群體也可以是各部門主要負(fù)責(zé)檔案信息管理的一線操作人員，培訓(xùn)內(nèi)容可從技能及意識兩方面重點實施。在開展檔案歸集的技能訓(xùn)練時，可通過對崗位人員的速記、原始資料的整理和歸納及管理流程標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行著重培養(yǎng)，從而促進(jìn)一線人員具有滿足崗位需求的信息處理能力。在意識培訓(xùn)中，除了要堅持進(jìn)行思想政治教育外，還需將檔案的管理與歸集效果納入崗位的年度考評中，最終根據(jù)考評的結(jié)果等級確定薪酬激勵措施，從而最大限度提高崗位人員的工作主動性與責(zé)任意識。

2.2 通過制度激勵與約束加強協(xié)同效率

管理人員可通過建立更為全面和有效的激勵約束機制來提升檔案信息的歸集效果，不斷規(guī)范歸集的操作流程設(shè)置，并準(zhǔn)確認(rèn)識檔案歸集工作的特征。在具體開展工作時，將制度作為工作實施的重要依據(jù)和參考。制度可將檔案歸集的效率方面作為主要內(nèi)容，主要負(fù)責(zé)檔案歸集的部門應(yīng)盡量量化考核標(biāo)準(zhǔn)，并將結(jié)果進(jìn)行公開展示，增強透明度。常規(guī)類的檔案主要指各類會議的記錄、學(xué)習(xí)紀(jì)要及科研方面的資料等信息。以制度作為約束的主要方式，需獲得單位管理層的全面支持，體現(xiàn)考核的權(quán)威性與可觀性，考核結(jié)果也可通過公開的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行公示，進(jìn)一步增強考核制度的規(guī)范性和約束力，讓單位的所有考核對象都能對考核結(jié)果充分信服。

2.3 圍繞檔案專業(yè)化管理完備組織架構(gòu)

通過對實踐調(diào)研得知，目前事業(yè)單位的檔案管理工作大部分顯現(xiàn)出職能設(shè)置不合理、相互推諉扯皮等現(xiàn)象，因此若想達(dá)到科學(xué)的管理效果，事業(yè)單位需以專業(yè)化的手段完成檔案管理的組織架構(gòu)設(shè)置。在保持人事、圖情及財務(wù)等方面的檔案管理流程不變的基礎(chǔ)上，將其他類檔案內(nèi)容的管理職能落實到專門的部門，并在單位黨組織的領(lǐng)導(dǎo)下開展各項工作內(nèi)容。檔案管理部門內(nèi)應(yīng)設(shè)置文書、科研等不同的科室，分別負(fù)責(zé)整理不同類型的檔案資料。如此安排不僅能夠有效降低檔案傳輸?shù)某杀鞠?，還能大幅減少檔案歸口部門的工作量和負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)代化信息平臺的參與下，檔案管理部門能夠形成較為成熟的信息共享形式，最終為檔案在后期的檢索和使用提供前提基礎(chǔ)，充分體現(xiàn)檔案管理的工作意義。

2.4 需求導(dǎo)向下開展檔案資源開發(fā)利用

若想發(fā)揮檔案資源的最佳效用，需要使用大量的人力和經(jīng)濟資源投入其中，事業(yè)單位可緊密結(jié)合不同部門的實際需要，來開發(fā)檔案資源的功能。在著力提升檔案管理工作規(guī)范性的同時，具體負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門還需以單位的具體經(jīng)營特點為參考，建立更具有適應(yīng)性的檔案管理模式，從而實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。目前檔案資源的開發(fā)需與單位的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)，將重點鎖定在挖掘單位經(jīng)營優(yōu)勢方面，同時與行業(yè)同類型的單位經(jīng)營情況相比較，從檔案資料分析入手，研究總結(jié)本單位的經(jīng)營劣勢。檔案管理部門應(yīng)對檔案開發(fā)成果進(jìn)行總結(jié)整理，形成系統(tǒng)的報告材料供決策者實施理性的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.5 充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備

隨著網(wǎng)絡(luò)科技在各行業(yè)的不斷滲透，當(dāng)前我國事業(yè)單位在開展工作時，也較多應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為日常工作實施的有力助手。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠明顯提高工作的實施效率，在有限的時間內(nèi)完成大量的工作內(nèi)容，尤其針對檔案管理類的工作內(nèi)容，更需借助行業(yè)先進(jìn)的技術(shù)及設(shè)備參與實施。設(shè)備是發(fā)揮技術(shù)效果的載體，事業(yè)單位可通過計算機操作完成檔案信息的分類，并建立完備的數(shù)據(jù)庫平臺，在提升檔案整理的工作時效的同時，還能為后期的信息檢索和使用提供便利 條件。

3 結(jié)束語

總之，隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來新機遇，在社會大發(fā)展的背景之下，事業(yè)單位的管理工作也必須要與時俱進(jìn)，采取最先進(jìn)的技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，才能夠跟上時代發(fā)展的潮流。為了加強規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理能力，要科學(xué)的進(jìn)行檔案實踐管理研究，這樣才利于保證管理質(zhì)量。作為相關(guān)工作人員，更應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，嚴(yán)格按規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行管理，從而才利于不斷提高事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)效率。