大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)秘書(shū)的工作現(xiàn)狀和發(fā)展策略

大數(shù)據(jù)是近年來(lái)的熱門詞匯，隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，在人們?nèi)粘Ｉ钪蟹e累了海量的數(shù)據(jù)，而這樣一個(gè)海量數(shù)據(jù)的時(shí)代就被稱為大數(shù)據(jù)時(shí)代。現(xiàn)代高校由于各種信息技術(shù)的應(yīng)用，在教學(xué)常規(guī)管理中也產(chǎn)生了海量的大數(shù)據(jù)，如何在海量的文件和數(shù)據(jù)中獲取有效信息，提高教學(xué)管理水平，是所有高校教學(xué)秘書(shū)所面臨的共同挑戰(zhàn)。

一、高校教學(xué)秘書(shū)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的工作現(xiàn)狀

高校教學(xué)秘書(shū)是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)、任課老師以及學(xué)生的橋梁，是保證高校能夠順利開(kāi)展教學(xué)工作的關(guān)鍵。高校教學(xué)秘書(shū)工作活動(dòng)范圍寬廣，涉及事務(wù)繁雜瑣碎，在工作過(guò)程中必須認(rèn)真細(xì)心，稍有疏漏就可能釀成教學(xué)事故，嚴(yán)重影響教學(xué)秩序，造成不良后果。

（一）高校教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容

1.常規(guī)工作：協(xié)助抓好院系各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施，做好教學(xué)組織、課務(wù)安排、教學(xué)質(zhì)量管理等方面的工作，維護(hù)教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃管理，并依據(jù)教學(xué)計(jì)劃制定教學(xué)任務(wù)；做好教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的落實(shí)與管理，做好教材建設(shè)安排，組織在校生參加各級(jí)各類考試。2.學(xué)籍管理工作：按規(guī)定辦理本系學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，并將材料歸檔；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好新生入學(xué)、畢業(yè)生離校工作，并及時(shí)向教務(wù)處上報(bào)學(xué)生異動(dòng)情況。3.教學(xué)質(zhì)量管理工作：參與組織各專業(yè)教研會(huì)；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)組織召開(kāi)學(xué)習(xí)委員座談會(huì)；定期組織各年級(jí)的評(píng)教工作，將評(píng)價(jià)結(jié)果匯總發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和任課教師，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。4.畢業(yè)生工作：開(kāi)展畢業(yè)生頂崗實(shí)習(xí)動(dòng)員大會(huì)；對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)三方協(xié)議進(jìn)行資格審查，收集每位畢業(yè)生的調(diào)查報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定等材料，并將所有學(xué)生實(shí)習(xí)成績(jī)匯總并上報(bào)學(xué)院。5.教學(xué)檔案管理及其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)秘書(shū)工作的困境

1.常規(guī)事物繁雜，不利于職業(yè)專業(yè)化發(fā)展

高校教學(xué)秘書(shū)受制于目前高校二級(jí)管理體制，受到學(xué)校教務(wù)處等職能部門和所在學(xué)院系部的雙重領(lǐng)導(dǎo)。因此教學(xué)秘書(shū)除了要完成學(xué)校教務(wù)處安排的方方面面的工作。還要身兼系部科研秘書(shū)和行政秘書(shū)等多職，因此高校教學(xué)秘書(shū)被常規(guī)性工作占據(jù)了大量時(shí)間。對(duì)于很多高校教學(xué)秘書(shū)而言，甚至接待學(xué)生和老師的咨詢也是日常工作的重要內(nèi)容。因此很難在有限的時(shí)間里去處理專業(yè)性強(qiáng)的工作，疲于應(yīng)付是工作的常態(tài)，更不用說(shuō)抽時(shí)間提升專業(yè)技能或者進(jìn)行科研課題的研究。

2.缺乏大數(shù)據(jù)管理、分析、處理能力

現(xiàn)在各高校信息化程度逐漸升高，各種軟件種類繁多。雖然這些軟件提高了高校無(wú)紙化辦公率，但是高校教學(xué)秘書(shū)更多的是這些軟件的被動(dòng)操作者，沒(méi)有主動(dòng)的去管理、分析、處理這些軟件所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)。究其原因一部分是因?yàn)椴糠指咝＝虒W(xué)秘書(shū)計(jì)算機(jī)使用能力弱，更多則是因?yàn)楦咝＝虒W(xué)秘書(shū)在管理理念和管理方式上沒(méi)有轉(zhuǎn)變思想，沒(méi)有將管理實(shí)體對(duì)象轉(zhuǎn)化為以大數(shù)據(jù)為核心的虛擬對(duì)象。在工作中沒(méi)有將教學(xué)常規(guī)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的抓取、分類和動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，沒(méi)有去分析數(shù)據(jù)背后的原因。大多數(shù)高校教學(xué)秘書(shū)仍然停留在簡(jiǎn)單的軟件應(yīng)用，工作中只有單純的使用和輸入，重復(fù)性機(jī)械性的勞動(dòng)既增加了高校教學(xué)秘書(shū)的疲憊感，又無(wú)法提高教學(xué)秘書(shū)職業(yè)專業(yè)化水平，還影響了高校教學(xué)管理水平的提高。

3.專業(yè)技術(shù)水平不夠，職業(yè)認(rèn)同感不足

近年來(lái)雖然各高校招聘教學(xué)秘書(shū)的學(xué)歷層次有較大幅度的提高，但是專業(yè)要求不夠，只有少部分高校在招聘教學(xué)秘書(shū)崗時(shí)要求專業(yè)對(duì)口，這就導(dǎo)致了大部分高校教學(xué)秘書(shū)其實(shí)是專業(yè)不對(duì)口，半路出家，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。入職后對(duì)教學(xué)秘書(shū)的相關(guān)培訓(xùn)也不像專任教師那里有針對(duì)性，更多的是以德育為主，以公文寫(xiě)作和禮儀培訓(xùn)為輔，沒(méi)有系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)和大數(shù)據(jù)處理能力，這就進(jìn)一步的導(dǎo)致了高校教學(xué)秘書(shū)專業(yè)技術(shù)水平不夠高。

同時(shí)一些高校自身也認(rèn)為高校教學(xué)秘書(shū)崗位專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)教學(xué)秘書(shū)群體的重視程度不夠，對(duì)教學(xué)秘書(shū)科研進(jìn)修的支持力度小。高校教學(xué)秘書(shū)接受的更多的是事務(wù)性工作，所做的工作差異性小，基本沒(méi)有科研課題和專業(yè)研究，缺乏晉升通道和自我價(jià)值的體現(xiàn)。容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，缺乏職業(yè)認(rèn)同，也就沒(méi)有自我學(xué)習(xí)進(jìn)步的動(dòng)力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)秘書(shū)提高工作能力的策略

（一）依托教學(xué)管理平臺(tái)，創(chuàng)建教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)分析和研究能力

高校教學(xué)秘書(shū)的常規(guī)性事物比較多，應(yīng)該依托學(xué)校的教學(xué)管理平臺(tái)將事務(wù)性工作與專業(yè)性工作分離開(kāi)。學(xué)生可以依托相應(yīng)的軟件盡量在網(wǎng)上完成選修課，學(xué)籍注冊(cè)，打印成績(jī)，教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等工作。教師則可以完成課表查詢，調(diào)課申請(qǐng)，教學(xué)工作計(jì)劃，工作量統(tǒng)計(jì)，閱卷成績(jī)分析、查詢會(huì)議通知等常規(guī)教學(xué)事物。這樣既為學(xué)生和教師辦理常規(guī)教學(xué)事務(wù)提供了便利快捷的方式，也能把自己從繁雜的常規(guī)教學(xué)事務(wù)工作中解放出來(lái)，提高工作效率。同時(shí)高校教學(xué)秘書(shū)作為專業(yè)的管理人員可以通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)動(dòng)態(tài)的發(fā)送消息，分類處理學(xué)生和教師的各種問(wèn)題，并將以上各部分所產(chǎn)生的教學(xué)常規(guī)大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，形成學(xué)校教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中大數(shù)據(jù)的分析和處理可由更有效的制定教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、輔助學(xué)科專業(yè)發(fā)展等。通過(guò)以上手段高校教學(xué)秘書(shū)不僅減輕了自身工作的負(fù)擔(dān)還可以對(duì)教學(xué)常規(guī)進(jìn)行更加科學(xué)有效的管理，提升學(xué)校育人質(zhì)量。

（二）提升自身能力，積極主動(dòng)加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)專業(yè)化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)秘書(shū)除了要掌握原有教學(xué)秘書(shū)的基本技能之外，還要熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，還要能夠處理和加工各種軟件所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)并通過(guò)科學(xué)有效的分析，得到學(xué)校教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的真實(shí)情況。然教學(xué)秘書(shū)要具備以上的能力就必須主動(dòng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)轉(zhuǎn)變思想，把教學(xué)管理當(dāng)做專業(yè)的事來(lái)做，積極組織參與科研活動(dòng)，及時(shí)固化成果。同時(shí)也需要高校提高對(duì)教學(xué)秘書(shū)的重視程度，針對(duì)專業(yè)技術(shù)知識(shí)不足的問(wèn)題采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)，送出去的政策。首先定期開(kāi)展集中學(xué)習(xí)，針對(duì)信息化不足和大數(shù)據(jù)理解處理能力不夠的問(wèn)題邀請(qǐng)專家學(xué)者開(kāi)展主題培訓(xùn)。其次高校應(yīng)該定期的安排教學(xué)秘書(shū)到大數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)的學(xué)校進(jìn)行輪訓(xùn)和跟班學(xué)習(xí)，開(kāi)拓眼界，提升能力，使教學(xué)管理工作更加系統(tǒng)和專業(yè)。出臺(tái)相應(yīng)政策鼓勵(lì)高校教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展科研活動(dòng)提高專業(yè)知識(shí)和職業(yè)認(rèn)同感。最后要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，高校還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，通過(guò)攻讀碩士或博士，提升自己學(xué)歷層次和專業(yè)能力。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)，高校教學(xué)秘書(shū)只有主動(dòng)作為，以大數(shù)據(jù)時(shí)代為契機(jī)，突破現(xiàn)有專業(yè)發(fā)展困境，實(shí)現(xiàn)管理理念和技術(shù)的全面升級(jí)，才能幫助高校提高教學(xué)管理水平和育人質(zhì)量，才能在未來(lái)社會(huì)的發(fā)展中得到更好的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。