對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源共享問(wèn)題的研究

史大貴

摘要：本文筆者結(jié)合個(gè)人從事檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，就目前事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)粗淺的探討，并就如何提高事業(yè)單位檔案信息資源共享提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以期通過(guò)筆者的闡述能夠?yàn)榇龠M(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)與利用奠定有益的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息資源;共享

前言：

在現(xiàn)如今的檔案界檔案信息資源共享已經(jīng)成為人們熱烈討論的重點(diǎn)話(huà)題，這不僅僅是因?yàn)橥七M(jìn)檔案信息資源共享，有利于降低事業(yè)單位的檔案管理成本，更有利于提高事業(yè)單位的檔案信息利用效率，并且能夠更好的滿(mǎn)足人們對(duì)檔案信息資源的迫切需求。所以，做好事業(yè)單位檔案信息資源的共享則具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。為此筆者即結(jié)合個(gè)人研究經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，就事業(yè)單位檔案信息資源共享的相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)粗淺的探討，以期促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源共享的可持續(xù)健康發(fā)展。

1.事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的相關(guān)問(wèn)題

第一，部分事業(yè)單位的檔案信息化手段相對(duì)落后。雖然現(xiàn)如今絕大多數(shù)的事業(yè)單位都已經(jīng)引進(jìn)了數(shù)字化技術(shù)，采取了電子檔案信息管理模式，但是受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響，以至于部分事業(yè)單位尚未完全實(shí)現(xiàn)信息處理，僅僅只是利用計(jì)算機(jī)保存檔案信息，沒(méi)有使用專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)管理。同時(shí)，部分事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中，其軟硬件設(shè)備相對(duì)較為落后，且更新不夠及時(shí)，也就大大的影響了事業(yè)單位檔案信息資源共享的順利實(shí)現(xiàn)。

第二，事業(yè)單位檔案管理開(kāi)發(fā)的利用率相對(duì)較低。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作，因?yàn)殚L(zhǎng)期處于部分條塊分割、地域分割的狀態(tài)，以至于想要對(duì)不同部門(mén)的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化的保管，進(jìn)行全局性的統(tǒng)籌相對(duì)較為困難，也就進(jìn)一步加大了對(duì)檔案信息資源的共享難度。并且因?yàn)闄n案管理工作往往無(wú)法為事業(yè)單位產(chǎn)生直接的效益，所以很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作也缺乏重視，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作處于被動(dòng)的局面，而一些能為社會(huì)大眾或者單位團(tuán)體帶來(lái)有效價(jià)值的檔案信息也就無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用，檔案信息資源的共享率勢(shì)必越來(lái)越低。

第三，事業(yè)單位檔案管理信息安全的保障不足。事業(yè)單位的部分檔案文獻(xiàn)中存在著一些機(jī)關(guān)秘密信息，一旦泄露出去會(huì)給事業(yè)單位乃至整個(gè)國(guó)家造成不可估計(jì)的巨大損失。所以，安全性始終都是檔案管理工作的首要重任。然而目前部分事業(yè)單位在信息化建設(shè)過(guò)程中，缺乏對(duì)信息資源的安全保密處理，并且對(duì)審批借閱環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，缺乏公開(kāi)共享的檔案信息資料的審查程序，也就大大的加劇了檔案信息資源泄漏的可能性，也就給事業(yè)單位檔案信息資源共享的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)了巨大的阻礙。

第四，事業(yè)單位缺乏綜合型檔案管理人才。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的錄入、保存、搜索、分享就必須要依靠計(jì)算機(jī)。所以計(jì)算機(jī)可謂是檔案信息資源共享的重要載體。也正因如此，要想推動(dòng)檔案信息資源共享的開(kāi)發(fā)與利用，除了專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)以外，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。然而目前事業(yè)單位中從事檔案管理的人員并不全都是檔案管理專(zhuān)業(yè)，不僅專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，更是無(wú)法數(shù)量的運(yùn)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案信息化的相關(guān)工作，也就導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理信息共享開(kāi)展困難。

2.促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源共享的幾點(diǎn)建議

第一，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)工作。檔案信息資源共享是依托于檔案管理信息化建設(shè)之上開(kāi)發(fā)而來(lái)的。所以要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源共享，首先就應(yīng)該做好事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作。為此，事業(yè)單位應(yīng)該引進(jìn)符合自身發(fā)展需求的軟硬件設(shè)施，并利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片類(lèi)、文字類(lèi)等檔案信息的數(shù)據(jù)化信息保存。同時(shí)，利用創(chuàng)新檔案管理手段，與上下級(jí)及平級(jí)相關(guān)單位建立內(nèi)部局域網(wǎng)，建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與不同部門(mén)不同地區(qū)間的檔案信息資源共享，讓更多的人們能夠通過(guò)在線(xiàn)檔案信息的資訊與交流，使檔案信息資源真正活起來(lái)，通過(guò)信息資源共享更好的為大眾服務(wù)。

第二，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息資源的統(tǒng)籌與規(guī)劃。事業(yè)單位檔案信息資源共享，其本身就是一項(xiàng)十分繁瑣的系統(tǒng)化工作，無(wú)論是從信息資源的整合，還是信息資源平臺(tái)的構(gòu)建，再到信息資源的共享，都需要基于對(duì)檔案信息資源全局統(tǒng)籌規(guī)劃的前提下。所以要想推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息資源共享，就必須要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，組建具有國(guó)家權(quán)威的、能夠統(tǒng)籌全國(guó)檔案信息資源共享建設(shè)整體工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，以扭轉(zhuǎn)事業(yè)單位在檔案管理上整體性差、條塊分割的局面。

第三，確保事業(yè)單位檔案信息資源共享的安全性。事業(yè)單位檔案信息資源共享必須要基于信息安全的前提下進(jìn)行。所以事業(yè)單位必須要從硬件設(shè)備，管理制度，軟件技術(shù)等三個(gè)層面入手，強(qiáng)化檔案信息資源的安全性。在硬件設(shè)備上，事業(yè)單位要做好檔案室與信息存儲(chǔ)設(shè)施的安全防護(hù)等;在制度方面，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)建立健全安全保密責(zé)任機(jī)制，簽訂安全保密責(zé)任書(shū)，并按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)共享的檔案資料進(jìn)行共享前的安全審查等;在軟件技術(shù)層面，應(yīng)建立信息安全保護(hù)措施，引進(jìn)數(shù)字加密技術(shù)，建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)其傳輸運(yùn)行中的監(jiān)控管理等。

第四，提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位要想推進(jìn)檔案信息資源的整合共享，就必須要不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與信息化素養(yǎng)。為此，事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有的檔案管理崗位人員，應(yīng)當(dāng)建立定期的培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化共享發(fā)展的需要。并且還要引進(jìn)熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)，并具備檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的綜合性人員。

結(jié)束語(yǔ)：

社會(huì)信息化的不斷演進(jìn)，使得人們對(duì)檔案信息的獲取需求日益加深，為此要想滿(mǎn)足人們對(duì)信息的實(shí)際索求，就必須要加強(qiáng)檔案信息資源的共享，以此為基礎(chǔ)打破時(shí)間、空間等因素對(duì)檔案信息的桎梏。所以，事業(yè)單位在今后的檔案管理工作上，還要對(duì)檔案信息資源共享給予進(jìn)一步的深化與探索，從而為大家提供更為優(yōu)質(zhì)的文獻(xiàn)資源，成為推動(dòng)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的有效內(nèi)在動(dòng)力。

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