辦公室文件傳閱工作的過(guò)程管理分析

閆婧芳

摘要：現(xiàn)階段，在相關(guān)工作人員的共同努力下，已經(jīng)形成了從過(guò)程策劃到過(guò)程實(shí)施與過(guò)程檢查，再到過(guò)程改進(jìn)的文件傳閱的良性循環(huán)管理模式，我們將這種模式稱為過(guò)程管理。為了讓過(guò)程管理的優(yōu)勢(shì)作用在辦公室文件傳閱工作中得到更好的發(fā)揮，讓辦公室文件傳閱工作更加高效，本文以《辦公室文件傳閱工作的過(guò)程管理分析》為題，在簡(jiǎn)要闡述辦公室文件傳閱原則的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了辦公室文件傳閱工作過(guò)程管理辦法的探究。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件傳閱;過(guò)程管理

在實(shí)際工作中，辦公室文件傳閱工作需要遵循一定的傳閱原則和標(biāo)準(zhǔn)流程。但在新形勢(shì)下，流程與標(biāo)準(zhǔn)并不是一成不變的，辦公室文件傳閱工作也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上改革潮流，在不斷地分析探索中，找到辦公室文件傳閱工作的更好辦法，以進(jìn)一步提高辦公室文件傳閱工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步增強(qiáng)辦公室工作中所傳閱文件的安全系數(shù)[1]。與此同時(shí)，文件傳閱工作人員也要牢記辦公室文件傳閱的基本原則，堅(jiān)持按原則傳閱。

1.辦公室文件傳閱工作的基本原則

為了防止文件內(nèi)容的泄露、避免文件的丟失與積壓，同時(shí)保證文件傳閱的效率，辦公室文件傳閱工作中工作人員需要遵守以下基本原則。

第一，登記手續(xù)原則。妥善保管文件是辦公室文件傳閱工作人員的職責(zé)所在，通過(guò)對(duì)文件傳閱的信息進(jìn)行登記，可以讓工作人員更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)文件具體行蹤的掌控，防止不必要的文件丟失等狀況。

第二，傳閱順序原則。辦公室文件傳閱通常需要按照一定的順序進(jìn)行，比如工作級(jí)別的由上到下（必要情況可以按照工作級(jí)別順延，以防止文件積壓），層層傳閱等。

第三，文件保密原則。文件中承載著重要的信息資料，對(duì)于各類文件，尤其是技術(shù)研究類文件，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行傳閱，以防止重要文件信息發(fā)生泄露，甚至重要文件的遺失。

2.辦公室文件傳閱工作的過(guò)程管理分析

2.1過(guò)程管理的主要內(nèi)容

過(guò)程管理就是運(yùn)用一定的實(shí)踐方法和工具來(lái)策劃、控制、改進(jìn)過(guò)程效果，主要包括過(guò)程策劃、過(guò)程實(shí)施、過(guò)程檢查和過(guò)程改進(jìn)四個(gè)部分，且四個(gè)部分是依次遞進(jìn)，漸進(jìn)循環(huán)的。

2.2辦公室文件傳閱的過(guò)程管理辦法

（1）過(guò)程策劃辦法

過(guò)程策劃，即通過(guò)事先的計(jì)劃來(lái)解決辦公室文件傳閱工作中應(yīng)該做什么以及如何做的問題。比如，對(duì)于文件傳閱工作中的登記手續(xù)這一步驟，可以做如下策劃。首先，在對(duì)辦公室文件傳閱工作進(jìn)行合理分工和責(zé)任劃分的前提下，辦公室文件傳閱工作人員要在接受到文件后，第一時(shí)間請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)批示（需要做好領(lǐng)導(dǎo)不在情況的策劃），批示通過(guò)后，要對(duì)文件名稱、何人收發(fā)、收發(fā)的具體日期地點(diǎn)、批示人員的姓名、部門、職位，以及批示的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。其次，作為辦公室文件傳閱工作的管理人員，要對(duì)每一份傳閱的文件進(jìn)行認(rèn)真地研讀與分析，將文件當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容摘錄出來(lái)，提高文件的傳閱效率，便于企業(yè)內(nèi)部各級(jí)工作人員，在日常工作中，更好地落實(shí)文件當(dāng)中的精神。將需要傳達(dá)的文件內(nèi)容和其他指令進(jìn)行及時(shí)的傳遞，并根據(jù)文件的機(jī)密級(jí)別和類型進(jìn)行分類存檔與管理[2]。最后，以辦公室文件傳工作人員為中心，對(duì)每一份文件的傳閱過(guò)程，如文件經(jīng)手人員（可以省略一些不必要的環(huán)節(jié)）信息及文件存檔的情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以確保文件的可追蹤，即出現(xiàn)問題時(shí)可以高效的找到具體責(zé)任人。

（2）過(guò)程實(shí)施辦法

過(guò)程實(shí)施，即按照策劃內(nèi)容執(zhí)行辦公室文件傳閱工作。一切的過(guò)程策劃都是為了工作的更好實(shí)施，若不能夠按照策劃內(nèi)容去執(zhí)行辦公室文件傳閱工作任務(wù)，那么策劃將失去意義。因此，在辦公室文件傳閱工作的過(guò)程管理中，需要安排工作人員進(jìn)行過(guò)程實(shí)施的指引和督促[3]。一方面，要將過(guò)程策劃的內(nèi)容形成書面制度，將其公示，供單位員工參考借鑒，幫助范圍內(nèi)所有有文件傳閱職能和權(quán)限的工作人員養(yǎng)成規(guī)范傳閱文件的良好習(xí)慣;將文件傳閱過(guò)程策劃書面制度下發(fā)到每一位辦公室工作人員手中，以輔助其日常的文件傳閱工作，使其在文件傳閱工作中遇到問題時(shí)能夠有解決問題的參照依據(jù)。另一方面，辦公室文件傳閱工作的管理人員要以身作則，帶頭實(shí)施和執(zhí)行過(guò)程策劃的內(nèi)容，發(fā)揮其榜樣作用，鼓勵(lì)和督促辦公室文件傳閱工作中的基層工作人員，為過(guò)程策劃內(nèi)容的更好落實(shí)營(yíng)造氛圍，提供助力。

（3）過(guò)程檢查辦法

反省是一面鏡子，它能將我們的錯(cuò)誤清清楚楚地照出來(lái)，使我們有改正的機(jī)會(huì)。過(guò)程檢查，即對(duì)以往文件傳閱工作的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)文件傳閱工作的策劃實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)與反省。比如，在一個(gè)階段工作結(jié)束后，辦公室文件傳閱工作相關(guān)人員要以過(guò)程策劃內(nèi)容為基準(zhǔn)，對(duì)這一階段內(nèi)是否按照策劃落實(shí)了文件傳閱工作進(jìn)行比較，對(duì)這一階段的工作達(dá)成效果進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)價(jià)，并說(shuō)明沒有按照過(guò)程策劃內(nèi)容執(zhí)行工作任務(wù)的原因。作為管理者更需要不斷地分析、綜合，不斷地行動(dòng)、反思，通過(guò)具體問題具體分析方法，來(lái)發(fā)現(xiàn)日常文件傳閱工作中的優(yōu)勢(shì)，以及需要改進(jìn)的方向。

（4）過(guò)程改進(jìn)辦法

過(guò)程改進(jìn)，即圍繞過(guò)程策劃的最初目標(biāo)、結(jié)合過(guò)程實(shí)施的實(shí)際情況、根據(jù)過(guò)程檢查的最終結(jié)果，進(jìn)行辦公室文件傳閱工作過(guò)程的優(yōu)化與改進(jìn)。在過(guò)程改進(jìn)中，要堅(jiān)持“有則改之，無(wú)則加勉”的精神[4]，聽取辦公室文件傳閱工作人員的意見和建議，對(duì)過(guò)程策劃的不適應(yīng)之處進(jìn)行細(xì)節(jié)調(diào)整，對(duì)策劃內(nèi)容執(zhí)行中遇到的問題進(jìn)行逐一突破，對(duì)策劃?rùn)z查的實(shí)際結(jié)果和預(yù)期效果進(jìn)行分析，以幫助工作人員找出文件傳閱工作過(guò)程管理的更佳辦法。

3.結(jié)論

過(guò)程管理是提高辦公室文件傳閱工作效率、優(yōu)化辦公室文件傳閱工作流程、提升辦公室文件傳閱工作體驗(yàn)的一種方法，也是辦公室文件傳閱工作實(shí)現(xiàn)精益求精的一個(gè)途徑。文件是各類信息資料的重要載體，根據(jù)工作需求對(duì)文件進(jìn)行傳閱是辦公室工作中的一項(xiàng)常規(guī)內(nèi)容。辦公室文件傳閱工作中的過(guò)程管理，可以為單位日常文件傳閱工作提供了可靠的參照標(biāo)準(zhǔn)，為文件傳閱工作有條不紊的進(jìn)行提供更科學(xué)合理的管理支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]武鵬飛.辦公室文件傳閱工作的過(guò)程管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （2）：10.

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[3]劉延永.淺談無(wú)紙化辦公和電子檔案管理[J].黑龍江檔案，2018 （1）：83.

[4]周華.淺談提高企事業(yè)單位公文處理水平的有效策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （10）：6，8.