論高校民生檔案資源體系建設(shè)

唐書怡

（樂山師范學(xué)院，四川樂山 614000）

民生檔案是單位、社會(huì)組織和個(gè)人在勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育、公共管理等民生領(lǐng)域中形成的各種載體的文件材料，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)。高校民生檔案是指在高校辦學(xué)過程中產(chǎn)生的與教師、與學(xué)生、與社會(huì)大眾切身利益密切相關(guān)的教師的檔案、學(xué)生的檔案，是維護(hù)師生員工切身利益最有利的工具，集中體現(xiàn)了高校師生員工最真切的利益訴求，是保障高校師生員工利益的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，高校加強(qiáng)民生檔案工作具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 高校民生檔案的重要性

1.1 高校民生檔案是民生檔案的有機(jī)組成部分，是檔案工作服務(wù)大局的基礎(chǔ)工作

高校民生檔案是國(guó)家整個(gè)民生檔案這一類別檔案的有機(jī)組成部分，包含了在高校中和師生員工密切相關(guān)的全部檔案的總和，是民生檔案的重要組成部分。我們常講檔案要服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾，服務(wù)大局，高校民生檔案就是服務(wù)我們整個(gè)高校的不斷發(fā)展，服務(wù)高校的校園文化建設(shè)，服務(wù)高校的整個(gè)工作大局。高校在自身不斷發(fā)展過程中，需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、沉淀文化、積累歷史，而這些發(fā)展歷程全部寫進(jìn)了我們的檔案。檔案清楚記錄了高校的發(fā)展歷程、高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，高校的精神文化，高校的歷史全貌。當(dāng)一所高校想要繼續(xù)向前發(fā)展，不斷創(chuàng)新突破的時(shí)候，除了放眼未來，回首過去才能更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能提煉精髓，激發(fā)人心。因此積極做好高校民生檔案工作，是整個(gè)檔案工作服務(wù)大局的基礎(chǔ)性工作，不能替代，也無可替代。對(duì)此作為檔案工作者應(yīng)該大力加強(qiáng)宣傳，既是宣傳檔案工作的重要性，也是在為廣大師生員工服務(wù)。

1.2 高校民生檔案關(guān)系廣大師生員工的切身利益

檔案記錄歷史，保存記憶，特別是民生檔案，保存的是和高校師生切身利益密切相關(guān)的各種資料匯總。例如，教師轉(zhuǎn)正定級(jí)需要確認(rèn)學(xué)歷、參加工作時(shí)間。評(píng)職稱需要科研材料、上課具體情況、獲獎(jiǎng)情況等，升職加薪需要確認(rèn)工齡、確認(rèn)學(xué)歷、確認(rèn)入黨入團(tuán)時(shí)間。而對(duì)于學(xué)生來講，就業(yè)、升學(xué)、提干、考研，處處都會(huì)用到檔案。因此高校民生檔案關(guān)系廣大師生員工的切身利益，確實(shí)是非常重要的一項(xiàng)事業(yè)。

1.3 高校民生檔案是建設(shè)和諧校園的重要基礎(chǔ)

高校民生檔案關(guān)系廣大師生員工的切身利益，是被廣大師生查詢最多、利用最多的檔案資料。這類檔案資料我們保管得全，就會(huì)給前來查詢的師生提供更多的方便。如果這類檔案資料我們保管得不好，或者保管得不全，會(huì)讓前來查詢的師生員工產(chǎn)生很大的意見，會(huì)有很多的積怨。和諧校園建設(shè)關(guān)系方方面面，檔案工作雖然只是學(xué)校工作中很小的一個(gè)方面，但檔案工作也是一個(gè)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性、重要性的工作，在和諧校園建設(shè)中也發(fā)揮著重要的作用。這樣一項(xiàng)基礎(chǔ)工作做得好、做得扎實(shí)，會(huì)給和諧校園建設(shè)添磚加瓦，而一旦出現(xiàn)紕漏，會(huì)給學(xué)校工作帶來很大的被動(dòng)，也會(huì)給學(xué)校聲譽(yù)帶來重大的影響。

2 建設(shè)高校民生檔案資源體系的措施

2.1 為高校檔案事業(yè)培養(yǎng)大量的人才

高校民生檔案既是高校檔案工作中的重要內(nèi)容，同時(shí)又是和原有的高校檔案體系有所區(qū)別的內(nèi)容。因此檔案工作人員對(duì)民生檔案的認(rèn)識(shí)、辨別、區(qū)分就特別重要?？赡苡械臋n案工作人員認(rèn)為原有的檔案體系很好，為什么要改變呢。首先我們要明確的是加強(qiáng)高校民生檔案建設(shè)，不是要去改變?cè)械臋n案體系，而是檔案工作者在面對(duì)現(xiàn)實(shí)工作不斷推進(jìn)、不斷發(fā)展情況下做出的應(yīng)對(duì)，做出的變化、做出的改進(jìn)。高校檔案工作人員應(yīng)該加強(qiáng)這樣的認(rèn)識(shí)——高校民生檔案根本服務(wù)于師生、根本服務(wù)于學(xué)校建設(shè)。因此在這種情況下人的因素、人的作用就顯得特別強(qiáng)大、特別重要。檔案工作做得好不好，就看檔案工作人員的素質(zhì)與能力。高校民生檔案建設(shè)得好不好，也完全取決于我們檔案從業(yè)人員的能力和素質(zhì)。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前加強(qiáng)高校民生檔案的重要性，從思想上認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)這項(xiàng)工作的緊迫性，從行動(dòng)上抓好各項(xiàng)民生檔案的收集整理。增強(qiáng)民生檔案的服務(wù)意識(shí)，以發(fā)展的眼光、發(fā)展的意識(shí)，積極探索新形勢(shì)下檔案工作面臨的各種問題、各種挑戰(zhàn)、各項(xiàng)機(jī)遇、各種機(jī)會(huì)，以主人翁的意識(shí)積極地做好我們的高校民生檔案工作，不斷地更新工作方法、更新工作思路，完善高校民生檔案的歸檔范圍、歸檔方法以及管理辦法。其次我們要不斷培養(yǎng)高校檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)、進(jìn)取精神。檔案工作事無巨細(xì)，繁雜、瑣碎，沒有良好的服務(wù)意識(shí)、進(jìn)取精神，是很難堅(jiān)持走到最后的。在日常的工作中要培養(yǎng)檔案人員更加耐心、細(xì)致的工作意識(shí)、工作態(tài)度、工作方法。最后創(chuàng)造條件讓檔案工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，外出學(xué)習(xí)，多考察，多觀察，更加耐心細(xì)致地做好檔案工作，提升服務(wù)意識(shí)、提高服務(wù)質(zhì)量，從而讓高校的檔案事業(yè)更上一個(gè)臺(tái)階，也能極大地提升檔案工作者形象和地位。

2.2 梳理出高校民生檔案體系，方便分類整理

明確建設(shè)高校民生檔案這一概念后，接下來就要重點(diǎn)梳理高校民生檔案的資源體系。明確高校民生檔案涉及3 個(gè)維度：教師、學(xué)生、學(xué)校，每個(gè)維度下可以根據(jù)實(shí)際需要?dú)w納具體需要的內(nèi)容。見表1。

表1 高校民生檔案歸檔案范圍

當(dāng)然表1中的具體內(nèi)容大概包括了平時(shí)利用率高的一些檔案，但肯定不能完全窮盡。作為檔案工作人員一定不能生搬硬套，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況以及不斷變化發(fā)展的情況不斷增加或者減少相關(guān)內(nèi)容，才能在利用的時(shí)候，方便快捷、得心應(yīng)手。

2.3 根據(jù)實(shí)際情況建立各類專題檔案

前面文章我們已經(jīng)闡述，建立高校民生檔案并不是要在原有檔案體系的基礎(chǔ)上增加新的分類、新的類別，我們的目的就是方便利用，一切從實(shí)用考慮。所以為了不增加更煩瑣的工作量，同時(shí)也遵從教育部關(guān)于高校檔案分類的原則，我們從實(shí)際出發(fā)，方便廣大的利用者，也方便學(xué)校對(duì)這么多檔案的精細(xì)化管理，最直接有效的方式就是建立各種各樣的專題檔案。例如，教師檔案方面我們可以設(shè)立科研成果專題檔案、教學(xué)成果專題檔案、工資情況專題檔案、按學(xué)歷或者按職稱建立學(xué)歷專題檔案或者職稱專題檔案，以及這些年頻繁利用的年度考核專題檔案。針對(duì)學(xué)生方面我們可以設(shè)立學(xué)生入黨專題檔案、錄取專題檔案、畢業(yè)專題檔案、學(xué)生獲獎(jiǎng)專題檔案、學(xué)生受處分專題檔案、學(xué)生科研情況專題檔案、學(xué)生實(shí)踐教學(xué)專題檔案等。從學(xué)校層面上講這類專題檔案可以挖掘的種類更多，例如，這些年政治巡視、黨政同審、各類審計(jì)檢查都比較多，我們可以設(shè)立這類的專題檔案，還有規(guī)劃專題檔案、土地專題檔案、教學(xué)名師專題檔案、教授名錄、校友名錄、校慶材料等各類專題檔案。一個(gè)高校檔案館有了這樣方方面面的專題檔案，那我們服務(wù)的對(duì)象能夠更精準(zhǔn)，服務(wù)的質(zhì)量也能夠得到一個(gè)大的提升，檔案工作的重要性也能得到大大凸顯，檔案工作者的職業(yè)地位、職業(yè)規(guī)劃也能得到更多提升。

2.4 利用現(xiàn)代化信息手段建設(shè)民生檔案

前文已經(jīng)講了建設(shè)高校民生檔案并不是要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)新的種類，那這樣操作的話只會(huì)是增加工作人員的工作量，實(shí)際的利用效果還很難說。但是現(xiàn)在的信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)，按照國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，各個(gè)高校都在大力實(shí)施檔案數(shù)據(jù)信息化，從這個(gè)層面上來講，信息技術(shù)給了高校實(shí)施民生檔案建設(shè)更好的翅膀。檔案信息化工作中已經(jīng)將高校所有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了數(shù)字化，我們接下來就是將所有的數(shù)據(jù)重新分類整理，按照需求設(shè)立專題。實(shí)體檔案按照教育部的十大分類，專題檔案我們可以任意組合、高效組合，這樣在利用的時(shí)候能夠方便、迅速、快捷的查詢檔案，也能大大提高檔案的利用率。