淺談ERP系統(tǒng)

梁 歡

(龍建路橋股份有限公司第七分公司，黑龍江 哈爾濱 150090)

1 什么是ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)就是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，指建立在信息技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP II(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP II的功能，其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。其主要宗旨是對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞市場導向開展業(yè)務活動，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟效益。所以，ERP首先是一個軟件，同時是一個管理工具。它是IT技術(shù)與管理思想的融合體，也就是現(xiàn)金的管理思想借助電腦，來達成企業(yè)的管理目標。ERP的核心目的就是實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理。

2 ERP系統(tǒng)的特點

(1)ERP軟件更多地強調(diào)的是財務問題，ERP軟件具有較完善的企業(yè)財務管理系統(tǒng)，這使價值管理概念得以實施，資金流與物流、信息流更加有機地結(jié)合。

(2)ERP軟件是較多地考慮人的因素作為企業(yè)資源在生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃中的作用，也考慮了人的培訓成本等。

(3)支持多種生產(chǎn)方式的管理模式。

(4)ERP采用了最新的計算機技術(shù)。

3 ERP系統(tǒng)的功能模塊

ERP系統(tǒng)的主要功能模塊有三部分：物流、資金流、信息流，與之相對應分別是：物流系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)。而我公司主要涉及的就是生產(chǎn)系統(tǒng)。

4 業(yè)務人員職能

收入管理業(yè)務流程以項目立項為起始(立項部分由股份公司及權(quán)屬子單位負責)，主工區(qū)負責引入項目核算清單，各工區(qū)分別錄入自己工區(qū)的合同造價(即將中標清單根據(jù)各工區(qū)施工工程量拆分后的施工清單)，通過合同造價分解，將拆分后的施工清單轉(zhuǎn)換為股份核算清單。每日根據(jù)實際施工進度，進行內(nèi)部產(chǎn)值報量；在甲方計量批復后，對應維護對甲計量報量，若項目期間發(fā)生甲方獎罰，需維護甲方獎罰單并參與結(jié)算，對甲收款結(jié)算單審批通過后生成財務憑證。收到甲方資金時，需維護收款單，收款單審批通過后生成財務憑證(此部分由財務負責錄入，包含計量、預付款等)。

項目核算清單：若為分工區(qū)項目，需要在立項主組織工區(qū)進行錄入，不存在工區(qū)項目直接操作即可。工程細目編碼以A開頭的必須勾選，其余工程細目按照實際項目施工需求進行勾選。后續(xù)要補充核算清單，通過修訂進行修改即可。

合同造價：對中標清單進行錄入。若導入中標清單時，需要注意業(yè)主清單單位與系統(tǒng)中單位的轉(zhuǎn)換，同時還要檢查表格中上級清單工程量匯總是否正確。

合同造價分解：將業(yè)主清單轉(zhuǎn)換為公司統(tǒng)一核算清單，需要具有豐富施工經(jīng)驗的項目經(jīng)理、總工、副經(jīng)理進行操作，用于指導項目成本科目核算。

內(nèi)部產(chǎn)值報量與對甲計量報量為項目日常錄入模塊。

內(nèi)部產(chǎn)值報量：每日根據(jù)實際施工進度，進行內(nèi)部產(chǎn)值報量。

對甲計量報量：在業(yè)主計量批復后，對應本期計量進行對甲計量報量維護。

5 甲方獎罰單、對甲收款結(jié)算單、收款單

甲方獎罰單：甲方獎罰需要注意獎罰是否計入計量并開具對應增值稅發(fā)票，不開發(fā)票則ERP不需要錄入。

對甲收款結(jié)算單：將錄入的對甲計量報量進行推送，審批通過后生成財務憑證，根據(jù)結(jié)算日期進行維護。

收款單：對甲方撥付的資金進行維護，審批通過后生成財務憑證(此部分由財務負責錄入，包含計量、預付款等)，注意此模塊不是對計量批復金額進行錄入，與對甲收款結(jié)算單有區(qū)別。

勞務管理業(yè)務流程以合同為起始，勞務合同經(jīng)審批流程審批通過并生效后，進行分包人員進場，人員進場后根據(jù)工長報告單進行每日勞務報量，項目期間發(fā)生勞務分包獎罰，可通過獎罰單錄入系統(tǒng)參與結(jié)算，勞務結(jié)算時生成財務憑證，后續(xù)收到供應商開具的發(fā)票時，可根據(jù)實際發(fā)票錄入收票，收票金額受結(jié)算金額控制，由于業(yè)務需要，系統(tǒng)增加了100元的浮動金額，發(fā)票與結(jié)算出現(xiàn)成本差值時，需補錄人工成本調(diào)差單，付款計劃的本次申請金額受收票金額控制，審批通過后，系統(tǒng)自動生成付款單，由財務人員審批通過生成憑證并進行付款。

勞務分包合同：按照公司要求填寫合同名稱及合同主要內(nèi)容。表頭、表體錄入完成后，上傳附件層級進行審批。

勞務進場：合同審批通過后，對勞務人員進行進場。注意勞務人員進場校驗為軟件后臺整體校驗，若勞務人員同時在二個項目同時施工，需要在第一個施工項目做退場。

工長報告單：每日按照紙質(zhì)工長報告單進行錄入。注意填寫工程量為實際施工WBS拆分工程量，不是業(yè)主清單工程量，注意工程量單位。

勞務報量：每日按照紙質(zhì)工長報告單進行錄入。

勞務結(jié)算單：每個結(jié)算周期對勞務報量進行匯總結(jié)算，審批通過后推送至財務生成憑證。

人工成本調(diào)差單：收到發(fā)票時，若發(fā)票無稅成本與結(jié)算不一致時可在此模塊進行調(diào)差。注意調(diào)差不可以調(diào)整含稅金額。

收票：對供應商開具的發(fā)票進行錄入，并上傳發(fā)票附件層級進行審批。注意核銷組織和財務認證組織必須要填寫，否則會導致審批失敗。審批通過后，財務生成相應憑證。

人工、設備、材料收票流程共用同一個模塊。

付款計劃：收票完成后，針對收票金額進行付款。

若要預付，需要在錄入合同時填寫預付金額，否則無法進行預付款。

付款單：付款計劃審批通過后自動生成，不可以自制單據(jù)。

專業(yè)分包及清包管理業(yè)務流程以合同為起始，專業(yè)分包及清包合同可引入收入管理中的合同造價(即中標清單)，將中標清單的部分清單項進行分包，合同經(jīng)審批流程審批通過并生效后，可選擇是否需要分包人員進場，人員進場同勞務管理業(yè)務流程，專業(yè)分包及清包需將分包的清單項拆分到具體工序再進行報量，項目期間發(fā)生分包獎罰，可通過獎罰單錄入系統(tǒng)參與結(jié)算，專業(yè)分包及清包進度結(jié)算時生成財務憑證，后續(xù)收到供應商開具的發(fā)票時，可根據(jù)實際發(fā)票錄入收票，收票金額受結(jié)算金額控制，由于業(yè)務需要，系統(tǒng)增加了100元的浮動金額，發(fā)票與結(jié)算出現(xiàn)成本差值時，需補錄專業(yè)分包成本調(diào)差單，付款計劃的本次申請金額受收票金額控制，審批通過后，系統(tǒng)自動生成付款單，由財務人員審批通過生成憑證并進行付款。

材料管理業(yè)務流程以合同為起始，合同經(jīng)審批流程審批通過并生效后，需參照填制采購訂單，材料入庫時需參照采購訂單，進行暫估處理；材料出庫時需選擇當天的工長報告單，出庫金額無需手工填寫，系統(tǒng)會根據(jù)成本計算后的材料成本通過移動平均的方式自動計算材料的出庫成本，材料出庫成本計算后，需維護消耗材料成本分攤，系統(tǒng)根據(jù)出庫的物料、工序等條件進行自動匯總，審批通過后生成財務憑證。

材料采購合同：按照公司要求填寫合同名稱及合同主要內(nèi)容。表頭、表體錄入完成后，上傳附件層級進行審批。

材料運輸合同：若材料銷售方與運輸方不一致時，使用材料運輸合同模塊進行運費合同的錄入，操作要求與材料采購合同相同。

采購入庫：根據(jù)運發(fā)料單進行材料入庫錄入。若入庫數(shù)據(jù)較多，可以通過EXCEL導入進行錄入，注意導入過程中只能導入一種物料，導入前采購入庫表體也只能有一行。

暫估處理：若材料銷售方與運輸方不一致時，可通過暫估處理，費用分攤進行材料運費的錄入。銷售方與運輸方一致時，直接暫估即可。

采購發(fā)票：材料供應商開具發(fā)票后，對應發(fā)票進行錄入。注意此部不是收票，是沖銷暫估材料入庫的過程。

費用結(jié)算：若材料銷售方與運輸方不一致時，通過費用結(jié)算完成進行材料料底與運費暫估的沖銷。

材料出庫：根據(jù)紙質(zhì)工長報告單每日進行材料出庫。注意此處只出材料數(shù)量。

成本計算：采用移動加權(quán)平均法，先計算材料入庫，然后對應計算材料出庫單價。

材料成本分攤：每個結(jié)算周期，針對材料出庫進行匯總分攤，審批通過后推送至財務。

周轉(zhuǎn)材業(yè)務流程分為兩部分，一部分為租賃周轉(zhuǎn)材，另一部分為自有周轉(zhuǎn)材。

租賃周轉(zhuǎn)材管理業(yè)務流程以合同為起始，周轉(zhuǎn)材租賃合同經(jīng)審批流程審批通過并生效后，需先進行周轉(zhuǎn)材進場，材料進場后系統(tǒng)自動根據(jù)進場的材料數(shù)量、租入天數(shù)、材料租賃單價計算租金，周轉(zhuǎn)材租賃結(jié)算時生成財務憑證，后續(xù)收到供應商開具的發(fā)票時，可根據(jù)實際發(fā)票錄入收票，收票金額受結(jié)算金額控制，由于業(yè)務需要，系統(tǒng)增加了100元的浮動金額，付款計劃的本次申請金額受收票金額控制，審批通過后，系統(tǒng)自動生成付款單，由財務人員審批通過生成憑證并進行付款。

自有周轉(zhuǎn)材管理業(yè)務流程同材料管理業(yè)務流程，唯一不同的是由于周轉(zhuǎn)材需要進行攤銷，材料出庫后需手工維護周轉(zhuǎn)材及低值成本分攤，審批通過后生成財務憑證。

設備管理業(yè)務流程分為租賃設備、自有設備、臨租設備三部分。

租賃設備管理業(yè)務流程以合同為起始，合同審批通過并生效后，需進行設備進場，進場設備的編碼要唯一，如果設備進場時發(fā)生費用(如上下場費)，則需維護費用單，設備進場后可通過工長報告單進行設備報量，結(jié)算日時需先進行租金計算再結(jié)算，結(jié)算單審批通過后生成財務憑證，后續(xù)收到供應商開具的發(fā)票時，可根據(jù)實際發(fā)票錄入收票，收票金額受結(jié)算金額控制，由于業(yè)務需要，系統(tǒng)增加了100元的浮動金額，發(fā)票與結(jié)算出現(xiàn)成本差值時，需補錄機械成本調(diào)差單，付款計劃的本次申請金額受收票金額控制，審批通過后，系統(tǒng)自動生成付款單，由財務人員審批通過生成憑證并進行付款。

設備租賃合同：按照公司要求填寫合同名稱及合同主要內(nèi)容。表頭、表體錄入完成后，上傳附件層級進行審批。

注意設備合同租賃方式分為內(nèi)租、外租，內(nèi)租選擇內(nèi)部租賃-單方，需要注意選擇內(nèi)部租賃只能在供應商-內(nèi)部客商類別里選擇出租方，外租規(guī)則與此類似

進場單：對設備自行編碼后，對設備進行進場，用于后續(xù)報量。

設備報量：每日按照紙質(zhì)工長報告單進行錄入。

注意報量部門要與后續(xù)加油部門統(tǒng)一。

費用單：用于結(jié)算設備調(diào)遷費、操作手工資，根據(jù)實際情況進行錄入。

租金計算：每個結(jié)算周期對設備報量進行匯總計算。

結(jié)算單：對設備租金計算生成結(jié)算單，并審批推送至財務生成憑證。

注意生成結(jié)算單后，需要與租金計算核對金額是否一致。

此部分操作與材料出庫相同，加油成本分攤時需要注意注意油料出庫部門要與設備報量部門一致，且該設備必須在加油日有設備報量。

場內(nèi)運輸管理業(yè)務流程以合同為起始，合同審批通過并生效后，需進行設備進場，進場設備的編碼要唯一，設備進場后可進行場內(nèi)運輸統(tǒng)計，結(jié)算日時需先進行租金計算再結(jié)算，流程與設備類似，結(jié)算單審批通過后生成財務憑證，后續(xù)收到供應商開具的發(fā)票時，可根據(jù)實際發(fā)票錄入收票，收票金額受結(jié)算金額控制，由于業(yè)務需要，系統(tǒng)增加了100元的浮動金額，發(fā)票與結(jié)算出現(xiàn)成本差值時，需補錄場內(nèi)運輸成本調(diào)差單，付款計劃的本次申請金額受收票金額控制，審批通過后，系統(tǒng)自動生成付款單，由財務人員審批通過生成憑證并進行付款。