電子會(huì)計(jì)檔案管理

王慧

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）10-130-01

摘 要 近年來，隨著社會(huì)信息化水平的提升，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料越來越多的以電子資料的形式存儲(chǔ)，電子會(huì)計(jì)檔案隨之產(chǎn)生。摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本高、易損毀等保管缺陷，電子會(huì)計(jì)檔案將隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，成為會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的方向，同時(shí)推動(dòng)著企業(yè)信息化管理程度的日益提升，企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的管理愈發(fā)重要。

關(guān)鍵詞 電子會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案

電子會(huì)計(jì)檔案是將反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)核算信息以磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一樣，電子會(huì)計(jì)檔案也是會(huì)計(jì)信息的載體，同樣記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。以財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，肯定了企業(yè)可僅以電子形式保存符合辦法規(guī)定條件的電子會(huì)計(jì)資料。

一、加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

1、信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案向電子化發(fā)展。電子會(huì)計(jì)檔案是互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)行業(yè)的融合創(chuàng)新，近年來， 我國積極開展“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，提升全社會(huì)的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力。電子會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展以及信息技術(shù)取得廣泛進(jìn)步的背景下的產(chǎn)物，是會(huì)計(jì)檔案在載體形式、管理方式等方面適應(yīng)外部環(huán)境變化的產(chǎn)物。

2、綠色、低碳的意識(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案向電子化發(fā)展。黨的十九大明確指出，要加快建立綠色低碳循環(huán)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)體系，在生產(chǎn)、生活方式中注重節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境。節(jié)約用紙就是節(jié)約資料，會(huì)計(jì)檔案以磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，代替原有的紙質(zhì)資料，將節(jié)約大量紙張，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，有利于踐行綠色、可持續(xù)的發(fā)展理念。

3、現(xiàn)代化的企業(yè)管理推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案向電子化發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的生產(chǎn)要素。人們?cè)桨l(fā)意識(shí)到數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)的重要性，一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)的管理能力以及決策能力提升的背后是日益精益的數(shù)據(jù)分析。電子會(huì)計(jì)檔案是一種便利獲得和快速挖掘會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的有效方式，為企業(yè)管理和決策提供更多方向性、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

二、加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理的具體措施

1、強(qiáng)化數(shù)據(jù)來源管控，確保電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，從來源上看，電子會(huì)計(jì)檔案可以分為兩大類，一類是企業(yè)內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，符合辦法規(guī)定條件的，形成電子會(huì)計(jì)檔案；另一類是企業(yè)從外部獲取的屬于規(guī)定范圍的電子會(huì)計(jì)資料，符合辦法規(guī)定條件的，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

一是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)檔案，必須對(duì)會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息工作流程進(jìn)行完善，使之與電子會(huì)計(jì)檔案管理相契合。會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)資料接收和讀取的支持，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料輸出為標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的支持；會(huì)計(jì)信息工作流程必須實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的形成、使用等環(huán)節(jié)設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等線上審簽程序的支持。

二是針對(duì)企業(yè)外部形成的電子會(huì)計(jì)檔案，必須遵循《中華人民共和國電子簽名法》關(guān)于電子簽名的相關(guān)規(guī)定；必須在原始憑證實(shí)施電子化影像的基礎(chǔ)上，進(jìn)行符合性復(fù)核；對(duì)涉及到的外部業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，與電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的接口要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對(duì)接，杜絕人為干預(yù)，保證電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、不可篡改性。

2、強(qiáng)化內(nèi)部控制手段，確保電子會(huì)計(jì)檔案可用、安全

內(nèi)部控制手段是企業(yè)在內(nèi)部實(shí)施的一系列方法和手段，以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)安全、經(jīng)營效率提升的目標(biāo)。電子會(huì)計(jì)檔案管理要求內(nèi)部控制的手段更加豐富化，從而有效地保證電子會(huì)計(jì)檔案的可用和安全。

一是建立嚴(yán)格的權(quán)限管理制度。電子會(huì)計(jì)檔案具有數(shù)據(jù)集中、查詢方便的優(yōu)勢(shì)，但如果對(duì)權(quán)限未進(jìn)行管理，那么全部的人員可以隨意的查詢、使用所有的文件和數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)泄露的可能性大大增加。加強(qiáng)權(quán)限設(shè)定與管理，以技術(shù)手段自動(dòng)控制用戶只可以查詢自身權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。

二是建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)維護(hù)制度。電子會(huì)計(jì)檔案具有不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)及操作規(guī)程，數(shù)據(jù)維護(hù)工作既包括為解決系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題或發(fā)生的漏洞，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案形成及存儲(chǔ)涉及的系統(tǒng)進(jìn)行必要的修復(fù)，也包括為滿足新提出的管理需求，對(duì)原系統(tǒng)做的局部的更新、優(yōu)化。

三是建立嚴(yán)格的檔案?jìng)浞葜贫?。?duì)于電子會(huì)計(jì)檔案而言，數(shù)據(jù)大量集中地存儲(chǔ)于磁盤、光盤等磁性介質(zhì)中，在信息的收集、處理、存儲(chǔ)、傳輸中只要發(fā)生數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)交互，就無法避免故障的發(fā)生。數(shù)據(jù)備份是保護(hù)數(shù)據(jù)的最后手段，能夠應(yīng)對(duì)程序、文件和設(shè)備遇到的水、火災(zāi)害，電力、通訊中斷等突發(fā)事故，是對(duì)會(huì)計(jì)檔案受到不可修復(fù)性傷害的補(bǔ)救措施。

三、結(jié)語

電子會(huì)計(jì)檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的突破，借助于信息科學(xué)技術(shù)手段的發(fā)展，科學(xué)合理的挖掘和利用會(huì)計(jì)檔案信息，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理，才能為企業(yè)精益化管理水平的提升提供有力支撐。

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