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    農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)存在問題及對策

    2020-02-03 06:00:24邱婷婷張春明
    中國農(nóng)業(yè)會計 2020年12期
    關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科研財務(wù)人員財務(wù)

    邱婷婷 張春明

    財務(wù)信息化建設(shè)作為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分,已成為提升農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位競爭力的重要手段之一。目前,農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位對財務(wù)信息化建設(shè)越來越重視,中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院、浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院等國內(nèi)知名農(nóng)業(yè)科研單位已開始了財務(wù)信息化建設(shè)工作,并初見成效。但由于大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位重科研項目申報輕管理的問題普通存在,財務(wù)管理信息化程度仍然不高。蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院是江蘇省內(nèi)一家具有70年歷史的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位,近年來隨著單位事業(yè)的發(fā)展,已全面實現(xiàn)了會計電算化、原始單據(jù)影像化和財務(wù)數(shù)據(jù)共享,利用OA(Office Automation,辦公自動化)系統(tǒng)完成線上審批流程,并正在利用OA系統(tǒng)和中科江南財務(wù)軟件搭建線上報銷平臺,提高單位內(nèi)部工作效率和財務(wù)管理效率。本文以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例,介紹財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵和作用,分析財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題,提出改進措施,并對未來發(fā)展進行展望,以期為其他同類型單位財務(wù)信息化建設(shè)提供參考。

    一、財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

    財務(wù)信息化建設(shè)是利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代技術(shù),組建財務(wù)管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化綜合信息管理平臺,對財務(wù)活動進行事前、事中、事后動態(tài)控制,整合財務(wù)活動中所有信息資源來提高財務(wù)管理效率,為單位財務(wù)管理決策提供依據(jù)。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院一般職員報銷差旅費為例,在建線上報銷平臺的報銷流程如圖1所示:出差前,報銷人員可在OA系統(tǒng)上填寫出差審批單,提交后自動上傳至審批,部門負責(zé)人審批后可打印作為報銷原始單據(jù);出差后,報銷人員線上提交報銷單并拍照上傳原始單據(jù)(報銷審批單、車票、住宿發(fā)票等),選擇資金列支渠道,若從行政經(jīng)費列支送至部門負責(zé)人審核,或從課題經(jīng)費列支送至課題主持人審核,再送至分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核,最后推送至財務(wù)處審核,財務(wù)人員查看報銷單據(jù)是否完整合規(guī),將審核不通過的報銷單據(jù)在線退回,審核通過的自動生成憑證,對生成的憑證復(fù)核,復(fù)核后進行付款。

    圖1 一般職員出差審批報銷流程(在建)

    二、財務(wù)信息化建設(shè)的作用

    (一)提高工作效率

    1.提高職工工作效率。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例,該單位上世紀(jì)50年代建院以來,經(jīng)過70年的發(fā)展,逐漸形成了“一院三基地”(農(nóng)科院、臨湖基地、望亭基地、西塘河基地)的發(fā)展格局,由于各個基地之間的距離較遠、交通不便等,導(dǎo)致員工報銷存在諸多不便,有時甚至出現(xiàn)“白跑”、“來回跑”的情況。通過實行線上審批,員工報銷將不再受地域和時空限制,報銷人員“只需跑一次”就能完成報銷工作,減少了在報銷過程中花費的時間和精力,讓科技人員把更多的精力投入到科研工作上,提高了職工的工作效率。

    2.提高領(lǐng)導(dǎo)審批效率。在報銷工作中,報銷人員時常會遇到審核領(lǐng)導(dǎo)出差、掛職在外,無法簽字而又急需完成報銷的情況。實行線上報銷審批流程后,領(lǐng)導(dǎo)不管在何時何地都可以通過手機、電腦等設(shè)備登錄OA系統(tǒng)進行線上審核,大大提升了審批效率。

    (二)減輕財務(wù)人員負擔(dān)

    日常工作中,財務(wù)基礎(chǔ)工作重復(fù)、工作量大且繁瑣。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例,該單位每年在研課題數(shù)量有100多個,導(dǎo)致財務(wù)人員每月的記賬憑證數(shù)量高達上百個,財務(wù)工作量非常大。特別是執(zhí)行新政府會計制度后,采用平行記賬,既要做財務(wù)會計分錄,又要做預(yù)算會計分錄,財務(wù)人員手工錄入會計憑證的工作量比以往更大,而且出錯率也大大增加。財務(wù)信息化建設(shè)將大大減輕財務(wù)人員工作量,提高工作效率和準(zhǔn)確率,使財務(wù)人員免于重復(fù)勞動,把更多的精力投入到專業(yè)知識學(xué)習(xí)和提升財務(wù)管理能力中去。

    (三)助力資源共享

    財務(wù)信息化平臺建設(shè)后,在不違反保密原則的前提下,通過將財務(wù)信息有權(quán)限地共享給科技人員,課題負責(zé)人可實時自主查詢到項目經(jīng)費支出明細和結(jié)余情況,根據(jù)課題經(jīng)費使用情況及時調(diào)整支出進度,有助于科研項目的開展和驗收。另外,科技管理部門的課題經(jīng)費預(yù)算可以分享給財務(wù)部門,財務(wù)部門也可以把課題經(jīng)費支出情況分享給科技管理部門,進行課題預(yù)決算分析,使得課題經(jīng)費支出不會大幅度偏離預(yù)算,可更好地為科研服務(wù),落實黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進科技領(lǐng)域“放管服”改革的要求。

    (四)確保疫情防控

    2020年初,新冠肺炎疫情在全球蔓延,目前正值新冠肺炎疫情常態(tài)化防控時期,在財務(wù)報銷工作中,面對面審批將增加人與人之間的接觸,增加發(fā)生疫情風(fēng)險的可能性。財務(wù)信息化實施后,實行線上審批,可減少員工之間面對面接觸,減少新冠肺炎人與人間的傳播,助力疫情防控。

    三、財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

    (一)安全隱患

    財務(wù)信息化建設(shè)依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn),財務(wù)信息系統(tǒng)必然存在一定的安全隱患,例如系統(tǒng)一旦遭受木馬病毒和黑客攻擊,容易造成財務(wù)信息泄露、丟失等問題;實操人員如果操作不當(dāng),誤刪部分財務(wù)信息,也容易導(dǎo)致財務(wù)信息丟失。

    (二)員工接受度存疑

    財務(wù)信息化系統(tǒng)的推行將實現(xiàn)單位人員全覆蓋,但有些員工尤其是年齡比較大的老員工,由于對未知的恐懼,降低了對該系統(tǒng)操作方法學(xué)習(xí)的意愿和興趣,造成不會使用系統(tǒng)和資源浪費。同時,長期形成的工作習(xí)慣很難改變,會認為線上審批手續(xù)比以前更加復(fù)雜,進而排斥使用新系統(tǒng)。如果抱有該種觀念的員工占比較大,那么花了大價錢構(gòu)建的財務(wù)信息化平臺就形同虛設(shè),財務(wù)信息化建設(shè)也將無從談起。

    (三)缺乏復(fù)合型人才

    財務(wù)信息化建設(shè)涉及多門學(xué)科,如會計學(xué)、管理學(xué)和計算機應(yīng)用等,要求財務(wù)人員最好是復(fù)合型人才。目前財務(wù)人員都有專業(yè)的會計理論知識,但知識面局限于會計核算,無法滿足財務(wù)信息化建設(shè)的需求。

    四、財務(wù)信息化建設(shè)改進措施

    (一)保證信息安全性,對軟件進行日常維護

    為保障財務(wù)信息化建設(shè)所需財務(wù)軟件更好更有效地使用,選擇正規(guī)、信譽好的軟件服務(wù)商是關(guān)鍵。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)商能提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù),定期提供軟件運營維護,能幫助單位及時解決日后使用過程中出現(xiàn)的各類問題,及時優(yōu)化和完善系統(tǒng),還能根據(jù)單位自身需要和發(fā)展,開發(fā)新的功能模塊,對系統(tǒng)進行升級改造。另外,至少需要配備一名固定的網(wǎng)絡(luò)安全工程師,對網(wǎng)絡(luò)和軟件進行日常維護,設(shè)置“防火墻”,定期殺毒,及時修補系統(tǒng)漏洞,并使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)通信進行加密,不給木馬病毒和黑客攻擊以可乘之機。同時定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份,以保障財務(wù)信息安全性。

    (二)對員工進行培訓(xùn),編制操作手冊

    對所有員工組織集中培訓(xùn),讓大家了解、接受網(wǎng)上審批流程,學(xué)會使用財務(wù)軟件系統(tǒng)操作,讓系統(tǒng)有效地運轉(zhuǎn)起來,使所有人從中得到便利。同時,通過編制操作手冊,發(fā)放給每位員工日常使用,更好地規(guī)范員工操作,減少誤操作。

    (三)財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級,提高綜合能力

    財務(wù)人員要不斷提升自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平,確保緊跟信息化社會浪潮和步伐,向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)型升級。第一,要掌握計算機、軟件操作等相關(guān)的信息化技術(shù),以適應(yīng)信息化和數(shù)據(jù)化時代發(fā)展;第二,學(xué)習(xí)與農(nóng)業(yè)科研有關(guān)的科技管理政策和財務(wù)政策,更好地為科技人員服務(wù);第三,要培養(yǎng)數(shù)據(jù)分析技能,對財務(wù)信息進行挖掘、分析,以供管理層決策;第四,轉(zhuǎn)變個人思維,善于運用管理人員的思維,為提升單位財務(wù)管理水平提出措施。

    總之,財務(wù)信息化建設(shè)可以倒逼財務(wù)人員除了要具有專業(yè)的會計理論知識外,還要從以上各方面提升自己,從而實現(xiàn)互促互進的雙重提升作用。

    五、財務(wù)信息化建設(shè)的未來發(fā)展

    (一)財務(wù)機器人運用

    隨著人工智能不斷發(fā)展,全天候不間斷工作的財務(wù)機器人應(yīng)運而生,常規(guī)性、重復(fù)性及勞動密集型任務(wù)將被流程自動化取代。如圖2所示,財務(wù)機器人可以搭載OCR(Optical Character Recognition,文字識別)技術(shù),員工只需用攝像頭對準(zhǔn)紙質(zhì)發(fā)票一掃或者上傳電子發(fā)票,OCR自動分析識別發(fā)票信息,根據(jù)獲取的發(fā)票號碼、發(fā)票金額、開票單位等相關(guān)信息,自動查驗發(fā)票真?zhèn)魏筒橹?,還會自動填寫報銷單,員工只需對填報信息復(fù)核后提交領(lǐng)導(dǎo)審批,領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批并電子簽名后,財務(wù)機器人會根據(jù)設(shè)定的模板自動生成憑證。財務(wù)機器人還會登錄銀行網(wǎng)銀查詢和下載對賬單,與不同銀行及賬戶自動對賬,自動生成銀行余額調(diào)節(jié)表;會利用OCR技術(shù)和大數(shù)據(jù)運用對單位進行內(nèi)控管理,例如:檢驗出差后報銷的車票金額、住宿費是否超標(biāo),監(jiān)控“三公經(jīng)費”支出是否超標(biāo),還能規(guī)避員工拆分報銷;利用“網(wǎng)絡(luò)爬蟲”技術(shù),自動登錄水、電、煤網(wǎng)站讀取數(shù)據(jù),進行數(shù)據(jù)比對,檢驗單位能源消耗是否異常。

    (二)固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控

    圖2 運用財務(wù)機器人報銷流程圖

    對于固定資產(chǎn)數(shù)量多且分布廣的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位,固定資產(chǎn)管理難度大,可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和RFID(Radio Frequency Identification,射頻識別)標(biāo)簽對資產(chǎn)進行動態(tài)監(jiān)控,在每個固定資產(chǎn)上貼上RFID標(biāo)簽,在門口設(shè)置位置探測器,通過射頻信號,母體自動讀取資產(chǎn)信息傳回后臺,實現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)化信息化管理。系統(tǒng)會對固定資產(chǎn)進行自動盤點,只需手指動一動,幾分鐘內(nèi)就能輕松完成資產(chǎn)盤點工作,較之于人工盤點,便捷又準(zhǔn)確。此外,系統(tǒng)能夠?qū)崟r定位,可以讓資產(chǎn)管理員了解各個固定資產(chǎn)存放的位置,一旦固定資產(chǎn)發(fā)生位移,后臺就會及時“捕捉”,提示管理員資產(chǎn)動態(tài)信息。

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