供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)路徑思考

佘曾靜 國網(wǎng)重慶市電力公司

社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步促使人們愈發(fā)的重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見企業(yè)發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性并對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理。

一、規(guī)范化檔案管理的重要性

檔案記錄了一個(gè)企業(yè)的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件為企業(yè)進(jìn)行決策、管理提供了相關(guān)的依據(jù)，而且這些素材具有較高的收藏價(jià)值以及新聞價(jià)值。對(duì)檔案進(jìn)行管理不僅符合社會(huì)發(fā)展的需要，而且企業(yè)以此為依據(jù)制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節(jié)約企業(yè)的人力資源費(fèi)用，減少企業(yè)財(cái)務(wù)的不必要支出，企業(yè)的資金使用率也將會(huì)得到提高。在信息化時(shí)代，將現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于企業(yè)檔案管理的主要目的在于對(duì)重要的資料、文件等進(jìn)行數(shù)字化管理，從而更加有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理且能夠有效的延長實(shí)體檔案的壽命，十分具有現(xiàn)實(shí)意義以及歷史意義。

二、供電企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理方式較為落后

企業(yè)保存檔案的傳統(tǒng)方式主要是以紙質(zhì)檔案為主。但是，由于紙質(zhì)材料的壽命較為有限，很多儲(chǔ)存時(shí)間較長的檔案就會(huì)出現(xiàn)圖像失真、字跡模糊等方面的問題，從而導(dǎo)致很多珍貴的資料因此損壞。除此之外，科技的發(fā)展帶來企業(yè)電子設(shè)備更新?lián)Q代的步伐加快，從而導(dǎo)致早期視頻檔案沒有可以播放的設(shè)備。

（二）缺乏對(duì)檔案的重視

檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的一筆重要財(cái)富，里面包含了企業(yè)的發(fā)展歷程和日常生產(chǎn)活動(dòng)，涵蓋了生產(chǎn)發(fā)展等方方面面的內(nèi)容社會(huì)的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多主管部門卻沒有充分重視檔案的重要性。他們認(rèn)為檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中處于無足輕重的地位，甚至還會(huì)出現(xiàn)隨意丟棄會(huì)議記錄、檔案等方面的情況，從而導(dǎo)致很多珍貴的素材流失。

（三）沒有對(duì)檔案進(jìn)行充分的開發(fā)利用

很多檔案還處于庫房管理的初級(jí)階段，沒有較好的共享檔案資源，從而導(dǎo)致沒有對(duì)聲像進(jìn)行多維度開發(fā)以及保值增值。除此之外，檔案查詢還采取的是手工查詢的方式，在查詢的過程中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，從而導(dǎo)致檔案的利用率較低。

（四）管理機(jī)制不健全，缺乏應(yīng)有的應(yīng)急處理方案

雖然部分企業(yè)制定了相關(guān)的管理機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案，但是應(yīng)急預(yù)案僅僅是流于表面，沒有實(shí)際操作性。甚至有部分企業(yè)是為了應(yīng)付檢查才制定了應(yīng)急預(yù)案，這些預(yù)案往往都存在著抄襲問題，這些預(yù)案很難在出現(xiàn)預(yù)案時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、供電企業(yè)規(guī)范化管理檔案的措施

（一）建立現(xiàn)代化電子資料庫

為了提高工作人員以及文件借閱者的工作效率，需要建立現(xiàn)代化電子資料庫，從而提高資料的利用效率。將紙質(zhì)檔案信息化，利用專門的信息化管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，可以提升工作人員的效率，減少紙質(zhì)檔案的損耗。當(dāng)工作人員需要相關(guān)資料時(shí)，只需要登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱就可以獲得相關(guān)信息，從而減少了人力的損耗。建設(shè)完善的電子資料庫可以有效地優(yōu)化人力、物力資源，檔案室也能夠順利的進(jìn)行檔案室管理工作，減少紙質(zhì)檔案的損耗，同時(shí)還能有效地保證企業(yè)內(nèi)部核心資料的安全性。

（二）數(shù)字化保護(hù)

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是目前檔案管理人員最為重要的工作。工作人員需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的光盤轉(zhuǎn)刻，并對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目，從而使檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。除此之外，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)圖像、字跡失真的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修復(fù)，并對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)存以及備份的工作。同時(shí)，還要避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的情況。

（三）推行一體化管理系統(tǒng)

一體化管理體系主要是指對(duì)各種檔案資源進(jìn)行編目整合，從而使其成為具有現(xiàn)實(shí)意義以及實(shí)用價(jià)值的文化資產(chǎn)。這將提升工作人員對(duì)其進(jìn)行在再加工的工作效率，同時(shí)大量的節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，從而解決了沒有對(duì)檔案進(jìn)行集中管理、利用的問題。

（四）加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)

相關(guān)的工作人員需要加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫。深入篩選檔案內(nèi)容信息，并對(duì)其進(jìn)行加工處理，從而在數(shù)據(jù)庫中完善檔案的相關(guān)信息，工作人員在查詢相關(guān)資料時(shí)可以通過關(guān)鍵詞檢索查找到自己所需要的內(nèi)容，從而更好地進(jìn)行相關(guān)工作，最終達(dá)到推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的目的。

（五）提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案數(shù)字化管理水平和工作人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)與信息技術(shù)的培訓(xùn)，接受先進(jìn)的檔案管理的觀念，從而提升工作人員的綜合管理水平。

（六）建立檔案管理建設(shè)目標(biāo)，完善管理制度

在對(duì)檔案進(jìn)行管理需要有明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃，這樣才能有序的推進(jìn)檔案室的管理工作。企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，同時(shí)要做好檔案室管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃與近期目標(biāo)，在制定實(shí)際工作戰(zhàn)略時(shí)要充分管理過程中的靈活性和實(shí)用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，在對(duì)檔案室管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業(yè)技能水平要隨著時(shí)代的進(jìn)步有所提升，不斷了解、學(xué)習(xí)檔案室管理的最新模式[3]。

除此之外，還需要對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善，只有這樣檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對(duì)檔案室管理的范圍進(jìn)行明確的規(guī)定，制定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的進(jìn)出庫登記管理制度也需要不斷的強(qiáng)化，從而保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)束語

時(shí)代的發(fā)展離不開創(chuàng)新，信息化時(shí)代的到來，為檔案管理工作提出了更高的要求。因此，企業(yè)在發(fā)展的過程中需要重視檔案的管理工作，正視其中存在的不足，并進(jìn)行有針對(duì)性的提高，從而使檔案管理更加規(guī)范化，提高檔案管理水平，以便促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。