企業(yè)差旅訂票系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

黃向東 解艷君

[摘? ? 要] 本文介紹了企業(yè)差旅訂票信息系統(tǒng)的主要功能和框架，闡明了信息系統(tǒng)的特別部署方案和理由，描述了兩個(gè)有特色的與其他信息系統(tǒng)對(duì)接思路和帶來的好處，最后從企業(yè)綜合管控、為企業(yè)創(chuàng)造效益兩方面說明了系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

[關(guān)鍵詞] 差旅;機(jī)票預(yù)訂;信息系統(tǒng);設(shè)計(jì);應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 01. 074

[中圖分類號(hào)] TP315? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2020）01- 0187- 03

1? ? ? 背? ? 景

據(jù)統(tǒng)計(jì)，中國(guó)企業(yè)的差旅成本成為繼人力資源成本之后的第二大可控成本，已經(jīng)占到企業(yè)非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本的20%。若得以有效管控，將為企業(yè)節(jié)約10%～20%的支出費(fèi)用。減少差旅費(fèi)用已成為企業(yè)精細(xì)化管理、提升競(jìng)爭(zhēng)力的一種重要手段[1]。自從2017年本企業(yè)參加了上級(jí)實(shí)施的機(jī)票集中采購(gòu)后，為了簡(jiǎn)化員工出差前工作流程，解決員工個(gè)人出差訂購(gòu)機(jī)票墊資、報(bào)銷手續(xù)煩瑣、財(cái)務(wù)成本核算復(fù)雜等問題，進(jìn)一步提升企業(yè)精細(xì)化管理水平，探索推進(jìn)管理信息化更好地為企業(yè)服務(wù)途徑，通過一段時(shí)間的調(diào)研、論證，最終于2018年3月成功實(shí)施了差旅訂票系統(tǒng)的建設(shè)。

該系統(tǒng)通過實(shí)現(xiàn)與票務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，在積極響應(yīng)上級(jí)機(jī)票集中采購(gòu)管控要求的同時(shí)，既能為員工出行提供方便快捷的自助機(jī)票預(yù)訂、改簽、退票服務(wù)，又能對(duì)出差審批、成本核算、財(cái)務(wù)對(duì)賬等管理環(huán)節(jié)提供有效的管控，在降低差旅成本的同時(shí)，有效地提高工作效率和員工滿意度，初步滿足了企業(yè)在差旅管控方面的管理創(chuàng)新要求。

2? ? ? 功能與框架

2.1? ?系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能

該系統(tǒng)是企業(yè)差旅業(yè)務(wù)管理的內(nèi)部工作系統(tǒng)，主要針對(duì)企業(yè)（含分公司和控股子公司）員工出差、訂票業(yè)務(wù)的統(tǒng)一應(yīng)用管理系統(tǒng)。通過與票務(wù)系統(tǒng)及企業(yè)門戶、企業(yè)微信、短信系統(tǒng)、合同項(xiàng)目管理、人力資源、財(cái)務(wù)等信息系統(tǒng)的無縫集成，實(shí)現(xiàn)了出差審批、機(jī)票預(yù)訂審批、改簽、退票、自動(dòng)成本歸集、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總、數(shù)據(jù)分析等功能，規(guī)范訂票業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一操作界面，方便成本核算，降低耗時(shí)耗力、煩瑣重復(fù)的費(fèi)用歸集統(tǒng)計(jì)工作，使差旅業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)差旅業(yè)務(wù)管控的有效手段。

系統(tǒng)主要功能模塊有機(jī)票預(yù)訂管理（含航班查詢、訂票、改簽、退票等）、流程管理（含啟動(dòng)流程、待辦流程、已辦流程、流程知會(huì)等）、查詢統(tǒng)計(jì)管理（訂單查詢、訂票統(tǒng)計(jì)、退改統(tǒng)計(jì)等）和財(cái)務(wù)報(bào)表管理（報(bào)表查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等）。

2.2? ?系統(tǒng)框架

差旅訂票系統(tǒng)在框架設(shè)計(jì)方面，整體分為支撐層、信息資源層、應(yīng)用支撐層、應(yīng)用層、表現(xiàn)層。其中支撐層和信息資源層是系統(tǒng)的基礎(chǔ)，前者包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用中間件以及相關(guān)的安全防護(hù)系統(tǒng)，后者包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù);應(yīng)用層支撐層和應(yīng)用層是系統(tǒng)的功能核心，前者實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的主要功能（詳見2.1節(jié)），后者實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證、消息隊(duì)列、用戶權(quán)限管理、工作流程引擎，以及與企業(yè)門戶、企業(yè)微信、合同項(xiàng)目管理、人力資源、財(cái)務(wù)、票務(wù)等信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口;表現(xiàn)層是系統(tǒng)和用戶之間交互的頁(yè)面，包括電腦端的單點(diǎn)登錄和手機(jī)端的企業(yè)微信登錄等功能。

3? ? ? 系統(tǒng)部署

3.1? ?部署方案

差旅訂票系統(tǒng)是部署在騰訊云上，在部署過程中，應(yīng)用了3臺(tái)騰訊云服務(wù)器，分別是前置機(jī)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器各1臺(tái)。其中前置機(jī)具有公有IP地址和私有IP地址，配置了反向代理，公有IP地址服務(wù)于所有用戶，私有IP地址連接應(yīng)用服務(wù)器;應(yīng)用服務(wù)器僅設(shè)私有IP地址，一端連接前置機(jī)，另一端連接數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器;數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器僅設(shè)私有IP地址，直接連接應(yīng)用服務(wù)器。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器上配置了一套特殊的“服務(wù)”，自動(dòng)將數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件同步到企業(yè)局域網(wǎng)的服務(wù)器中，避免騰訊云失效導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

3.2? ?考慮的因素

之所以將企業(yè)級(jí)管理信息系統(tǒng)部署在騰訊公有云上，而非部署在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部的私有云上，主要考慮了三方面的因素。

通過在騰訊云上部署差旅訂票系統(tǒng)，滿足較高可用性的要求。通過騰訊云（或者其他公有云）上部署方式，可在三個(gè)Any（任何人、任何時(shí)間、任何地方）的情況下，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)7×24小時(shí)×365天無故障訪問，降低系統(tǒng)運(yùn)維成本，消除因機(jī)房停電、企業(yè)網(wǎng)絡(luò)線路故障等不確定因素導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常使用的風(fēng)險(xiǎn)。

通過在騰訊云上部署差旅訂票系統(tǒng)，系統(tǒng)可適應(yīng)來自不同方向的請(qǐng)求，使得網(wǎng)絡(luò)帶寬并不會(huì)成為系統(tǒng)性能有瓶頸。差旅訂票系統(tǒng)的服務(wù)請(qǐng)求既有源自員工家庭寬帶、各出差地的互聯(lián)網(wǎng)接入等，也有源自員工手機(jī)4G網(wǎng)絡(luò)，非僅源自企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，因此將系統(tǒng)部署在騰訊云上可大大降低企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的出口帶寬壓力。

通過上述的服務(wù)器部署，滿足較高安全性的要求。由于配置了前置機(jī)，并對(duì)其進(jìn)行必要的安全加固，避免了應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器直接面向互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了系統(tǒng)抵御攻擊的能力;同時(shí)，為了保證信息在傳輸過程中的安全性，系統(tǒng)部署時(shí)啟用了https（超文本傳輸安全協(xié)議）服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了瀏覽器和服務(wù)器之間的通信加密。

4? ? ? 系統(tǒng)信息集成

系統(tǒng)對(duì)外與票務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接，對(duì)內(nèi)與企業(yè)門戶、企業(yè)微信、合同項(xiàng)目管理、人力資源、財(cái)務(wù)等信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。以下簡(jiǎn)述兩個(gè)有特色對(duì)接帶來的好處。

4.1? ?與企業(yè)門戶對(duì)接

企業(yè)門戶是一個(gè)連接企業(yè)內(nèi)部和外部的網(wǎng)站，它可以為企業(yè)提供一個(gè)單一的訪問企業(yè)各種信息資源的入口，企業(yè)的員工、客戶、合作伙伴和供應(yīng)商等都可以通過這個(gè)門戶獲得個(gè)性化的信息和服務(wù)[2]。

通過與企業(yè)門戶的集成，統(tǒng)一了身份認(rèn)證和登錄入口，用戶無須記憶差旅訂票系統(tǒng)登錄密碼，兼顧了使用便捷性和信息安全性。

通過與企業(yè)門戶的集成，統(tǒng)一了企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的風(fēng)格，用戶獲得了更加直觀、易用的操作界面，大大簡(jiǎn)化熟悉、使用、學(xué)習(xí)的時(shí)間和成本。

通過與企業(yè)門戶的集成，統(tǒng)一運(yùn)維授權(quán)，門戶管理員可以根據(jù)需要對(duì)不同用戶群體進(jìn)行差旅訂票系統(tǒng)可用性授權(quán)，提高了運(yùn)維效率。

4.2? ?與企業(yè)微信對(duì)接

企業(yè)微信是騰訊公司為企業(yè)打造的專業(yè)辦公管理工具，具有與微信一致的溝通體驗(yàn)，豐富免費(fèi)的OA應(yīng)用，并與微信消息、小程序、微信支付等互通，助力企業(yè)高效辦公和管理[3]。

首先，通過與企業(yè)微信的集成，避免用戶在手機(jī)安裝一個(gè)差旅訂票系統(tǒng)App，同時(shí)避免用戶為了適應(yīng)系統(tǒng)功能性能改進(jìn)和不同種類的手機(jī)正常使用要求，被迫接受App不斷升級(jí)的困擾，提升系統(tǒng)應(yīng)用的方便性與易用性。

其次，通過企業(yè)微信作為訪問入口，實(shí)現(xiàn)方便快捷的單一登錄，同樣避免記憶差旅訂票系統(tǒng)登錄密碼，縮小系統(tǒng)被外來攻擊的截面。

第三，通過與企業(yè)微信的集成，開發(fā)人員無需對(duì)不同型號(hào)手機(jī)進(jìn)行兼容性測(cè)試，既節(jié)省了開發(fā)調(diào)試工作量，又大大提高了系統(tǒng)的兼容性。

最后，通過與企業(yè)微信的集成，系統(tǒng)提供以微信消息、手機(jī)短信等多種方式的流程待辦提醒、機(jī)票預(yù)訂狀態(tài)提醒，讓工作不耽擱、不遺漏，使員工在差旅訂票方面更為高效便捷。

5? ? ? 應(yīng)用效果

企業(yè)差旅訂票系統(tǒng)的建設(shè)并全面投入應(yīng)用，不僅簡(jiǎn)化了員工訂票方式，為企業(yè)在業(yè)務(wù)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新方面帶來價(jià)值，同時(shí)在企業(yè)綜合管控方面、為企業(yè)創(chuàng)造效益方面也獲得可觀的成效。

5.1? ?綜合管控

（1）用戶管控：差旅訂票系統(tǒng)通過與人力資源系統(tǒng)集成，形成用戶信息和部門信息統(tǒng)一管理模式，要登錄使用本系統(tǒng)，首先需要在企業(yè)人力資源系統(tǒng)中建立該人員檔案信息，確保能夠使用系統(tǒng)的用戶是本企業(yè)的員工。

（2）流程管控：根據(jù)出差性質(zhì)不同，需要完成的審批流程不同，系統(tǒng)可靈活定義和管理用戶出差審批流程，對(duì)職能部門、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位、分子公司出差審批流程進(jìn)行分類統(tǒng)一管理。

對(duì)出差任務(wù)的多樣性，系統(tǒng)也有充分的考慮：出差任務(wù)涵蓋本部門出差、跨部門出差、項(xiàng)目出差、領(lǐng)導(dǎo)出差四種類型?？蓪?shí)現(xiàn)員工和外部專家訂票出差申請(qǐng)，單人出差和多人出差申請(qǐng)，飛機(jī)、火車、自帶車、汽車、長(zhǎng)途車多種交通工具選擇出差申請(qǐng)，單程和往返出差申請(qǐng)等多種模式。

（3）費(fèi)用管控：建立標(biāo)準(zhǔn)的信息交換接口實(shí)現(xiàn)與各個(gè)票務(wù)公司的無縫集成，在差旅訂票系統(tǒng)中可實(shí)時(shí)查詢航班信息（含票價(jià)、票量等）、實(shí)時(shí)在線機(jī)票預(yù)訂、訂單審批、改簽、退票。方便訂票人、乘機(jī)人、審批人了解每個(gè)訂單費(fèi)用明細(xì)情況，對(duì)機(jī)票費(fèi)用組成、折扣率、艙型等信息進(jìn)行明確標(biāo)示預(yù)警，并保留進(jìn)一步精細(xì)管控功能。

（4）財(cái)務(wù)管控：系統(tǒng)支持差旅費(fèi)用按單位（含分公司和控股子公司）、跨單位、按項(xiàng)目等多維度的分類和歸集，全面實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)審批誰(shuí)承擔(dān)費(fèi)用”的企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)則，有效地支持管理層實(shí)施現(xiàn)代企業(yè)管理的理念。

（5）信息共享：系統(tǒng)通過用戶信息、部門信息、項(xiàng)目信息、流程信息、機(jī)票信息自動(dòng)生成個(gè)人報(bào)銷行程單。為各級(jí)業(yè)務(wù)人員自動(dòng)生成每月對(duì)賬清單，并可對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)以及匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)。

5.2? ?產(chǎn)生的效益

該系統(tǒng)自2018年3月上線投入運(yùn)行以來，陸續(xù)在本企業(yè)總部、5個(gè)獨(dú)立核算的分公司、4個(gè)獨(dú)立法人子公司進(jìn)行推廣使用，系統(tǒng)支持的用戶超4 800人。截至2019年4月底曾使用人數(shù)達(dá)1 200余人，機(jī)票預(yù)訂31 000余單。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，每年可為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益超過百萬(wàn)元。

此外，通過差旅訂票系統(tǒng)的應(yīng)用，使企業(yè)進(jìn)一步提高了流程全面優(yōu)化、差旅制度管控全員覆蓋、航空行程票據(jù)真實(shí)合規(guī)的水平。

6? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

當(dāng)前的差旅訂票系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)了國(guó)內(nèi)機(jī)票預(yù)訂、改簽、退票和企業(yè)管理流程固化等功能，今后在外部條件成熟時(shí)，此類信息系統(tǒng)建設(shè)可擴(kuò)展至差旅住宿、差旅火車票預(yù)訂以及其他交通工具預(yù)訂等領(lǐng)域，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的綜合管控能力，為企業(yè)節(jié)省差旅成本。

主要參考文獻(xiàn)

[1]吳瓊.全面擁抱“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新差旅管理新模式[N].中國(guó)航空?qǐng)?bào)，2018-05-29.

[2]搜狗百科.企業(yè)門戶[EB/OL].https：//baike.sogou.com/v54220969.htm？fromTitle=企業(yè)門戶.

[3]騰訊公司.企業(yè)微信[EB/OL].https：//work.weixin.qq.com/.