新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

王永翠，李善立

（1.菏澤市牡丹區(qū)人社局，山東 菏澤 274000；2.山東普旭晟市政工程有限公司，山東 濟(jì)寧 272000）

經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作起著舉足輕重的作用，隨著信息化日新月異和電子檔案的誕生，檔案管理工作遇到了諸多新情況新問(wèn)題，也給檔案管理工作提出了新的更高要求。新形勢(shì)下如何創(chuàng)新開(kāi)展這項(xiàng)工作，成為擺在各級(jí)檔案管理人員面前的一個(gè)重要課題，必須積極探索、與時(shí)俱進(jìn)。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全工作體系

檔案是記載單位及個(gè)人發(fā)展歷史和演變過(guò)程的重要載體。加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)于維護(hù)干部職工切身利益、提升社會(huì)化管理服務(wù)水平、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和諧發(fā)展，都具有十分重要的意義。早在2005年，菏澤市牡丹區(qū)人社部門就報(bào)請(qǐng)區(qū)編委批準(zhǔn)，成立了檔案管理中心，配備了四名專職檔案管理員，成立了以局長(zhǎng)任組長(zhǎng)、分管局長(zhǎng)任副組長(zhǎng)、相關(guān)處室主要負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，在每個(gè)相關(guān)處室明確了一名兼職檔案管理員，具體做好檔案管理工作，從而形成了有領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理中心及相關(guān)處室具體經(jīng)辦的檔案工作管理體系。檔案管理中心嚴(yán)格按照《檔案法》《山東省檔案管理?xiàng)l例》和《菏澤市檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，創(chuàng)新思路，規(guī)范程序，將全區(qū)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人事檔案、人社部門會(huì)計(jì)檔案、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案及文書、基建檔案等納入檔案管理中心集中管理。同時(shí)，為進(jìn)一步增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，認(rèn)真履行工作職責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性和必要性，菏澤市牡丹區(qū)人社部門不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的職責(zé)，對(duì)在檔案管理中出現(xiàn)紕漏，造成不良影響的，實(shí)行問(wèn)責(zé)。局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年年初對(duì)檔案管理工作進(jìn)行年度考核，促進(jìn)了檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

二、實(shí)行集中管理，建立工作機(jī)制

人事檔案管理是指將人事檔案收集、整理、保管、檢定、統(tǒng)計(jì)以及其他提供利用的活動(dòng)，是記錄企事業(yè)單位干部職工基本信息的一個(gè)載體，真實(shí)反映了每名干部職工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲等情況，是干部職工工資套改、職稱評(píng)定和職務(wù)晉升的重要依據(jù)和支撐。所以人事檔案對(duì)干部職工的前途發(fā)展至關(guān)重要。但現(xiàn)實(shí)工作中，針對(duì)檔案管理特別是人事檔案管理的復(fù)雜性和機(jī)密性，防止檔案丟失或缺損的現(xiàn)象發(fā)生，菏澤市牡丹區(qū)人社部門充分認(rèn)識(shí)到檔案整合的價(jià)值和意義，加大人力、物力、財(cái)力投入，引入現(xiàn)代信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息資源整合，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效整合與利用，有效保證了檔案管理工作的有序、規(guī)范開(kāi)展。首先，人事檔案為新的工資制度改革提供了保障。實(shí)行新的工資制度改革，要以干部職工人事檔案中記載的個(gè)人職級(jí)、職稱、學(xué)歷和工齡等現(xiàn)實(shí)狀況相結(jié)合，立足于檔案記錄，做出工資套改。正因?yàn)橛辛巳耸聶n案詳細(xì)準(zhǔn)確的信息記錄，保證了工資制度改革工作的順利完成，既提高了干部職工的待遇，又提升了干部職工的工作積極性；其次，人事檔案為干部職工的職務(wù)晉升或職稱評(píng)定提供依據(jù)。干部職工晉升職級(jí)、職稱時(shí)，個(gè)人的年齡、工齡、學(xué)歷、工作業(yè)績(jī)、專業(yè)水平通過(guò)文字材料全面、詳細(xì)、直觀的展示，為個(gè)人職務(wù)晉升或職稱評(píng)定提供了科學(xué)、真實(shí)、可靠的依據(jù)。第三，人事檔案為選拔人才提供信息和依據(jù)。在人事檔案管理工作中，管理的是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作人員的檔案，對(duì)他們的信息進(jìn)行歸檔整理，反映出個(gè)人的整體信息，是每個(gè)干部職工職業(yè)生涯的真實(shí)寫照。在人事管理過(guò)程中，對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行查閱、調(diào)閱，為個(gè)人的提拔任免提供依據(jù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度看，人才的引進(jìn)與培養(yǎng)對(duì)事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，要形成勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)、甘于奉獻(xiàn)的人才隊(duì)伍，所以，人事檔案管理部門要做好信息完善工作，把每個(gè)人的基本信息真實(shí)地反映出來(lái)，包括學(xué)歷水平、政治素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)等信息，并形成文字記錄，對(duì)人事任免的決策提供了方便和依據(jù)。通過(guò)公開(kāi)考核的形式引進(jìn)人才、選拔人才的過(guò)程中，人事檔案管理就發(fā)揮了重要的作用。第四，提升人事檔案信息服務(wù)效能,構(gòu)建規(guī)范化操作流程，提升人事檔案整合流程工作效能。

三、健全管理制度，規(guī)范檔案管理

建立健全檔案管理人員崗位職責(zé)和歸檔、查閱、借閱、保密、鑒定、銷毀、移交、音像及圖片、現(xiàn)代化設(shè)備管理使用等一系列管理制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度，嚴(yán)加管理，防止丟失、泄密。單位來(lái)查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，需要摘抄和復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；需要借用的檔案，要說(shuō)明理由，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)，遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案，并限期歸還。個(gè)人查閱檔案，須憑單位介紹信、本人身份證、工作證等合法證明，嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，確保檔案安全完整。

四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平

在新的形勢(shì)下，我們不僅注重硬件建設(shè)，還要從提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理軟件應(yīng)用等方面入手，切實(shí)抓好檔案管理工作。一是加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，組織工作人員加強(qiáng)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，自覺(jué)做到學(xué)法、懂法、用法、守法，提高檔案管理人員依法辦事的觀念。堅(jiān)持學(xué)習(xí)制度，要求檔案管理人員具備政治上的堅(jiān)定性和敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能擔(dān)當(dāng)起檔案工作重于泰山的責(zé)任。認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案整理歸檔、科學(xué)管理、檔案利用工作，切實(shí)履行好檔案員的職責(zé)，使檔案管理步入了制度化、規(guī)范化的軌道。積極組織檔案管理人員定期參加省、市檔案管理培訓(xùn)班，組織檔案工作研討活動(dòng)等。通過(guò)學(xué)習(xí)，開(kāi)拓工作思路、提高業(yè)務(wù)能力，不斷提高微機(jī)操作軟件應(yīng)用管理檔案的專業(yè)技能，有效地提高工作效能。還要舉行消防技能演練，增強(qiáng)工作人員對(duì)突發(fā)性險(xiǎn)情的應(yīng)變能力，提高檔案管理員依法行政的能力。二是實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理。堅(jiān)持做到統(tǒng)一收集、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一歸檔。在形成檔案程序基礎(chǔ)上，對(duì)檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定基本內(nèi)容和具體要求，保證檔案質(zhì)量。按照分類、編排、打印、裝訂的檔案整理程序，對(duì)人事、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)等各類檔案進(jìn)行了規(guī)范化整理，防止檔案材料的丟失，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全，有效地保護(hù)和利用好干部職工檔案，維護(hù)干部職工的合法權(quán)益，極大地促進(jìn)了各項(xiàng)工作的深入開(kāi)展。三是牢固樹立“黃金有價(jià)，檔案無(wú)價(jià)”的思想，堅(jiān)持做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等項(xiàng)安全檢查，使室內(nèi)溫度控制在14-24℃之間、濕度控制在45-65%之間，并做好記錄。對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在隱患的部位進(jìn)行重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，堵塞危及檔案安全的漏洞。四是建立和完善檔案計(jì)算機(jī)檢索體系，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，積極做好檔案信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，上下聯(lián)動(dòng)，應(yīng)用全省統(tǒng)一檔案軟件，使檔案信息化建設(shè)得到了加強(qiáng)。 五是加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的重要載體，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，對(duì)于維護(hù)好參保人員的合法權(quán)益，提升社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理服務(wù)水平，具有十分重要的意義。由于各縣區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)人才，各個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案管理工作處在各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，主要是依據(jù)自己的“土辦法”進(jìn)行管理。為使社保業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作組織、協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)，菏澤市人社部門印發(fā)文件，要求各縣區(qū)建立社保業(yè)務(wù)管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，還要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)指定專門負(fù)責(zé)人，定期組織學(xué)習(xí)，實(shí)行定期檢查匯報(bào)工作制度。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在人員、辦公場(chǎng)所相對(duì)緊張的情況下，因地制宜地加強(qiáng)檔案管理，確保每份檔案都在有效管理范圍內(nèi)。針對(duì)城鄉(xiāng)居民參保人員檔案主要在基層保管的實(shí)際，菏澤市人社局指導(dǎo)縣區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社所制定城鄉(xiāng)居民參保人員檔案管理細(xì)則，定期對(duì)各縣區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案保管情況進(jìn)行檢查通報(bào)。菏澤市還以全系統(tǒng)“三項(xiàng)活動(dòng)”開(kāi)展為契機(jī)，組織社保經(jīng)辦人員集中進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并吸收縣區(qū)相關(guān)人員參加。輔導(dǎo)授課針對(duì)基礎(chǔ)資料整理歸檔存檔和日常管理，采取理論講解與現(xiàn)場(chǎng)觀摩相配合的形式進(jìn)行，并結(jié)合全市實(shí)際，制定了《基礎(chǔ)資料檔案管理辦法》。在市檔案局專業(yè)人員的指導(dǎo)下，對(duì)各社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理規(guī)范，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。市人社局印發(fā)文件，不斷加強(qiáng)對(duì)縣區(qū)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)。一方面是將業(yè)務(wù)檔案管理納入了對(duì)縣區(qū)業(yè)務(wù)年度考核的重要內(nèi)容，列入每年的保險(xiǎn)經(jīng)辦工作年度計(jì)劃，每年年初對(duì)各縣區(qū)上年度業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行年度考核；另一方面每年各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，通過(guò)驗(yàn)收促進(jìn)全市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督。根據(jù)人社部社保中心《關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定的通知》和省、市要求，菏澤市加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，及時(shí)將社保中心《關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定的通知》轉(zhuǎn)發(fā)給了各縣區(qū)及各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，提出了具體要求，為社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理提供了制度保障。六是做好檔案的保密管理工作。檔案鑒定小組按期完成到期檔案的鑒定工作，對(duì)可以銷毀的業(yè)務(wù)檔案，嚴(yán)格按銷毀程序，履行完手續(xù)后再按規(guī)定銷毀。及時(shí)登記業(yè)務(wù)檔案的收進(jìn)和移出，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)應(yīng)移交檔案館的業(yè)務(wù)檔案，各業(yè)務(wù)科室按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔，按規(guī)定及時(shí)移交，并履行完整手續(xù)。及時(shí)登記業(yè)務(wù)檔案的收進(jìn)和移出，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。檔案管理人員認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)。在工作變動(dòng)時(shí)，認(rèn)真履行移交手續(xù)，確保檔案保管工作的持續(xù)性。對(duì)列入省級(jí)檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿15年移交;列入市、縣（區(qū)）檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交;列入專門檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿1年移交;列入部門或企事業(yè)單位收集范圍的檔案，于次年的六月底前移交。檔案管理人員認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)。在工作變動(dòng)時(shí)，認(rèn)真履行移交手續(xù)，確保檔案保管工作的持續(xù)性。

五、完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高服務(wù)效能

完善基礎(chǔ)設(shè)施是提高檔案綜合管理水平的一項(xiàng)重要的環(huán)節(jié)。菏澤市牡丹區(qū)加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，投資購(gòu)置先進(jìn)的高檔密集架，配置的檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具全部符合國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定。實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室與閱覽室三分開(kāi)；在庫(kù)房?jī)?nèi)配備滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅菌機(jī)、防磁柜等安全設(shè)施，達(dá)到“九防”要求；配備計(jì)算機(jī)，打印、復(fù)印、掃描一體機(jī)、刻錄和切刀、打孔機(jī)機(jī)等檔案管理專用設(shè)備，提高組卷速度和質(zhì)量，加快檔案工作的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。庫(kù)房不僅要滿足存放要求，而且要通風(fēng)良好，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。根據(jù)檔案綜合管理的要求，又把文書檔案及獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案納入檔案管理中心管理，建立綜合檔案室。目前，室藏檔案共45166卷（件），其中人事檔案32000卷、會(huì)計(jì)檔案1363卷、文書檔案177卷、居民養(yǎng)老保險(xiǎn)參保檔案1535卷、錄像帶35盒、實(shí)物檔案120件，豐富了檔案館藏。更好地為單位和個(gè)人提供服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支撐。