行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

徐建鳳 聊城市東昌府區(qū)廣播電視中心

一、引言

由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也隨之迎來了快速發(fā)展，快速發(fā)展的事業(yè)單位使得其檔案資料增加的速度加快，從而使得事業(yè)單位的檔案管理成為阻礙事業(yè)單位快速發(fā)展的難題。這需要事業(yè)單位從實(shí)際情況著手，就事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理硬件進(jìn)行升級改造，提高檔案管理相關(guān)人員的綜合能力，確保改造以后的硬件環(huán)境能夠滿足事業(yè)單位的需要。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善，管理過程混亂

要讓檔案管理有序化，科學(xué)化，提升檔案管理的工作效率。就不能盲目的進(jìn)行檔案管理。要具備大局觀，在具體的檔案管理手段實(shí)施前，應(yīng)該對整體管理過程有所規(guī)劃。這就需要出臺相應(yīng)的管理制度，管理制度缺位，造成管理人員管理意識不強(qiáng)，管理過程隨意化，不能有效的進(jìn)行配合，缺乏團(tuán)隊(duì)的合作機(jī)制。從而造成了檔案管理過程中工作的混亂與無序。

（二）檔案管理過程中信息化技術(shù)融合程度不夠

早期，傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人工完成，使用紙質(zhì)文件為主，進(jìn)行珍貴資料的物理保存。這樣的保存方式在一定時(shí)期內(nèi)，發(fā)揮了重要的作用。但是伴隨社會(huì)的進(jìn)步，信息量幾何倍數(shù)一般的增長，傳統(tǒng)的人工管理物理文件保存，已經(jīng)無法滿足信息的快速增長。而信息技術(shù)的出現(xiàn)，解決了這個(gè)問題。于是，信息化檔案管理觀念出現(xiàn)在檔案管理工作者的視野當(dāng)中，檔案工作者開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存和檢索。這簡化了檔案管理的工作流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的大量便捷存儲(chǔ)。

但這并不是信息化檔案管理的全部內(nèi)容，只是信息化檔案管理的一小部分，是靜態(tài)的信息化檔案管理。其實(shí)，使用信息化技術(shù)，可以進(jìn)行兄弟單位信息網(wǎng)絡(luò)互連，實(shí)現(xiàn)多部門檔案信息檢索從而實(shí)現(xiàn)多部門異地聯(lián)網(wǎng)辦公?？梢宰寵n案信息動(dòng)態(tài)的展現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值。

（三）部分事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展起到重要作用，但它并不直接體現(xiàn)在單位效益或者短期成果當(dāng)中，相反的，它主要是通過長期的潛移默化的作用，幫助事業(yè)單位得到良性的發(fā)展。

三、行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視

各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對待檔案工作的態(tài)度，決定了檔案管理工作的水平，因此優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，首先是領(lǐng)導(dǎo)必須予以重視，要加大對檔案管理工作軟硬件方面的投入，配齊檔案管理設(shè)施設(shè)備，做好檔案庫房防火、防蟲等措施，使檔案庫房滿足檔案“九防”要求。同時(shí)要提高對檔案管理工作的要求，認(rèn)真做好對檔案管理工作的督促檢查，做好獎(jiǎng)懲，確保檔案管理人員嚴(yán)肅認(rèn)真對待檔案工作，以積極的工作熱情投入到檔案工作之中，保障檔案工作順利開展。

（二）制定完善的檔案管理制度與工作機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的完善性需要各個(gè)部門的共同參與，對此筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加強(qiáng)綜合檔案室的建設(shè)，并要根據(jù)實(shí)際的工作需要配備專業(yè)的人員，做好檔案收集與整理，形成完整的機(jī)構(gòu)。另外，還需要針對實(shí)際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度，在檔案管理工作的不斷推進(jìn)下，因?yàn)橹贫炔煌晟贫鴮?dǎo)致各類問題的發(fā)生，所以需要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，構(gòu)建切實(shí)有效的檔案管理制度，其中應(yīng)包括檔案歸檔立卷制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員工作職責(zé)等等，如此才能讓每一位檔案管理人員明確自己的崗位職責(zé)，在日常檔案管理中嚴(yán)格按照要求與制度進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的完善性。

（三）實(shí)行新型檔案數(shù)字化管理模式

檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲(chǔ)為主要，把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)變，再存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進(jìn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好的實(shí)現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時(shí)間，提升事業(yè)單位的工作實(shí)效。

（四）完善軟硬件配置

因?yàn)橘Y金投入不足，所以部分單位檔案管理的軟硬件配置存在缺陷，需要對其加以重視，且各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照檔案室建設(shè)的要求與標(biāo)準(zhǔn)，加大資金投入，配備硬件與軟件設(shè)施，其中在檔案室內(nèi)需要配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，并且還要做好防火、防盜、防潮等工作。如果有條件，還需要配備安全溫濕度消毒凈化一體智能控制系統(tǒng)以及煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)等，這樣才能為檔案的存放創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（五）提高事業(yè)單位檔案管理人員綜合能力

檔案管理工作對于事業(yè)單位而言非常重要，事業(yè)單位人員需要確保檔案管理工作崗位上人員的綜合能力滿足實(shí)際檔案管理的需要。首先，檔案管理崗位的工作人員單單需要具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還需要具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。掌握檔案管理過程中的新技能，不斷提高檔案管理的能力。由于檔案管理工作相對煩瑣，事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際的情況，對從檔案管理工作人員予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)，使得檔案管理工作人員的積極性大大提高。

四、結(jié)語

檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的影響越來越明顯，因此相關(guān)單位必須提高對檔案工作的重視程度，從加大在對檔案管理工作的投入力度、完善檔案管理工作制度、提高管理人員素質(zhì)等方面優(yōu)化檔案管理工作，使檔案工作真正為各單位的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。