人力資源在辦公室管理中的應(yīng)用研究

姚峰 鄭州市世紀(jì)公園 邱群 鄭州市人民公園

當(dāng)前人力資源呈現(xiàn)出一些特點(diǎn)，包括豐富化、多元化以及復(fù)雜化，傳統(tǒng)的管理方式以及結(jié)構(gòu)顯然無法滿足當(dāng)前辦公室管理的要求，所以，需要對(duì)人資管理實(shí)施整合以及改革，提升管理的科學(xué)性，進(jìn)而充分發(fā)揮出人資的作用。在人資管理改革中，要遵循以人為本的理念，滲透到辦公室管理中，促進(jìn)辦公室管理水平的提升。

一、人力資源在辦公室管理應(yīng)用中存在的問題

（一）人力資源不集中，崗位分配缺乏合理性

一般單位都希望獲得最大化的利潤(rùn)，這也會(huì)讓單位在投資方面有所偏重，注重給生產(chǎn)部門投資，進(jìn)而得到直接利潤(rùn)，而對(duì)于綜合部門的投資則缺乏重視。在人才選拔上，也會(huì)將優(yōu)秀的人才配置到核心部門中，甚至?xí)霈F(xiàn)生產(chǎn)部門人才過剩的問題，而綜合部門卻存在人員配備不充足的問題。另外，辦公室錄用的員工并未設(shè)置專業(yè)限制，員工的來源較為廣泛，但是真正滿足管理工作要求的人員卻很少，人才的專業(yè)能力無法得到充分的體現(xiàn)，使得員工工作銜接存在不足，一般是被動(dòng)接受任務(wù)，缺乏工作熱情。當(dāng)前辦公室人力資源呈現(xiàn)出一些特點(diǎn)，如，教育水平低、流動(dòng)慢、老齡化、工作效率不高、崗位分配不合理、專業(yè)不對(duì)口、人資不集中等[1]。

（二）機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏合理性，崗位結(jié)構(gòu)需要調(diào)整

要促進(jìn)單位的高效運(yùn)行，就需要科學(xué)的規(guī)劃崗位結(jié)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)。辦公室部門職能較多，工作較為繁瑣，在分配人員的過程中，沒有正確的進(jìn)行量化考量，導(dǎo)致人才無法充分發(fā)揮出作用，工作效率和質(zhì)量會(huì)受到消極影響。另外，在人資管理中，論資排輩、怕挑重?fù)?dān)也辦成限制人資的重要問題。

（三）缺乏健全的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，限制了員工的工作熱情

當(dāng)前企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力較大，所有人都會(huì)結(jié)合自己特點(diǎn)制定出相應(yīng)的發(fā)展目標(biāo)，合理規(guī)劃道路。這也讓很多人會(huì)選擇晉升空間大和薪資待遇好的部門，而辦公室工作內(nèi)容較多，薪酬待遇不高，晉升空間不大，這就會(huì)對(duì)人才沒有吸引力，使得員工的工作熱情較低。

二、人力資源在辦公室管理中的運(yùn)用策略

（一）構(gòu)建完善的辦公室人資管理薪酬激勵(lì)制度

要調(diào)動(dòng)辦公室中工作人員的工作熱情，就需要構(gòu)建薪酬激勵(lì)機(jī)制，堅(jiān)持對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，進(jìn)而減少人才流動(dòng)，促進(jìn)辦公室管理水平的提升，最大程度的發(fā)揮出人資的潛能。激勵(lì)主要包括兩種，一種是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，另一種就是精神獎(jiǎng)勵(lì)，二者都具有重要的激勵(lì)作用，都是不可缺少的。若是單一的提供某種獎(jiǎng)勵(lì)方式，就會(huì)降低激勵(lì)的效果，只有將二者實(shí)施有效的結(jié)合，才能減少激勵(lì)成本，在激勵(lì)過程中，要對(duì)分配制度實(shí)施調(diào)整，從以“人”為核心變成以崗位、績(jī)效為核心，進(jìn)而展現(xiàn)出激勵(lì)的完善性，最大程度的發(fā)揮出激勵(lì)的作用。

在物質(zhì)以及薪酬方面，要依據(jù)崗位明確薪酬。首先，要結(jié)合每個(gè)人員的工作相關(guān)情況，如，性質(zhì)、量、質(zhì)量，科學(xué)的明確薪酬；其次，要對(duì)辦公室中的工作人員的意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，包括小組協(xié)作以及團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，如果工作小組獲得了良好的業(yè)務(wù)成績(jī)，就要給他們提供相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，讓工作小組人員可以體會(huì)到集體榮譽(yù)感，促進(jìn)辦公室激勵(lì)機(jī)制效果的提升；另外，在精神激勵(lì)上，組織或是企業(yè)文化對(duì)于組織或企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，文化中強(qiáng)調(diào)的精神是對(duì)企業(yè)以及員工貢獻(xiàn)度實(shí)施衡量的重要標(biāo)準(zhǔn)，所以，辦公室人員精神激勵(lì)要和組織或企業(yè)文化進(jìn)行結(jié)合，基于多種活動(dòng)落實(shí)精神獎(jiǎng)勵(lì)，比如，先進(jìn)評(píng)選和公開表彰等，弘揚(yáng)良好的精神，同時(shí)督促和激勵(lì)其他員工。

（二）優(yōu)化結(jié)構(gòu)合理分工，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化組合

當(dāng)前對(duì)于崗位設(shè)置不合理的問題，應(yīng)該結(jié)合形勢(shì)發(fā)展以及組織結(jié)構(gòu)做出相應(yīng)的調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)最優(yōu)結(jié)合。相較于傳統(tǒng)辦公室業(yè)務(wù)，當(dāng)前辦公室信息化要求對(duì)崗位設(shè)置實(shí)施調(diào)整，進(jìn)而促進(jìn)變革創(chuàng)新。首先，要全面思考辦公室中員工的情況，合理的分工以及整合；其次，要立足于科學(xué)層面，落實(shí)高效的流程，對(duì)分工進(jìn)行科學(xué)的劃分，提升人員結(jié)構(gòu)的合理性[2]。

（三）樹立新的管理理念

在辦公室人資管理中，應(yīng)該更新管理理念，樹立以人為本的理念，將促進(jìn)人才健康成長(zhǎng)以及發(fā)揮他們的作用放在第一位。辦公室管理主體、管理對(duì)象、服務(wù)對(duì)象都是人，因此，落實(shí)以人為本是十分必要的。該理念的基礎(chǔ)主要有兩方面，分別是尊重和發(fā)展，只有尊重辦公室中員工的人格，注重他們的能力，才能提升他們的工作熱情和效率，促進(jìn)管理效果的提升。

就整體而言，辦公室工作在組織中具有重要、特殊的作用，是單位工作的樞紐，辦公工作的效果會(huì)直接影響到單位的發(fā)展，在所有工作合作關(guān)系建立中，要注重協(xié)調(diào)以及形成合力，即調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性，自身要先形成優(yōu)化的合力結(jié)構(gòu)，這是管理中要實(shí)現(xiàn)的一個(gè)目標(biāo)。發(fā)揮所有員工的主動(dòng)性，是形成合力以及發(fā)揮自身協(xié)調(diào)作用的基礎(chǔ)，要想將員工的情感、能力以及智慧實(shí)施有效結(jié)合，充分發(fā)揮出作用，就要落實(shí)以人為本的理念，整合好優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式實(shí)施管理，進(jìn)而充分發(fā)揮出人力資源的作用和能力。因此，樹立這一理念，在管理實(shí)踐中加強(qiáng)溝通以及協(xié)調(diào)具有重要的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室工作是組織生存以及發(fā)展的重要組成部分，為了提升辦公室工作的效率和效果，就需要注重人力資源的運(yùn)用，改變傳統(tǒng)的管理理念，優(yōu)化結(jié)構(gòu)合理分工，構(gòu)建完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等，提升辦公室管理的有效性。