開展地震檔案數(shù)字化工作的思考

平彩鵬 楊柳

一、地震檔案數(shù)字化工作的意義

1.地震檔案數(shù)字化勢在必行

隨著社會信息化進程的加快，引發(fā)了世界經濟與社會的深刻變革，尤其是現(xiàn)代信息技術提供的萬物互聯(lián)、萬物智能、無時不在、無處不聯(lián)的強大功能，為用戶提供無所不有的智能服務，使得社會各行業(yè)都呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢。作為地震檔案管理工作必須與社會發(fā)展保持步調一致，必須適應時代發(fā)展潮流轉變工作方式，由傳統(tǒng)的檔案實體管理向現(xiàn)代的檔案信息化管理轉變，拓展檔案管理工作新局面，切實做到使用戶借助計算機通訊網(wǎng)絡，能夠隨時、隨地、信手掂來地高效、便捷查閱地震檔案。

但是，要想全面實現(xiàn)地震檔案信息化管理，首先就要解決地震檔案信息化資源的問題，沒有檔案信息化資源，檔案信息化管理系統(tǒng)也就無法正常運行，也更談不上開展檔案信息化服務。而獲得地震檔案信息化資源的一個重要途徑，就是對現(xiàn)有存量紙質地震檔案資料進行數(shù)字化，這是實現(xiàn)地震檔案工作科學化、信息化、現(xiàn)代化管理的重要前提基礎工作。

2.數(shù)字化工作為地震檔案妥善保管創(chuàng)造了條件

1966年邢臺地震后為了探索地震預報，廣大地震科技工作者在我國大地上陸續(xù)開展起了地震活動、地殼形變、地下流體、地磁和地電等地球物理項目的觀測與研究，2000年以前的觀測方式為人工讀數(shù)記錄、機械儀器模擬記錄，2000年以后觀測方式才先后變?yōu)閿?shù)字化自動記錄，期間產生、積累、保存了大量的原始紙質科技檔案及其與之相關的紙質文書檔案、基建檔案、財會檔案等。隨著時間的推移，這些紙質檔案特別是一些極具館藏價值的地震記錄圖紙、觀測數(shù)據(jù)記錄手薄等第一手原始紙質檔案資料，不同程度地存在風化、發(fā)黃、變質、變脆的堪憂狀況，亟需采取措施予以拯救保護。近年來現(xiàn)代數(shù)字化技術的迅猛發(fā)展，為解決這些檔案保存的難題帶來了千載難逢的機遇。

就地震行業(yè)而言，所謂地震檔案數(shù)字化主要是將紙質地震檔案資料通過手工著錄、掃描、拍照等形式， 將其由原紙質載體形式體現(xiàn)出來的信息， 全部以數(shù)字記錄方式移送到計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各類存儲設備中， 從而完成現(xiàn)有地震檔案資料向數(shù)字化轉化的過程，為紙質檔案資料長期、安全妥善保管創(chuàng)造了條件。

3.數(shù)字化地震檔案更加便于科學化管理與利用

與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，數(shù)字化地震檔案更加便于科學化管理與利用。（1）在傳統(tǒng)紙質檔案保存過程中，要始終注意防塵、防潮、防高溫、防光照、放風化，而數(shù)字化檔案保存無此憂慮;（2）數(shù)字化檔案的儲存不僅可節(jié)省大量庫房空間，而且可很容易復制多個備份進行異地保存，有效防止由突發(fā)的不測災害事件所造成的檔案資料損失;（3）數(shù)字化檔案可有效規(guī)避傳統(tǒng)紙質檔案在借閱過程中，因用戶翻閱所造成的檔案出現(xiàn)缺頁、褶皺、磨損、破損、損傷等問題;（4）可把數(shù)字化檔案資料放置計算機網(wǎng)絡服務器上，可使異地信息本地化，實現(xiàn)資源共享，眾多用戶在不同的地方，通過計算機網(wǎng)絡可同時調閱同一份資料;（5）傳統(tǒng)紙質檔案查詢、檢索時，用戶往往要在眾多的卡片或書本式目錄索引、文摘中進行手工檢索，檢索速度慢效率低，而數(shù)字化檔案檢索非常方便，只要在計算機網(wǎng)絡終端電腦上，鍵入索引號或資料號或關鍵字或責任者等檢索信息，即可在數(shù)秒內又快又準地查詢到。

二、地震檔案數(shù)字化工作的狀況

2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》通知，要求加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”。為了貫徹落實中辦、國辦通知的指示精神，充分發(fā)揮地震檔案資料在地震工作中的服務功能，在全國地震系統(tǒng)迅速開展起了主要以現(xiàn)代計算機掃描技術為抓手、以實現(xiàn)地震檔案信息化管理為目標的歷史紙質地震檔案數(shù)字化工作。比如，（1）河北省地震局2014年開設專題，對全省20多個臺站近30年的22萬多張紙質觀測資料圖紙進行了數(shù)字化掃描，將其轉化為電子圖片文檔、對近18萬條觀測資料數(shù)據(jù)報告進行了計算機人工錄入，將其轉化為電子數(shù)據(jù)文檔。2014年河北省地震局地震科技星火計劃支持設立了《電磁擾動模擬圖紙資料規(guī)整》課題，該課題采取以研究帶動工作的方式，于2014年6月至12月對全省153盒電磁擾動模擬圖紙進行了數(shù)字化掃描;2015年河北省地震局地震科技星火計劃批準立項了《歷史文書檔案整理和數(shù)字化》課題，在該課題實施中，對全省不涉密的1160卷、館藏紙質文書檔案資料進行了數(shù)字化掃描，轉化形成了9萬余張電子文書檔案;（2）中國地震局第二監(jiān)測中心從2014年開始，陸續(xù)將紙質地質圖、地形圖、水準路線圖進行了掃描，觀測資料成果進行人工錄入，初步實現(xiàn)了地震檔案資源數(shù)字化;（3）陜西省地震局嚴格按照檔案數(shù)字化現(xiàn)行技術規(guī)范，完成了1970年—2016年該局文書檔案數(shù)字化加工工作，累計掃描38萬余頁，工作內容包括條目著錄、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質檢、案卷封裝等;（4）2015年4月27日中國地震應急搜救中心公示了人事檔案數(shù)字化及專項審核服務項目對外招標結果公告、2018年10月30日云南省地震局公示了基本建設項目檔案數(shù)字化加工服務項目對外招標結果公告、2019年5月20日湖北省地震局發(fā)布了歷史檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化服務項目招標公告。

總體看來，目前我國地震系統(tǒng)地震檔案數(shù)字化工作仍處于起步發(fā)展階段，由于此前中國地震局各直屬事業(yè)單位和各省、市地震局都積累了龐大的、質量參差不齊的紙質檔案，故各單位都尚不具備對所有館藏紙質檔案一蹴而就地進行數(shù)字化的條件，應本著先易后難、輕重有別、循序漸進、分期分批的原則逐步開展數(shù)字化工作。另外，在數(shù)字化工作實踐中，也發(fā)現(xiàn)了一些值得今后注意和改進的問題，歸納起來主要有數(shù)字化工作資金投入不足的問題、對原始紙質地震檔案保護問題、統(tǒng)籌謀劃數(shù)字化掃描的問題、提高檔案管理人員素質的問題以及數(shù)字化產品的安全存放等問題，采取有效措施及時化解這些問題，對于加快地震檔案數(shù)字化工作無疑具有積極意義。

三、加快地震檔案數(shù)字化工作的對策

1.建立健全數(shù)字化工作管理體系

數(shù)字化工作不僅為檔案信息化帶來了技術保障，更是為檔案管理帶來了全新理念，對此各級領導應予以高度重視，要具有超前的思想意識，地震系統(tǒng)各單位應適時成立數(shù)字化工作領導小組，統(tǒng)一指導本單位紙質地震檔案數(shù)字化實施工作，除了從人、財、物給予必要支持外，還要及時研究、協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，形成工作目標明確、分工精細、各司其責、合力行動的數(shù)字化精干建設團隊，確保地震檔案數(shù)字化工作落地生根、順利開展，肩負起對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的使命擔當。

2.制定數(shù)字化工作操作流程

制定完善的數(shù)字化工作操作流程，對于有章可依、有條不紊開展地震檔案數(shù)字化工作至關重要。（1）確定進行數(shù)字化處理的檔案。首先對館藏紙質地震檔案進行技術鑒定，對無需和不宜進行數(shù)字化處理的檔案進行篩選，在此基礎上，對館藏紙質檔案中最為珍貴的、最能體現(xiàn)館藏特色的、具有極其重要保存價值的、利用頻率最高的紙質檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。此外，考慮到地震監(jiān)測預報、震災預防和緊急救援三大工作體系，在我國防震減災事業(yè)中所占據(jù)的突出分量，還要把這三大工作體系的紙質檔案優(yōu)先進行數(shù)字化;（2）確定掃描與不掃描的范圍。國家檔案局頒布的《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》對區(qū)分紙質檔案的掃描件和非掃描件做出了規(guī)定，即：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。對納入數(shù)字化處理的每一檔案，嚴格按照規(guī)定的要求，具體確定其數(shù)字化掃描文本，如果文本出現(xiàn)破損、污損、折皺、霉變、蟲蛀、字跡不清楚等問題，要采取合理技術措施先進行修復，然后再進行掃描;（3）注意保護檔案原件。在對檔案文本進行數(shù)字化掃描時，要注意保護檔案原件。首先要使數(shù)字化場所必須具備防火、防盜、防潮等條件，其次檔案文本調取及需要拆裝時要輕拿輕放，嚴禁不規(guī)范操作， 數(shù)字化掃描完成后檔案要及時歸位，力求最大程度地維持檔案實體原貌。

3.增強安全防范意識

鑒于地震系統(tǒng)在日常工作中所形成的震情月會商分析報告、大中城市震害預測、重力測量數(shù)據(jù)、精密水準觀測數(shù)據(jù)成果以及全國大震速報臺站的精確座標等都屬于國家機密資料，因此在地震檔案數(shù)字化建設過程中，要自覺增強安全防范意識。當遇到涉密檔案時，根據(jù)不同的密級等級、不同的數(shù)字化工作方式（外包式、單位臨時專班式、內外組合式、專設機構式），按照相關政策規(guī)定，制定不同的安全保密操作工作規(guī)范，以確保國家機密的安全。

此外，對生成的數(shù)字化檔案產品，要嚴格按照國家檔案局出臺的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》進行安全保存，要特別注意做到數(shù)字化一份，脫機保存一份，異地保存一份。同時，在存儲和使用時，還要特別預防并避免電磁波干擾、非法拷貝、計算機病毒入侵以及儲存介質的損壞等不利情況發(fā)生，筑牢數(shù)字化檔案產品安全的屏障。

4.提高檔案管理人員的綜合素質

地震檔案數(shù)字化建設離不開高素質人才隊伍， 這就要求地震系統(tǒng)各單位檔案管理人員，不僅要具有扎實的檔案專業(yè)知識，還要掌握現(xiàn)代科學信息技術和本行業(yè)專業(yè)知識。因此各單位要加大對檔案管理人員的培訓力度，采取不同形式著力開展計算機技術、網(wǎng)絡信息技術、數(shù)字化技術、地震地質課程、地球物理課程、震源物理課程等知識學習，全面優(yōu)化和提升檔案管理人員知識結構，使之成為適應信息社會不斷發(fā)展的檔案管理復合型人才，合力助推地震檔案數(shù)字化工作不斷取得更大發(fā)展和進步。

（作者單位：河北省地震局）