社區(qū)會計檔案的保管與銷毀問題淺議

張亞芳 陜西陜煤蒲白礦業(yè)有限公司

社區(qū)會計檔案是由會計憑證、賬簿與財務(wù)報告等組成的專業(yè)性核算資料，直接反映一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況，并以其記錄內(nèi)容作為重要憑證，展開單位的經(jīng)營活動，然而，當(dāng)前社區(qū)檔案保管與銷毀中存在保管人員責(zé)任意識缺失、保管不規(guī)范、銷毀問題突出等問題。基于其重要性，應(yīng)彌補(bǔ)這一缺陷，通過不斷完善管理工作、提高管理水平，強(qiáng)化會計檔案管理工作，從而直接提高單位的財務(wù)管理水平，使之獲得更高效、持續(xù)性的發(fā)展。

一、社區(qū)會計檔案的重要性

社區(qū)會計檔案屬于會計活動的最終產(chǎn)物，對經(jīng)濟(jì)活動而言，它既是重要的記錄資料、又是關(guān)鍵的憑據(jù)，其重要作用表現(xiàn)在以下方面：

（一）和經(jīng)濟(jì)活動不可分割

從本質(zhì)上而言，社區(qū)會計檔案是長時間通過匯總、積累得來的會計信息系統(tǒng)產(chǎn)物，其中包含著的內(nèi)容，不僅具有原始平整性特點(diǎn)，而且也凸顯出持續(xù)性、規(guī)律性以及系統(tǒng)性的特點(diǎn)。從會計憑證、到會計賬簿、再到會計報表，以此形成系統(tǒng)性、整體性的體系，對各個階段的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容直接體現(xiàn)出來。充分利用社區(qū)會計檔案資料，使用社區(qū)會計核算手段，能持續(xù)性記錄并反映出經(jīng)濟(jì)活動、財務(wù)收支細(xì)則，一方面以此體現(xiàn)出社區(qū)既往的經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史，另一方面又為現(xiàn)下社區(qū)會計管理的會計預(yù)測、決策、控制、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理遺留問題等經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

（二）宏觀決策時的必要依據(jù)

完整且真實(shí)的社區(qū)會計檔案，能對經(jīng)營管理過程當(dāng)中所有重要的信息資源予予以反映、監(jiān)督，這也是開展財務(wù)工作之根本。同時，在傳遞管理規(guī)劃、控制決策過程中的會計信息，記錄在會計檔案中，對管理的有效支持、積極促進(jìn)作用。另外，恰如其分的借用會計電算化技術(shù)處理社區(qū)會計檔案中的信息數(shù)據(jù)，還能設(shè)計、構(gòu)建出更有益于良好管理和科學(xué)決策的數(shù)據(jù)模型，從而以規(guī)范、科學(xué)的系統(tǒng)來支持會計決策，實(shí)現(xiàn)對歷年來各部門大量會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確核算，為需求者更快、更準(zhǔn)確的提供可用信息。最后，會計檔案資料還可以作為對社區(qū)乃至整個地域未來發(fā)展趨勢、發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)測憑證，決策者在基于符合市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律要求的基礎(chǔ)上，制定出更有益于促進(jìn)自身發(fā)展的經(jīng)營計劃。

（三）責(zé)任細(xì)究、經(jīng)濟(jì)犯罪等憑證證據(jù)

對于所有的會計活動，在社區(qū)會計檔案當(dāng)中都有如實(shí)的反應(yīng)以及客觀的記錄，它是對經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。借助于社區(qū)會計檔案中所記錄的詳實(shí)數(shù)據(jù)，能夠了解到各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的具體細(xì)則，并可作為評價有無切實(shí)遵守經(jīng)濟(jì)法律要求的重要工具，發(fā)現(xiàn)其中是否存在弄虛作假等觸及法律的行為。為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動留下重要的證據(jù)，揭示其觸犯法律的犯罪事實(shí)。

（四）為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供借鑒

在社區(qū)會計檔案的記錄信息當(dāng)中，有反應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動的全程信息，以及經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，發(fā)揮著重要史料價值的作用。利用社區(qū)會計檔案可以為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)、可比性資料和過去經(jīng)濟(jì)活動的珍貴史料。

（五）社區(qū)會計檔案的信息化管理

實(shí)現(xiàn)會計檔案的信息化、借助于信息化精準(zhǔn)高效之特點(diǎn)，能在很大程度上規(guī)避數(shù)據(jù)錯誤，反映真實(shí)數(shù)據(jù)，保證會計檔案管理工作質(zhì)量。在當(dāng)前信息化時代下，充分發(fā)揮計算機(jī)準(zhǔn)確性高、速度快等優(yōu)勢，促進(jìn)會計檔案的信息化進(jìn)程，以信息化系統(tǒng)來完成日常會計管理工作，能夠及時、有效且精準(zhǔn)的為單位經(jīng)濟(jì)性決策提供可靠信息參照。從實(shí)質(zhì)上來說，會計檔案的信息化實(shí)現(xiàn)，也代表著會計檔案管理水平的提高。

二、社區(qū)會計檔案的保管

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識，重視社區(qū)會計檔案工作

社區(qū)會計檔案管理工作是一門技術(shù)，也是一面鏡子。社區(qū)會計檔案工作不僅僅是把憑證裝訂好，放到柜子里。從審計和檢查工作來看，整齊、有條不紊的會計檔案會給檢查人員留下很好的印象，從側(cè)面體現(xiàn)出該單位嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、流暢的工作流程、穩(wěn)固的會計基礎(chǔ)、規(guī)范的會計處理。近年來，離任審計和經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計也愈發(fā)嚴(yán)格，且都有往前追溯的要求。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)任職期限至少3 年，甚至長達(dá)15 年以上，所以社區(qū)會計檔案的完整性、連續(xù)性顯得非常重要。會計人員、檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必提高認(rèn)識，強(qiáng)化責(zé)任意識。

（二）熟悉會計基礎(chǔ)工作，正確區(qū)分會計檔案

在社區(qū)會計資料整理和歸類中，正確區(qū)分會計檔案和文書檔案，可減少會計檔案的工作量和保管責(zé)任。例如，日常工作中的請示、批復(fù)、調(diào)撥文件等不屬于會計檔案，但是可以作為會計核算的依據(jù)。財務(wù)人員應(yīng)按照“財政總預(yù)算和稅收會計檔案保管期限表”的內(nèi)容對不同類型的會計檔案進(jìn)行分類管理，并妥善保管紙質(zhì)檔案原件?！稌嫏n案管理辦》不但明確了電子會計檔案的法律地位，還提出了電子會計檔案形成的條件。因此，財務(wù)人員應(yīng)正確理解電子會計檔案的內(nèi)涵，一定是來源于計算機(jī)的電子設(shè)備，其形成、辦理傳輸是以計算機(jī)為載體，可以存儲在本地計算機(jī)和云端。

（三）重視社區(qū)會計檔案環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理

社區(qū)會計檔案管理至少包含歸檔、保管、利用、交接、查閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)，每一步都至關(guān)重要。因此，除了嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)外，還應(yīng)建立社區(qū)內(nèi)部的檔案管理制度。在歸檔方面，要及時打印和歸檔會計賬簿、會計報表、財務(wù)報告和其他會計資料，用專門的會計檔案盒進(jìn)行封裝，規(guī)范填寫封面和簽章，制保管清冊，避免零散存放。在保管方面，應(yīng)配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理，杜絕由出納管理會計檔案的情況，規(guī)避篡改會計原始票據(jù)、重復(fù)報銷，發(fā)生貪污、舞弊、挪用公款的風(fēng)險；同時配置獨(dú)立的地點(diǎn)、帶鎖的柜子、干濕度計、消防栓等，避免隨意堆放。不具備條件的可委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。在移交和借閱方面，無論是從財務(wù)室到內(nèi)部檔案管理部門，還是到外部檔案管理機(jī)構(gòu)的移交，都應(yīng)完善移交手續(xù)，編制會計檔案移交清冊，逐項(xiàng)清點(diǎn)，注明缺失和現(xiàn)存的資料，防止責(zé)任不清。監(jiān)交人員應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行借閱和復(fù)制的審批手續(xù)，填寫借閱登記表并聲明負(fù)責(zé)檔案的完整性、保密性，不得污損或丟失，并及時歸還。

（四）充分利用會計檔案，提高實(shí)用價值

雖然我們當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，但是大部分事業(yè)單位的會計檔案還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，無法像大中型企業(yè)一樣全面運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算等智能運(yùn)算來增強(qiáng)會計檔案應(yīng)用的實(shí)效性，不符合成本效益性。只有歸檔整理好靜態(tài)的會計檔案，才能對會計檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，建立數(shù)據(jù)的聯(lián)系，發(fā)揮動態(tài)的價值。一方面，按規(guī)定做好會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，在保證會計檔案安全、完整的前提下，為查閱和復(fù)制會計檔案資料提供便利的條件。另一方面，事業(yè)單位根據(jù)自身的需求，引入信息化手段，對檔案信息進(jìn)行分析處理，定制個性化數(shù)據(jù)報表，使會計檔案充分發(fā)揮價值。

三、社區(qū)會計檔案的銷毀

（一）檔案銷毀的三個階段

檔案銷毀分為三個階段，分別為制定標(biāo)準(zhǔn)、銷毀登記和銷毀檔案。在制定標(biāo)準(zhǔn)階段，檔案管理員制定檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)交于部門主管人員進(jìn)行審核，審核不通過需要重新制定；在銷毀登記階段，檔案管理員按照銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)核對檔案情況，編制出待銷毀檔案清單，根據(jù)清單內(nèi)容核實(shí)檔案信息，核實(shí)后交部門主管人員審核，審核通過形成正式的檔案銷毀清單，完成銷毀登記，如審核不通過需要重新確認(rèn)需要銷毀的檔案；在銷毀檔案階段，根據(jù)檔案銷毀清單對需銷毀檔案進(jìn)行整理并在檔案盒檔案清單中進(jìn)行檔案銷毀備注信息，整理備注完成后對檔案銷毀處理。

（二）檔案銷毀流程

檔案銷毀流程分為兩個階段，分別為鑒定銷毀階段和銷毀檔案階段。在鑒定銷毀階段，根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)自動生產(chǎn)了待銷毀檔案，檔案管理員查看待銷毀檔案，選擇現(xiàn)在需要銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定登記后交由部門主管人員進(jìn)行審批，審批通過后進(jìn)行檔案銷毀：在銷毀檔案階段，檔案管理員對審批通過的檔案進(jìn)行銷毀登記，登記后交部門主管人員審核，審核通過檔案管理員進(jìn)行檔案銷毀確認(rèn)，通過銷毀確認(rèn)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)及電子文件的刪除操作，公積金業(yè)務(wù)檔案信息屬于非涉密信息檔案，在檔案銷毀時可只進(jìn)行電子信息的刪除工作，如涉及涉密信息需要進(jìn)行存儲介質(zhì)的物理銷毀工作，最后需要進(jìn)行打印檔案銷毀清單，檔案銷毀清單需要永久保標(biāo)存。

四、結(jié)語

綜合上文可以明確的是，會計檔案管理工作必須要予以充分認(rèn)識，并緊隨時代發(fā)展，采取更多新的舉措、規(guī)范性舉措，加強(qiáng)會計檔案管理，從而保證管理質(zhì)量、提高管理水平。社區(qū)會計檔案的保管與銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎的工作，要努力規(guī)范和加強(qiáng)會計檔案保管、制定相關(guān)措施，促進(jìn)檔案銷毀工作。按規(guī)定銷毀檔案會計有利于會計檔案工作的有序開展，減少會計檔案保管工作成本。因此，檔案管理部門應(yīng)有作為、有擔(dān)當(dāng)，避免出現(xiàn)大量應(yīng)銷未銷檔案，定期組織相關(guān)部門開展聯(lián)合鑒定，編制銷毀清冊，對特殊事項(xiàng)單獨(dú)立卷。