淺談建設(shè)工程項目文件預(yù)立卷工作的現(xiàn)狀及建議

張 華

(中國鐵建大橋工程局集團有限公司 天津 300300)

項目文件預(yù)立卷工作是在工程項目建設(shè)過程中，對項目文件材料隨時收集積累最有效的形式。由項目各業(yè)務(wù)部門立卷人員或項目專兼職檔案人員，根據(jù)項目文件形成規(guī)律，參照項目檔案歸檔范圍，按照組卷方式，預(yù)先編制項目文件預(yù)立卷類目，然后隨時將項目建設(shè)過程中形成的項目文件按照所編的預(yù)立卷類目分類存放于相應(yīng)卷盒，預(yù)見性地做好日常項目文件管理的一項系統(tǒng)工作。從檔案專業(yè)角度來看，預(yù)立卷工作開展的好，能有效保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效和規(guī)范等“五性”要求。

一、項目文件預(yù)立卷管理現(xiàn)狀

1.工作策劃不夠。項目成立之初，通常會對質(zhì)量、安全、進度、成本等工作開展策劃，但對項目檔案管理工作往往沒有策劃或策劃不夠。施工單位與建設(shè)單位關(guān)于對竣工文件要求等方面的溝通往往被動多主動少，對有關(guān)規(guī)范標準學習不夠、了解不清，或建設(shè)單位本身對項目文件沒有具體規(guī)范的要求，施工單位習慣于按照以往經(jīng)驗或自己的理解開展相關(guān)工作，導(dǎo)致所形成的項目文件存在文件樣式不對，文件種類數(shù)量不足，文件之間缺乏邏輯性等問題。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。在項目上場后，或因為主觀上輕視項目檔案工作，或因為客觀上缺少場地、人員等問題，而對項目檔案工作投入不足，表現(xiàn)在沒有配備獨立的滿足八防要求的檔案室(或資料室)，沒有符合要求的裝俱(柜、架、盒等)，沒有安排適應(yīng)工作需求的專兼職檔案人員，還有的項目部沒有成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有制定項目檔案管理辦法等等，致使項目文件從組織至制度再到空間和人員缺乏。

3.人員素質(zhì)不夠。項目檔案管理是既要有工程專業(yè)知識又要懂檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，既枯燥乏味又要有細心、耐心和責任心的工作。項目檔案人員要善于從大局著眼，從小處著手，既要做好自己的本職工作，又要做好與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的橫向聯(lián)系。這些其實對于從事項目檔案管理工作的人員提出了很高的要求。但是通常項目工作重心在工程建設(shè)過程，人員安排也側(cè)重于工程建設(shè)和項目管理，同時由于項目文件管理工作復(fù)雜，收集匯總難度很大；因此，項目上專門從事項目檔案管理的工作人員匱乏，通常無專職項目檔案管理人員或由其他人員兼任項目檔案管理工作。這些從業(yè)人員往往缺乏專業(yè)知識和技能，導(dǎo)致檔案整理工作不規(guī)范，質(zhì)量不高。

4.過程管控不夠。施工過程中，有的項目部側(cè)重于對安全、質(zhì)量、成本、進度的控制，對項目文件的管控做的不夠，滿足于完成驗工計價所需，過程中對其數(shù)量、質(zhì)量要求不高。有的項目由于建設(shè)單位確定文件要求不及時，或施工單位習慣于按照已有經(jīng)驗來自定并填報表格，忽視行業(yè)規(guī)范性文件或本工程項目文件格式要求。也有的項目，項目文件的形成滯后于項目施工進度，導(dǎo)致項目文件收集移交不完整或工程竣工后大量補竣工文件的情況發(fā)生。

二、項目文件預(yù)立卷工作的幾點建議

(一)健全管理體系

一是在項目部成立之初，要成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責任部門責任人，明確崗位職責，構(gòu)建橫向到邊縱向到底的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，搭建項目檔案工作相關(guān)人員QQ群、微信群、電話號碼薄等溝通平臺，確保信息傳遞及時順暢。二是根據(jù)職責劃分，以及文件收集范圍及歸檔要求，制定項目檔案管理制度辦法，落實項目檔案工作“三納入四同步”制度，建立健全項目檔案考核機制，以及項目檔案應(yīng)急預(yù)案。

(二)加大經(jīng)費投入

一是為確保工程項目文件存放安全有序，防止出現(xiàn)項目文件隨便亂堆亂放，以至丟失的現(xiàn)象，或在存放過程中出現(xiàn)各種不安全因素，項目部務(wù)必克服空間困難，滿足項目檔案庫房(或資料室)的用房需求，并按照檔案庫房要求，做好“八防”工作，庫房不得兼做它用，同時配備合適的架、柜、盒等項目文件裝俱。二是做好項目文件數(shù)字信息化建設(shè)，利用檔案智能管理系統(tǒng)或其他項目文件管理系統(tǒng)，做好項目文件預(yù)立卷的框架搭建，以方便隨工程施工進度同步開展項目文件管理工作。三是加大對項目檔案培訓(xùn)經(jīng)費的投入力度，可采取走出去請進來的方式，提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)，如可通過聘請行業(yè)內(nèi)或檔案館的業(yè)內(nèi)專家進行培訓(xùn)指導(dǎo)，或是到項目文件預(yù)立卷工作開展的好的單位去觀摩學習，或是各標段各分部工區(qū)的檔案業(yè)務(wù)人員互相交流等方式，提高工程項目檔案管理人員整體業(yè)務(wù)能力，為項目文件預(yù)立卷工作做好智力儲備。

(三)加強隊伍建設(shè)

一是要做好預(yù)立卷工作，首先應(yīng)配備適應(yīng)崗位需求的專兼職檔案人員，且工程建設(shè)過程中應(yīng)保持穩(wěn)定。項目檔案人員的經(jīng)常更換，不利于保持項目文件的連接性和齊全性，因此，各單位應(yīng)制定政策保證專兼職檔案人員的相對穩(wěn)定，并注重對新檔案人員的培訓(xùn)。二是項目建設(shè)過程中，項目文件的形成和積累也常受到一些諸如臨時變更等突發(fā)事件影響，資料的整理也隨之變化。因此對于項目檔案人員來說，要有足夠的責任心、耐心和細心，要做到手勤、腿勤、嘴勤，隨時依據(jù)工程建設(shè)的情況變化做好預(yù)立卷條目的調(diào)整。

(四)做好前期策劃

一是做好前期準備工作，項目上場后應(yīng)擬定項目文件歸檔范圍、分類方案、案卷類目等預(yù)立卷指導(dǎo)性文件，并按照案卷類目的設(shè)置，預(yù)告設(shè)置好預(yù)立卷卷盒，對工程建設(shè)過程中形成的資料及時按時間、類目等進行分類和整理，這是一項系統(tǒng)工程，要做得盡量科學、詳細、具體，這一步尤其重要。二是因為很多大型建設(shè)工程歷時長，人員多，體量大，專業(yè)強，盡早確定項目文件表格式樣及具體填寫要求，規(guī)范工程名稱及用詞，明確項目檔案分類號、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等組卷編制要求，使項目文件預(yù)立卷工作與工程項目建設(shè)保持同步，盡量降低后續(xù)補充、整改的工作量。

(五)加強過程管控

一是遵循項目檔案管理的“四同步”要求，項目檔案人員要積極主動通過多途徑了解工程施工進度，溝通項目文件形成進展，提請有關(guān)人員重視，促使項目文件形成與工程進度相匹配，同步進行。二是定期召開項目文件整理工作會議，加強日常項目文件預(yù)立卷工作檢查和交流，除建設(shè)單位檔案工作組檢查外，承建單位尤其應(yīng)加大自查力度，及時發(fā)現(xiàn)其中不符合歸檔要求的問題，及時修正整改，并確保后續(xù)形成的項目文件規(guī)避此類問題。三是當有項目專兼職檔案人員離職時，要認識做好交接工作，交接要全面細致，涵蓋從目錄到資料到卷盒到電子數(shù)據(jù)等的交接，并執(zhí)行監(jiān)交制度。四是要嚴格執(zhí)行項目文件借閱登記制度，確保出借文件安全。五是在工程建設(shè)收尾階段，要全面復(fù)核項目文件收集、整理情況，及時查漏補缺。

做好建設(shè)工程項目文件預(yù)立卷工作，著重強調(diào)事前策劃和事中管理對項目文件管理工作的控制，旨在解決工程建設(shè)“重實體、輕檔案”導(dǎo)致項目文件在形成、積累階段存在的問題，減輕項目文件整理、歸檔階段工作壓力，避免事后管理帶來的諸多不利，有效提升建設(shè)工程項目文件質(zhì)量，進而大幅提升項目檔案管理水平。