智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

陳偉偉

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、人工化向智能化、電子化轉(zhuǎn)變。應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息的存儲、掃描、查詢、傳輸、處理、共享，不僅提高了工作效率，還避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查找時(shí)需要花費(fèi)一定時(shí)間以及年久老化腐爛的弊端，因此醫(yī)院檔案管理智能化有利于檔案管理的規(guī)范、高效，節(jié)省大量時(shí)間和人力的同時(shí)，還提高了檔案的利用率，為醫(yī)院后續(xù)工作的有序開展提供參考依據(jù)。本文旨在探討智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用

關(guān)鍵詞：檔案;智能化管理;醫(yī)院;有效應(yīng)用

檔案管理是所有企事業(yè)單位管理工作中極為重要的組成部分，醫(yī)院檔案相較于一般檔案而言，其性質(zhì)更加特殊，還包含有患者的病例資料等。醫(yī)院作為診斷與治療疾病的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，每天會有許多患者就診、住院治療，隨之產(chǎn)生大量患者資料，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理可實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范存儲、快速查詢，為患者的救治爭取寶貴時(shí)間，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所無法比擬的優(yōu)勢。因此，智能化檔案管理不僅符合時(shí)代發(fā)展的趨勢，還能滿足醫(yī)院管理工作的需要。以下闡述智能化檔案管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢，研究其在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用，分析智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，探討推動醫(yī)院智能化檔案管理發(fā)展的有效舉措。

1、智能化檔案管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢

現(xiàn)代電子科技的飛速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)得到大范圍普及和應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)21世紀(jì)社會發(fā)展的需求，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，向智能化、電子化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范、高效、便利。因此在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用智能化管理其重要性不言而喻，具有多方面的優(yōu)勢，具體說來，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1有利于提高檔案管理的工作效率

傳統(tǒng)檔案管理方式采取手工操作，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類、存檔等一系列程序，整個(gè)過程瑣碎繁雜，需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力來完成，且檔案資料查閱時(shí)又需人工查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，有些紙質(zhì)資料因?yàn)榇娣艜r(shí)間過長，出現(xiàn)紙質(zhì)破損造成資料不全。應(yīng)用智能化檔案管理很好地解決了這些難題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖像掃描技術(shù)等現(xiàn)代電子技術(shù)，不僅可快速存儲大量檔案信息，還能通過檢索功能迅速查找需要的檔案資料，為檔案資料的處理與信息的查詢獲取提供極大便利。此外，紙質(zhì)資料經(jīng)掃描后再存儲于計(jì)算機(jī)內(nèi)，可確保檔案資料的齊全，而不用擔(dān)心出現(xiàn)以往紙質(zhì)資料年久風(fēng)化的問題。大幅提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、自動化。

1.2有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享

應(yīng)用智能化檔案管理將檔案信息以軟件自動錄入并保持格式一致，生成電子信息文檔，再依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組建成數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，后續(xù)需要調(diào)閱時(shí)可借助計(jì)算機(jī)終端直接查找、隨時(shí)調(diào)閱數(shù)字化文檔，可同時(shí)滿足多人足不出戶調(diào)閱同一份檔案的需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，同時(shí)還能確保紙質(zhì)檔案的完好，延長原件壽命。而不用象以往借閱檔案必須到檔案室去查找翻閱，且原件經(jīng)多人借閱和翻閱易出現(xiàn)損壞【1】。如此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各科室因工作需要可隨時(shí)調(diào)閱相關(guān)的檔案資料，減輕檔案管理人員及閱檔人員雙方的工作量，節(jié)省雙方時(shí)間，提高檔案利用率，有利于院內(nèi)各科室之間保證信息資源的互通互聯(lián)。

2、智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用

2.1檔案信息存儲的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理涉及人事、行政、醫(yī)療、黨群、財(cái)務(wù)等多個(gè)方面的檔案信息，如若以傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行管理和儲存，不僅耗時(shí)耗力，還易因人為因素發(fā)生信息錯(cuò)誤，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，且存放過程中易出現(xiàn)原件檔案的破損、風(fēng)化、霉變等現(xiàn)象，影響檔案資料的完整性和安全性。借助智能化檔案管理，可對上述多方面的檔案信息進(jìn)行存儲，利用智能設(shè)備錄入和存儲檔案信息，生成電子檔案，檔案資料得到保存的同時(shí)也自動存儲到網(wǎng)絡(luò)空間【2】。電子檔案可存儲于計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤，在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案可采用云存儲方式保存于云端的網(wǎng)絡(luò)空間。在此基礎(chǔ)上，借助多種軟件系統(tǒng)，讓醫(yī)院的檔案信息實(shí)現(xiàn)資源的共享化、自動化、智能化。

2.2檔案收集、整理的應(yīng)用

檔案收集模塊的應(yīng)用，可使醫(yī)院收到的相關(guān)文件資料實(shí)現(xiàn)在線收集，并將電子文件資料等自動掛接到相應(yīng)的目錄條。再通過收發(fā)文管理，將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，既可完成醫(yī)院辦公收發(fā)文，又能與檔案轉(zhuǎn)化功能合并，實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集。檔案整理模塊的應(yīng)用，可對之前檔案模塊收集的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，如新增、修改、生成檔號、加鎖等操作，若加鎖數(shù)據(jù)需修改應(yīng)先解鎖。收集整理的檔案數(shù)據(jù)可通過編目及打印功能完成預(yù)覽、打印、修改、另存等操作。

2.3檔案檢索、檔案管理、檔案鑒定的應(yīng)用

智能化檔案管理中包含文字、圖片、聲音等多種形式的文獻(xiàn)檢索檔案，檢索利用模塊的應(yīng)用，可借助該功能輸入關(guān)鍵詞或?qū)ν瑫r(shí)滿足多項(xiàng)條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義條件檢索，也或選擇電子全文檢索對需查閱的檔案信息進(jìn)行一體化檢索，即可迅速獲取檔案信息。利用管理模塊的應(yīng)用，可對檔案的借閱利用進(jìn)行管理，如“借閱申請審批單”的新增、修改、標(biāo)記借閱完畢均可通過該模塊來完成【3】。檔案鑒定模塊的應(yīng)用，可對到期移交檔案、到期銷毀檔案進(jìn)行到期鑒定，即重新鑒定保管期限。檔案信息是否公開，則借助開放鑒定功能來完成。

3、分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1對智能化檔案管理認(rèn)識不足

智能化檔案管理雖然具有方便、快速等優(yōu)勢，但仍有個(gè)別人對紙質(zhì)檔案念念不忘，覺得電子化檔案不是原件，不能算做真正的檔案，對智能化檔案管理的認(rèn)識不足，存在誤區(qū)。而部分醫(yī)院管理者雖然支持智能化檔案管理，積極購買和配備計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)施，建立計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但對于檔案的智能化管理和利用卻不夠重視，在這種觀念影響下，檔案管理員對于已形成的檔案信息利用率不夠，也疏于建設(shè)檔案庫房，以致出現(xiàn)電子檔案保存不當(dāng)或存放錯(cuò)誤的現(xiàn)象。