PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用分析

（濟(jì)南市傳染病醫(yī)院（山東省公共衛(wèi)生臨床中心），山東 濟(jì)南 250021）

醫(yī)院科技檔案管理是一項(xiàng)科研技術(shù)檔案管理工作，醫(yī)院科技檔案則是指醫(yī)院從建成至今，以多種形式保存醫(yī)療科研活動(dòng)的圖像、文字、聲像等信息[1]。近年來(lái)，隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療技術(shù)水平得到相應(yīng)提高，而科技檔案的內(nèi)容也愈來(lái)愈多。目前在醫(yī)院科技檔案管理中，主要采用PDCA循環(huán)，其是一種先進(jìn)的管理方式，不僅能促進(jìn)醫(yī)院科技檔案管理，還能有效解決管理中的問(wèn)題。

一、PDCA循環(huán)的含義

PDCA為常用管理方法，其主要特點(diǎn)為管理模式具有程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，并且管理路徑是通過(guò)四個(gè)階段進(jìn)行的，即計(jì)劃（P）、實(shí)施（D）、檢查（C）和處理（A），而將這四個(gè)階段進(jìn)行持續(xù)循環(huán)能降低管理風(fēng)險(xiǎn)，使管理工作質(zhì)量得到提高；另外，每一次循環(huán)還可使管理中的一些問(wèn)題得到有效解決，環(huán)環(huán)相扣，相互補(bǔ)充及制約。

二、醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀

1.管理分散

部分醫(yī)院并未專門設(shè)立科技檔案管理機(jī)構(gòu)及配備專業(yè)的管理人才，普遍實(shí)行分散式管理。由于未對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，故不僅增加了數(shù)據(jù)收集的工作量，也在一定程度上降低了管理效率；另外，諸多大型科研項(xiàng)目及成果未及時(shí)歸檔，也對(duì)科技檔案管理的健康、長(zhǎng)久發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。

2.制度不完善

病案管理仍是目前醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容。科技檔案管理關(guān)注度少，并且管理人員通常為兼職人員，專業(yè)性不強(qiáng)，而相關(guān)制度規(guī)章也不夠全面。近些年來(lái)，在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中，科研的地位不斷提高，而當(dāng)下的科研管理機(jī)制已不能滿足科研發(fā)展的要求，阻礙了科研工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.現(xiàn)代化程度不高

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成熟，醫(yī)院科技檔案管理也從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，大大提高了管理效率。然而目前很多醫(yī)院并未重視數(shù)字化管理，未加大投入力度，仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，這使科技檔案管理工作受到嚴(yán)重制約。

4.人員素質(zhì)不高

目前醫(yī)院檔案管理者以兼職人員為主，流動(dòng)性較強(qiáng)，并且多數(shù)專職人員未接受專業(yè)訓(xùn)練，其專業(yè)技術(shù)及水平均達(dá)不到新時(shí)代下科技檔案管理的要求[2]，特別是智能化技術(shù)的發(fā)展，若不能有效運(yùn)用智能化管理，將會(huì)使醫(yī)院科研工作的發(fā)展受到影響。

三、醫(yī)院科技檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用

1.P（計(jì)劃階段）

在醫(yī)院科技檔案管理中，計(jì)劃階段指的是制度的制定，包括詳細(xì)記錄及保存科研信息等。醫(yī)院要分類集中歸檔這類科研信息，并對(duì)其進(jìn)行綜合利用。以科研課題為例，醫(yī)院在進(jìn)行一個(gè)科研課題的研究時(shí)，需記錄管理的內(nèi)容有：項(xiàng)目申報(bào)文件、研究實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告以及科研經(jīng)費(fèi)等，上述內(nèi)容均是提前根據(jù)計(jì)劃保存好的內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，科技檔案管理包含的多種計(jì)劃要有原件及復(fù)印件的原因是為了保證后期管理、使用的安全性。

2.D（實(shí)施階段）

計(jì)劃實(shí)施指的是分析和執(zhí)行制訂好的計(jì)劃。醫(yī)院科技檔案管理十分重視管理工作的實(shí)施階段，管理者需要制定科學(xué)、規(guī)范、全面的制度，而管理人員則需要明確自身的職責(zé)，掌握檔案分類的技巧。在實(shí)施階段，需先建立健全管理制度，并在管理制度的良好約束下開(kāi)展工作，以提供安全、穩(wěn)定的平臺(tái)；另外，各部門要了解自身的職責(zé)，清楚地標(biāo)注檔案，杜絕分類不明確情況出現(xiàn)。可通過(guò)培訓(xùn)相關(guān)人員，定期組織其參與知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，使其熟練掌握檔案的歸檔分類工作，在遇到問(wèn)題時(shí)能及時(shí)解決，從而便利檔案管理工作的開(kāi)展。

3.C（檢查階段）

科技檔案管理中的重要一點(diǎn)就是有效實(shí)施科技檔案管理。在日常管理工作中，醫(yī)院需要加強(qiáng)監(jiān)察與監(jiān)管力度，并落實(shí)到檔案管理中；還要增加控制力度，構(gòu)建責(zé)任監(jiān)督體系，使全體員工均能監(jiān)督各自的行為，充分調(diào)動(dòng)員工的工作主動(dòng)性。如醫(yī)院可建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制[3]，其成員包括檔案管理人員、科室負(fù)責(zé)人，主要職責(zé)是定期監(jiān)督和評(píng)估科室檔案管理質(zhì)量，并對(duì)各科室遵守管理制度的情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需及時(shí)進(jìn)行糾正，避免問(wèn)題進(jìn)一步發(fā)展，最終有效避免不良后果的出現(xiàn)。或可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的形式，鼓勵(lì)員工說(shuō)明工作問(wèn)題，同時(shí)提出對(duì)應(yīng)的建議，而管理者可按照具體問(wèn)題及建議提出整改方案和具體解決方法，最后落實(shí)到個(gè)人，細(xì)化實(shí)施日常檔案管理工作的整改方案。

4.A（處理階段）

處理階段還可稱之為計(jì)劃階段，在檔案管理中，這一階段是PDCA循環(huán)中的重要階段，不僅要求相關(guān)人員系統(tǒng)性討論及總結(jié)檢查、調(diào)查反饋結(jié)果，還要向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者上報(bào)詳細(xì)的整改方案和下一階段的建議，使其能詳細(xì)把握科技檔案管理中的問(wèn)題，盡快結(jié)合醫(yī)院具體情況，制定出后期的管理要求及標(biāo)準(zhǔn)等[4]。此類逐級(jí)上報(bào)的反饋匯報(bào)體系，有利于醫(yī)院進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，并且在這一循環(huán)過(guò)程中，科技檔案管理的成效及水平也能持續(xù)提高。

結(jié)語(yǔ)

綜合上文得出，科技檔案為醫(yī)院綜合檔案，涉及的載體與形式較多。在醫(yī)院科研與檔案管理中，科技檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，尤其是在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展快速的今天，科技檔案管理在整個(gè)醫(yī)院管理工作中的占比不斷增加。將PDCA循環(huán)有效應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案管理中，不僅能及時(shí)糾正不良問(wèn)題，還可使管理者發(fā)現(xiàn)及處理問(wèn)題的能力得到提高，從而提升檔案管理水平，為醫(yī)院的良性、可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造先決條件。