淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

孫劍修 內蒙古自治區(qū)興安盟科爾沁右翼前旗大石寨鎮(zhèn)人民政府

事業(yè)單位是我國主要的體現(xiàn)服務人民性質的重要部門，承擔著支撐國家正常運行的諸多工作，其中囊括了建設與管理國民信息庫的工作，其工作量大、難度高，人工整理的過程容易出現(xiàn)錯誤，耗費大量人力物力。20 世紀迎來了信息時代，把互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相結合，檔案管理從人工作業(yè)轉型到計算機操作，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效、準確。

一、信息化對檔案管理的意義

事業(yè)單位對國民檔案信息的管理數(shù)量巨大，相比以往人工的、紙質的檔案來說，信息化管理檔案不僅節(jié)約用地，減少堆放檔案的空間浪費，而且節(jié)約紙質資源，延長資料的保存時間，避免檔案由于常年沒有管理而發(fā)黃破損，或者由于環(huán)境潮濕導致的紙張發(fā)霉。以往在查詢資料前，首先要對檔案進行編排再存放，在查找檔案時，要翻箱倒柜，對所有材料核對和清算。運用互聯(lián)網(wǎng)管理檔案，可以節(jié)約大量的人力物力，減輕事業(yè)單位的壓力，提高檔案保存的準確性、安全性，減少泄露信息的途徑，降低信息丟失的概率，提高事業(yè)單位的工作效率。對國家來說是有益的，對國民來說是安全的，對事業(yè)單位的員工來說是便利的。

二、對信息化建設提出建議

（一）提高事業(yè)單位人員的素質

一個行業(yè)的轉型，不僅僅是對行業(yè)的形式和結構進行改進，也需要管理人員的全力配合。檔案管理人員要對檔案了解，熟悉檔案清點和記錄的具體流程，提高管理人員的管理能力，不放過任何細節(jié)。在此基礎上，學習計算機知識，掌握檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)上的應用，把文字檔案化為數(shù)字檔案。定期對管理人員進行計算機培訓，要求其掌握信息化管理檔案模式，管理檔案精細、準確，不留漏洞。開展定期的技能培訓，對管理人員進行考核，提高其業(yè)務能力，培養(yǎng)其成為高素質、高能力的信息化管理人員。

（二）構建完善的信息化管理檔案制度

想要完成信息化檔案管理的轉變，必須要構建可持續(xù)的信息化管理制度，建立符合國情的管理體系[1]。對這種新模式進行探索，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，找到最適合我國的檔案管理制度，完善制度的條條框框，制定完整的信息化建設的規(guī)劃，貼合實際需求，有效的推動信息化管理體制的發(fā)展，加強互聯(lián)網(wǎng)與信息管理的結合，摒棄以前舊模式資源浪費的缺點，發(fā)揮新模式方便快捷的優(yōu)勢，增強管理制度的有效性。

（三）加強檔案管理的基礎建設

實現(xiàn)檔案管理信息化，是一項任務量巨大且極其困難的工作，它囊括了許多工作內容，需要管理人員對資料進行收集、錄入程序、存儲信息、管理檔案并且對檔案管理程序不斷探索和開發(fā)，建立規(guī)范化的格式，方便檔案的輸入與查找，最終才能達到預期的效果，而這之中的每一步都離不開事業(yè)單位信息化的基礎建設，只有完善各項設施、保證滿足信息化管理的各項要求，才能確保信息化建設的完美呈現(xiàn)[2]。與此同時，要加強對管理人員的培訓，做好保密工作，不僅對檔案的保存下功夫，也要為檔案的保密做足功課。

（四）加強對檔案管理工作的重視

對檔案管理信息化的建設工作，需要加強領導干部的重視，提高檔案管理工作的地位，讓領導干部充分認識到信息化建設對檔案管理工作的重要性，增強領導干部的認同感，才能更好地進行信息化建設，為檔案管理工作開辟路徑。在工作中，培養(yǎng)檔案管理意識，轉變管理模式，改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高工作人員對信息化的認識，讓工作人員對信息化管理模式產生認同感，加強其工作質量的監(jiān)控，培養(yǎng)其責任心、職業(yè)道德素養(yǎng)，為建設信息化檔案管理夯實人才基礎做出貢獻。

（五）建設網(wǎng)絡防火墻

近些年來，不少不法分子盜取資料，售賣信息。信息安全問題引起了國民的廣泛關注，事業(yè)單位所收集的檔案涉及人口廣泛，甚至存在許多保密性極高的文件，一旦出現(xiàn)信息泄露，將會造成巨大的損失，后果無法想象。所以，我們要及時建立信息安全的防火墻，提高檔案的保密性，對檔案設置多重關卡，定期更新系統(tǒng)，查殺病毒。同時也要對外建立完善的網(wǎng)絡安全法律體系，對犯罪分子主動出擊，讓不法分子望而卻步，讓國民生活在一個健康、安全的網(wǎng)絡環(huán)境中。

（六）加強工作的內部監(jiān)督

建設信息化檔案管理，完善管理制度，促進工作的穩(wěn)步進行，需要員工的互相監(jiān)督。不斷完善內部監(jiān)督制度，可以推進事業(yè)單位對檔案管理信息化的建設。檔案管理工作是一項龐大且辛苦的工作，合理的監(jiān)督制度體系下，員工之間可以互相提醒，提高事業(yè)單位管理人員的工作主動性、積極性，在相互促進中發(fā)現(xiàn)新模式的缺點與不足，及時改進，努力完善信息化模式。

三、結語

綜上所述，信息化的發(fā)展是各行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也將是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。建設信息化模式可以推動事業(yè)單位前進，對部門的發(fā)展有益。將信息化和檔案管理相結合，把互聯(lián)網(wǎng)的有益之處與事業(yè)單位的資源利用相結合，充分利用網(wǎng)絡，實現(xiàn)信息的透明化、高效化，實現(xiàn)檔案的安全化、準確化，這對檔案的管理是一次突破，也是一個巨大的轉折點。要以制度、規(guī)范為依托，保障信息管理的安全；以技術為基礎，保障檔案管理的正常進行。新的模式、新的時代，要依靠人民政府的耐心探索，從管理制度、管理人員和基礎設施等方面入手，做好建設互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的工作。