淺析事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理研究

何丹 閩東日?qǐng)?bào)社

現(xiàn)階段，聘用人員作為事業(yè)單位的重要組成部分，在人事檔案管理過程中暴露出了不少的缺陷，比如說部分事業(yè)單位擅自扣押聘用人員的檔案，為聘用人員重新建檔，棄檔現(xiàn)象更是屢見不鮮，充分說明了當(dāng)前我國聘用人員的管理不夠科學(xué)和規(guī)范，由此造成了一系列不良問題。引發(fā)上述問題的原因事比較多的，主要可以歸納為工作意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理質(zhì)量不高，相關(guān)監(jiān)管也不到位，因此聘用人員人事檔案管理工作的落實(shí)成為了難題，人事檔案功能的發(fā)揮也受到了阻礙。為了扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)狀，必須要明確聘用人員人事檔案管理工作的巨大價(jià)值，運(yùn)用先進(jìn)理念和技術(shù)手段，大力實(shí)施聘用人員人事檔案管理工作的革新，以維護(hù)事業(yè)單位和聘用人員的合法權(quán)益，提高事業(yè)單位整體工作水平。

一、事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理工作中的常見問題及原因分析

（一）常見問題

1.人事檔案管理與人事制度不匹配

伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，對(duì)于人才的需求愈發(fā)旺盛，聘用人員的數(shù)量明顯上升，需要管理的人事檔案數(shù)量與日俱增，給檔案管理部門增添了負(fù)擔(dān)。人事制度改革背景下，關(guān)于聘用人員的人事檔案管理模式卻沒有隨之發(fā)生改變，人事檔案管理效率較為低下，管理工作效果不佳，人事檔案并不能夠發(fā)揮出應(yīng)有作用，難以成為人事管理工作的重要參考依據(jù)，事業(yè)單位的人力資源調(diào)配和利用都有待優(yōu)化。

2.對(duì)要求流動(dòng)的人員擅自扣壓檔案

人員的頻繁流動(dòng)會(huì)影響到事業(yè)單位的戰(zhàn)略布局，導(dǎo)致一些重要工作無法得到落實(shí)，給事業(yè)單位帶來不可估量的損失。優(yōu)秀人才通常在有了更高待遇和更好發(fā)展機(jī)會(huì)時(shí)就會(huì)選擇跳槽，事業(yè)單位的人才流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。為了遏制這一現(xiàn)象，有些事業(yè)單位會(huì)擅自扣留聘用人員的檔案，拒絕辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，藉此來維護(hù)自身利益，殊不知這種做法違反了我國法律法規(guī)，對(duì)于事業(yè)單位的社會(huì)形象造成了一定損害。

3.擅自為聘用人員重新建檔

部分事業(yè)單位為了引進(jìn)人才，針對(duì)原有單位扣檔的行為制定了應(yīng)對(duì)之策，即重新為聘用人員建立人事檔案，之前的檔案將棄之不用，此舉造成了一人多檔的現(xiàn)象，不利于對(duì)聘用人員人事檔案實(shí)施規(guī)范化管理，極易產(chǎn)生人事檔案管理混亂的情況。而且重新建檔很難保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，將會(huì)給事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理工作制造更多困難，人事管理工作質(zhì)量隨之下降。

（二）主要原因

1.聘用人員人事檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案管理工作成效主要取決于事業(yè)單位及檔案管理人員的思想意識(shí)，一些單位忽視了聘用人員人事檔案管理工作，對(duì)相關(guān)工作的關(guān)注不多，投入力度不足，人才隊(duì)伍配備不完善，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)淡薄，歸檔不及時(shí)，對(duì)于檔案信息的核實(shí)也不夠認(rèn)真，缺乏自我優(yōu)化意識(shí)，仍然運(yùn)用傳統(tǒng)工作模式，致使相關(guān)工作流于形式，規(guī)范性有待加強(qiáng)。

2.聘用人員人事檔案的管理質(zhì)量不高

第一，聘用人員人事檔案可能并不完整，許多重要的材料都發(fā)生了缺失，他們?cè)谔顚憘€(gè)人信息時(shí)也有所遺漏，無法客觀反映出聘用人員的工作態(tài)度、工作能力和工作經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行人事調(diào)度時(shí)很難有所借鑒。第二，聘用人員人事檔案中可能會(huì)摻雜虛假信息，他們?yōu)榱双@得更高的福利待遇擅自篡改了個(gè)人信息，或是填寫了不實(shí)的信息，謊報(bào)了自己以往的工作經(jīng)歷和職務(wù)，如果檔案管理人員不能將這些信息一一核實(shí)，單位就會(huì)做出錯(cuò)誤的決策。第三，事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理制度不夠完善，關(guān)于檔案管理的程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，給人事檔案的合理利用造成了負(fù)面影響。

3.聘用人員人事檔案的監(jiān)管能力較弱

人事檔案最早出現(xiàn)于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在當(dāng)時(shí)發(fā)揮著重大作用。企業(yè)單位和員工群眾普遍比較關(guān)心人事檔案，人事檔案的利用率相對(duì)較高，員工在離職時(shí)通常會(huì)直接帶走自己的檔案，人事檔案變相成為了監(jiān)控員工的一個(gè)重要工具?？墒窃谑袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人們的思想觀念發(fā)生了變革，人事檔案不再受到聘用人員的重視，他們?yōu)榱俗约旱那巴緯?huì)私自與事業(yè)單位解除勞動(dòng)合同，為此不惜棄檔，使得這類檔案數(shù)量不斷增加。人事檔案對(duì)于聘用人員的監(jiān)督和控制功能被大幅削弱，事業(yè)單位聘用人員流動(dòng)速度加快，導(dǎo)致聘用人員人事檔案管理工作的規(guī)范化開展很難得以實(shí)現(xiàn)。

二、事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

聘用人員在事業(yè)單位員工群體中占有較大部分比例，對(duì)于這些人員的人事檔案應(yīng)該實(shí)行專業(yè)化、規(guī)范化的管理，不能為了強(qiáng)留人才就屢出昏招，這會(huì)激起他們對(duì)事業(yè)單位的反感，反而會(huì)讓更多員工寒心。事業(yè)單位要想引入人才、留住人才，可以采取科學(xué)化、多元化的激勵(lì)措施，提高員工對(duì)單位的好感，增強(qiáng)他們對(duì)單位的歸屬感和信賴感，擅自扣押檔案或者是自建檔案的行為都是不可取。為了優(yōu)化事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理工作效果，下面提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理投入

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到聘用人員人事檔案管理工作的實(shí)施價(jià)值，在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳力度，讓相關(guān)部門和人員知道自己在此項(xiàng)工作中應(yīng)該履行的職責(zé)和義務(wù)，全員形成合力，有利于提高工作效率，擴(kuò)大監(jiān)督范圍，保證檔案信息的真實(shí)性，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化開展。其次，領(lǐng)導(dǎo)要深入分析新時(shí)期單位開展人事檔案管理工作必備的條件，加強(qiáng)資金方面的投入，用于購置質(zhì)量可靠、功能先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)，專門開辟一個(gè)模塊用于對(duì)聘用人員的人事檔案進(jìn)行管理，為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，降低他們的工作強(qiáng)度，人事檔案就會(huì)發(fā)揮出巨大價(jià)值，可以為事業(yè)單位人力資源的統(tǒng)籌安排給予可靠依據(jù)，顯著提高人力資源利用效率，達(dá)到人盡其才的最佳效果，為事業(yè)單位帶來豐厚的效益回報(bào)。

（二）完善檔案管理制度，重視個(gè)人材料收集

建立健全的人事檔案管理制度有利于推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的制度化、規(guī)范化開展，約束檔案管理人員的行為，使之操作更加準(zhǔn)確，減少主觀因素引起的不良問題，人事檔案管理效率會(huì)相對(duì)更高。在事業(yè)單位人事檔案管理制度中應(yīng)該明確指出聘用人員人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、流程和目標(biāo)等，完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葪l款可以讓人事檔案管理工作變得有理有據(jù)，人事檔案信息的收集、分析、整理、歸檔、使用等環(huán)節(jié)都能保質(zhì)保量的開展。由于聘用人員人事檔案容易遭到篡改，可能會(huì)在人事檔案中出現(xiàn)大量錯(cuò)誤、不實(shí)的信息，因此檔案管理人員需要秉持認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度，將這些虛假信息篩除出去，確保聘用人員人事檔案的材料齊全、信息真實(shí)、手續(xù)完備，錄入到單位的人事檔案管理信息系統(tǒng)中，從而提高工作的信息化程度，促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）合理利用檔案管理，發(fā)揮人事檔案功能

傳統(tǒng)人事檔案管理思想比較落后，工作態(tài)度過于被動(dòng)，只是將聘用人員提供的信息進(jìn)行錄入和保管，難以有效挖掘出聘用人員的內(nèi)在潛力，同時(shí)也不能有效利用人事檔案，制約了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)和教育活動(dòng)，強(qiáng)化檔案人員的綜合業(yè)務(wù)水平，使之能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，積極采取新技術(shù)、新模式，靈活使用人事檔案管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，妥善解決實(shí)踐工作中出現(xiàn)的各類問題，落實(shí)聘用人員檔案信息的核實(shí)工作，確保檔案信息的時(shí)效性和真實(shí)性，對(duì)于事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理的規(guī)范化開展大有助益。

（四）完善檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理社會(huì)化發(fā)展

加快事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，盡早實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位聘用人員檔案信息的收集、整理、分析、保管、利用等工作的在線開展，結(jié)合單位發(fā)展情況及人事檔案管理信息化需求開發(fā)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能，還要不斷優(yōu)化整個(gè)系統(tǒng)，建立完善的安全防御機(jī)制，對(duì)聘用人員的隱私信息加以保護(hù)，維護(hù)他們的根本利益。同時(shí)，還方便社會(huì)各企業(yè)單位獲取和使用檔案，防止個(gè)人篡改檔案信息現(xiàn)象的滋生，對(duì)于事業(yè)單位自身而言也是一種省時(shí)省力的方式，可以節(jié)約人事檔案管理成本投入，促使單位利益得到切實(shí)保障。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位聘用人員人事檔案管理的不足日益彰顯出來，給單位發(fā)展造成了不利影響，相關(guān)工作亟待得到改進(jìn)和優(yōu)化。當(dāng)務(wù)之急是要加大資金投入力度，建設(shè)完整的制度體系，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，運(yùn)用社會(huì)化管理模式，以實(shí)現(xiàn)聘用人員人事檔案管理的創(chuàng)新，提高人事檔案管理效力，發(fā)揮其根本功能和價(jià)值，從而為事業(yè)單位的發(fā)展壯大添磚加瓦。