淺析重大活動(dòng)檔案建檔的價(jià)值和意義

■ 曾 燕

重大活動(dòng)檔案作為國家檔案資源不可或缺的組成部分，對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌，記載改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)成就，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。雖然自2005年以來不少省市制定了相關(guān)重大活動(dòng)檔案規(guī)范管理的政府規(guī)章、辦法等，但由于重大活動(dòng)時(shí)限短、參與部門廣、規(guī)格高，加之其管理工作機(jī)制不健全、介入?yún)⑴c和收集整理協(xié)調(diào)困難等因素影響，實(shí)際工作中，如何對(duì)其進(jìn)行及時(shí)、科學(xué)的建檔成為了制約其是否完整與安全、能否有效利用的重點(diǎn)和難點(diǎn)，值得探析。

一、重大活動(dòng)檔案的定義、范疇

重大活動(dòng)檔案，是重大公務(wù)、公益、慶典、賽事、展覽、突發(fā)事件等活動(dòng)過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、聲像、照片、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

關(guān)于重大活動(dòng)的范圍界定，各省市各有不同和側(cè)重，總體來說指各省區(qū)域內(nèi)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織在省內(nèi)外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會(huì)議、節(jié)慶、會(huì)展等大型活動(dòng)；突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)處置活動(dòng)；關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項(xiàng)或者綜合性的工作活動(dòng)。①《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》中，重大活動(dòng)檔案包括：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本省的公務(wù)活動(dòng)；外國元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖、國際組織負(fù)責(zé)人和著名外國友人在本省的外事活動(dòng)；省委書記、省長的重要公務(wù)活動(dòng)；省委、省人大、省政府、省政協(xié)的重大活動(dòng)；對(duì)全省具有重大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化活動(dòng)，重大慶典、紀(jì)念活動(dòng)以及重大公益性活動(dòng)；由本省承辦的國家重大活動(dòng)；省內(nèi)重大突發(fā)公共事件的處置活動(dòng)；應(yīng)當(dāng)依法建檔的其他重大活動(dòng)等8 個(gè)方面。

二、重大活動(dòng)檔案建檔的價(jià)值

重大活動(dòng)檔案建檔的價(jià)值基于重大活動(dòng)本身具有的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，即查考價(jià)值和利用價(jià)值。

重大活動(dòng)檔案，從字面理解而言，它與其他檔案的區(qū)別在于重大二字，除具憑證價(jià)值這一共性外，所提供的查考價(jià)值范圍和程度應(yīng)不同于一般社會(huì)活動(dòng)，不具有廣泛性，主要體現(xiàn)在為黨委、政府在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)建設(shè)中科學(xué)決策，為舉辦重大活動(dòng)提升綜合管理水平，為研究經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供信息支持，為重大突發(fā)事件提供經(jīng)驗(yàn)參考，尤其是可對(duì)突發(fā)事件、自然災(zāi)害的應(yīng)急提供處理方案，吸取其中有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，盡量少走彎路或不走彎路，確保積極正面的輿論影響力方向。同時(shí)，重大活動(dòng)檔案歸檔工作是新時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，是開展服務(wù)性的前提和基礎(chǔ)，由于其檔案所呈現(xiàn)的文字、影像等具有較強(qiáng)的說服力和感染力，可通過回溯發(fā)展變遷，研究事件社會(huì)影響力，復(fù)原一個(gè)國家、地區(qū)或城市的記憶，凸顯其亮點(diǎn)、重點(diǎn)、特點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)，從國家、地區(qū)角度來說，不僅體現(xiàn)著中國特色社會(huì)主義建設(shè)、地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展成果，還是歷史進(jìn)程中反映重要事務(wù)的記錄憑證，具有留史、資政的重要作用。

三、重大活動(dòng)檔案建檔的意義

當(dāng)前，隨著改革開放不斷深入，各個(gè)領(lǐng)域舉辦大型活動(dòng)日益增多，開展重大活動(dòng)檔案建檔對(duì)檔案工作及社會(huì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

1.有利于服務(wù)中心工作

重大活動(dòng)檔案具有明顯的政治屬性，其歸檔范圍包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、外國元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖、省委書記、省長和省委、省人大、省政府、省政協(xié)等重大公務(wù)活動(dòng)的記錄。2015年1月習(xí)近平總書記視察云南后，對(duì)云南提出了“主動(dòng)服務(wù)和融入國家發(fā)展戰(zhàn)略，闖出一條跨越式發(fā)展的路子，努力成為我國民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步示范區(qū)、生態(tài)文明建設(shè)排頭兵、面向南亞東南亞輻射中心，譜寫中國夢云南篇章”的任務(wù)和要求，這是符合云南發(fā)展特點(diǎn)、需求的發(fā)展目標(biāo)，也意味著在配合“一帶一路”戰(zhàn)略、深化同周邊國家合作等政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等活動(dòng)領(lǐng)域中，一系列反映云南在新時(shí)代發(fā)展奮斗和努力進(jìn)程的重大活動(dòng)將被記錄，形成大量珍貴資料，由此，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行建檔成為檔案部門圍繞省委重大戰(zhàn)略部署，圍繞中心工作開展檔案服務(wù)，做好參謀助手作用，積極展現(xiàn)檔案作為的基礎(chǔ)工作和有力體現(xiàn)。

2.有利于增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)

目前，檔案事業(yè)雖得到黨和國家的重視，但檔案作為一種文化財(cái)富還沒得到全社會(huì)的廣泛認(rèn)識(shí)，加之重大活動(dòng)由于組織承辦機(jī)構(gòu)往往是臨時(shí)的，一些機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案材料移交之后利用不便，且工作人員大都由各單位抽調(diào)而來，身兼數(shù)職等，難免造成不愿移交、檔案收集交接不到位等情況。對(duì)此，按照相關(guān)辦法要求，在開展重大活動(dòng)建檔中通過介入、參與政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、外事等活動(dòng)，積極向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門、重大活動(dòng)責(zé)任部門、參與部門等普及檔案知識(shí)，將重大活動(dòng)檔案建檔形成各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的共識(shí)，以點(diǎn)帶面，讓更多社會(huì)民眾認(rèn)識(shí)到重大檔案的范圍和價(jià)值，提高社會(huì)檔案意識(shí)有著積極作用。

3.有利于優(yōu)化檔案資源建設(shè)

重大活動(dòng)往往是綜合性的，涉及眾多部門，各司其職，各負(fù)其責(zé)，以致所形成的檔案涉及領(lǐng)域廣、數(shù)量大、類別雜、載體多，加之它不同程度與當(dāng)前社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)、抗震救災(zāi)、農(nóng)村土地確權(quán)登記、林權(quán)改革、脫貧攻堅(jiān)、重大項(xiàng)目建設(shè)、民族、宗教等涉及民生，反映地方特色的重大活動(dòng)相關(guān)，對(duì)其進(jìn)行整理尤其需要綜合專業(yè)的素質(zhì)和能力，不管是單獨(dú)以一項(xiàng)活動(dòng)建立全宗或是以單位全宗進(jìn)行歸并都少不了檔案部門的參與，通過編目建檔，還原保留重大活動(dòng)的原貌和脈絡(luò)，人物和細(xì)節(jié)等等，最終變?yōu)檎滟F的館藏資源，成為檔案資源建設(shè)的重要補(bǔ)充。

4.有利于推動(dòng)檔案工作法治化建設(shè)

目前，雖然《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》中已明確縣級(jí)以上行政區(qū)域內(nèi)具有重大影響的集會(huì)、會(huì)展等各種重大活動(dòng)的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門確定收集；組織承辦單位應(yīng)當(dāng)自重大活動(dòng)結(jié)束之日起90日內(nèi)向同級(jí)綜合檔案館管移交重大活動(dòng)檔案等相關(guān)責(zé)任、期限，并提出了7種違反規(guī)定行為的處罰措施，但因檔案部門參與重大活動(dòng)的門檻高、主動(dòng)性有待提高及缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)管手段等原因，相關(guān)規(guī)定并未真正實(shí)施落實(shí)，以建促改，通過重大活動(dòng)檔案建檔將對(duì)帶動(dòng)后續(xù)管理、利用等工作的法治化提供有效推手。

總的來說，重大活動(dòng)檔案歸檔體現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展體系的要求，是貫徹落實(shí)新時(shí)代檔案工作任務(wù)的有力抓手，建設(shè)與新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案資源體系，開展重大活動(dòng)、重大事件等具有典型性、代表性、稀缺性檔案資源的收集建檔是檔案部門的迫切責(zé)任和要求，需進(jìn)一步貫徹落實(shí)。

注釋：

①《山西省重大活動(dòng)檔案管理辦法》，201 6年1 0月20日起施行。