新形勢下檔案管理數(shù)字化研究

李舒瑋

【摘?要】隨著時代的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式暴露出許多問題，難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下，依托計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，政府管理建設(shè)過程中產(chǎn)生的規(guī)劃信息、內(nèi)部資料、文件決策更加復雜，因此要充分發(fā)揮檔案館對檔案的整理和保存作用，對這些信息數(shù)據(jù)進行高效的處理。檔案館如果仍然沿用以往的管理方式很容易降低檔案管理的有效性，也使得檔案管理的流程更加復雜，要實現(xiàn)檔案管理方式突破，就必須探索檔案管理數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)對原始檔案信息的數(shù)字化處理，同時做好新檔案信息的收集與分類，從而提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

【關(guān)鍵詞】新形勢下;檔案管理;數(shù)字化

前言

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域中得到了廣泛應用，給人們生產(chǎn)、生活、學習、工作帶來了許多便利，對檔案管理工作而言同樣如此，通過應用計算機技術(shù)，檔案管理模式發(fā)生重大變化，由手工管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式，這種管理模式轉(zhuǎn)變與升級對提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率具有重要意義，推進了我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要研究了當前檔案管理數(shù)字化存在的問題，并探討了推進檔案管理數(shù)字化的意義，提出了新時期實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的措施，希望為以后的研究提供借鑒。

一、新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題

1.檔案管理工作效率低下

當前檔案館的檔案管理工作還存在著效率低下的問題，其主要原因就在于檔案館在執(zhí)行檔案管理工作時，有一套復雜的管理流程，其他相關(guān)組織或部門的人員無法實行快速及時的檔案信息調(diào)取與查閱，也就大大降低了各類檔案信息的利用率。除此之外由于檔案館的工作冗雜，在對事業(yè)單位等各類信息進行收集、分類和排序的過程中往往還是依賴人工操作，也無法保證檔案信息的準確性和真實性，無法為事業(yè)單位的決策提供科學的依據(jù)。

2.檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計算機。

3.缺乏先進的數(shù)字化設(shè)備

在推進檔案數(shù)字化管理進程中，計算機設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，單位要積極引進各種先進的現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。

二、實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義

1.提升檔案管理工作效率

數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在單位發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而單位人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

2.提升單位的經(jīng)濟效益

隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加單位成本，影響單位的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。

三、檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1.加大設(shè)備引進與更新投入

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

2.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

3.完善檔案管理信息化流程

當前我國注重事業(yè)單位的高效運行，檔案館也不例外，因此這就要求檔案館在執(zhí)行檔案管理工作時一定要注意簡化工作流程，充分的運用信息管理系統(tǒng)為用戶提供便利。檔案館通過引進檔案管理信息系統(tǒng)，可以改變過去復雜的檔案調(diào)取查閱流程，各組織各單位和獨立的用戶在完成信息注冊與身份認證之后，又可以進入到檔案館的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)在線的檔案信息查詢，去了中間不必要的人工環(huán)節(jié)，大大提升了檔案管理工作效率。

結(jié)束語：

數(shù)字化檔案管理模式是對傳統(tǒng)人工檔案管理模式的重大突破，將其應用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時期檔案管理工作的需要，推進檔案管理事業(yè)更上一層樓。

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[2]尚雪蕾，賀林燃.試析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].人力資源管理，2017（11）.

（作者單位：中共菏澤市紀委?菏澤市監(jiān)察委）