信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)策略

畢軍勝

摘要：在信息時(shí)代，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，得益于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)的處理速度之快，以及處理模式的便利性，給檔案管理工作帶來了很多好處。但目前在很多單位還沒有應(yīng)用到這一技術(shù)，或者說沒有對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，阻礙了該項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)程，影響了整個(gè)檔案管理事業(yè)的整體發(fā)展水平。針對這一現(xiàn)狀，將提出幾點(diǎn)對策，僅供參考使用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新模式

檔案管理工作一般涉及到單位的檔案和員工的檔案兩種，在事業(yè)單位中，還有很多是國家的檔案。這些檔案非常重要，有的還具有一定的保密性。根據(jù)保密級別不同可分為機(jī)密、絕密等，這些檔案應(yīng)該分門別類放置在不同的地方，有需要時(shí)，直接根據(jù)分類進(jìn)行查找，這樣做能讓檔案查找工作更加高效。如今，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，需要處理的檔案越來越多，且內(nèi)容復(fù)雜，因此，導(dǎo)致我國的檔案管理工作越來越重要。很多單位似乎沒有意識到這一點(diǎn)，在實(shí)際工作中沒有考慮過要創(chuàng)新檔案管理的模式，導(dǎo)致在很多其他工作方面都出現(xiàn)了或多或少的麻煩。基于這一點(diǎn)，應(yīng)該盡快找到行之有效的解決方案。

一、檔案管理工作基本原則

檔案管理工作要求具有一定的規(guī)范性和高效性，在工作人員處理單位的大量檔案時(shí)，不僅要注意檔案的保存完整，還需要對檔案進(jìn)行分類。檔案管理工作應(yīng)該具備自己的制度，并遵循法律規(guī)范，在規(guī)范之內(nèi)，還應(yīng)該靈活發(fā)揮工作人員的能動性。每個(gè)單位有不同的檔案需要處理，不能按照完全相同的工作模式，要具有創(chuàng)新性。檔案管理工作也應(yīng)該和其他工作一樣具有問責(zé)機(jī)制，如果出現(xiàn)問題就直接和工作人員自身的利益掛鉤。這樣設(shè)置的目的也是為了讓工作人員更好的做好檔案管理工作，提高整個(gè)行業(yè)發(fā)展水平。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不嚴(yán)明

任何一項(xiàng)工作都需要制度的約束，無論是明文規(guī)定，還是大家默認(rèn)的規(guī)定都能對工作起到很好的促進(jìn)作用。檔案管理工作也是如此，在我國目前的很多單位中，還有很多單位缺乏對此項(xiàng)工作的重視，認(rèn)為檔案管理所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益不高。實(shí)際上，檔案管理雖然不具備創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)財(cái)富的直接條件，但其對多種工作都具有關(guān)聯(lián)性和助益。檔案管理關(guān)系到單位人員的信息和單位發(fā)展的信息等，對工作人員和單位的發(fā)展都是非常重要的。沒有相應(yīng)的制度來規(guī)范工作人員的行為就會引發(fā)一系列檔案管理安全問題。而沒有制度來引導(dǎo)檔案管理工作也會讓一些問題出現(xiàn)的時(shí)候，沒有人能夠處理和解決，后果將會不堪設(shè)想[1]。

（二）檔案管理工作人員水平低

從事檔案管理工作的人不僅需要十足的耐心和細(xì)心，還需要具備一定的專業(yè)性。而如今，從事檔案管理的工作人員大多都按照固有的模式去工作，沒有與時(shí)俱進(jìn)，就算知道有先進(jìn)性技術(shù)可以提升工作效率，也有很多工作人員一時(shí)間無法掌握，或者根本不愿意去學(xué)習(xí)。這使得他們處理檔案和查找檔案的能力一直沒有進(jìn)步，多年來，只是在原地踏步，甚至有的人還不思進(jìn)取。這種現(xiàn)象在事業(yè)單位中是很普遍的。

（三）檔案管理形式缺乏創(chuàng)新

時(shí)代發(fā)展迅速，科技水平與日俱進(jìn)，而檔案管理工作水平卻一直沒有什么大的突破。近幾年來隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，應(yīng)用到檔案管理中的在技術(shù)還處在一個(gè)初級階段。有的單位還沒有充分掌握，甚至還有單位不知道這種工作模式的創(chuàng)新。由于單位人員與時(shí)代脫軌，又缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致這一工作的創(chuàng)新水平一直停留在待開發(fā)階段。檔案管理工作模式單一，處理檔案速度緩慢，甚至有些單位依舊全部沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，設(shè)備也幾乎從不更新。這些問題都是檔案管理工作向前發(fā)展的阻礙[2]。

（四）檔案管理設(shè)備老舊

由于單位對檔案管理工作重視程度不夠，資金投入較其他工作就少了很多，導(dǎo)致目前檔案管理的設(shè)備老化，缺乏維修，處理檔案速度慢等問題。設(shè)備的不足必然引起檔案管理工作無法順利進(jìn)行，工作人員也是怨聲載道，嚴(yán)重降低工作效率。

三、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新意識

如今是信息時(shí)代，單位應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理和時(shí)代發(fā)展的關(guān)聯(lián)性。運(yùn)用最新的信息技術(shù)發(fā)展檔案管理工作創(chuàng)新模式，需要單位首先加強(qiáng)對檔案管理創(chuàng)新的意識。創(chuàng)新是發(fā)展的動力，任何事物都不能一成不變。在所有人都在努力迎合時(shí)代發(fā)展時(shí)，不去搞創(chuàng)新就會落后于人。技術(shù)先落后，然后經(jīng)濟(jì)發(fā)展就會落后，企業(yè)變得不景氣就留不住優(yōu)秀人才，大量人才的流失又會導(dǎo)致企業(yè)繼續(xù)走下坡路。這一系列反映就像蝴蝶效應(yīng)一般，有最初的缺乏創(chuàng)新意識引起，最終可能會讓整個(gè)企業(yè)就此消亡[3]。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對創(chuàng)新的重視，加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注。

此外，在檔案管理工作制度的制定上也不能疏忽。需要根據(jù)單位的具體發(fā)展需要和員工的整體素質(zhì)來制定出一套完善的管理體系。在增進(jìn)創(chuàng)新意識的基礎(chǔ)上，保持制度的清晰嚴(yán)明。通過明文規(guī)定來約束工作人員的行為，激勵和監(jiān)督工作人員用心工作。

（二）提升檔案管理工作人員創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用水平

面對新接觸到的創(chuàng)新技術(shù)，很多工作人員可能學(xué)習(xí)起來比較困難，需要一些時(shí)間。但不能因此就放棄學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，創(chuàng)新一項(xiàng)技術(shù)必然是要經(jīng)過一個(gè)艱難的進(jìn)程的，只要撐過這個(gè)階段，就會享受到新技術(shù)帶來的巨大好處。單位應(yīng)該給檔案管理工作人員樹立信心，并安排他們進(jìn)行專門的培訓(xùn)，聘請優(yōu)秀的技術(shù)人員指導(dǎo)，將每一個(gè)工作人員都培養(yǎng)成專業(yè)人士。此過程可以進(jìn)行評比，通過設(shè)置獎懲機(jī)制來表彰學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，技術(shù)水平高的工作人員。這樣做目的是為了激起工作人員的學(xué)習(xí)興趣，為學(xué)習(xí)新技術(shù)提供精神動力。對學(xué)習(xí)能力差，學(xué)習(xí)不夠用心的工作人員也起到一個(gè)監(jiān)管和約束作用。

（三）應(yīng)用數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新模式

數(shù)字化檔案管理的模式能夠大大提高檔案管理的工作效率，在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中起到了很好的作用。但很多單位還沒有將此項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用起來，常常導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理速度慢，數(shù)據(jù)保存效果不好等現(xiàn)象的發(fā)生。應(yīng)該鼓勵工作人員積極學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理模式，同時(shí)引進(jìn)新設(shè)備，建立完善的數(shù)據(jù)庫，將檔案保存起來。在數(shù)字化檔案管理中，重點(diǎn)是對數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)發(fā)展進(jìn)步如此之快，已經(jīng)讓各種數(shù)據(jù)處理能力都有了質(zhì)的飛躍[4]。在檔案處理時(shí)，可以先按照密級對不同級別的檔案分類，再根據(jù)檔案的類型或內(nèi)容、年限、所屬地區(qū)等一一分類。在有需要時(shí)，直接根據(jù)分類精準(zhǔn)查找，可以省去不少時(shí)間。對于可以公開的檔案，可以放在公共區(qū)域方便工作人員自行查找，也減少了檔案管理工作人員的工作量，讓其有更多的時(shí)間去維護(hù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全，和個(gè)人專業(yè)化水平的提升。

（四）引進(jìn)新設(shè)備

用于檔案管理工作的設(shè)備需要及時(shí)更新，如果機(jī)器出現(xiàn)故障不僅會影響工作效率，嚴(yán)重的還會造成檔案丟失或損壞，造成無法挽回的損失。因此，單位應(yīng)該加大對引進(jìn)設(shè)備的資金投入，給工作人員提供良好的工作條件。

結(jié)語：

綜上所述，信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新就應(yīng)該充分利用好信息時(shí)代的便利條件，利用大數(shù)據(jù)，引進(jìn)新設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)化人士，將檔案管理工作水平提升到新的階段。單位也應(yīng)該重視檔案管理工作，加大資金的投入，制定相關(guān)的工作制度，在單位內(nèi)做好宣傳工作，讓大家都提高對檔案管理工作的關(guān)注。只有這樣，才能夠提升檔案管理工作效率，讓我國的檔案管理行業(yè)有一個(gè)光明的未來。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳萍.信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新分析[J].青春歲月，2020，（17）：483.

[2]譚艷艷.辦公室檔案管理創(chuàng)新的途徑分析[J].企業(yè)改革與管理，2017，（8）：203.

[3]劉建群，孫超.大數(shù)據(jù)時(shí)代公安檔案管理創(chuàng)新闡述[J].魅力中國，2019，（22）：318.

[4]張曉花.現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新之我見[J].青海教育，2019，（10）：54.