如何做好造林工程資料的整理和歸檔

黃潔

（清遠(yuǎn)市銀盞林場，廣東清遠(yuǎn) 511500）

林業(yè)生產(chǎn)周期長，而在生態(tài)文明建設(shè)過程中林業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用，造林工程資料的收集、整理、歸檔不僅為清遠(yuǎn)市林業(yè)重點(diǎn)生態(tài)工程提供真實、準(zhǔn)確、可靠的資料還對日后林業(yè)調(diào)查規(guī)劃及動植物生長生活的觀測有著重要的指導(dǎo)作用。

1 造林工程技術(shù)資料和報賬資料整理和歸檔的重要性

林業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營都是粗放型的，不像土建工程那么嚴(yán)密，許多人都認(rèn)為林業(yè)工程資料無足輕重，導(dǎo)致工程負(fù)責(zé)人不能及時對林業(yè)工程資料進(jìn)行記錄與整理。廣東省林業(yè)廳在2018 年出臺了四大重點(diǎn)林業(yè)生態(tài)工程技術(shù)要點(diǎn)，以及廣東省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院出臺的《廣東省2018 年林業(yè)重點(diǎn)生態(tài)工程檢查操作細(xì)則》，對林業(yè)工程施工要求日益嚴(yán)格，工程資料收集、整理、歸檔工作作為工程建設(shè)過程中重要的環(huán)節(jié)，同樣引起相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的重視。

1.1 工程資料具有連續(xù)性

工程資料的記錄伴隨著工程的整個過程，是對工程建設(shè)過程的詳細(xì)記載。一個造林項目有以下環(huán)節(jié)：劈青、清雜、打穴、施基肥、回表土、購苗（含苗木的檢疫檢驗）、種植和撫育。每一個環(huán)節(jié)都必須及時檢查驗收，形成的文字材料和圖片（或視頻）作為歸檔材料。因此相關(guān)工作人員要詳細(xì)記錄每一個環(huán)節(jié)，做到材料的及時記錄與整理才能掌握造林項目的發(fā)展情況。

1.2 工程資料可對施工現(xiàn)場進(jìn)行有效監(jiān)督

工程資料可以直觀地了解到工程項目中任何一個施工環(huán)節(jié)中所耗費(fèi)的時間、數(shù)量、人員、規(guī)格等內(nèi)容，并且能夠反映工程項目中存在問題，是否偷工減料、是否存在工程的數(shù)量誤差等等。跟班作業(yè)的技術(shù)人員或監(jiān)理單位可以監(jiān)督施工的質(zhì)量并及時的提出施工單位沒有察覺到的漏洞。一些隱蔽工程（比如打穴、施肥和苗木）在工程結(jié)束后，就很難看出其真實狀況，必須要有當(dāng)時的檢驗或驗收報告，才能掌握施工狀況。工程資料能夠幫助工程負(fù)責(zé)人清晰地意識到項目中存在的缺陷。

1.3 工程資料可作工程信息查詢的有效依據(jù)

在后期對造林項目進(jìn)行審查的過程中，高質(zhì)量的工程資料能夠幫助項目負(fù)責(zé)人了解每個環(huán)節(jié)及節(jié)點(diǎn)的情況。當(dāng)出現(xiàn)問題的時候（數(shù)量不符、質(zhì)量差異等），工程負(fù)責(zé)人能夠及時準(zhǔn)確地從工程資料中查詢到導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因。因此及時對工程資料進(jìn)行記錄，不但有利于工程負(fù)責(zé)人科學(xué)有效地管理項目，同時為上級決策領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的依據(jù)，正確指導(dǎo)全市的營造林工作，特別對工程項目的績效評價和工程項目的審計更具有工程資料的重要性。

1.4 造林工程資料可作學(xué)習(xí)交流的有效工具

工程資料不僅在造林項目的建設(shè)過程中提高工程負(fù)責(zé)人的工作效率，在造林工程結(jié)束后還能夠為之后的造林項目在技術(shù)采用及問題解決方面提供實踐經(jīng)驗。每個階段性工序都必須有施工小結(jié)，竣工時必須寫好竣工報告，聘請監(jiān)理單位的每個階段性工序都必須有階段性監(jiān)理報告，竣工時必須寫好竣工監(jiān)理報告，這些文件能夠反映出施工過程中需要著重注意及可借鑒的方面，對這些材料進(jìn)行學(xué)習(xí)能夠幫助工程負(fù)責(zé)人提高工程管理能力，同時也是相互學(xué)習(xí)交流的有效工具。

1.5 資料規(guī)范管理工作對工程建設(shè)的重要性

①充分認(rèn)識內(nèi)業(yè)資料規(guī)范管理工作對工程建設(shè)的重要性。要從人員、設(shè)備和資金三方面進(jìn)行全面保障；②參與內(nèi)業(yè)資料建立和整理的人員要勤學(xué)苦練，工作中做到嚴(yán)謹(jǐn)、真實和準(zhǔn)確。內(nèi)業(yè)資料工作是工程建設(shè)中一項重要的基礎(chǔ)性工作，反映各參建單位的綜合管理水平和人員的業(yè)務(wù)水平，所有人員應(yīng)本著精益求精的態(tài)度做好工作；③要加強(qiáng)實踐與理論知識方面的聯(lián)系，能夠在實踐過程中摸索和歸納經(jīng)驗。各參建單位要切實規(guī)范內(nèi)業(yè)資料工作，做到立卷要規(guī)范、歸檔要及時、分類要準(zhǔn)確，確保檔案安全、規(guī)范化管理。

2 造林工程技術(shù)資料整理和歸檔的具體措施

2.1 及時收集和記錄工程技術(shù)資料，保證真實、有效

在整理工程技術(shù)資料時要保證資料的準(zhǔn)確性、客觀性及真實性，避免出現(xiàn)投機(jī)取巧或為省工省料而造假的情況，更不能一味的追求較高等級的工程質(zhì)量而弄虛作假。施工單位在開展工作的過程中要將批準(zhǔn)的作業(yè)設(shè)計作為施工的依據(jù)；必須使用“三證一簽”的良種壯苗；肥料必須按照設(shè)計書要求的各種元素配比適當(dāng)?shù)暮细癞a(chǎn)品；打穴規(guī)格、施肥的數(shù)量和質(zhì)量、苗木的苗高和地莖等情況，要在階段性驗收（監(jiān)理）報告和竣工報告中真實反映出來，階段性驗收（監(jiān)理）報告和竣工報告技術(shù)資料必須由施工單位項目負(fù)責(zé)人（或監(jiān)理單位）簽署和填寫，不能隨意涂改，堅決保證工程資料的準(zhǔn)確性與可信性。

2.2 確保技術(shù)資料準(zhǔn)確無誤

技術(shù)資料的記錄與整理需要專業(yè)的工作人員，保證記載內(nèi)容及數(shù)據(jù)能夠在準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)上充分的體現(xiàn)工程的情況。首先工作人員要能夠及時了解圖紙、設(shè)計方面出現(xiàn)的改變，同時有一定的實踐經(jīng)驗，還要在造林項目的施工環(huán)境以及工程品質(zhì)方面具有良好的評估能力。必須按照《造林技術(shù)規(guī)程》（GB/T 15776—2016）詳細(xì)具體地填寫技術(shù)資料。

2.3 確保技術(shù)資料和報賬材料的完整性

技術(shù)資料由于記載或者保存過程中出現(xiàn)紕漏導(dǎo)致其完整性降低，嚴(yán)重影響工作人員對工程施工過程的了解，無法準(zhǔn)確地反映工程項目的質(zhì)量水平。不完整的報賬資料不能報賬，即使勉強(qiáng)報賬了，也會為將來的績效評價和審計帶來不必要的麻煩。

（1）造林工程技術(shù)資料。根據(jù)清遠(yuǎn)市造林工程建設(shè)的實際，歸檔的造林技術(shù)資料有以下幾個方面：①資金下達(dá)文件；②立項批文及財審資料；③造林工程設(shè)計書及批復(fù)，設(shè)計有變更的還有設(shè)計變更請示和批復(fù)；④招投標(biāo)文件；⑤施工記錄：包括開工報告、天氣記錄、檢查報告、整改報告和造林工程實施前后的圖片（視頻）等；⑥造林工程質(zhì)量驗收記錄：包括階段性驗收（監(jiān)理）報告、竣工報告及工程自查驗收報告和上級核查報告。這些資料都在工程施工過程中由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行逐項收集、整理、匯總而成。

（2）造林工程報賬材料。①《請款申請函》（施工單位出具并蓋公章）；②《建設(shè)單位請款請示》；③《清遠(yuǎn)市財政支農(nóng)專項報賬制資金審批表》（實施項目名稱、撥款單位、資金來源、支付金額及經(jīng)辦人、審核人、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，并由單位主管部門和財政部門審核蓋章）；④《財政支農(nóng)專項資金報賬制實地核查表》；⑤《清遠(yuǎn)市財政支農(nóng)專項報賬制資金支出明細(xì)表》；⑥《勞務(wù)（培訓(xùn)）費(fèi)支出表》；⑦《物資入庫單》；⑧《項目竣工驗收報告》；⑨《項目實施單位資金申報承諾書》；⑩《（銀行）開戶許可證》（施工單位）；1○《發(fā)票》；12○《資金下達(dá)文件》；13○《施工合同》；14○《政府采購備案表》；15○《中標(biāo)（成交）通知書》。

2.4 技術(shù)資料和報賬材料必須規(guī)范化

技術(shù)資料與報賬資料要具有真實可靠以及完整性的情況下，資料的規(guī)范性也有一定的要求。首先，資料中出現(xiàn)的簽字部分一律使用碳素墨水筆，且不能存在漏簽、代簽的情況，字體要規(guī)范、字跡要整潔；工程資料全部用A4 紙裝訂，保證紙張無污染；其次，資料中的分類分項要清楚，材料清單、資料封面、三級目錄等內(nèi)容完備，資料要編排有序，逐頁匯編；最后，設(shè)計變更單、施工現(xiàn)場簽證單及技術(shù)核定單等材料要齊全。

信息技術(shù)在檔案工作中的科學(xué)應(yīng)用，能夠充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，對管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，借助信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得相關(guān)信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高效傳遞，保證檔案資料的時效性，同時利用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入分析，形成對檔案利用環(huán)節(jié)的科學(xué)優(yōu)化，提高檔案利用效率。

以前都是手工記賬，速度慢，效率低?，F(xiàn)在我們能夠結(jié)合財務(wù)檔案管理實際情況，充分利用相關(guān)信息進(jìn)行高效的錄入和修改，及時發(fā)現(xiàn)異常信息和錯誤操作，利用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)技術(shù)，準(zhǔn)確提取檔案資料中的重點(diǎn)內(nèi)容，形成完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，通過對財務(wù)工作信息的全面收集分析，形成及時的反饋，對管理決策的優(yōu)化提供有效支持。

2.5 加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)

加強(qiáng)聯(lián)系項目實際，對造林工程項目建設(shè)內(nèi)業(yè)資料規(guī)范管理的定義、重要性、特性、組成、收集范圍、編制存在的問題和具體項目有關(guān)資料的內(nèi)容等七個方面進(jìn)行分析。對各參加單位進(jìn)行有效的指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)要確保工程檔案內(nèi)業(yè)資料與項目同步進(jìn)行。在培訓(xùn)中，重點(diǎn)圍繞分部、分項、單位工程的確定、與監(jiān)理單位的資料配套、從事內(nèi)業(yè)資料工作人員穩(wěn)定、施工技術(shù)資料填寫規(guī)范及要求、造林工程竣工資料編制及歸檔等方面進(jìn)行交流和討論?；氐巾椖亢笠雅嘤?xùn)所學(xué)的知識運(yùn)用到實際工作中，并通過傳幫帶的方式把培訓(xùn)學(xué)到的內(nèi)容傳遞給更多參與項目內(nèi)業(yè)資料技術(shù)人員和管理人員，使項目的內(nèi)業(yè)資料管理水平有新的提高。

2.6 嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，全面提高檔案收集整理水平

根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)，要全面保持和提高檔案工作質(zhì)量，關(guān)鍵要堅持抓好檔案工作的基礎(chǔ)工作。①經(jīng)常對檔案工作進(jìn)行全面的清理和清查，加強(qiáng)督促指導(dǎo)，將各類檔案資料按規(guī)定時間歸檔，造清單，移交至檔案管理人員；②在檔案整理過程中，我園按照標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)等規(guī)定，采取集中物力、財力和人力分類整理，根據(jù)國家檔案局的“八號”令，按上級部門制定的規(guī)定，要明確文件歸檔的范圍，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。

3 小結(jié)

造林工程資料整理工作是工程建設(shè)中舉足輕重的一項關(guān)鍵性工作，是一項系統(tǒng)工程，是涉及林業(yè)各個部門、存在于施工各個階段的一項綜合性的工作。只有提高業(yè)主、監(jiān)理以及施工單位三方面的工程資料管理能力，才可以確保工程資料的真實性、完整性、規(guī)范性以及準(zhǔn)確性，最大限度反映出工程建設(shè)中各個環(huán)節(jié)的工作情況。不斷提高我國造林工程資料的整理水平，保證工程資料的質(zhì)量，為我國建造高品質(zhì)的林業(yè)項目提供實踐性的依據(jù)與保障。