機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及其破解策略

劉詠梅 山東省菏澤市曹縣市場監(jiān)督管理局

鑒于現(xiàn)代信息技術(shù)的快速更新與發(fā)展，我國各機關(guān)單位的管理工作也隨之加以創(chuàng)新，特別在檔案管理領(lǐng)域，已經(jīng)在持續(xù)開展數(shù)字化建設(shè)，這樣一來即可提供更為便利與高效的服務(wù)。然而，實事求是地說，我國機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)目前依然處在初級開發(fā)期，還存在著諸多不足需要加以破解。本文就此問題予以探究。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大發(fā)展的背景下產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，主要是指應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮以及高速掃描等技術(shù)，把紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)形態(tài)的文件，系統(tǒng)化組合成為具備序化結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，即把各類傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字化資源，用數(shù)字形式加以存儲，用網(wǎng)絡(luò)方式進行傳輸，并運用計算機系統(tǒng)實施全面管理，從而達到檔案信息高效利用與共享之目的。

二、推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

一是能提高工作效率。對機關(guān)單位來說，每年都會生成大量檔案。如果要在紙質(zhì)檔案中查找所需檔案，要耗費相當多的人、財、物力。在實施數(shù)字化管理之后，不僅能極大提高檔案管理的成效，而且大大減少了檔案管理人員的工作總量，減輕了其負擔。二是能提高利用效率。因為紙質(zhì)檔案的查詢很不便利，如果部分檔案的立卷、存放等工作不夠精細，查詢的難度更大。在運用數(shù)字化技術(shù)實施電子化存檔后，能極大提升檔案查詢的效率。三是能提高安全性能。紙質(zhì)檔案一旦被破壞，就會造成無可挽回的損失，其保存壽命是有限的。實施數(shù)字化之后，檔案可以在信息化載體中加以保存，而且受到外界的影響相當小，安全性能比較強，從而能夠極大地提升檔案保存的期限，滿足機關(guān)檔案保管之所需。

三、當前機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的突出問題

1.思想認識不夠深刻。雖然檔案數(shù)字化已經(jīng)得到機關(guān)單位檔案管理者的普遍認可，但在實際操作中，一部分機關(guān)檔案工作者還缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的全面了解，以至于難以發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的實效性。因為一些機關(guān)檔案管理者的偏見，未能將檔案數(shù)字化建設(shè)列入重要工作內(nèi)容，導致這項工作進度滯后，在一些單位甚至流于形式。

2.軟硬件設(shè)施不夠完善。機關(guān)檔案數(shù)字化管理無法脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而單獨存在，但由于一些機關(guān)并沒有采用比較先進的檔案管理系統(tǒng)，難以做到信息的全面共享與互通，難以滿足多種類型信息管理的需求，無法全面跟上時代發(fā)展之步伐。雖然我國機關(guān)檔案的硬軟件設(shè)施設(shè)備應(yīng)用已經(jīng)比較充分，但是依然還有一些機關(guān)單位所投入的資金不夠充足，導致其檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程有所滯后，進而導致了檔案數(shù)字化管理的低效化。

3.安全管理不夠到位。機關(guān)檔案數(shù)字化管理必須要在網(wǎng)絡(luò)條件下才能實現(xiàn)，而數(shù)字化設(shè)施設(shè)備難以脫離計算機有關(guān)軟硬件之識別。所以，互聯(lián)網(wǎng)信息安全成為是影響機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點要素。鑒于目前我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還不夠純凈，存在病毒或者黑客攻擊的可能性，這就為檔案數(shù)字化管理增添了安全上的隱患。

4.檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案管理者也有相當高的要求，但目前機關(guān)單位檔案管理者多數(shù)是兼職人員，缺乏專業(yè)性，加之部分檔案管理工作者無法適應(yīng)于當前社會發(fā)展對其提出的新要求，因而造成機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)未能達到較高的水平，造成機關(guān)檔案管理中出現(xiàn)了一些不盡合理之處，迫切要求提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)。

四、破解機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的幾點策略

1.進一步提高機關(guān)人員的檔案數(shù)字化意識。近年來我國在檔案數(shù)字化發(fā)展進程中取得了一些顯著成績，也打造出了一些技術(shù)過硬的網(wǎng)絡(luò)平臺。所以，如果要進一步推動檔案數(shù)字化建設(shè)，就一定要強化對平臺的科學管理。這就要求機關(guān)單位對檔案實施統(tǒng)一管理，推動機關(guān)工作人員建立起強烈的檔案數(shù)字化意識，尤其是機關(guān)負責人應(yīng)當充分重視本單位檔案數(shù)字化建設(shè)，從中分析與總結(jié)存在的問題，出臺科學的管理體系，形成富有執(zhí)行力的數(shù)字化管理制度，為本單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供指導。

2.進一步完善軟硬件設(shè)施。數(shù)字化建設(shè)不僅要確保硬件設(shè)施齊全完整，而且還要確保軟件系統(tǒng)能夠及時升級。所以，機關(guān)應(yīng)當充分重視在兩個方面的資金投入，盡可能購置比較先進的檔案管理設(shè)施設(shè)備以及工具，并且不斷推動新系統(tǒng)的部署與運用。當然，各機關(guān)檔案建設(shè)化建設(shè)還要依據(jù)本單位實際情況來實施，不可一味引入新技術(shù)，而是要保障新技術(shù)的運用能切實滿足目前情況下檔案管理的實際需求，更好地分配有限的檔案數(shù)字化建設(shè)資金。

3.進一步保障數(shù)字檔案的安全性。近年來我國機關(guān)檔案工作在信息收集上取得了很好的突破，不管是在種類上，還是在數(shù)量上，均有了極大的發(fā)展。但是，這也給機關(guān)檔案數(shù)字化管理造成了巨大的挑戰(zhàn)，尤其是在信息完整性保障上所面臨的安全風險大大超過了以前。在此狀況之下，機關(guān)檔案從業(yè)人員要樹立起強烈的檔案安全意識，強化對檔案信息的科學管理。一是機關(guān)檔案工作者要嚴格遵循數(shù)字化檔案管理規(guī)定，認真執(zhí)行好各項安全管理舉措，且自身也要制定相應(yīng)的配套性規(guī)范，而且一定要比規(guī)定更為嚴格。二是機關(guān)檔案管理工作中要嚴格執(zhí)行好監(jiān)督任務(wù)，檔案信息的統(tǒng)計、收集、分類以及歸檔等相關(guān)程序均應(yīng)受到監(jiān)督與制約。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者應(yīng)為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)立報警機制，依據(jù)檔案信息危險狀況劃分一定的等級，從而為檔案工作者提供技術(shù)上幫助，幫助其改進工作中的不足之處。三是健全完善檔案數(shù)字化安全管理責任機制。一旦發(fā)現(xiàn)了數(shù)字檔案中存在信息外泄問題，就要依據(jù)具體狀況，對有關(guān)責任主體嚴格追究責任，并抓好事后總結(jié)與報告等工作。

4.進一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要依托先進的技術(shù)手段，而且在相當大的程度上還要靠檔案工作者的實際工作能力，所以提高機關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常有必要，在機關(guān)檔案工作中必須要把加強檔案隊伍建設(shè)作為數(shù)字化工作的重點來抓。在工作過程之中，機關(guān)負責人應(yīng)當重點強化檔案人才多元化能力的培養(yǎng)，確保新錄用工作人員能夠嫻熟地掌握計算機操作方面的技巧，并全面掌握相關(guān)領(lǐng)域的各項理論知識，并且為檔案數(shù)字化系統(tǒng)的進一步開發(fā)與后期維護提出合理建議。當然，新錄用工作人員還要主動和經(jīng)驗豐富的檔案工作人員開展交流，吸收其有益的經(jīng)驗，從而創(chuàng)設(shè)出更為科學的數(shù)字檔案管理新模式。同時，還應(yīng)當強化對機關(guān)檔案工作者的專業(yè)技術(shù)能力培訓，幫助其提升實際操作技能。

5.進一步探索檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)。對部分有條件的機關(guān)來說，可主動探索如何運用業(yè)務(wù)外包來實施好檔案數(shù)字化工作，就是要選擇具備資質(zhì)和操作經(jīng)驗的專業(yè)化公司負責外包本單位檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，主要內(nèi)容涵蓋了檔案數(shù)字化整理、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)及維護，管理軟件研發(fā)與日常管理、硬件設(shè)備維護等。機關(guān)應(yīng)當安排人員全程參與，及時協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題，確保這項工作落細落實。

6.進一步提高檔案數(shù)據(jù)信息共享性。在機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，必須采用切實有效的方法，持續(xù)提高各類檔案數(shù)據(jù)信息所具有的共享性。然而，這一定要形成于檔案信息安全得到全面保障的前提下。唯有在這一情形之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效傳遞有關(guān)檔案信息之目的，進而才能夠在調(diào)入相關(guān)人才之時更加科學、合理地進行遴選。通常情況下，在機關(guān)單位所實施的檔案數(shù)字化建設(shè)中，都會牽涉到一個極為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中主要涵蓋了該系統(tǒng)的設(shè)計方法、檔案錄入手段與輸出手段、硬件設(shè)備的合理選擇等。機關(guān)單位自身的工作內(nèi)容原本就相當復(fù)雜，所形成的檔案數(shù)量往往會非常多，因此唯有健全完善檔案管理數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)，并且進一步提高數(shù)字化檔案的共享性，才能真正實現(xiàn)機關(guān)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與科學化。

五、結(jié)束語

總之，進入網(wǎng)絡(luò)信息新時代滯后，我國機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的工作責任變得更加重大，承擔著為民服務(wù)的重大使命。這就要求我國廣大機關(guān)單位切實把握住時代發(fā)展的最新脈搏，不僅要有向直充的動力，又要具備開拓創(chuàng)新的新時代精神?？梢?，隨著檔案數(shù)字化建設(shè)大潮的到來，機關(guān)單位應(yīng)當更加注重檔案數(shù)字化建設(shè)工作，針對當前機關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的思想認識、硬件設(shè)施、安全管理、人員素質(zhì)等方面問題，采取行之有效的破解策略，從而切實提升我國機關(guān)檔案管理的整體水平，為機關(guān)領(lǐng)導實施決策提供更好的信息服務(wù)。