檢測機構(gòu)儀器設(shè)備管理

伊冬云

（1.交通運輸部天津水運工程科學(xué)研究所，天津 300456；2.天津水運工程勘察設(shè)計院天津市水運工程測繪技術(shù)重點實驗室，天津 300456）

0 引言

儀器設(shè)備是衡量檢測機構(gòu)檢測能力的重要內(nèi)容，也是檢測機構(gòu)工作質(zhì)量的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。設(shè)備性能的優(yōu)劣直接影響檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而影響檢測數(shù)據(jù)的分析與判定結(jié)果，最終影響成果報告的質(zhì)量。儀器設(shè)備的科學(xué)管理是保證設(shè)備性能穩(wěn)定、可靠的關(guān)鍵。

1 管理職責(zé)劃分

檢測機構(gòu)應(yīng)設(shè)有資產(chǎn)管理部門，配置專職儀器設(shè)備管理人員，負(fù)責(zé)組織儀器設(shè)備購置、驗收、維護(hù)保管、盤點清查、調(diào)撥、處置環(huán)節(jié)的日常管理，建立儀器設(shè)備管理檔案，負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的實物賬卡管理、清查登記、統(tǒng)計報告及日常監(jiān)督檢查工作，會同財務(wù)部門及儀器設(shè)備使用部門共同保證賬、卡、物相符；對設(shè)備管理信息系統(tǒng)進(jìn)行管理維護(hù)，按照主管部門要求及時準(zhǔn)確編制儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計報告；掌握所有儀器設(shè)備的分布、使用情況及技術(shù)狀況，監(jiān)督使用部門發(fā)揮現(xiàn)有資產(chǎn)的使用效能。儀器設(shè)備的使用部門應(yīng)設(shè)有兼職的儀器設(shè)備管理員，各部門儀器設(shè)備管理員的職責(zé)如下：

（1）協(xié)助管理部門做好本部門領(lǐng)用儀器設(shè)備的申請、驗收、清查、維護(hù)、登記、統(tǒng)計及日常監(jiān)督管理工作。

（2）按儀器設(shè)備性質(zhì)分類，建立儀器設(shè)備使用臺賬，保管本部門的儀器設(shè)備驗收記錄表、儀器設(shè)備卡片和有關(guān)的技術(shù)圖紙資料，嚴(yán)禁丟失。

（3）經(jīng)常檢查本部門儀器設(shè)備使用情況，定期與資產(chǎn)管理部門核對資產(chǎn)使用情況，共同保證臺賬、卡片、實物相符。

（4）負(fù)責(zé)本部門使用儀器設(shè)備的日常保養(yǎng)、維護(hù)、計量儀器檢定等工作，協(xié)助管理部門做好儀器設(shè)備盤點清查工作。

（5）負(fù)責(zé)本部門儀器設(shè)備的調(diào)配、轉(zhuǎn)讓、損失、報廢的申報工作。

（6）負(fù)責(zé)對調(diào)離人員保管的儀器設(shè)備回收并辦理調(diào)用手續(xù)工作。

財務(wù)部門主要職責(zé)是負(fù)責(zé)本檢測機構(gòu)儀器設(shè)備的賬務(wù)核算管理工作，對資產(chǎn)動態(tài)和資金渠道進(jìn)行財務(wù)監(jiān)管，提供儀器設(shè)備管理所涉及財務(wù)信息，會同管理部門共同保證儀器設(shè)備賬、卡、物相符。

2 實施計劃

設(shè)備管理實施計劃一般包括設(shè)備購置計劃、合格供應(yīng)商評價計劃、使用操作培訓(xùn)計劃、檢定/校準(zhǔn)計劃、期間核查計劃、使用保養(yǎng)計劃、設(shè)備報廢計劃等。檢測機構(gòu)每年應(yīng)至少制定一次設(shè)備管理實施計劃，計劃中應(yīng)明確實施時間、實施人以及實施方法，保證設(shè)備管理計劃的適用性和有效性。

3 購置與驗收

根據(jù)設(shè)備產(chǎn)地和價格，可以對設(shè)備類別進(jìn)行分級。對于大型設(shè)備以及進(jìn)口設(shè)備，在采購之前應(yīng)進(jìn)行選型論證，對設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行評價，對設(shè)備的性能、價格進(jìn)行調(diào)查。設(shè)備供應(yīng)商原則上不應(yīng)少于3 個，選擇性價比最高的設(shè)備進(jìn)行采購。對于計劃外的設(shè)備購置，設(shè)備管理員應(yīng)和相關(guān)人員進(jìn)行對接，全面了解設(shè)備采購的基本情況，填寫設(shè)備購置申請表，上報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

設(shè)備的驗收一般由儀器管理員和儀器使用人員共同完成，原則上設(shè)備的驗收應(yīng)在收到設(shè)備的一周內(nèi)完成。驗收的內(nèi)容包括對照設(shè)備、配件、軟件及使用說明書等發(fā)貨清單，設(shè)備開機啟動及基本操作驗證等，并填寫設(shè)備驗收記錄。對于一些使用要求較高的設(shè)備，可以邀請設(shè)備廠商一起參與驗收，并對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4 臺賬、檔案管理

目前大部分檢測機構(gòu)為規(guī)范和加強儀器設(shè)備管理，維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整，用信息化手段提高儀器設(shè)備使用效益，一般編制儀器設(shè)備管理系統(tǒng)對儀器設(shè)備進(jìn)行管理。設(shè)備完成驗收后，儀器管理員應(yīng)及時將設(shè)備信息錄入系統(tǒng)，建立設(shè)備檔案，更新設(shè)備臺賬，并定期發(fā)布設(shè)備臺賬信息。

設(shè)備管理系統(tǒng)全面反映和及時監(jiān)督儀器設(shè)備的購置、使用、清理報廢等情況，對檢測機構(gòu)的管理工作有著重大影響，具有手工管理無法比擬的優(yōu)點。設(shè)備管理系統(tǒng)要有一定的先進(jìn)性，這樣有利于提高儀器設(shè)備的管理水平，節(jié)約成本和勞力。采購部門購入相應(yīng)設(shè)備后，可憑供貨商出具的發(fā)票錄入管理系統(tǒng)，隨即打印相應(yīng)的驗收單，進(jìn)而可以產(chǎn)生相對應(yīng)的固定資產(chǎn)標(biāo)簽條碼，貼在新購置的設(shè)備上。

5 使用、維修和保養(yǎng)

儀器設(shè)備應(yīng)該保存在固定庫房中，按照儀器類別整齊擺放，張貼唯一性標(biāo)識及三色標(biāo)識。庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件及配套安全設(shè)施應(yīng)符合設(shè)備存放的要求。

設(shè)備使用前應(yīng)對設(shè)備性能進(jìn)行核查。如果是野外作業(yè)，需要在固定場所之外使用儀器設(shè)備時，應(yīng)填寫出入庫記錄以及使用記錄。設(shè)備歸還時，由使用人及設(shè)備管理員進(jìn)行對接，對歸還設(shè)備進(jìn)行驗收。

設(shè)備管理員應(yīng)按計劃組織人員對儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，填寫維護(hù)保養(yǎng)記錄。常規(guī)的保養(yǎng)方法包括清潔保養(yǎng)、除塵保養(yǎng)、通電保養(yǎng)、潤滑保養(yǎng)、防銹蝕保養(yǎng)等。精密儀器對環(huán)境有很高的要求。首先要有一個整潔的儀器室，若儀器或周圍環(huán)境積滿了灰塵，一旦灰塵進(jìn)入儀器的光路系統(tǒng)，必然會影響到儀器的靈敏度。灰塵還常常造成零部件間的接觸不良或電氣絕緣性能變差，影響儀器正常使用。

若儀器設(shè)備使用中發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，上報設(shè)備管理員，填寫設(shè)備維修記錄表，并貼停用標(biāo)識。設(shè)備管理員應(yīng)初步排查問題產(chǎn)生原因，如果問題無法自己修復(fù)，應(yīng)及時聯(lián)系廠家售后實施維修。儀器設(shè)備修復(fù)后，設(shè)備管理員應(yīng)認(rèn)真驗收，并在維修記錄上填寫驗收結(jié)果。若損壞部位影響其量值準(zhǔn)確性，應(yīng)將其重新檢定/校準(zhǔn)，合格后貼標(biāo)識方可投入使用。

6 量值溯源

計量檢定是驗證設(shè)備綜合性能，實現(xiàn)量值溯源最有效、最可靠的措施。量值溯源的方式一般包括檢定、校準(zhǔn)、測試、比對等方式。其中，檢定是對設(shè)備綜合性能的全面檢驗，依據(jù)的是設(shè)備檢定規(guī)程，檢定證書給出是否合格的結(jié)論，是最為嚴(yán)格的溯源方法，適用于一些精密、復(fù)雜、集成式的設(shè)備；校準(zhǔn)是針對設(shè)備量值精度的檢驗，依據(jù)的是設(shè)備校準(zhǔn)規(guī)范，校準(zhǔn)證書不給出是否合格的結(jié)論，但是會給出測值誤差或測量不確定度，是最為常用、相對可靠的檢驗方式；測試與比對一般是應(yīng)用在沒有檢定規(guī)程或校準(zhǔn)規(guī)范的設(shè)備，通過這兩種方式，可以判斷設(shè)備測值的精度及穩(wěn)定性，但效力不如檢定和校準(zhǔn)。

設(shè)備管理員應(yīng)根據(jù)設(shè)備的種類及使用情況，確定不同的儀器采用的溯源方式，按照檢定/校準(zhǔn)計劃實施。設(shè)備管理員需要對提供計量服務(wù)的機構(gòu)進(jìn)行評價和對比，重點對計量機構(gòu)的資質(zhì)能力及出具證書的規(guī)范性進(jìn)行評價。設(shè)備送檢之前，設(shè)備管理員需要提前和計量機構(gòu)溝通，將不同設(shè)備的校檢要求和參數(shù)告知計量機構(gòu)，從而有針對性地實施校檢。

設(shè)備校檢完成后，計量機構(gòu)會告知校檢結(jié)果，出具校檢證書或報告。設(shè)備管理員應(yīng)對校檢結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)的依據(jù)一般是檢測工作開展所依據(jù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。如果確認(rèn)結(jié)果滿足使用要求，貼綠色合格標(biāo)簽，順延有效期。如果確認(rèn)結(jié)果不滿足使用要求，根據(jù)實際情況采取降級使用或停用等措施，粘貼相應(yīng)的黃色或紅色標(biāo)識。

7 期間核查

期間核查的目的是驗證設(shè)備在一個校檢周期內(nèi)性能或數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性，從而保證檢測數(shù)據(jù)的可靠度。期間核查所適用的設(shè)備包括性能狀態(tài)不穩(wěn)定的設(shè)備，使用頻次較高的設(shè)備，經(jīng)常攜帶到非固定場所工作的設(shè)備，經(jīng)搬遷或重新安裝的設(shè)備，校檢周期一年以上的儀器設(shè)備等。

期間核查的方法主要有：①采用高精度等級的儀器設(shè)備或有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行核查；②采用同精度等級的儀器設(shè)備進(jìn)行比對；③參加檢測機構(gòu)間比對或能力驗證活動；④均勻性程度高、狀態(tài)穩(wěn)定性好的樣品在不同時期內(nèi)進(jìn)行重復(fù)測量；⑤采用一致公認(rèn)的不同檢測方法進(jìn)行驗證；⑥通過對樣品不同特性檢測結(jié)果的相關(guān)性進(jìn)行驗證等方式。

設(shè)備期間核查的結(jié)果同樣需要確認(rèn)，依據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備性能等指標(biāo)對設(shè)備核查結(jié)果進(jìn)行判定。期間核查發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備或標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有異常時應(yīng)立即停止使用，并進(jìn)行檢查。故障消除后再進(jìn)行期間核查工作，必要時應(yīng)進(jìn)行重新檢定/校準(zhǔn)，以確保儀器設(shè)備處于合格計量狀態(tài)。經(jīng)期間核查確認(rèn)儀器設(shè)備或標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)不合格的，應(yīng)立即停止使用，并粘貼“停用”標(biāo)識，對涉及的檢測進(jìn)行必要的追溯分析。

8 報廢處置

儀器設(shè)備由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價值、或由于自然侵蝕、意外事故造成儀器設(shè)備無法修復(fù)的毀損、或由于其他原因需對儀器設(shè)備進(jìn)行報廢，需辦理相關(guān)報廢手續(xù)。

由儀器設(shè)備使用部門提出報廢申請，列明儀器設(shè)備報廢原因及儀器設(shè)備的原值、凈值等，使用部門主管審批，鑒定小組、財務(wù)部門、院領(lǐng)導(dǎo)會簽后轉(zhuǎn)入儀器設(shè)備清理程序。在清理過程中，注意節(jié)約費用，實事求是對殘料進(jìn)行作價。報廢資產(chǎn)處理完畢，對儀器設(shè)備及時登記，核銷賬簿記錄及儀器設(shè)備卡片，保持賬、卡、物一致。

9 結(jié)束語

本文對檢測機構(gòu)儀器管理工作中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了歸納和總結(jié)，包括設(shè)備管理實施計劃、購置與驗收、臺賬管理、檔案管理、使用保養(yǎng)、維修與報廢、量值溯源、期間核查等。設(shè)備管理工作是檢測機構(gòu)質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，也是資質(zhì)申請與維護(hù)、質(zhì)量體系運行與維護(hù)的基礎(chǔ)條件，不僅需要設(shè)備管理員具備一定的專業(yè)知識與基本素養(yǎng)，更需要上級領(lǐng)導(dǎo)重視、相關(guān)人員配合，以及組織機構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)備、信息化管理平臺的配置。數(shù)據(jù)和結(jié)果是檢測機構(gòu)賴以生存的根本，儀器設(shè)備又是獲取數(shù)據(jù)的工具。只有通過高質(zhì)量的設(shè)備管理，實現(xiàn)設(shè)備性能的穩(wěn)定可靠，才能有效提升檢測機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、品牌形象及市場競爭力。