讓人民群眾共享數(shù)字檔案發(fā)展成果
——渭南市檔案館全力推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)紀(jì)實(shí)

文/田妙華 任婧

新興信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給生產(chǎn)生活帶來(lái)了革命性變革，技術(shù)熱潮席卷包括檔案工作在內(nèi)的社會(huì)各行各業(yè)。黨的十九屆四中全會(huì)對(duì)加強(qiáng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提出更新更高要求。渭南市檔案館積極順應(yīng)時(shí)代潮流、緊抓時(shí)代機(jī)遇，科學(xué)分析、統(tǒng)籌謀劃、精密部署、積極探索，全力推動(dòng)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，檔案數(shù)字化工作走在全省前列，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享、促進(jìn)檔案公共服務(wù)能力拓展、提高檔案工作治理能力現(xiàn)代化水平等方面做出了積極嘗試，經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。

近年來(lái)，渭南市檔案館以習(xí)近平總書(shū)記提出的檔案工作“走向依法管理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”的“三個(gè)走向”要求為根本遵循，以檔案信息存儲(chǔ)與保管安全為保障，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，著力于拓展檔案公共服務(wù)能力，堅(jiān)持科學(xué)規(guī)劃、項(xiàng)目帶動(dòng)、科技引領(lǐng)、互聯(lián)共建，全力推動(dòng)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，為助推政務(wù)服務(wù)“最多跑一次”改革貢獻(xiàn)檔案力量。

以基礎(chǔ)設(shè)施為平臺(tái) 優(yōu)化新載體

渭南市檔案館適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、緊抓時(shí)代機(jī)遇，以等不得、慢不得的緊迫感，始終把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)目標(biāo)，放在業(yè)務(wù)建設(shè)的突出位置。一是高度重視，提高站位。認(rèn)真貫徹落實(shí)中辦國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》要求標(biāo)準(zhǔn)。2016 年，市委市政府兩辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》，市檔案館出臺(tái)《渭南市信息化建設(shè)“十三五”規(guī)劃》，成立機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員，積極爭(zhēng)取財(cái)政支持。將市館檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入單位年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，逐年增加，2015年至今，市財(cái)政累計(jì)撥付資金802 萬(wàn)元用于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。二是完善機(jī)制，強(qiáng)化保障。建立健全檔案管理體制機(jī)制，推動(dòng)各要素合理配置。成立由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)科長(zhǎng)為成員的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，有關(guān)科室分工協(xié)作，協(xié)調(diào)解決數(shù)字檔案館（室）建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題；制定完善機(jī)房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、數(shù)字資源管理等制度規(guī)范，強(qiáng)化數(shù)字檔案館（室）制度保障。三是整體推進(jìn)，增強(qiáng)合力。多次召開(kāi)專題會(huì)議對(duì)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)一部署及技術(shù)指導(dǎo)。2016 年8 月在蒲城召開(kāi)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作會(huì)，確定發(fā)展思路、明確實(shí)施目標(biāo)。渭南各縣（市、區(qū)）檔案館先后投入專項(xiàng)資金用于配備數(shù)字檔案館建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備等。其中蒲城縣投資180 萬(wàn)、富平縣投資160萬(wàn)元、華陰市投資50萬(wàn)元分別采用服務(wù)外包形式不同程度完成館藏檔案數(shù)字化加工。市館、華州區(qū)、臨渭區(qū)、蒲城縣將檔案信息化工作納入市縣年終考核。全市建有婚姻、名人、工改、知青等23類民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，已實(shí)現(xiàn)全文查閱服務(wù)功能。四是互聯(lián)互建，聚合資源。將數(shù)字檔案館、室建設(shè)同頻共進(jìn)，積極指導(dǎo)推進(jìn)市政府辦、市水務(wù)局、市教育局、市煤炭局、高新區(qū)數(shù)字檔案室等試點(diǎn)建設(shè)數(shù)字檔案室，試點(diǎn)單位共計(jì)在線移交目錄數(shù)據(jù)1.2 萬(wàn)條（含PDF 圖片）。數(shù)字檔案館與市直部門虛擬檔案室之間數(shù)據(jù)在線“收集、管理、保存、利用”等功能已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)?；窘ǔ梢詸n案資源總庫(kù)為核心，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，以館藏檔案綜合管理系統(tǒng)、集中式檔案室管理系統(tǒng)、民生檔案服務(wù)平臺(tái)等核心應(yīng)用為支撐的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。五是交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)發(fā)展。組織專家及專業(yè)技術(shù)人員對(duì)全市檔案部門信息化工作人員及部門檔案人員進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。先后組織各縣（市、區(qū)）檔案館及示范數(shù)字檔案室單位檔案人員分別赴上海、江蘇、濰坊、青島、十堰等地考察學(xué)習(xí)，明確思路、拓寬視野、借鑒經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升了數(shù)字檔案館（室）建設(shè)水平，拓展了檔案服務(wù)利用成效。

以資源建設(shè)為基礎(chǔ) 探索新模式

數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，渭南市檔案館立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，堅(jiān)持示范引領(lǐng)，統(tǒng)籌規(guī)劃，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求地推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。

一是構(gòu)建全面豐富的檔案資源庫(kù)。堅(jiān)持資源為先、科技先行，按照“存量數(shù)字化”“增量電子化”工作思路，大力開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，推動(dòng)檔案部門有序開(kāi)展紙質(zhì)檔案原文掃描掛接工作；先后制定《渭南市檔案著錄及全文掃描細(xì)則》《渭南市電子文件移交與接收辦法》等，指導(dǎo)開(kāi)展電子文件收集歸檔，要求市級(jí)各部門單位在移交紙質(zhì)檔案進(jìn)館的同時(shí)，接收電子文件進(jìn)館，實(shí)現(xiàn)“雙套制”接收。歸檔工作由被動(dòng)接收向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，努力實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文件應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。二是建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案目錄庫(kù)。制定《渭南市館藏檔案數(shù)字化加工實(shí)施方案》，購(gòu)置和更換數(shù)字檔案館建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備，建立館藏全部檔案的案卷級(jí)目錄庫(kù)和文件級(jí)目錄庫(kù)，建立工改檔案、社團(tuán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、非遺檔案、人事檔案等專題目錄庫(kù)，館藏目錄數(shù)據(jù)已達(dá)120萬(wàn)余條，數(shù)據(jù)錄入完整準(zhǔn)確規(guī)范，全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。三是形成覆蓋館藏的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。集中人力物力對(duì)館藏的全部照片檔案、音視頻檔案和館藏重要資料進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換，館藏檔案和接收進(jìn)館檔案全文數(shù)字化率達(dá)到90%。目前已建立完善檔案數(shù)據(jù)資源總庫(kù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、原文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片數(shù)據(jù)庫(kù)、音視頻數(shù)據(jù)庫(kù)等，數(shù)據(jù)存量達(dá)到14T，渭南市檔案館已初步建成全市規(guī)范化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。

以安全管理為保障實(shí)現(xiàn)新突破

安全保密是檔案數(shù)字化工作的根本要求，開(kāi)展檔案數(shù)字化必須實(shí)現(xiàn)安全、質(zhì)量、進(jìn)度相互協(xié)調(diào)、互為保障。一是完善設(shè)備，嚴(yán)實(shí)管理。自開(kāi)展數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)工作以來(lái)，不斷建立和完善人防、技防措施，強(qiáng)化安全管理。新增服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化掃描設(shè)備、核心交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，配備文檔加密防護(hù)、數(shù)據(jù)容災(zāi)備份恢復(fù)系統(tǒng)、正版操作系統(tǒng)，提升系統(tǒng)防御能力。對(duì)館藏涉密檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)專人專設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，建立涉密檔案管理系統(tǒng)，設(shè)立涉密數(shù)據(jù)機(jī)房。二是建章立制，確保安全。先后制定電子文件歸檔與管理辦法、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全保密制度、查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理制度等安全管理制度及工作規(guī)范，建立安全管理的各種技術(shù)措施。進(jìn)一步細(xì)化規(guī)范數(shù)字檔案資源的歸檔、進(jìn)館、保管、保護(hù)、鑒定、降密解密、復(fù)制加工以及利用等業(yè)務(wù)流程要求，建立起權(quán)責(zé)清晰、可行性強(qiáng)的管理制度。三是權(quán)責(zé)明確，高效監(jiān)管。在承擔(dān)項(xiàng)目的外包服務(wù)公司建立安全管理人員架構(gòu)和責(zé)任體系，建立工作人員、設(shè)備、存儲(chǔ)載體登記冊(cè)等監(jiān)管工具。嚴(yán)格清點(diǎn)并登記檔案使用情況，嚴(yán)格管理移動(dòng)存儲(chǔ)載體。采取現(xiàn)場(chǎng)管理人員每天巡查抽檢、科室負(fù)責(zé)人不定期突擊檢查的兩級(jí)督查措施，對(duì)照各種監(jiān)管記錄，核查現(xiàn)場(chǎng)情況，將制度要求轉(zhuǎn)化為規(guī)范的日常管理行為。確定專人負(fù)責(zé)對(duì)網(wǎng)站的日常管理，確保計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布安全管理。四是異地備份，防范風(fēng)險(xiǎn)。開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)異地備份工作，每年將檔案數(shù)據(jù)分別在省檔案館后庫(kù)、青島市檔案館進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)絕對(duì)安全，并將機(jī)房托管在市網(wǎng)信辦機(jī)房，機(jī)房按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，供電、消防、安防、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備完善，設(shè)備運(yùn)行維護(hù)由專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，日常管理科學(xué)規(guī)范、集約高效。

以服務(wù)利用為目的 打造新通道

按照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》要求，啟動(dòng)并完成渭南市數(shù)字檔案館建設(shè)一期項(xiàng)目，分步驟完成數(shù)字檔案館平臺(tái)建設(shè)，全面推進(jìn)全市三網(wǎng)四庫(kù)一中心建設(shè)，分別建立起局域網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三個(gè)檔案資源利用平臺(tái)。一是依托局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)“高效化”。局域網(wǎng)主要用于館藏檔案的收、管、存、用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的核心館藏檔案服務(wù)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案館工作人員依據(jù)各自權(quán)限進(jìn)行錄入、接收、查閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研、輔助實(shí)體檔案管理等要求，來(lái)館查檔人員可進(jìn)行自助查檔，方便快捷。二是依托政務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用“便捷化”。政務(wù)網(wǎng)是連接市級(jí)機(jī)關(guān)各單位的業(yè)務(wù)平臺(tái)的虛擬檔案室檔案服務(wù)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案室檔案館之間檔案的在線整理、在線歸檔、在線利用、在線移交、在線四性檢查、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作，達(dá)到檔案館與立檔單位之間，各立檔單位檔案室之間檔案共享功能，推進(jìn)渭南檔案信息化管理水平。三是依托互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢“開(kāi)放化”。網(wǎng)站設(shè)置開(kāi)放檔案“一站式查詢”模塊，滿足群眾足不出戶查閱利用檔案的需求；開(kāi)設(shè)網(wǎng)上展廳、檔案文化、檔案業(yè)務(wù)、檔案法規(guī)等專欄，群眾在線了解檔案信息，提高了社會(huì)各界檔案意識(shí)。形成互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享的大系統(tǒng)，消除數(shù)據(jù)分割，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化共享，打造橫向到邊、縱向到底的檔案服務(wù)利用體系。

渭南市檔案館一直以來(lái)秉持“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”的發(fā)展理念，以實(shí)現(xiàn)檔案資源“就地查詢、跨館出證、館室聯(lián)動(dòng)、全市通辦”為目標(biāo)，讓檔案事業(yè)發(fā)展成果惠及廣大人民群眾，不斷提升人民群眾的滿意度和獲得感。渭南市檔案館將繼續(xù)堅(jiān)定積極求變的勇氣，堅(jiān)守初心使命的定力，為推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展再上新高度貢獻(xiàn)應(yīng)有之力。