實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施

洪海霞 貴州天然氣能源投資股份有限公司

精細(xì)化作為企業(yè)管理的新方向、新趨勢(shì)，是一種致力于降低企業(yè)管理成本，提升企業(yè)管理效率的管理方法。作為企業(yè)行政管理活動(dòng)的主要發(fā)生場(chǎng)所，辦公室工作效率的提升，需以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，應(yīng)用精、準(zhǔn)、細(xì)及嚴(yán)等管理手段與方法，明確企業(yè)各項(xiàng)管理目標(biāo)，深化常規(guī)管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化及規(guī)范化。因此，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，對(duì)促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升具有重要作用。

一、企業(yè)辦公室行政管理的作用

（一）策劃作用

相對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室行政管理人員更加能夠接觸企業(yè)基層，如此也就可以了解企業(yè)中的更多信息和資料，進(jìn)而輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出更為準(zhǔn)確合理的決策，發(fā)揮出謀劃策的價(jià)值，體現(xiàn)策劃作用。當(dāng)然，這種策劃工作并非是代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，而是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和思考，僅僅發(fā)揮測(cè)繪作用。這也就要求行政管理人員能夠盡量獲取較為全面詳細(xì)的資料信息，體現(xiàn)更強(qiáng)策劃輔助功能。

（二）協(xié)調(diào)作用

企業(yè)辦公室行政管理工作還表現(xiàn)出了較強(qiáng)的協(xié)調(diào)作用，這同樣也是注重提升其實(shí)效性的重要原因。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，往往需要各個(gè)部門協(xié)調(diào)發(fā)展，盡量規(guī)避各個(gè)部門之間存在的明顯沖突和矛盾，以求更好圍繞著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提供自身應(yīng)有服務(wù)。基于此，未來企業(yè)辦公室行政管理工作就需要重點(diǎn)圍繞著各個(gè)部門的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，尤其是在面臨具體企業(yè)運(yùn)營(yíng)任務(wù)時(shí)，更是需要重點(diǎn)分析各個(gè)不同部門的職責(zé)和任務(wù)，通過行政管理予以調(diào)整和及時(shí)溝通，保障最終整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展更為穩(wěn)定可靠。當(dāng)然，在面臨企業(yè)和外界其他機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)關(guān)系或者是其他交互行為時(shí)，同樣也需要行政管理積極參與其中，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。

（三）整理管理作用

對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作的開展而言，其對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的作用還表現(xiàn)在整理以及管理層面，這也是企業(yè)各項(xiàng)工作開展的重要條件。比如針對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中涉及的所有檔案資料，就需要行政管理人員予以詳細(xì)分類整理，尤其是在面臨當(dāng)前越來越繁雜的各類電子檔案資料，行政管理工作人員的壓力更大，需要形成更為理想的收集整理效果。此外，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中涉及的各個(gè)會(huì)議，同樣也需要行政管理人員積極參與，結(jié)合會(huì)議開展需求，合理設(shè)置會(huì)議流程，對(duì)于各個(gè)出席人員進(jìn)行有效服務(wù)和管理，保障會(huì)議有序召開。

二、辦公室行政管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)管理人員的管理意識(shí)淡薄

企業(yè)管理人員的管理意識(shí)對(duì)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理具有重要作用，如果企業(yè)管理人員充分具備精細(xì)化管理意識(shí)，那么在制定各類辦公室制度與規(guī)定時(shí)，能更加細(xì)致、客觀地面對(duì)自身的不足，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制定出具有重要指導(dǎo)意義的整改措施，實(shí)現(xiàn)措施的科學(xué)性與規(guī)范性。如果企業(yè)管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)淡薄，則易導(dǎo)致企業(yè)管理水平滯后，管理工作漏洞百出。

（二）企業(yè)無明確管理目標(biāo)

我國(guó)很多企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中，仍采用以往傳統(tǒng)的管理模式，缺乏明確的管理目標(biāo)，未從實(shí)際出發(fā)，管理措施不具有組織性與計(jì)劃性，僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事，盲目管理，盲目經(jīng)營(yíng)。部分企業(yè)甚至未建立完善的績(jī)效考核制度，由于分工不明確，未將員工崗位職責(zé)與薪酬進(jìn)行有效掛鉤，導(dǎo)致員工工作積極性高，甚至缺乏企業(yè)歸屬感，當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，出現(xiàn)責(zé)任推諉情況。因此，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，為提升企業(yè)的整體管理水平，需樹立明確的管理目標(biāo)，再根據(jù)管理目標(biāo)細(xì)化管理工作，以便達(dá)成預(yù)期效果。

三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施

（一）在行政管理工作中引入精細(xì)化管理思路

在企業(yè)管理工作中，精細(xì)化不僅是一種理念，也是一種文化。起初日本豐田公司將精細(xì)化理念用于精益生產(chǎn)，通過注重細(xì)節(jié)提升產(chǎn)品質(zhì)量，為產(chǎn)品贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。隨后，更多的企業(yè)對(duì)精細(xì)化管理進(jìn)行內(nèi)容補(bǔ)充，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)，創(chuàng)新了精細(xì)化管理模式。在辦公室行政管理工作中落實(shí)精細(xì)化的管理理念，有利于提升辦公室人員的工作效率。在辦公室內(nèi)，工作人員需要做好上傳下達(dá)的工作，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示向下級(jí)部門傳達(dá)任務(wù)，確保任務(wù)及時(shí)完成。同時(shí)，辦公室人員也要面向基層員工提供服務(wù)，維持企業(yè)管理秩序，將當(dāng)前面臨的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解企業(yè)當(dāng)前情況，使企業(yè)決策更加科學(xué)合理。為了滿足行政管理工作的性質(zhì)要求，工作人員需要關(guān)注細(xì)節(jié)方面的工作，在行政管理內(nèi)落實(shí)精細(xì)化管理理念，并從以下幾方面入手，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作：首先，細(xì)化行政管理工作內(nèi)容。以往較為模糊的管理模式并不利于對(duì)企業(yè)員工的量化考核，單純的依賴員工的主動(dòng)性和自覺性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。引入精細(xì)化管理理念有利于將行政管理工作落實(shí)到細(xì)節(jié)，使這項(xiàng)工作在滿足細(xì)節(jié)要求的同時(shí)兼顧邏輯性。針對(duì)某項(xiàng)工作，可以將工作細(xì)化成多個(gè)步驟，在根據(jù)每個(gè)步驟的工作內(nèi)容進(jìn)行分配，落實(shí)崗位職責(zé)，引導(dǎo)每個(gè)員工都能按照該理念完成工作目標(biāo)。其次，建立精細(xì)化管理體系。明確未來辦公室行政管理的發(fā)展方向，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀尋找未來發(fā)展道路，從中對(duì)精細(xì)化管理目標(biāo)進(jìn)行研究。比如在具體實(shí)踐環(huán)節(jié)內(nèi)，把握好障礙存在的因素，從細(xì)節(jié)問題入手完善企業(yè)管理體系，發(fā)揮精細(xì)化管理模式的應(yīng)用效果。最后，強(qiáng)化企業(yè)員工之間的協(xié)同意識(shí)。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，精細(xì)化管理理念并不只屬于辦公室行政管理，還應(yīng)當(dāng)與其他部門相互協(xié)調(diào)，促使各部門員工的相互配合，從而達(dá)到管理目標(biāo)。比如在信息溝通的時(shí)候，為了防止企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生信息孤島現(xiàn)象，辦公室工作人員就要從橫向和縱向兩方面展開溝通工作，面向企業(yè)各個(gè)職能部門進(jìn)行橫向溝通，引導(dǎo)各部門配合工作，將上級(jí)所傳達(dá)的精神傳遞到下方，也讓其布置的任務(wù)高效落實(shí)。

（二）健全行政管理機(jī)制

未來企業(yè)辦公室行政管理工作優(yōu)化，首先應(yīng)關(guān)注于行政管理機(jī)制的完善，力求借助完善可行的管理機(jī)制指導(dǎo)和約束各個(gè)行政管理人員，保障各項(xiàng)任務(wù)都能夠得到貫徹落實(shí)。結(jié)合行政管理機(jī)制的具體要求，應(yīng)對(duì)行政管理范圍和時(shí)間要求進(jìn)行合理設(shè)定，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的行政管理漏洞和缺陷。在具體行政管理責(zé)任劃分中，往往還需要充分考慮到行政管理崗位，結(jié)合不同崗位設(shè)置不同的行政管理任務(wù)，并且確保各個(gè)行政管理工作人員可以較好明晰自身職責(zé)和任務(wù)，同時(shí)做好相互之間的協(xié)調(diào)工作，避免出現(xiàn)職責(zé)任務(wù)方面的重疊或者留白問題。為了較好優(yōu)化各項(xiàng)行政管理職責(zé)的落實(shí)效果，還需要借助于績(jī)效考核以及獎(jiǎng)懲機(jī)制予以優(yōu)化，針對(duì)各個(gè)行政管理工作人員的任務(wù)完成狀況進(jìn)行綜合評(píng)估分析，及時(shí)指出存在的缺陷問題，給予恰當(dāng)?shù)奶幜P，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的行政管理人員同樣也需要采取多種獎(jiǎng)勵(lì)，在企業(yè)內(nèi)部樹立榜樣。

（三）健全辦公室行政管理制度

科學(xué)完善的管理制度是維持企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的重要前提，將獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制相融合，有利于調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的工作自給性，并依靠硬性條約規(guī)范其行為。辦公室行政管理工作主要針對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理而開展，所涉及的內(nèi)容很多，為了在辦公室內(nèi)營(yíng)造良好的工作氛圍，企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全管理制度，依照企業(yè)自身需要建立規(guī)范化、系統(tǒng)化的行政管理流程，做到工作有章可循。辦公室行政管理工作的精細(xì)化，應(yīng)當(dāng)從自身情況入手，依靠完善的制度為行政管理提供支持，鼓勵(lì)員工積極參與制度的實(shí)施，通過采納各方人員的意見，取其精華，保障企業(yè)精細(xì)化管理制度的完善性。制度的落實(shí)有利于各崗位職責(zé)，完善企業(yè)員工考核標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)劃分辦公室人員的職能，依靠制度規(guī)范員工行為，制定員工責(zé)任說明書，使工作人員在執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)的同時(shí)能夠意識(shí)到自身的職責(zé)和權(quán)限。制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，明確考核要求，對(duì)于程序性的辦公室管理工作，在對(duì)量化指標(biāo)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證指標(biāo)的科學(xué)性；在對(duì)主觀性較強(qiáng)的工作，應(yīng)定性設(shè)計(jì)其評(píng)價(jià)指標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，中國(guó)已走進(jìn)了新時(shí)代，邁向了新征程，對(duì)辦公室人員也提出更高的要求，作為行政事務(wù)管理的中樞，要有更高的責(zé)任意識(shí)，意識(shí)感，為適應(yīng)新情況，要抓好行政工作的重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，協(xié)調(diào)處理好各工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌兼顧各方關(guān)系，提升服務(wù)質(zhì)量，搞好辦事的效率。辦公室人員應(yīng)積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變政府職能，做一個(gè)服務(wù)型政府，做一個(gè)受人民愛戴擁護(hù)的領(lǐng)導(dǎo)班子，為中國(guó)的行政建設(shè)作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。