新形勢(shì)下事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：在全新的歷史時(shí)期，我國(guó)檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。電子檔案管理是一個(gè)新興的領(lǐng)域，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多，因此，在日常的電子檔案管理中不可避免會(huì)出現(xiàn)許多傳統(tǒng)檔案管理沒(méi)有的問(wèn)題。本文結(jié)合工作實(shí)際，通過(guò)分析在電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出行之有效的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

前言

信息化時(shí)代到來(lái)，事業(yè)單位和國(guó)家各個(gè)職能部門已基本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公。因此，大量的電子文件替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案也順應(yīng)而生。從此，檔案管理逐步進(jìn)入電子化管理模式。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.1 有助于成本的節(jié)約

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過(guò)程當(dāng)中的人、財(cái)、物的成本[1 ]。

首先，可節(jié)約大量的空間。據(jù)了解，很多單位在最初的建設(shè)規(guī)劃中，并沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案庫(kù)房，檔案一般存放于辦公室內(nèi)的柜子。隨著國(guó)家對(duì)檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫(kù)房，并且要求檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公用房分開(kāi)。很多單位空間局促，電子檔案則可以規(guī)避由于空間不足給帶來(lái)的問(wèn)題。

其次，可有效減少成本開(kāi)支。檔案庫(kù)房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國(guó)家對(duì)于檔案庫(kù)房建設(shè)的相關(guān)要求，在設(shè)施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設(shè)施，另外，還有日常檔案耗材的購(gòu)買，也是一筆不菲的開(kāi)支。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理需要的成本要低得多，只需配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備即可實(shí)現(xiàn)，即使是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，也是一次性投資，平時(shí)只需日常維護(hù)即可，可以大大節(jié)省更換設(shè)備帶來(lái)的成本。

此外，電子檔案管理還可以節(jié)約大量的人力資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理都需要花費(fèi)大量的人力進(jìn)行規(guī)范化的整理，鑒定、編碼、錄入、裝訂、制作案卷等檔案整理工作，不僅工作效率較低，還容易出錯(cuò)。電子檔案可以通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)存，這樣就能提高工作人員的工作效率，可以通過(guò)可視化工作的方式來(lái)簡(jiǎn)化其工作的步驟，有效規(guī)避繁瑣工作帶來(lái)的時(shí)間成本和人力成本的投入。

1.2 有助于提高檔案資源共享和利用服務(wù)能力

傳統(tǒng)的檔案管理在檔案利用服務(wù)時(shí)，只能依靠人工查閱目錄的方式，除了檔案管理人員，其他人無(wú)法了解本單位的檔案數(shù)量和內(nèi)容情況，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。電子檔案管理則可通過(guò)信息技術(shù)的加持來(lái)提高其應(yīng)用的性能，因此，電子檔案能夠有效解決過(guò)去單一紙質(zhì)檔案無(wú)法滿足的信息共享需求，也能通過(guò)集成化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息內(nèi)容的全面應(yīng)用，通過(guò)輔助軟件的應(yīng)用來(lái)降低電子檔案管理的強(qiáng)度，通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，也能為用戶提供更快、更全面、更準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)。

1.3 有助于我國(guó)環(huán)保事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

大量的紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境有直接的影響。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理必然需要通過(guò)紙的應(yīng)用來(lái)滿足媒介轉(zhuǎn)載的需求，用紙必然要砍伐樹(shù)木，而過(guò)度砍伐樹(shù)木勢(shì)必會(huì)對(duì)環(huán)境造成極大的破壞，另外造紙廠造成的環(huán)境污染也很嚴(yán)重。電子檔案則遵循了我國(guó)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，在一定程度上為我國(guó)的綠色環(huán)保發(fā)展做出了貢獻(xiàn)，這也是當(dāng)前電子檔案管理被提倡的一個(gè)重要因素。

2 新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題

電子檔案管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，有其自身的優(yōu)勢(shì)，但是電子檔案的管理對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)是新興的領(lǐng)域，大部分檔案工作者對(duì)電子檔案的管理還比較陌生，無(wú)實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)。任何新生的事物都需要時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)才能完善和發(fā)展，電子檔案管理也一樣，不僅管理的模式發(fā)生了變化，同時(shí)管理的載體也發(fā)生了變化，電子檔案管理不僅需要人，還需要各種軟硬件的支持。因此，電子檔案的管理比傳統(tǒng)的檔案管理難度更大，對(duì)管理者的要求更高，存在的問(wèn)題也不少。

2.1 電子檔案管理存在一定的安全隱患

眾所周知，電子檔案基本是在移動(dòng)硬盤或計(jì)算機(jī)硬盤中存儲(chǔ)的，所以若缺乏電子信息檔案管理相關(guān)制度，在利用電子檔案時(shí)，就會(huì)造成損壞或不可讀的情況，嚴(yán)重威脅電子檔案的安全。另外，由于電子檔案管理系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中存在一定的不足，導(dǎo)致利用信息技術(shù)處理檔案的過(guò)程中，也會(huì)遇到死機(jī)、電源中斷、系統(tǒng)失靈等情況，這些突發(fā)狀況都會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。再者，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中會(huì)存在一些病毒，若不慎被安裝了病毒程序，則進(jìn)一步增加了檔案信息被泄露、被不法分子篡改或竊取檔的風(fēng)險(xiǎn)。由此可見(jiàn)，新形勢(shì)下電子檔案安全問(wèn)題存在一定的不穩(wěn)定性，尤其網(wǎng)絡(luò)“黑客”技術(shù)能力的不斷提升，對(duì)我們的電子檔案管理系統(tǒng)將造成更大的危害[2 ]。

2.2 電子檔案管理方法有待完善

電子檔案管理的整體應(yīng)用相較于過(guò)去的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，有著應(yīng)用性能進(jìn)一步升級(jí)的特點(diǎn)，但是在具體的電子檔案管理方法上，卻因缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)和方法，當(dāng)前電子檔案管理工作仍然存有隨意性的問(wèn)題，這也直接揭示了在電子檔案管理工作制度上的不完善，無(wú)法滿足當(dāng)前電子檔案管理的需求。

2.3 信息化水平不高

大家都知道，電子檔案的管理必須依靠信息化技術(shù)，因此，信息化水平的高低直接影響電子檔案管理的水平。目前，就事業(yè)單位而言，現(xiàn)有的檔案人員普遍年齡偏大，基本上不具備或只具備很少信息化知識(shí)，這也是導(dǎo)致電子檔案管理水平不高的重要原因。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)策

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)的有效銜接

據(jù)了解，大部分事業(yè)單位的電子政務(wù)系統(tǒng)和檔案部門的檔案信息系統(tǒng)是分開(kāi)建設(shè)的，而且電子政務(wù)系統(tǒng)要早于檔案信息系統(tǒng)，最初建設(shè)電子政務(wù)系統(tǒng)是為了方便辦理公文，沒(méi)有考慮到電子文件的整理歸檔問(wèn)題，因此早期的電子文件基本上已經(jīng)丟失，無(wú)法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設(shè)電子公文系統(tǒng)的同時(shí)，要充分考慮到與檔案信息系統(tǒng)的銜接問(wèn)題。筆者所在的單位，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子公文系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的高度融合。每個(gè)人將自己辦結(jié)的文件經(jīng)過(guò)初步鑒定后及時(shí)歸入預(yù)歸檔庫(kù)（中間庫(kù)），檔案管理人員對(duì)在預(yù)歸檔庫(kù)里的電子文件進(jìn)行二次鑒定后，補(bǔ)充完整電子文件的相關(guān)信息，賦予符合要求的電子檔號(hào)后，可直接形成電子檔案。因此，通過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)的互相聯(lián)接，可實(shí)現(xiàn)在線歸檔，在線查閱，通過(guò)對(duì)每個(gè)人的角色權(quán)限、對(duì)每份文件的權(quán)限設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的有效安全利用，最大程度上保證檔案信息的安全。系統(tǒng)的建設(shè)和使用，不僅能提高檔案工作效率，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享和檔案的快速利用。

3.2 完善制度，降低安全隱患

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)意義的檔案管理工作模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，各單位早期制訂的相關(guān)檔案管理制度，主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案而言，因此需要制訂或完善電子檔案管理制度，通過(guò)制度約束歸檔者。同時(shí)，還應(yīng)注意對(duì)電子檔案進(jìn)行安全備份，以防在電腦突然出現(xiàn)故障的情況下，電子檔案資料丟失。近幾年，國(guó)家檔案局要求各單位對(duì)電子檔案進(jìn)行異地備份工作。為了保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，各單位應(yīng)盡快開(kāi)展電子檔案異地備份工作，為了保證檔案的安全，可以采用與兄弟單位互相備份的方式，保證電子檔案在遇到各種自然災(zāi)害時(shí)，數(shù)據(jù)不丟失或被損壞。應(yīng)完善檔案信息系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)抵御外界病毒的能力。另外，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以此杜絕或減少外界病毒侵入電腦的可能性。

3.3 優(yōu)化電子檔案管理方法

電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在管理方法上有很大的不同，因此要想提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，檔案人員必須改變?cè)瓉?lái)的檔案管理方法，形成或優(yōu)化新的電子檔案管理方法，保證電子檔案管理規(guī)范和科學(xué)。在電子檔案管理過(guò)程中，可能會(huì)面臨檔案被更改及檔案丟失等問(wèn)題，因此，需要通過(guò)優(yōu)化檔案管理的方法來(lái)確保檔案的真實(shí)性和完整性。此外，應(yīng)特別注意維護(hù)原始檔案的真實(shí)性，若紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)存在，應(yīng)實(shí)行雙軌制的檔案管理模式，將原始檔案紙質(zhì)版進(jìn)行存檔，以此留存電子檔案的原始證據(jù)。

3.4 進(jìn)一步提高信息化水平

電子檔案無(wú)論是建立檔案、管理檔案還是利用檔案，都離不開(kāi)信息技術(shù)[3 ]。因此，檔案人員必須在掌握檔案相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，掌握一定的信息化知識(shí)。為了提高檔案人員的信息化水平，各單位應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，邀請(qǐng)有關(guān)信息化方面的專家或老師授課，采用理論與實(shí)踐相結(jié)合、一對(duì)一或等方式對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，快速地提高檔案人員的信息化水平。另外，應(yīng)與單位的信息化部門取得長(zhǎng)期的溝通與聯(lián)系，為電子檔案的管理提供有效的技術(shù)支持。只有通過(guò)多方面的手段，才能進(jìn)一步提高電子檔案的管理水平。

總結(jié)

隨著現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，信息時(shí)代的到來(lái)也進(jìn)一步提升了電子檔案應(yīng)用的價(jià)值，對(duì)于事業(yè)單位而言，必須要保證在新形勢(shì)的發(fā)展背景下，通過(guò)建設(shè)檔案信息系統(tǒng)、保護(hù)電子檔案安全、優(yōu)化電子檔案管理方法和提高信息化水平等方式，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的快速發(fā)展，全面提升我國(guó)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉旭霞.新形勢(shì)下工程電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2020（09）：61—62.

[2]李真.新形勢(shì)下辦公室電子檔案管理問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：176—177.

[3]張艷.強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的可行路徑探究[J].文存閱刊，2020（17）：53.

作者簡(jiǎn)介：楊會(huì)，自然資源部南海局館員，研究方向：檔案管理。