加強內(nèi)部控制方法 提升事業(yè)單位物資管理

朱新民 江蘇省鹽城市大套第二抽水站管理所

本文基于對事業(yè)單位物資概念的深刻認(rèn)識，引申出事業(yè)單位物資管理事無巨細(xì)的問題，認(rèn)為目前事業(yè)單位物資管理水平有很大的提升空間。事業(yè)單位有沒有充分認(rèn)識到加強物資管理工作的重要性，關(guān)系到事業(yè)單位對發(fā)展空間和工作績效的態(tài)度，意味著事業(yè)單位的經(jīng)濟利益風(fēng)險程度。文章下半段的探索更是將提升事業(yè)單位物資管理水平延伸到內(nèi)部控制，以期物資管理的內(nèi)部控制方法的加強。

一、事業(yè)單位物資

（一）事業(yè)單位物資的概念

事業(yè)單位物資是指正常運行事業(yè)單位各項工作業(yè)務(wù)必需保障的所有物資材料，包括辦公用品、宣傳活動道具、印刷物和其他低值設(shè)備等易耗器材，由于這些物資材料普遍達不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，所以在事業(yè)單位管理工作中只能定義為物資管理。

（二）事業(yè)單位物資管理的問題

事業(yè)單位物資管理上有很多地方工作上做不到到位，這些物資雖然普遍低值，但是時間一長就會出現(xiàn)巨大浪費。很多物資管理意識不強的事業(yè)單位物資管理人員，日常管理上又沒有制度與機制保障，整體物資管理水平完全降到正常水平線之下。加強物資管理工作關(guān)系到事業(yè)單位工作的開展效果和事業(yè)單位的重大利益，提升物資管理水平始終都有充分的理由。

二、事業(yè)單位物資管理

（一）物資規(guī)劃管理環(huán)節(jié)

由于事業(yè)單位購置的物資材料在周轉(zhuǎn)中擁有很強的流動性，在這個過程中物資始終處于一個被消耗與添置的環(huán)境，而且這個環(huán)節(jié)特別容易發(fā)生物資流失和材料浪費現(xiàn)象。尤其是在采購方式上比較隨意，甚至發(fā)生大批量采購物資材料可以直接報支的現(xiàn)象。這就要求事業(yè)單位物資管理首先需要一個規(guī)劃管理環(huán)節(jié)，從而對物資材料流動實施統(tǒng)籌。

（二）物資采購管理環(huán)節(jié)

事業(yè)單位的物資采購進行之前必須由管理部門審批，并且授權(quán)采購發(fā)起人執(zhí)行采購方案和預(yù)算。最后將合理的采購方案提交上級單位審查，審查通過后才可展開物資采購工作。采購部門完成所有采購運作與供應(yīng)商互相簽訂采購協(xié)議，還要有事業(yè)單位相關(guān)監(jiān)督人員在場見證。采購部門交付采購款項時，更應(yīng)該有財務(wù)部門負(fù)責(zé)對各類款項跟蹤審核。

（三）物資倉儲管理環(huán)節(jié)

物資材料入庫登記時需要對物資的數(shù)量、類型和質(zhì)量等進行核對驗收，在物資管理的倉儲環(huán)節(jié)要求管理人員對物資進行分類存放，倉儲環(huán)節(jié)需要定期清查盤點物資并且要求管理人員認(rèn)真記錄以確保物資安全。物資材料出庫需要經(jīng)由使用物資的各個部門負(fù)責(zé)人對物資的規(guī)格和數(shù)量進行審批簽字，倉儲人員則確保領(lǐng)料單無誤而且確定經(jīng)過審批才能進行登記出庫。

（四）物資消耗管理環(huán)節(jié)

事業(yè)單位物資消耗管理環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在物資材料的使用跟蹤上，甚至有必要形成不良消耗、損壞報告機制，以期降低浪費。

三、加強事業(yè)單位物資管理的有效策略

（一）建設(shè)完善的物資管理制度

缺乏內(nèi)部控制意識不能給物資管理予充分肯定的事業(yè)單位其實是有法可依的，目前我國已經(jīng)建設(shè)了大量物資管理法案，如《會計法》《政府采購法》等，就是立足于事業(yè)單位物資管理頒布的具體法規(guī)。一個科學(xué)合理的物資管理內(nèi)部控制制度，其內(nèi)容包括物資采購、物資管理的具體操作流程，管理人員的臨時或?qū)Ｂ毠ぷ髀氊?zé)等內(nèi)容。

（二）建立科學(xué)合理的監(jiān)督體制防范事業(yè)單位物資管理存在大量風(fēng)險

由于事業(yè)單位物資管理計劃普遍乏善可陳，使得事業(yè)單位在開展物資管理的實際工作中存在較大的隨意性，進而導(dǎo)致物資管理面臨越來越多的風(fēng)險，損害物資管理質(zhì)量。基于建立內(nèi)部控制制度的原理是單位內(nèi)部旨在讓各項業(yè)務(wù)互相聯(lián)系和互相制約的措施，加強應(yīng)對這些物資管理風(fēng)險的內(nèi)部控制，務(wù)必成立專門的管理部門從采購到發(fā)放使用全程進行物資管理的監(jiān)督和檢查工作。在物資管理的監(jiān)督和檢查工作整個環(huán)節(jié)，事業(yè)單位中的采購、財務(wù)和審計等各個牽涉部門都需要積極參與其中。內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代化企業(yè)管理的產(chǎn)物，但是內(nèi)部控制制度在事業(yè)單位物資管理不能止步于審計工作。

（三）制度化事業(yè)單位物資管理，健全物資管理運行機制

沒有事業(yè)單位物資管理制度形成的制度壁壘，物資管理程序?qū)o法作為機制運行。想要提高事業(yè)單位物資管理有效性，那么就需要設(shè)置相關(guān)考核機制，以此來為物資管理人員設(shè)置專門的獎懲機制，在提高工作人員工作效率的同時，加強風(fēng)險管理機制。

（四）加強培訓(xùn)與高素質(zhì)人員引進，建立高素質(zhì)管理團隊

目前事業(yè)單位從事物資管理的工作人員綜合素質(zhì)普遍不能滿足管理要求，只有很小一部分人員接受過專業(yè)系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，大部分人員不能夠明確自身的崗位職責(zé)，出現(xiàn)嚴(yán)重的情況將使事業(yè)單位蒙受巨大的經(jīng)濟損失。由此，事業(yè)單位需要重新規(guī)劃人力資源保障工作，將更多高素質(zhì)人才吸納件，物資管理部門，采購部門以及倉儲管理等部門。并且結(jié)合專業(yè)人員綜合能力合理分配。在這個管理團隊建設(shè)的項目投入中，重視即是加強，沒有重視加強就沒有物資管理內(nèi)部控制的硬件基礎(chǔ)。

（五）事業(yè)單位對物資供應(yīng)現(xiàn)狀不甚了解，應(yīng)建立對供應(yīng)商的評價體系

市場條件下物資供應(yīng)環(huán)境復(fù)雜多變，術(shù)業(yè)有專攻的大多數(shù)事業(yè)單位并不精于此項，為此可以參考專事專辦原則實施對供應(yīng)商策略。為了加強內(nèi)部控制事業(yè)單位，還需要建立完善的供應(yīng)商評價體系可以有針對性的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起供應(yīng)商的專門信息庫，這樣在展開商品采購時可以簡化采購人員對于供應(yīng)商的審核，從中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，隨后將其作為信用好，質(zhì)量優(yōu)的供應(yīng)商歸檔入庫，可保持長久的合作關(guān)系。這個對供應(yīng)商策略會隨著采購的后續(xù)發(fā)展而變得龐雜，但是去除冗余之后就會變成物資供應(yīng)系統(tǒng)的集大成者，相較之下性價比極高。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位物資管理不是一件小事，它的管理水平代表一種職業(yè)態(tài)度，它的管理方法代表一種職業(yè)標(biāo)桿。總的來說，需要加強的內(nèi)部控制方法有：加大對事業(yè)單位物資管理的重視程度，防范事業(yè)單位物資管理存在的大量風(fēng)險，健全物資管理運行機制，提升物資管理人員綜合素質(zhì)，建立對供應(yīng)商的評價體系。