探析公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)化管理的思路

梁成武 江蘇省徐州市云龍湖風(fēng)景名勝區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理站

高標(biāo)準(zhǔn)完成公務(wù)接待工作的重要性不言而喻，保障公務(wù)活動(dòng)的順利開展，助力于事業(yè)單位精神文化的建設(shè)，更多人主動(dòng)學(xué)習(xí)公務(wù)接待的專業(yè)知識(shí)，積極配合公務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理，管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以及管理質(zhì)量的提升，對(duì)于事業(yè)單位社會(huì)影響力的擴(kuò)大而言也將帶去積極的影響。鑒于此，筆者特意從幾個(gè)方面出發(fā)，關(guān)于公務(wù)接待的內(nèi)涵、標(biāo)準(zhǔn)化管理新思路的探究簡(jiǎn)單闡述了幾點(diǎn)自己的看法，希望能為事業(yè)單位相關(guān)的工作人員提供有效參考。

一、公務(wù)接待的內(nèi)涵分析

公務(wù)接待屬于國(guó)家公務(wù)事務(wù)的重要環(huán)節(jié)，是在一定時(shí)間內(nèi)、特定環(huán)境下，以國(guó)家公務(wù)為主體[1]。更好地進(jìn)行外交、文化、軍事等公務(wù)事務(wù)的重要工作。公務(wù)接待可被作為精神手段，用于處理公務(wù)關(guān)系，直接優(yōu)化接待服務(wù)。正常的開展公務(wù)接待是非常必要且關(guān)鍵的，大型簽約項(xiàng)目均在公務(wù)接待的保障下順利達(dá)成協(xié)議，從根本上提升黨政工作的服務(wù)水平，也為各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)、公務(wù)活動(dòng)的有效開展奠定良好的基礎(chǔ)。然而，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，改革開放不斷深入，各種不良思想，如樂享主義、金錢主義等，深深影響著人們的思想觀念和行為方式，在這種背景下，不斷提升公務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)，并且加強(qiáng)公務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理越來(lái)越重要，針對(duì)性改善公務(wù)接待中的不良現(xiàn)象，才能樹立起良好的政府形象，最終促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的和諧發(fā)展。

二、公務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理思路

（一）樹立標(biāo)準(zhǔn)化的思想

第一，事業(yè)單位應(yīng)該樹立“事預(yù)則立”的標(biāo)準(zhǔn)化工作思想，在工作開展的預(yù)期階段，新策劃組織方案，細(xì)心安排人員，做好每個(gè)工作環(huán)節(jié)的事前準(zhǔn)備，按照高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的標(biāo)準(zhǔn)化模式開展工作，策劃好高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的接待活動(dòng)。第二，樹立“接待無(wú)小事”的標(biāo)準(zhǔn)化工作思想，注重公務(wù)接待服務(wù)的細(xì)節(jié)，讓工作人員可以從細(xì)節(jié)入手，逐步提高細(xì)節(jié)接待工作的水平，細(xì)節(jié)決定成敗，因此在進(jìn)行接待工作時(shí)，不應(yīng)該留下接待工作“死角”，不斷提高公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)[2]。第三，努力樹立“創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化接待”的工作思想，要求相關(guān)人員能夠?qū)哟ぷ鞅３譄崆椋３址e極的創(chuàng)新思維，靈活解決在接待中遇到的各種困難與麻煩，打破陳舊的思想，杜絕故步自封的標(biāo)準(zhǔn)化接待，要求公務(wù)接待應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，與事業(yè)單位發(fā)展緊密聯(lián)系，與社會(huì)進(jìn)步緊密相關(guān)。特別要注意中央出臺(tái)的各種政策，務(wù)必要嚴(yán)格落實(shí)。相關(guān)的工作人員應(yīng)該從全局出發(fā)，完善接待工作標(biāo)準(zhǔn)化的措施，從小事做起，保持工作熱情，提高反應(yīng)速度。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)節(jié)

事業(yè)單位應(yīng)該制定一套標(biāo)準(zhǔn)的工作程序，注重培訓(xùn)職工的實(shí)踐能力，提高他們的工作效率，尋找正確的工作方法，整理接待工作的思路，將接待工作中高效的接待方法和標(biāo)準(zhǔn)化的要求相結(jié)合，形成一套標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、科學(xué)化的工作環(huán)節(jié)。服務(wù)接待工作環(huán)節(jié)，包括接待管理、費(fèi)用管理、會(huì)議管理、公務(wù)紀(jì)念品管理以及車輛管理等等。在進(jìn)行管理活動(dòng)中，一定要落實(shí)每一項(xiàng)活動(dòng)的具體內(nèi)容，如：梳理、迎接、就餐、會(huì)議、交流、送行等等，相關(guān)人員一定要明確接待的時(shí)間，接待地點(diǎn)，接待人員，接待人員的聯(lián)系方式，場(chǎng)地布置，意外情況措施等等，讓每個(gè)部門都能各司其職，職責(zé)分明。規(guī)范環(huán)節(jié)中所需要的工具，比如說(shuō)接待指南，會(huì)議就餐桌簽、介紹材料、會(huì)議用紙等等。工作人員應(yīng)該將工作責(zé)任進(jìn)行分工安排，注重接待細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)，如：接待通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等等。相關(guān)的細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該與中央下達(dá)的命令相吻合，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，提高接待新標(biāo)準(zhǔn)，建立新型的接待費(fèi)用結(jié)賬平臺(tái)。

（三）完善標(biāo)準(zhǔn)化的流程

應(yīng)有一套良好的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，以這套工作流程作為指導(dǎo)，接待工作變得更加精密簡(jiǎn)約。注重工作效率，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化工作環(huán)節(jié)，以更高的標(biāo)準(zhǔn)完成每一個(gè)接待項(xiàng)目[3]。第一，事業(yè)單位要有一定的協(xié)調(diào)能力和敢于協(xié)調(diào)的精神態(tài)度，與主管部門以及行業(yè)內(nèi)的同行、社會(huì)媒體保持良好的關(guān)系，能夠時(shí)常溝通交流，在溝通交流中也要有標(biāo)準(zhǔn)化體系。在日常的交流中，要從重大的活動(dòng)布置，工作匯報(bào)方面下手，打造一個(gè)資源共享的平臺(tái)，為自身的發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)部環(huán)境。第二，事業(yè)單位一定要發(fā)揮精益求精的態(tài)度精神，以高標(biāo)準(zhǔn)、高要求對(duì)待每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，能夠及時(shí)處理工作中的各種問題，接待工作能夠更加制度化、責(zé)任化。計(jì)劃每一個(gè)部門的接待工作任務(wù)和具體工作，讓責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員中，做到事事有人負(fù)責(zé)，事事按標(biāo)準(zhǔn)檢查。對(duì)照接待工作標(biāo)準(zhǔn)的策劃書，逐一落實(shí)每一項(xiàng)工作任務(wù)，避免在進(jìn)行接待工作中出現(xiàn)紕漏。綜合考慮接待工作中會(huì)出現(xiàn)的突發(fā)狀況，制定解決突發(fā)狀況的措施。第三，事業(yè)單位一定要按照“策劃、實(shí)施、檢查、總結(jié)”的工作環(huán)節(jié)，在完成接待工作之后，善于總結(jié)本次接待工作的不足之處，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，探析接待工作的規(guī)律，在每一次大型接待活動(dòng)結(jié)束之后，事業(yè)單位應(yīng)該召開總結(jié)會(huì)議，讓相關(guān)部門能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作的不足之處，與此同時(shí)相關(guān)部門也可以給提出不同意見。

（四）培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)化的人員

應(yīng)重視接待人員的標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)工作。一是學(xué)習(xí)制度標(biāo)準(zhǔn)化，建立定期學(xué)習(xí)機(jī)制，事業(yè)單位為職工盡可能地提供學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)材料和良好的學(xué)習(xí)環(huán)境氛圍，使他們不斷提升工作積極性，努力為事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)[4]；二是學(xué)習(xí)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，涵蓋禮儀、交通、宴請(qǐng)、會(huì)議、住宿、文秘、外事等接待工作的方方面面，及時(shí)更新接待中的經(jīng)驗(yàn)、反饋信息和新形勢(shì)下接待工作的要求標(biāo)準(zhǔn)，潛移默化地幫助接待人員提高業(yè)務(wù)水平；三是訓(xùn)練和考核方式標(biāo)準(zhǔn)化，嘗試打破傳統(tǒng)意義的培訓(xùn)，通過環(huán)境模擬、知識(shí)問題、技能比武等多種方式，調(diào)動(dòng)職工積極參與；四是發(fā)揚(yáng)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”戰(zhàn)略，邀請(qǐng)行業(yè)專家為職工傳授接待工作經(jīng)驗(yàn)，開展接待業(yè)務(wù)交流工作，督促職工借鑒經(jīng)驗(yàn)和精華，不斷進(jìn)步和發(fā)展，為接待工作貢獻(xiàn)自己的力量，服務(wù)大局發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，作為公務(wù)事務(wù)的重要環(huán)節(jié)，公務(wù)接待工作的有效開展至關(guān)重要。必須完成公務(wù)接待工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，更好地展現(xiàn)相關(guān)單位的精神文化素養(yǎng)，公務(wù)事務(wù)的規(guī)范化建設(shè)及現(xiàn)代化發(fā)展引起更多人的關(guān)注。