淺談化工企業(yè)的檔案電子化管理

◎趙敬華

（新疆美克化工股份有限公司黨政辦公室 新疆 庫(kù)爾勒 841002）

在化工企業(yè)中，材料儲(chǔ)存、設(shè)備運(yùn)行安全都離不開嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理。隨著科技發(fā)展，化工企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模逐漸增大，傳統(tǒng)檔案處理方法已不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理工作繁重而且進(jìn)度緩慢，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升。在新的形勢(shì)下，檔案電子化管理已成為化工企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要途徑。

一、企業(yè)檔案電子化管理的意義

隨著科技快速發(fā)展及信息化建設(shè)的不斷深入，辦公自動(dòng)化在各個(gè)行業(yè)越來(lái)越普及。檔案管理已成為當(dāng)前信息化改革的重要方向之一，只有有效提升檔案管理效率，檔案服務(wù)價(jià)值才得以體現(xiàn)。目前，許多企業(yè)跟隨潮流開始推行檔案電子化管理，建立了全面、先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)。但部分企業(yè)只將檔案電子化管理當(dāng)作擺設(shè)，檔案管理中常常出現(xiàn)電子信息與紙質(zhì)信息發(fā)生沖突現(xiàn)象，拖延工作效率，造成資源浪費(fèi)。

化工企業(yè)有著不同于普通企業(yè)的特點(diǎn)，其檔案管理包括科技檔案、設(shè)備檔案等，產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目開發(fā)以及設(shè)備引進(jìn)、維護(hù)等構(gòu)成化工企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄的真實(shí)性、實(shí)時(shí)性都影響著企業(yè)的生產(chǎn)價(jià)值。目前，許多化工企業(yè)在檔案管理上存在較多的薄弱環(huán)節(jié)，電子化檔案的運(yùn)用開發(fā)還只停留在初步階段，電子檔案管理在化工企業(yè)的應(yīng)用還有很大的發(fā)展空間?；て髽I(yè)必須面對(duì)新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，增強(qiáng)企業(yè)科技意識(shí)，提升設(shè)備設(shè)施管理水平，完善電子檔案管理制度，推動(dòng)我國(guó)化工企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

二、化工企業(yè)檔案電子化管理的作用

檔案電子化管理有利于提升檔案管理效率、提升化工企業(yè)工作效率。其作用及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）方便檔案信息錄入與查詢

在傳統(tǒng)的檔案信息錄入方式中，紙質(zhì)資源需要人為耗費(fèi)大量時(shí)間整理和輸入。尤其是化工企業(yè)中，大量科技檔案和眾多設(shè)備數(shù)據(jù)資料常常會(huì)涉及較大的工作量，人為整理難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，還有部分?jǐn)?shù)據(jù)檔案很難用紙質(zhì)文件闡明。檔案電子化管理則可以建立一個(gè)企相關(guān)的目錄表，將所有文件通過(guò)掃描進(jìn)行保存、分類，錄入多種格式的文件，便于保存科技檔案中部分類別的資料文件，也方便檔案信息查詢。

（二）提升檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理通常只保留一份有效文件，有關(guān)人員借閱后就不能滿足其他人員的需求，嚴(yán)重降低工作效率。電子化檔案管理，可以將信息成果多份拷貝，及時(shí)推送至各個(gè)相關(guān)部門，主動(dòng)進(jìn)行推送信息服務(wù)。這樣有利于提升檔案管理效率，有利于拓寬檔案管理服務(wù)對(duì)象，有利于化工企業(yè)工程項(xiàng)目管理和設(shè)備管理。

（三）促進(jìn)信息二次加工

面對(duì)日益復(fù)雜的市場(chǎng)形勢(shì)，化工企業(yè)中各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)隨時(shí)都有大規(guī)模更改的可能性；大量的數(shù)據(jù)和資料依靠人為手工加工，必將耗費(fèi)大量人力物力。電子檔案信息可以在原有檔案信息基礎(chǔ)上進(jìn)行編輯更改，且能夠細(xì)化信息加工內(nèi)容、保留加工過(guò)程，并逐步實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)時(shí)代的接軌。檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)處理后，能夠精準(zhǔn)分析企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理上的不足之處，幫助企業(yè)找出適合未來(lái)發(fā)展的最佳道路。

（四）有效儲(chǔ)存信息資源

相比傳統(tǒng)紙質(zhì)信息檔案儲(chǔ)存，電子檔案儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)非常顯著。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)需要占據(jù)大量的空間場(chǎng)所，并隨著紙質(zhì)檔案數(shù)量增加需要不斷擴(kuò)大保存空間。電子檔案儲(chǔ)存與空間占據(jù)基本無(wú)關(guān)，其數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式更多、更廣，深度和寬度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于紙質(zhì)檔案，在安全性能上也有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。電子檔案文件記錄的介質(zhì)層通常擁有良好的密封性，有助于其長(zhǎng)時(shí)間保存：細(xì)化文件權(quán)限；登入身份核查；可讀性文件歸檔。

三、推進(jìn)化工企業(yè)檔案電子化管理有效途徑

推進(jìn)化工企業(yè)檔案電子化建設(shè)，必須針對(duì)企業(yè)實(shí)際實(shí)現(xiàn)“四個(gè)強(qiáng)化”，不斷提高檔案電子化管理水平。

（一）強(qiáng)化制度管理

隨著企業(yè)檔案電子化的推行，一些管理方面的問(wèn)題也隨之出現(xiàn)，如檔案管理人員利用信息轉(zhuǎn)入的空缺改動(dòng)數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性，其主要原因在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案電子化管理的重視，缺少規(guī)范的規(guī)章制度。為加強(qiáng)檔案電子信息錄入工作的真實(shí)性，突顯檔案管理工作的服務(wù)價(jià)值，化工企業(yè)要根據(jù)電子化檔案管理實(shí)際制定相關(guān)規(guī)章制度，并構(gòu)建對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷完善和改進(jìn)制度建設(shè)。

（二）強(qiáng)化人才建設(shè)

目前企業(yè)中檔案管理工作人員平均年齡較高，傳統(tǒng)檔案管理隊(duì)伍亟需更新，以適應(yīng)興起的檔案電子化管理模式?；て髽I(yè)要依據(jù)內(nèi)部實(shí)際，引入適合企業(yè)發(fā)展的電子化信息管理平臺(tái)。要積極引導(dǎo)檔案管理人員深入學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)，定期組織電子化檔案管理操作培訓(xùn)；要引入相關(guān)計(jì)算機(jī)人才、檔案管理人才，依托電子化檔案平臺(tái)建設(shè)為企業(yè)檔案管理注入新的人才活力，為企業(yè)內(nèi)部管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化信息管理

隨著設(shè)備生產(chǎn)效率的提升、科技研發(fā)進(jìn)度的加快，化工企業(yè)信息檔案面臨的工作日益增加；再加上化工企業(yè)安全生產(chǎn)工作的需要，許多細(xì)節(jié)之處都需要完善記錄并妥善保存。因此，及時(shí)更新科技設(shè)備、材料信息是當(dāng)前檔案電子化管理重要的日常工作之一。檔案電子化管理人員需要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行狀態(tài)，定時(shí)檢查檔案庫(kù)更新狀況，有效保證檔案信息的完整性，利于電子檔案在后期進(jìn)行優(yōu)化工作。

（四）強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)

化工企業(yè)要積極面對(duì)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，提升企業(yè)內(nèi)部治理水平，完善檔案電子化信息平臺(tái)建設(shè)，發(fā)揮檔案服務(wù)價(jià)值；要積極尋找企業(yè)在當(dāng)前形勢(shì)下的短板，并針對(duì)短板進(jìn)行突破和創(chuàng)新。我國(guó)化工產(chǎn)業(yè)尚在科技起步階段，要密切關(guān)注國(guó)際大數(shù)據(jù)時(shí)代的市場(chǎng)動(dòng)向，適應(yīng)市場(chǎng)形勢(shì)的發(fā)展與變化，不斷提高檔案電子化管理水平。