高等學(xué)校信息管理中MIS的應(yīng)用研究

摘? 要：管理信息系統(tǒng)作為一種數(shù)據(jù)管理方式，在高校信息化領(lǐng)域已經(jīng)經(jīng)過了二十多年的發(fā)展，并順應(yīng)了智能化、高速化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代趨勢，對各類學(xué)校實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一發(fā)揮著巨大的作用。因此，如何充分運(yùn)用現(xiàn)代環(huán)境下的信息技術(shù)，合理利用信息平臺和信息網(wǎng)絡(luò)等方式，高效的將學(xué)校各種信息整合，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，使管理更高效，成為每一個教育管理者需要思考的問題。

關(guān)鍵詞：管理信息系統(tǒng);資源共享;計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

中圖分類號：TP399-C1? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）18-0176-04

Abstract：As a way of data management，management information system has been developed for more than 20 years in the field of information technology in colleges and universities，and conforms to the era of intelligence，high speed，and networking. Trends play a huge role in realizing the unification of basic data in various schools. Therefore，how to make full use of information technology in the modern environment，rationally use information platforms and information networks，and efficiently integrate all kinds of school information，so as to realize resource sharing，make management more efficient，and become more and more every education manager questions to think about.

Keywords：MIS;resource sharing;computer network

0? 引? 言

信息化發(fā)展的水平在一定程度上體現(xiàn)了智能管理領(lǐng)域的實(shí)力和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。隨著科學(xué)和信息技術(shù)的發(fā)展，人類在各個領(lǐng)域的工作流程逐漸趨于智能化，管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）事實(shí)上已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)MIS。近幾年，MIS系統(tǒng)在教育領(lǐng)域的重要性日益突出，教育信息化建設(shè)被越來越多的教育者和研究者所重視。如今，高等學(xué)校在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的應(yīng)用程度已成為各個學(xué)校對技術(shù)進(jìn)行改造從而提高學(xué)校管理水平的重要方式。就當(dāng)前環(huán)境下，結(jié)合作者考察單位情況，從MIS特點(diǎn)、高等學(xué)校對信息化管理的要求以及MIS在高等學(xué)校管理中如何良好發(fā)展三個方面分析闡明高等學(xué)校信息管理中MIS系統(tǒng)的重要地位。

1? MIS特點(diǎn)分析

所謂MIS，是指可以進(jìn)行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用，由人、計(jì)算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成，主要進(jìn)行日常事務(wù)操作的系統(tǒng)，其用途是管理需要的記錄，并對記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)處理，將處理后的信息及時(shí)反映給管理者。MIS實(shí)質(zhì)上是由大量數(shù)據(jù)庫組成的，具有統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)庫是MIS成熟的重要標(biāo)志。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，MIS事實(shí)上已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)MIS。

1.1? 確定的信息需求

每一個MIS都是根據(jù)需要確定功能的，也就是說，每一個MIS都會根據(jù)信息需求的不同而存在一些差異，其目的是為了滿足對這些信息的需求。所以MIS是有針對性的系統(tǒng)，如果沒有確定信息需求，MIS將無法正常發(fā)揮其真正的作用。

1.2? 信息的可采集與可加工

信息在MIS中是可以被采集和加工的。系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)并不是每一次都全部需要的，有時(shí)會存在信息不完全或者需要后期處理的情況可以根據(jù)需要采集信息，再對采集到的信息進(jìn)行加工利用或保存。

1.3? 可以通過程序?yàn)槭褂谜咛峁┬畔?/p>

程序是為了實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)或解決一個或多個特定問題而用計(jì)算機(jī)語言編寫的命令序列的集合。使用者，這里重點(diǎn)說的是系統(tǒng)維護(hù)人員，可以通過運(yùn)行后臺的計(jì)算機(jī)程序獲得相對應(yīng)的信息。

1.4? 可以對信息進(jìn)行管理

MIS的目的就是對信息進(jìn)行管理，自然具備管理信息的能力。對信息統(tǒng)一整合、歸類、管理、保存、提取等，是MIS的基本要求。MIS的這一特點(diǎn)使使用者可以隨時(shí)從系統(tǒng)中準(zhǔn)確調(diào)出需要的信息，以便更科學(xué)合理的做好管理工作。如本校用到的用友系統(tǒng)可以清楚地將財(cái)務(wù)會計(jì)、人力資源、融資等信息清晰的體現(xiàn)出來，每個類別的工作都可以逐個進(jìn)行信息資源整合。如圖1所示。

2? 高等學(xué)校對信息化管理的要求

筆者對本校的各個部門工作進(jìn)行了透徹分析，高等學(xué)校的教育除了學(xué)校教育最基本的通性，即職能的專門性、組織的嚴(yán)密性、作用的全面性、內(nèi)容的系統(tǒng)性、手段的有效性，還有下文所述的幾個特點(diǎn)。

2.1? 學(xué)生上課性質(zhì)的靈活性

對于義務(wù)教育的學(xué)生上課性質(zhì)是早晚時(shí)間固定，且全員都要在確定的時(shí)間接受確定的課程教育，上課的地點(diǎn)也比較固定，學(xué)生和教師的關(guān)系是一對一或者一對多，這里的“一”和“多”指的是以班級為單位的授課。

對于教務(wù)系統(tǒng)的工作者來說，排課是相對簡單和容易的。而高等學(xué)校課程種類較多，一個老師可以給不同年級甚至不同專業(yè)卻有相同課程的班級講一門或者多門課，同時(shí)上課地點(diǎn)是不固定的，學(xué)生上完一節(jié)課后，在上下一節(jié)課時(shí)換教室是一種常態(tài)。因此，高校的上課性質(zhì)相對靈活。

本高校教務(wù)處利用青果系統(tǒng)對課程、班級和學(xué)生等資源進(jìn)行協(xié)調(diào)整合，合理高效地利用資源。課程的要素需要調(diào)整時(shí)，可以做到迅速操作解決問題。如圖2所示。

2.2? 學(xué)生信息的多元性

一方面高等學(xué)校是在為即將步入社會的學(xué)習(xí)者提供學(xué)習(xí)專業(yè)知識的場所，其需要收集及管理的信息種類相對較多。另一方面高等學(xué)校的專業(yè)較多，對于課程、專業(yè)以及在校信息等方面的需求也較多。所以站在學(xué)生處管理學(xué)生的角度來講，在校生，甚至畢業(yè)生的信息種類具有多元化的特性。

2.3? 教學(xué)者或管理者的信息的完備性

在一所高等學(xué)校中，對于教學(xué)者和管理者的信息要求是比較高的，原因在于：其一，高等學(xué)校是培養(yǎng)各個專業(yè)領(lǐng)域的人才的場所，所以其教學(xué)者的配比不會是單調(diào)的，而是根據(jù)學(xué)校發(fā)展和定位來確定各個領(lǐng)域具有較高水平的專業(yè)教師;其二，高等學(xué)校中的教學(xué)者本身也是學(xué)習(xí)者，在高等學(xué)校中對于專任教師的專業(yè)素養(yǎng)的要求是很高的，所以教師本身要有不斷學(xué)習(xí)、不斷探究的心態(tài)。因此，在大學(xué)中的教師培養(yǎng)培訓(xùn)也是非常重要的方面，對于高等學(xué)校中的人事處，不僅是對眾多教師基本材料的管理，還要不斷地對教師的信息做好及時(shí)更新。另外，一個大學(xué)之所以可以很好地運(yùn)作，行政人員也是一個關(guān)鍵因素，對于行政人員的信息管理也是需要注意的。

本高校人事處自主開發(fā)人事管理系統(tǒng)對教育者、管理者等相關(guān)信息資源進(jìn)行處理保存，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)新員工的錄入、轉(zhuǎn)正、批假、培訓(xùn)申請、調(diào)崗職稱基本材料上傳、工資查詢、社保查詢等功能，如圖3所示。

2.4? 學(xué)校資源信息的嚴(yán)謹(jǐn)性

一所大學(xué)從某種角度看比義務(wù)教育更有企業(yè)性的特點(diǎn)。尤其民辦高校，學(xué)校資金的運(yùn)作是教育教學(xué)的基本保障。學(xué)校中的財(cái)產(chǎn)，不管是教育教學(xué)條件下的硬件資產(chǎn)還是放在賬戶上的軟資產(chǎn)都是服務(wù)于教育教學(xué)的必備資源。財(cái)務(wù)處等關(guān)系到學(xué)校財(cái)產(chǎn)的相關(guān)部門的信息量是十分巨大并要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?/p>

如本高校財(cái)務(wù)處利用用友軟件對資金稅收等相關(guān)信息資源進(jìn)行保存整理，做到及時(shí)記賬，當(dāng)月清賬，每一筆費(fèi)用的用途十分清楚明確，如圖4所示。

3? MIS在高等學(xué)校管理中如何良好發(fā)展

MIS建立與學(xué)校環(huán)境是密不可分的。現(xiàn)在的高等學(xué)校的管理者應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理思想，通過改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式從而使管理工作走向信息化和數(shù)字化，讓現(xiàn)代管理模式變得具有開發(fā)性、科技性和戰(zhàn)略性，逐步實(shí)現(xiàn)高校管理的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，提高學(xué)校管理的工作效率，降低人工成本。

就本人所在高校而言，該校于2004年成立，成立之初無信息管理系統(tǒng)，人事檔案、財(cái)務(wù)賬單全部是手寫紙質(zhì)文件。在調(diào)查該校信息管理系統(tǒng)演變時(shí)也采訪詢問過一些在校時(shí)間較長的同事，反饋到的是當(dāng)時(shí)的工作效率非常低，后學(xué)校成立網(wǎng)絡(luò)中心，該部門有很大一部分的工作是研發(fā)和管理信息系統(tǒng)，要針對每個部門的工作特點(diǎn)進(jìn)行有針對性的研發(fā)，開發(fā)的過程學(xué)校投入大量的人力財(cái)力，并且MIS在開發(fā)過程中不是一蹴而就的，需要專業(yè)人員持續(xù)進(jìn)行維護(hù)和管理?，F(xiàn)在學(xué)校用的教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、OA系統(tǒng)都是網(wǎng)絡(luò)中心的專業(yè)人員在統(tǒng)一管理和維護(hù)。學(xué)校在業(yè)務(wù)上的工作效率得到了提高，形成了相對完善的信息管理系統(tǒng)，如圖5所示。

因此，只有在具備完善的規(guī)章制度、合適的管理體制、科學(xué)的管理方法的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行MIS的開發(fā)。作為一所高校，為達(dá)到MIS系統(tǒng)的開發(fā)條件要做到：第一，各個行政部門要有相對應(yīng)的工作流程，管理工作要形成程序化;第二，各個部門要制定相對應(yīng)的工作規(guī)范規(guī)定，做到管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化;第三，要做好定期的內(nèi)容、格式等數(shù)據(jù)材料的完善從而實(shí)現(xiàn)報(bào)表文件的統(tǒng)一化。

此外，MIS技術(shù)的發(fā)展關(guān)鍵通過分析看來是由一個學(xué)校的規(guī)模、管理方法、系統(tǒng)性以及使用者習(xí)慣的變化推進(jìn)的。小規(guī)模的高等學(xué)校一方面沒有足夠的資金可以投入MIS的研發(fā)，另一方面學(xué)校又要為了順應(yīng)當(dāng)下形勢的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、信息化的時(shí)代潮流，同時(shí)需要盡快收益，一般會沒有做好系統(tǒng)需求分析等工作就盲目運(yùn)行一個不符合學(xué)校需求的MIS，從而使MIS的利用率大打折扣，設(shè)備閑置不用，反而造成了巨大的浪費(fèi)。而大規(guī)模的高等學(xué)校有足夠的資金可以投入MIS建設(shè)中，其注重的是使用效果，是否真正地服務(wù)于學(xué)校。

本人所在高校在研發(fā)的過程中也投入了巨量資金，但節(jié)省了勞動力，從長遠(yuǎn)的角度看是十分值得的。盡管學(xué)校成立了網(wǎng)絡(luò)中心，但有些功能仍處在難以實(shí)現(xiàn)的情況，如財(cái)務(wù)管理功能使用的用友軟件就是通過出資對外購買的方式引進(jìn)的，但學(xué)校認(rèn)為對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行信息化管理是很有必要的，這種信息化管理的思想讓本校長期保持良好發(fā)展的形式。

無論是小規(guī)模還是大規(guī)模的高等院校，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、提高工作效率，是使用MIS的最終目的。MIS在高校中發(fā)展要注意：第一，要建立符合社會發(fā)展客觀要求的管理制度。第二，要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理，形成全校統(tǒng)一的信息管理體系實(shí)現(xiàn)信息的充分共享。第三，要突出重點(diǎn)、注重實(shí)效，不斷提高各部門信息化應(yīng)用水平。從而，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息資源有效整合和共享。

4? 結(jié)? 論

在高校的信息化建設(shè)過程中，MIS可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)學(xué)校發(fā)展需求和目前狀態(tài)，對信息資源方面做出有針對性的管理，是管理者必不可少的管理手段。從某種角度來看，信息管理水平反映了一所高校的發(fā)展水平，MIS對推動高校發(fā)展起著十分重要的作用。當(dāng)代環(huán)境決定了MIS是高校信息化管理發(fā)展的必由之路，但在發(fā)展過程中如何處理好需求和技術(shù)的關(guān)系以及發(fā)展過程中暴露出的各種問題，是高校管理者需要思考和研究的問題。

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作者簡介：朱越（1992—），女，漢族，天津人，助教，本科，研究方向：教育技術(shù)。