信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用

楊慧英 今日綏芬河報(bào)社

報(bào)社的檔案室管理工作在實(shí)際的工作中具有非常復(fù)雜的工作特點(diǎn)，檔案匯聚了各行各業(yè)的消息，種類繁多且數(shù)量巨大，其管理工作沒(méi)有頭緒，在過(guò)去，傳統(tǒng)的檔案管理方法存在很多的缺點(diǎn)，效率低而且很容易出現(xiàn)問(wèn)題，在查閱檔案的時(shí)候往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)尋找。而且，在過(guò)去，檔案的保存通常都是紙質(zhì)的形式，紙質(zhì)的檔案時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)出現(xiàn)信息缺失等問(wèn)題，紙質(zhì)檔案也對(duì)管理工作有著很大的阻礙作用，過(guò)去的檔案管理工作方式方法已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的發(fā)展節(jié)奏。因此，報(bào)社的檔案管理工作只有與時(shí)代相結(jié)合，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，才能使得傳統(tǒng)的行業(yè)煥發(fā)出新的生機(jī)。在報(bào)社的檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作能力，更好的服務(wù)報(bào)社工作。

一、在報(bào)社檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的意義

（一）幫助報(bào)社提高工作效率

報(bào)社在進(jìn)行新聞創(chuàng)作的過(guò)程中，會(huì)需要大量的檔案資料，在過(guò)去，檔案的查找只能夠通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行，這樣做不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，也需要有大量的人力來(lái)進(jìn)行這樣的工作，為報(bào)社的運(yùn)行管理增加了很大壓力，影響著報(bào)社的工作效率，但是在報(bào)社的檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)就可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。利用信息化技術(shù)的方便快捷，可以快速的實(shí)現(xiàn)檔案的查閱，能夠充分的滿足報(bào)社中每個(gè)工作人員的實(shí)際需要，有效的提高報(bào)社的工作效率，幫助報(bào)社創(chuàng)作質(zhì)量更好的新聞。

（二）有利于報(bào)社的檔案管理工作的開(kāi)展

在過(guò)去，報(bào)社的檔案保存都是采用紙質(zhì)的形式，在報(bào)社的檔案管理工作引入信息化技術(shù)以后，可以改變紙質(zhì)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，能夠更好的幫助報(bào)社進(jìn)行檔案管理工作。紙質(zhì)化的檔案在管理保存的時(shí)候，環(huán)境因素對(duì)檔案的保存有著很大的制約，想要保存好紙質(zhì)化的檔案需要提供一個(gè)條件好的環(huán)境，如果檔案的保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)出現(xiàn)檔案損害等問(wèn)題，這無(wú)形中就為報(bào)社增加了巨大的管理費(fèi)用。采用數(shù)字化的檔案，可以有效的避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存，節(jié)約了紙質(zhì)檔案占用空間等帶來(lái)的資源浪費(fèi)的問(wèn)題

（三）能夠更好的促進(jìn)交流與合作

在信息化時(shí)代，最寶貴的資源是信息，最常見(jiàn)的資源也是信息，只有在交流合作中，信息才能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。在報(bào)社的檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)能夠有效地促進(jìn)交流合作的進(jìn)行，如果在過(guò)去，信息交流不方便的時(shí)代，進(jìn)行信息交流是一件非常不方便的事情，有著時(shí)間和空間的限制，無(wú)法進(jìn)行有效的信息交流，而利用信息化技術(shù)能夠打破時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，更好的進(jìn)行信息交流，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的最大化利用。

（四）提高檔案的信息安全

在信息時(shí)代，信息安全是人們經(jīng)常提起的話題，在信息爆炸的年代，要實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用首先就需要保證信息安全。報(bào)社的檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，能夠從根本上解決信息安全的問(wèn)題，避免了紙質(zhì)檔案容易丟失的問(wèn)題，加強(qiáng)了對(duì)于信息資源的管理。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以應(yīng)用信息技術(shù)手段防止信息被盜用，使得報(bào)社的檔案的安全性得到了極大的提高。

二、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）實(shí)現(xiàn)快速檔案的尋找，節(jié)約了時(shí)間和精力

在過(guò)去報(bào)社檔案管理工作中，采用紙質(zhì)化的檔案保存，報(bào)社在實(shí)際工作中會(huì)需要到大量的檔案資料，這就使得報(bào)社的紙質(zhì)檔案會(huì)有非常多，而且在檔案管理上也屬于比較松散的模式，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化的管理，所以，報(bào)社的工作人員在查閱相關(guān)的檔案資料的時(shí)候，就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)尋找，而且在查閱檔案資料的時(shí)候也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定的損壞，造成信息資源的破壞。但是在信息化技術(shù)的管理下，報(bào)社的各種檔案資料都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，把海量的檔案資料都錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，在尋找相關(guān)的檔案資料的時(shí)候可以通過(guò)搜索引擎來(lái)進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)了快速查閱和精準(zhǔn)查找，節(jié)約了時(shí)間和精力，而且數(shù)字化的檔案資料可以避免信息資源的丟失等問(wèn)題，有利于報(bào)社檔案的管理。

（二）實(shí)現(xiàn)了報(bào)社檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和智能化

利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的數(shù)字化、信息化和智能化的特點(diǎn)，使得報(bào)社的檔案管理工作更加便捷快速，管理水平也得到極大的提升。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理之后，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能分類，在存取檔案的時(shí)候能夠按照一定的類別進(jìn)行快速的保存和查閱，檔案保存的過(guò)程減少了很多，減少了中間環(huán)節(jié)就可以避免出現(xiàn)一些不必要的問(wèn)題，提高報(bào)社檔案管理工作人員的活力，減輕了工作壓力，能夠釋放工作人員的精力，讓他們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候更加輕松有活力。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在報(bào)社檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠改變過(guò)去檔案管理工作中存在的問(wèn)題，減少報(bào)社經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中不必要的資源浪費(fèi)，釋放報(bào)社的發(fā)展活力，提高報(bào)社的報(bào)紙含金量，豐富人民群眾精神世界。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，這是檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合的必由之路，行業(yè)的發(fā)展只有符合時(shí)代的腳步才能不斷地前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。