探討財(cái)務(wù)人員利用Excel 制作工資條的多種方法*

■原虹（廣州工商學(xué)院）

目前，利用Excel 制作工資條比較常用的有兩種方法——排序法以及在IF 函數(shù)的基礎(chǔ)上嵌套MOD 函數(shù)法。但是在教學(xué)過程中，筆者發(fā)現(xiàn)大多數(shù)學(xué)生對(duì)MOD 函數(shù)的理解還比較吃力，于是在此兩種比較常見的方法下，本文還介紹了第三種方法——VLOOKUP 函數(shù)法，這種方法相對(duì)IF 函數(shù)嵌套MOD 函數(shù)法來說更為簡(jiǎn)單，更易被學(xué)生理解掌握。*

基于下面“工資表”工作表中的數(shù)據(jù)，我們來闡述以下三種運(yùn)用Excel 制作工資條的方法。

圖1 工資表

排序法，其主要原理是利用Excel 工作表中的排序功能，先將現(xiàn)有的公司員工工資表數(shù)據(jù)進(jìn)行分隔，從而在每個(gè)員工的工資明細(xì)信息行之間建立空白行，緊接著運(yùn)用Excel 工作表中的定位功能，將工資表中的標(biāo)題行插入至公司每個(gè)員工的工資明細(xì)行上方，具體操作如下：

第一，從M3 單元格開始依次對(duì)公司員工進(jìn)行編號(hào)，即M3-M5分別是1、2、3。第二，將第一步中編好的序號(hào)進(jìn)行復(fù)制，并從M6單元格開始粘貼，達(dá)到M3-M8 單元格的內(nèi)容依次是1、2、3、1、2、3 的效果，若希望完成的每個(gè)員工工資條之間也有一段空白行的話，可繼續(xù)在M9 單元格重復(fù)粘貼一遍序號(hào)，即M3-M11 單元格的內(nèi)容依次是1、2、3、1、2、3、1、2、3。第三，選中M2 單元格，然后點(diǎn)擊數(shù)據(jù)——升序，這樣剛剛編輯好序號(hào)的M3-M11 單元格就會(huì)變成1、1、1、2、2、2、3、3、3，從而成功將每一個(gè)員工的數(shù)據(jù)行分隔開（也可選擇降序，只要達(dá)到分隔每一個(gè)員工工資數(shù)據(jù)行的目的即可）。第四，選中B1:L2 區(qū)域（之所以要將第一行空白行也選中，是因?yàn)橄胍_(dá)到每個(gè)員工的工資條之間也有空白行的效果），對(duì)選中的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。第五，這一步非常關(guān)鍵，不要急著找單元格粘貼內(nèi)容，而是選中B3:L9 區(qū)域，按F5 或Ctrl+G，調(diào)出Excel 定位功能，點(diǎn)擊定位條件，勾選“空值”，這樣B3:L9 區(qū)域內(nèi)的所有空白單元格就都被選中，然后在B4 單元格點(diǎn)擊粘貼，就可為每一個(gè)員工的工資條明細(xì)行上方添加標(biāo)題行。最后，將制作好的每個(gè)員工工資條進(jìn)行添加邊框，修改字號(hào)、字體等格式設(shè)置。在教學(xué)過程中筆者發(fā)現(xiàn)，排序法是最容易被學(xué)生理解并掌握的方法。

二、函數(shù)法1（IF 函數(shù)嵌套MOD 函數(shù)）

函數(shù)法1 中運(yùn)用到5 種函數(shù)，首先介紹其中兩種主要的函數(shù)的語(yǔ)法格式，即：

IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

IF 函數(shù)可以對(duì)logical_test 中提出的數(shù)值或者公式進(jìn)行條件檢測(cè)，若條件成立，則返回value_if_true 對(duì)應(yīng)的值，相反，若logical_test 為false，則返回value_if_false 對(duì)應(yīng)的值。

MOD(number, divisor)

MOD 函數(shù)作為一個(gè)求余函數(shù)，其語(yǔ)法格式中的number 為被除數(shù)，divisor 為除數(shù)，該函數(shù)嵌套在IF 函數(shù)內(nèi)，可以起到方法一中定位目標(biāo)單元格的作用。

此外，函數(shù)法1 里面還涉及到另外兩個(gè)簡(jiǎn)單的取行號(hào)或列號(hào)的函數(shù)，即ROW(reference)和COLUMN(reference)，reference 即需要取其行號(hào)或者列號(hào)的單元格或單元格區(qū)域。

最后該方法中還會(huì)運(yùn)用到INDEX 函數(shù)，用于返回單元格中的具體數(shù)值，其語(yǔ)法格式為：

INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

在上述五種函數(shù)的結(jié)合下，函數(shù)法1 首先需要新建“工資條”工作表，并在“工資條”工作表A1 單元格錄入以下公式： =IF(MO D(ROW(),3)=0,””,IF(MOD(ROW(),3)=1,工資表！B$2,INDEX(工資表！$B:$L,INT((ROW()+8)/3),COLUMN())))

結(jié)合上述5 種函數(shù)的介紹，該公式的意思是如果行號(hào)可以被3整除，則該行為空白行，若被3 除余1，則該行為標(biāo)題行，若被3除余2，則該行為具體的員工工資明細(xì)數(shù)據(jù)行，即具體的員工編號(hào)、姓名、實(shí)發(fā)工資等數(shù)據(jù)。

然后，拖動(dòng)A1 單元格右下方的填充柄至K1 單元格。

最后，選中A1:K1 區(qū)域，然后向下填充，直至所有員工的工資數(shù)據(jù)顯示為止，同時(shí)將顯示出來的每個(gè)員工工資條進(jìn)行添加邊框，修改字號(hào)、字體等格式設(shè)置。

函數(shù)法1 由于涉及到的函數(shù)較多，在教學(xué)過程中，對(duì)學(xué)生來說比較復(fù)雜難接受，于是筆者總結(jié)出了本文的第三種方法，依然是函數(shù)法，但是相對(duì)函數(shù)法1 中提到的函數(shù)，簡(jiǎn)單很多，同時(shí)也利于學(xué)生接受理解，實(shí)際操作過程中也更為簡(jiǎn)便，有利于提高工作效率。

三、函數(shù)法2（VLOOKUP 函數(shù)）

函數(shù)法2 同樣也是要運(yùn)用函數(shù)，但是與函數(shù)法1 相比，函數(shù)法2 只涉及到一個(gè)主要的函數(shù)——VLOOKUP 函數(shù),同時(shí)嵌入一個(gè)簡(jiǎn)單的返回列號(hào)的函數(shù)COLUMN 函數(shù)（前文介紹過）。

VLOOKUP 函數(shù)是一個(gè)垂直查找函數(shù)，且查找依據(jù)的數(shù)值必須位于查找區(qū)域的首列，其語(yǔ)法格式如下：

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,range_lookup)

其中，lookup_value 為要查找的值，該值在案例中可以設(shè)置為員工編號(hào)；table_array 為查找區(qū)域，在選擇該區(qū)域的時(shí)候需要注意的是一定以lookup_value 為準(zhǔn)，向右選擇區(qū)域，因?yàn)閂LOOKUP函數(shù)是用于在表格或數(shù)值組的首列查找指定的數(shù)值，所以lookup_value 所在列一定要作為table_array 的首列，在本案例中可以選中B3:L5 區(qū)域?yàn)閠able_array，該區(qū)域必須以B 列為起點(diǎn)，不能從整個(gè)工作表最左邊的A 列開始；col_index_num 為table_array 中對(duì)應(yīng)的列號(hào)，而非整個(gè)工作表的列號(hào)，例如案例中的“姓名”所在列，對(duì)于整個(gè)工作表來說是第3 列，但是對(duì)于前述以員工編號(hào)所在的B 列為起點(diǎn)選中的table_array 來說，“姓名”是這個(gè)小區(qū)域中的第2 列；range_lookup 為邏輯值，若此處錄入0 或FALSE，即為精確匹配，若此處省略不錄，或者錄入1 或TRUE，即為近似匹配。

結(jié)合上述VLOOKUP 函數(shù)的介紹，在本案例工作表中，具體操作如下：首先，將工作表中的標(biāo)題復(fù)制，選中B7單元格進(jìn)行粘貼。其次，在B8 單元格錄入第一個(gè)員工對(duì)應(yīng)的員工編號(hào)A0001。接著，在C8（即標(biāo)題行“姓名”單元格下方）錄入公式：=VLOOKUP($B8,$B$3:$L$5,COLUMN(B3),0)即可查找到對(duì)應(yīng)的姓名數(shù)據(jù)。然后，拖動(dòng)C8 單元格右下方的填充柄至L8 單元格，這樣編號(hào)A0001 員工的所有信息就被查找出來。最后，選中B7:L9 區(qū)域，拖動(dòng)該區(qū)域右下方的填充柄，向下查找顯示出所有員工的工資明細(xì)信息并加以格式設(shè)置。

這里需要提一下該公式中的col_index_num 沒有簡(jiǎn)單的填入列號(hào)2，而是運(yùn)用到了一個(gè)返回列號(hào)的COLUMN 函數(shù)，填入函數(shù)COLUMN(B3),雖然該函數(shù)運(yùn)算結(jié)果依舊等于2，結(jié)果看似與直接填列號(hào)2 沒有區(qū)別，但是這樣做的目的是為了下個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)造便利，若函數(shù)中的col_index_num 直接填入2 的話，那么后續(xù)D8:L8 區(qū)域就需要重新錄入VLOOKUP 函數(shù)，對(duì)應(yīng)函數(shù)中的col_index_num 需要手工修改，依次填入3、4、5......這樣一定程度上加大了工作量，但是若在col_index_num 位置運(yùn)用COLUMN 函數(shù)，則可以直接拖動(dòng)C8 單元格右下方的填充柄L8 單元格，工作表會(huì)自動(dòng)改變列號(hào)，而無需人工一個(gè)個(gè)修改列號(hào)。

函數(shù)法2 相比函數(shù)法1 更為簡(jiǎn)便，同時(shí)因?yàn)楹瘮?shù)本身也比較簡(jiǎn)單，整個(gè)公式只涉及到兩個(gè)簡(jiǎn)單函數(shù)，所以在教學(xué)過程中減輕了學(xué)生學(xué)習(xí)函數(shù)的負(fù)擔(dān)和難度，更容易被學(xué)生理解接受。

以上就是筆者在教學(xué)過程中，針對(duì)利用Excel 制作工資條探討的三種不同的方法，其中排序法和VLOOKUP 函數(shù)法更容易被學(xué)生接受運(yùn)用。當(dāng)然，Excel 功能的強(qiáng)大決定了還有其他很多方法來制作工資條，也相信科技的進(jìn)步會(huì)推動(dòng)這些軟件更好的為我們的工作提供更優(yōu)更便利的服務(wù)。