渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程檔案管理實(shí)踐與探討

(1.新余市渝水區(qū)水利局，江西 新余 338000；2.江西省水利科學(xué)研究院，江西 南昌 330029；3.豐城市水利水電技術(shù)服務(wù)站，江西 豐城 331100)

工程檔案管理是全面、真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、科學(xué)記錄工程建設(shè)全過程的重要手段[1]，更是工程竣工決算、后期運(yùn)行管理和維修養(yǎng)護(hù)的關(guān)鍵資料，是水利工程全生命周期建設(shè)管理的重要組成部分[2]。檔案資料的收集、整理與歸檔，特別是建設(shè)現(xiàn)場原始資料的收集、整理，是工程檔案管理的重點(diǎn)工作，并將為整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收、移交和后續(xù)運(yùn)行管理提供重要依據(jù)[3]。

渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程在建設(shè)過程中，項(xiàng)目法人在強(qiáng)化檔案管理方面進(jìn)行了大膽的嘗試，通過落實(shí)全部參建方責(zé)任、發(fā)揮業(yè)主核心作用、做好檔案管理頂層設(shè)計(jì)和聘用專業(yè)團(tuán)隊(duì)管理等措施規(guī)范了項(xiàng)目的檔案管理，達(dá)到了項(xiàng)目檔案的規(guī)范性、時(shí)效性、真實(shí)性要求。

1 項(xiàng)目概況

渝水區(qū)位于江西省中部偏西，鄱陽湖流域贛江水系袁水中下游，總面積1773.67km2。區(qū)內(nèi)大部分河流以南北向注入贛江一級支流袁水，水系呈葉脈狀。渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程總投資29823萬元，主要任務(wù)是通過河道疏浚、水系溝通、岸坡整治、生態(tài)修復(fù)等措施，恢復(fù)區(qū)內(nèi)主要河流基本功能，改善河流水生態(tài)水環(huán)境，保護(hù)河道、灘地自然形態(tài)，提高防洪除澇能力，改善人居環(huán)境，初步實(shí)現(xiàn)河暢、水清、岸綠、景美的目標(biāo)。

項(xiàng)目清淤疏浚河道369km；清淤整治村塘2437畝；拆除阻水建筑物142座；更新改造引排水溝渠及配套工程154座(長度93.6km)，堰壩36座(長度1225m)，涵閘67座(長度632m)治理斷頭河2.5km；岸坡整治180km，更新改造建筑物680座。共劃分項(xiàng)目區(qū)11個(gè)，覆蓋全縣11個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，項(xiàng)目于2012年開工建設(shè)，2019年主要工程基本完工。

2 點(diǎn)多面廣型項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

2.1 建設(shè)過程全生命周期長

以渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程為例，項(xiàng)目檔案管理包括從項(xiàng)目策劃開始，市縣召開各種研討會(huì)、項(xiàng)目建議書、規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、項(xiàng)目建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收、運(yùn)行管理等各階段的工作。該項(xiàng)目從2011年策劃開始，到目前驗(yàn)收階段已歷經(jīng)8年多，在這個(gè)漫長的過程中，需要收集其全過程的會(huì)議紀(jì)要、各種報(bào)告、圖紙、批文、記錄等，而檔案管理還涉及到驗(yàn)收后的運(yùn)行管理階段，更是一個(gè)長期的過程。

2.2 參建單位多，建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜

農(nóng)村水系連通工程項(xiàng)目投資大、分標(biāo)段多、建設(shè)涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜。以渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程為例，項(xiàng)目檔案管理主要涉及建設(shè)單位項(xiàng)目法人、4個(gè)規(guī)劃設(shè)計(jì)單位、2個(gè)監(jiān)理組織、11個(gè)施工單位，還包括項(xiàng)目沿線涉及的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位、村委，行政管理方面的環(huán)保局、審計(jì)局、財(cái)政局、紀(jì)檢等部門，以及設(shè)備加工廠、原材料供應(yīng)方、各種分包商等多個(gè)企業(yè)。建設(shè)內(nèi)容包括水利工程、生態(tài)環(huán)保、道路橋梁、景觀綠化、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個(gè)領(lǐng)域。

2.3 實(shí)施過程多變性突出

渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程覆蓋370km河道、2400多畝村塘、數(shù)百座水工建筑物，在長達(dá)8年多的建設(shè)過程中，由于水文、氣象、地質(zhì)原因引起的各種問題經(jīng)常出現(xiàn)，涉及全區(qū)11個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)250多個(gè)行政村，老百姓在建設(shè)過程中對于農(nóng)村水系連通項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)和需要也在逐步變化，導(dǎo)致在實(shí)施過程中，經(jīng)常會(huì)由于各種條件的變化而需要設(shè)計(jì)變更、更改施工方案。

2.4 真實(shí)性和時(shí)效性要求高

工程檔案是工程建設(shè)全過程的證明材料，影響到項(xiàng)目決策、資金支付、項(xiàng)目驗(yàn)收移交、運(yùn)行管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，因此檔案的記錄、收集和整理必須及時(shí)，與工程建設(shè)同步進(jìn)行。因?yàn)闀r(shí)效性影響到工程的支付進(jìn)度等問題，真實(shí)性是生命線，所以如果記錄數(shù)據(jù)不真實(shí)，最終的驗(yàn)收等會(huì)出現(xiàn)很多糾紛，需要花更多的時(shí)間和精力去檢測，所以對工程檔案的真實(shí)性和時(shí)效性要求較高。

3 檔案管理實(shí)踐中的主要難題

3.1 重建輕檔現(xiàn)象嚴(yán)重

早期的各項(xiàng)合同中都對工程質(zhì)量、進(jìn)度有具體的要求，且明確了違約懲罰；而對于檔案管理，往往只要求跟工程建設(shè)同步進(jìn)行，沒有明確違約懲罰，造成各方重視工程的進(jìn)度管理，而失去了強(qiáng)化檔案管理的抓手[4]?？焖偻七M(jìn)的工程建設(shè)產(chǎn)生了合同、質(zhì)量、進(jìn)度等大量的檔案資料，但由于重視不夠，造成檔案資料無法及時(shí)收集整理，檔案資料與工程建設(shè)脫離、與管理工作脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.2 各單位檔案管理人員參差不齊

農(nóng)村水系連通工程參與單位較多，尤其在施工建設(shè)時(shí)期，項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位同時(shí)進(jìn)行，且多標(biāo)段同時(shí)進(jìn)行，大量的檔案管理人員進(jìn)行資料的收集和整理，各單位的重視程度不一導(dǎo)致檔案管理人員也參差不齊，特別是施工單位，從事檔案工作的人員多為兼職人員，且更換頻繁，難以專注于開展檔案管理，專業(yè)素質(zhì)不高[5]。

3.3 檔案的時(shí)效性和真實(shí)性得不到保證

檔案收集整理工作在過程中的督促和檢查較少，尤其是施工過程中，大多數(shù)存在檔案整理不同步現(xiàn)象，而這往往導(dǎo)致工程在接受檢查、稽察或者驗(yàn)收時(shí)資料缺失。為應(yīng)付各種要求，施工單位往往臨時(shí)組織人員猛“補(bǔ)”資料，致使檔案資料缺乏真實(shí)性[6]。

3.4 各階段各單位檔案一致性較差

項(xiàng)目的建設(shè)周期長，技術(shù)人員變動(dòng)大，加上部分人員的責(zé)任感不強(qiáng)，導(dǎo)致有的技術(shù)參數(shù)存在前后不一致的現(xiàn)象；其次同一項(xiàng)目同一標(biāo)段各參建單位之間的技術(shù)數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行匯總核對，也經(jīng)常存在不一致的現(xiàn)象，比如工程計(jì)量方面，施工單位和監(jiān)理單位對于清淤工程量經(jīng)常會(huì)存在出入，工程質(zhì)量指標(biāo)也經(jīng)常不一致。

4 水系連通工程檔案管理嘗試

4.1 強(qiáng)化檔案管理約束機(jī)制和保障體系

項(xiàng)目法人結(jié)合農(nóng)村水系連通工程情況，制定了《渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程檔案管理辦法》等制度以規(guī)范管理。在項(xiàng)目管理費(fèi)中列支了專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于檔案管理，保障檔案資金投入。

按照“工程檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步管理”的要求，從落實(shí)檔案工作責(zé)任制、強(qiáng)化制度建設(shè)、設(shè)施配置、科技和技術(shù)檔案質(zhì)量要求、資金保障等方面，健全檔案保障體系，做到了機(jī)構(gòu)、制度、人員、設(shè)施、資金到位[4]。自項(xiàng)目法人成立起，就成立了以項(xiàng)目法人代表為組長、各職能部門和參加單位為組員的項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將工程檔案管理作為一項(xiàng)重要工作，各標(biāo)段和參建單位相繼成立了檔案管理部門，配備了相應(yīng)數(shù)量的檔案管理員。

在工程合同簽訂時(shí)對檔案管理提出具體的要求，涵蓋了檔案的收集、整理和移交全過程。例如，合同要求在每筆項(xiàng)目進(jìn)度資金支付前，須對各相關(guān)方的工程檔案資料進(jìn)行核查，須由檔案人員簽字確認(rèn)才可進(jìn)行支付的相關(guān)手續(xù)；其次在分部、單位和完工驗(yàn)收前，均須對檔案進(jìn)度、質(zhì)量和具體內(nèi)容進(jìn)行審查，以合同條款保障檔案工作的順利進(jìn)行。

4.2 發(fā)揮項(xiàng)目法人核心作用，形成檔案管理合力

檔案管理需要全部參建單位共同完成，協(xié)調(diào)難度較大，需要項(xiàng)目法人厘清職責(zé)，明確各方的具體分工，建立良好的溝通機(jī)制，搭建信息交換平臺(tái)。在項(xiàng)目中制定定期會(huì)議制度、建立工程檔案工作微信群、定期或不定期地增強(qiáng)溝通頻率，可以使檔案管理過程中的回答問題、核對數(shù)據(jù)以及安排工作更便捷，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)交流更順暢。

項(xiàng)目法人針對施工單位檔案管理人員素質(zhì)不高、流動(dòng)性大的問題，邀請省內(nèi)檔案管理方面的專家多次到項(xiàng)目部開展檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、操作實(shí)務(wù)、檔案驗(yàn)收等講座，使得檔案管理的時(shí)效性和規(guī)范性得到保證。根據(jù)工程點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)，通過實(shí)地考察和現(xiàn)場講學(xué)，加強(qiáng)了各標(biāo)段、各參建單位之間的交流，形成互相學(xué)習(xí)、互相促進(jìn)的良好氛圍。

4.3 聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)外包檔案管理工作

通過從項(xiàng)目管理費(fèi)中落實(shí)檔案管理專項(xiàng)資金，聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)外包檔案管理工作，檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)除負(fù)責(zé)項(xiàng)目法人的檔案管理組織、策劃、收集、整理和歸檔外，同時(shí)還負(fù)責(zé)參建各方檔案人員的培訓(xùn)、答疑和指導(dǎo)工作。團(tuán)隊(duì)由科技檔案方面的專家、文書檔案方面的專家和工程技術(shù)方面的專家共同組成。讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，有利于工程檔案管理工作系統(tǒng)、全面、規(guī)范地進(jìn)行。通過合同進(jìn)行約束，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，使工程檔案收集、整理、立卷、歸檔工作得到技術(shù)和人才保障[1]。

4.4 科學(xué)規(guī)劃、系統(tǒng)組織，分階段歸檔

項(xiàng)目法人做好項(xiàng)目檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)分類、系統(tǒng)組織，使工程檔案管理工作走在項(xiàng)目實(shí)施之前。做好檔案規(guī)劃，分別提出各分標(biāo)段、單位技術(shù)檔案收集、整理要求，科技檔案整編、歸檔要求，項(xiàng)目階段檔案管理數(shù)量和深度要求等。緊跟“大數(shù)據(jù)”“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化、影像化，注重?cái)?shù)字檔案規(guī)范化，運(yùn)用合理的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行電子和紙質(zhì)兩套檔案的同步存檔，不斷完善工程檔案管理信息化[7]。通過科學(xué)規(guī)劃、系統(tǒng)組織，達(dá)到分階段分標(biāo)段歸檔的要求。

5 結(jié) 語

工程檔案是建設(shè)過程中各種項(xiàng)目結(jié)算、驗(yàn)收和移交的重要依據(jù)，通過查閱紙質(zhì)、電子、影音資料可以重現(xiàn)建設(shè)現(xiàn)場，管理規(guī)范的工程檔案既可以為工程信息查詢帶來便利，也能為工程運(yùn)行使用提供保障。

渝水區(qū)農(nóng)村水系連通工程在檔案管理方面進(jìn)行了一些嘗試，通過發(fā)揮項(xiàng)目法人核心作用、建立保障體系和約束機(jī)制，聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，科學(xué)規(guī)劃、系統(tǒng)組織，變被動(dòng)為主動(dòng)，達(dá)到了分階段歸檔的要求，形成了完整規(guī)范的檔案，為竣工驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。