檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對(duì)策研究

陳靜

摘 要：如今科學(xué)技術(shù)在不斷快速發(fā)展，人們也在對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對(duì)于現(xiàn)代的社會(huì)起到重要作用，檔案數(shù)字化在檔案管理工作上有著重要作用，檔案數(shù)字化對(duì)于檔案管理來說是一種新型方案管理觀念，這就需要將檔案數(shù)字化技術(shù)編入到檔案管理中加以融合進(jìn)行探索研究。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 檔案整理編目 現(xiàn)狀分析 研究策略

中圖分類號(hào)：G271.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）02-00-01

目前教育機(jī)構(gòu)在不斷進(jìn)行改善調(diào)整，現(xiàn)在社會(huì)對(duì)于人才需求已經(jīng)比較廣泛了，對(duì)人才需求到了嚴(yán)謹(jǐn)時(shí)刻，所以要想自己成為一名現(xiàn)代化應(yīng)用型人才，就要對(duì)檔案數(shù)字化下點(diǎn)功夫，激發(fā)自己在社會(huì)上能生存下去的價(jià)值力。對(duì)檔案數(shù)字化有新認(rèn)知、了解檔案數(shù)字化的重要價(jià)值，現(xiàn)在檔案數(shù)字化已經(jīng)對(duì)檔案編目工作及改革和實(shí)踐，需要對(duì)其進(jìn)行深刻研究，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行徹底分析，同時(shí)看它有何問題，對(duì)其進(jìn)行深入解決。

一、檔案室整理編目工作的問題分析

1.檔案管理室資料復(fù)雜龐大難以梳理

檔案資料管理室本身就雜亂繁瑣，而且資料相對(duì)十分廣泛，若是將檔案數(shù)字化應(yīng)用于檔案資料管理室中可對(duì)整個(gè)資料室進(jìn)行梳理，對(duì)不同類型資料進(jìn)行分類整理，檔案人員掌握這種方法后可進(jìn)行全面操控[1]。目前人們的邏輯和創(chuàng)新能力正在不斷改善，所以檔案數(shù)字化有效培養(yǎng)了人們對(duì)邏輯思維和創(chuàng)新能力進(jìn)行改善方法的好用途，人們對(duì)于檔案室中資料進(jìn)行整理掌握全面信息有些壓力，所以檔案數(shù)字化的出現(xiàn)將這一問題完善解決，融入到了檔案資料室中對(duì)這些資料進(jìn)行整合。

2.檔案管理機(jī)制的不完善

無論什么工作都需要管理機(jī)制才能有效規(guī)范工作，檔案管理工作人員需要建立起合理的檔案管理機(jī)制來規(guī)范每位工作人員的日常工作行為，杜絕在檔案管理工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)或是對(duì)規(guī)章制度不遵守之人，積極開展管理機(jī)制工作，管理機(jī)制規(guī)章制度需要進(jìn)行全方面實(shí)施加強(qiáng)管理機(jī)制，讓每位工作人員遵守規(guī)章制度。工作人員會(huì)把管理機(jī)制運(yùn)用到日常生活當(dāng)中，將管理機(jī)制合理有效開展下去。

二、提升檔案數(shù)字化前整理編目水平的手段

1.完善檔案工作管理機(jī)制

如今檔案室正在日益發(fā)展也將檔案數(shù)字化融入到了工作中，利用了科技力量將檔案室信息整理進(jìn)行數(shù)字化信息編程，已經(jīng)形成了獨(dú)立的體系，在完善檔案工作管理上給予了很大幫助[2]。未來希望能將檔案管理機(jī)制進(jìn)行去全方面數(shù)字化信息開展，傳播此檔案工作管理機(jī)制手段為更多受眾人群進(jìn)行受用。

2.保證檔案管理工作的運(yùn)行平穩(wěn)性

在開展檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)操作中工作人員要進(jìn)行定時(shí)查詢，檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的運(yùn)行平穩(wěn)性和聯(lián)系性，這兩者是相互影響著決不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，若是其中一個(gè)部門運(yùn)作失控就會(huì)將另一個(gè)系統(tǒng)牽連其中，想要顧全大局就需要將各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)先調(diào)控，預(yù)防出現(xiàn)問題工作人員要進(jìn)行循環(huán)調(diào)整，這才是最有效計(jì)策。檔案管理室系統(tǒng)若是出現(xiàn)了安全問題，工作人員就要進(jìn)行有目的的排查確保檔案工作管理系統(tǒng)沒有異樣問題，出現(xiàn)問題要進(jìn)行及時(shí)維護(hù)保證檔案管理系統(tǒng)在工作上能平穩(wěn)運(yùn)行。對(duì)檔案管理室系統(tǒng)中心進(jìn)行排查避免在維護(hù)中出現(xiàn)漏洞，要引入新的科技手段來進(jìn)行防護(hù)病毒入侵，這才能保障檔案管理系統(tǒng)中心安全運(yùn)行。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育

現(xiàn)在隨著科技正不斷發(fā)展壯大，新型科技手段也層次不窮出現(xiàn)在人們的視野中，這些新型手段融入了人們生活和工作中同時(shí)也普及運(yùn)用到了檔案管理上。新型科技手段也正被人們所接納，這也需要檔案管理人員能有更好地素質(zhì)來進(jìn)行有效開展工作，二次學(xué)習(xí)專業(yè)技能的機(jī)會(huì)是提高自身素質(zhì)最好的過程，自己會(huì)在整體團(tuán)隊(duì)中不斷進(jìn)步學(xué)習(xí)，技術(shù)能力手段將會(huì)更加完善得到全面發(fā)展動(dòng)力，對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行加強(qiáng)創(chuàng)新，降低問題的出現(xiàn)率，能更完善、高效開展工作。

4.增加檔案數(shù)字化的設(shè)備

檔案數(shù)字化要在檔案管理中開展有效工作，就必須具有數(shù)字化設(shè)備來進(jìn)行開展實(shí)施，這就要求管理工作人員擁有眾多學(xué)術(shù)知識(shí)進(jìn)行參與，工作人員在參與中會(huì)受到數(shù)字化設(shè)備的影響，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作活動(dòng)上一些基礎(chǔ)數(shù)字化設(shè)備還是需要的，否則這項(xiàng)檔案數(shù)字化工作活動(dòng)將無法開展下去[3]。但設(shè)備需要大量資金投入，這就需要重視進(jìn)行經(jīng)費(fèi)增加這才能采用足夠的設(shè)備，所以要注重經(jīng)費(fèi)問題，對(duì)專業(yè)檔案數(shù)字化人員進(jìn)行素質(zhì)教育，讓專業(yè)人員合理對(duì)經(jīng)費(fèi)能夠合理使用，以最小的付出來獲取更有效的利益結(jié)果。

5.要增強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的組織建設(shè)

目前面對(duì)龐大的檔案信息數(shù)字化建設(shè)，單靠一個(gè)檔案部門實(shí)施運(yùn)行是不夠的，要想更加完善這項(xiàng)體系，就需要建設(shè)數(shù)字化檔案部門和組織來進(jìn)行相互協(xié)調(diào)工作，分工合作有序開展對(duì)信息數(shù)字化檔案進(jìn)行分化、篩選、整合等，避免在建設(shè)部門中出現(xiàn)資源重復(fù)現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)計(jì)劃。

6.要有技術(shù)方面的支持及培養(yǎng)一批專業(yè)的技術(shù)人員

要想進(jìn)行檔案數(shù)字化系統(tǒng)就需要對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部軟件、硬件有認(rèn)知、了解，計(jì)算機(jī)、掃描儀等軟件配置、軟件功能和操作、質(zhì)量和效率等這一系列問題，技術(shù)人員都應(yīng)該具有解決能力，對(duì)檔案技術(shù)人員進(jìn)行知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握數(shù)字化系統(tǒng)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力等都要全方面培養(yǎng)，這樣技術(shù)人員在進(jìn)行數(shù)字化操作中能更好展開工作，技術(shù)人員技術(shù)水平也會(huì)進(jìn)一步

提升。

7.加快檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略

建設(shè)數(shù)字化檔案來進(jìn)行完善檔案信息體系，方便群眾能有效獲取信息，對(duì)檔案信息在網(wǎng)上實(shí)施有效、快捷方便的檔案管理模式，現(xiàn)在我國檔案管理模式正處于發(fā)展階段，檔案數(shù)字化建設(shè)還存在這不少問題，這就需要對(duì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)要加強(qiáng)關(guān)注，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢來完善檔案系統(tǒng)數(shù)字化體系設(shè)備。

綜合上述，檔案管理室數(shù)字化管理的技術(shù)有效開展，對(duì)檔案管理室系統(tǒng)研究數(shù)字化系統(tǒng)中要對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)管理進(jìn)行穩(wěn)定和強(qiáng)化，完善資料檔案中的穩(wěn)定性和密切聯(lián)系，強(qiáng)化系統(tǒng)中所出現(xiàn)的任何問題，預(yù)防管理系統(tǒng)發(fā)生問題，在發(fā)生問題前工作人員要進(jìn)行系統(tǒng)排查已解決問題為主。

參考文獻(xiàn)

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[3]喻春生.對(duì)民國檔案數(shù)字化前整理工作的幾點(diǎn)思考[J].北京檔案，2016（01）：20-21.