新時(shí)期關(guān)于加強(qiáng)電子檔案管理的建議

遲 永 生

(牡丹江市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 牡丹江 157000)

在時(shí)代發(fā)展的過程中，社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都面臨著較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步為電子檔案管理模式的開展也提供了重要可能。在電子檔案管理模式應(yīng)用的時(shí)候，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也得到有效減輕，檔案查詢工作也能夠更加簡(jiǎn)便有效，管理人員不必從繁雜的紙質(zhì)文件中尋找需要的檔案，僅僅簡(jiǎn)單的敲擊鍵盤之后，所需文件就能夠呈現(xiàn)出來。電子檔案占用的空間較小，也不受到時(shí)間和空間等方面的限制，具有較高的安全性特點(diǎn)，促使檔案的可靠程度提升[1]。

一、電子檔案相關(guān)內(nèi)容

根據(jù)我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》文件中的相關(guān)內(nèi)容，電子文件主要是數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式儲(chǔ)存到磁帶和光盤等載體中，在計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備基礎(chǔ)上進(jìn)行文件閱讀和處理，并且在通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸文件。電子檔案是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔處理，是國(guó)家機(jī)構(gòu)及個(gè)人和組織等將具備參考和利用價(jià)值的文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成的，以數(shù)碼的形式在各個(gè)計(jì)算機(jī)載體上進(jìn)行存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)閱讀和分析的檔案保存模式。和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案相對(duì)比，電子檔案具有內(nèi)容與載體可分離和占用空間小及快捷性等特點(diǎn)。

二、新時(shí)期電子檔案管理中存在的問題

(一)檔案的完整性不高

在我國(guó)很多電子檔案管理工作實(shí)施的時(shí)候，多數(shù)單位的電子檔案管理體系沒有完善，因此，就會(huì)比較容易在檔案管理的過程中出現(xiàn)真實(shí)性和原始性及完整性等特點(diǎn)受到不利影響的情況，從而促使檔案利用價(jià)值降低。獨(dú)立性和變化性是電子檔案內(nèi)容的顯著特點(diǎn)，電子檔案在這一過程中并不是固定不變的，檔案管理人員在發(fā)展過程中需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改，但是卻沒有實(shí)施校驗(yàn)處理，使得電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性都較為匱乏。檔案管理人員沒有根據(jù)相關(guān)要求對(duì)電子檔案加以校驗(yàn)和審核，對(duì)于其中存在的錯(cuò)誤和問題沒有能夠及時(shí)更正和修改處理，同時(shí)也需要提升電子檔案的安全系數(shù)[2]。

(二)管理軟件缺乏統(tǒng)一性

我國(guó)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件加以研制的速度相對(duì)于硬件的發(fā)展速度是比較慢的。在電子檔案管理工作具體實(shí)施的時(shí)候，其中所應(yīng)用的軟件已經(jīng)無法滿足檔案存儲(chǔ)需要，尤其是檔案共享方面，由于各個(gè)地區(qū)或單位應(yīng)用的檔案管理軟件存在著明顯差異，因此在檔案利用和共享等方面就容易出現(xiàn)較多的問題，對(duì)電子檔案的發(fā)展也具有不利影響。

(三)檔案內(nèi)容的保密性不高

目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放程度是比較高的，如果在網(wǎng)絡(luò)中某一個(gè)設(shè)備存儲(chǔ)電子文件，那么使用任何終端設(shè)備都可以檢索相關(guān)的文件內(nèi)容。在某一個(gè)終端所存儲(chǔ)的電子文件主要是在網(wǎng)絡(luò)若干個(gè)終端的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)內(nèi)容輸送處理，這就會(huì)對(duì)部分具有保密性的電子文件的安全造成不利影響。

(四)檔案保管的長(zhǎng)久性有待改善

大部分企業(yè)在發(fā)展的過程中，都將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為主要的工作工具，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化管理，促使工作信息及決策等資料都存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)，只要在信息應(yīng)用的時(shí)候移動(dòng)鼠標(biāo)就能夠獲得相關(guān)信息內(nèi)容。在提高檔案管理工作效率方面，能夠提升檔案管理工作的歸檔和存儲(chǔ)等方面的簡(jiǎn)化程度，對(duì)信息的有效應(yīng)用具有重要影響。但是，檔案管理工作都需要在網(wǎng)絡(luò)渠道的基礎(chǔ)上實(shí)施的，在計(jì)算機(jī)受到病毒或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓等情況發(fā)生的時(shí)候，就會(huì)造成電子文件信息損壞，對(duì)企業(yè)造成不利影響[3]。

三、新時(shí)期加強(qiáng)電子檔案管理的措施

(一)不斷更新自身的管理觀念

電子檔案管理部門在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，需要進(jìn)行必要的開發(fā)和宣傳，提升人們對(duì)電子檔案的重視程度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大，電子檔案也成為當(dāng)前最新型的檔案管理模式。部分檔案管理工作人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)還不深刻，因此，需要在大力宣傳的基礎(chǔ)上，促使各個(gè)企業(yè)或工作人員充分認(rèn)識(shí)電子檔案的重要性及優(yōu)越性，從而有效樹立現(xiàn)代化的管理觀念，使得電子檔案管理工作能夠得以順利開展[4]。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

新的發(fā)展時(shí)期，對(duì)檔案管理人員的要求也逐漸提升，檔案管理人員不僅更加熟悉檔案業(yè)務(wù)，也需要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。因此，在培養(yǎng)檔案管理人員的時(shí)候，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，從而提升工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算理知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)的時(shí)候，也能夠在招考或者深造等方式基礎(chǔ)上選拔和培養(yǎng)更多高端計(jì)算機(jī)人才，使得管理人員在精通計(jì)算機(jī)知識(shí)的同時(shí)，也能夠提升檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度，使得管理人員能夠有效操作與開發(fā)軟件。

(三)完善電子檔案管理政策

在形成和管理及利用電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)中，文件內(nèi)容也可能會(huì)出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，在檔案管理人員具有熟練的操作技術(shù)的基礎(chǔ)上，也需要相關(guān)管理措施能夠促使管理工作更加規(guī)范。在構(gòu)建完善的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，能夠有效保障電子檔案的真實(shí)性和安全性。對(duì)電子檔案的管理和電子檔案管理系統(tǒng)操作情況等方面掌握的基礎(chǔ)上，其中應(yīng)該通過法律形式制定管理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)定，提升電子檔案的各種操作工作的合理合法程度[5]。

(四)保證電子檔案管理的完整性

使用現(xiàn)代化的技術(shù)措施對(duì)電子檔案管理的真實(shí)性和原始性及完整性等方面提供保障，能夠提升其可信程度，管理人員在背景信息和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對(duì)電子檔案管理的真實(shí)性和完整性實(shí)施有效檢驗(yàn)，或者在身份驗(yàn)證和消息認(rèn)證等基礎(chǔ)上存儲(chǔ)用戶的相關(guān)資料信息內(nèi)容。在對(duì)資料信息應(yīng)用的時(shí)候，通過認(rèn)證之后才能夠獲得資料內(nèi)容，在運(yùn)用數(shù)字簽名和光筆簽名等簽署技術(shù)基礎(chǔ)上，使用防火墻技術(shù)介于機(jī)構(gòu)與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)間，防止非法訪問或盜竊專利等情況出現(xiàn)，對(duì)電子檔案需要進(jìn)行備份或?qū)嵤┘用芗夹g(shù)，促使人們對(duì)電子檔案管理的信心能夠得以提升，讓更多的工作人員和事業(yè)單位放心使用。

(五)設(shè)計(jì)并使用可靠的存儲(chǔ)技術(shù)

電子檔案管理工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理之間具有明顯差異，電子檔案管理工作信息存儲(chǔ)的安全性是比較高的。紙質(zhì)檔案管理存儲(chǔ)具有專業(yè)的檔案管理室，在專業(yè)人員管理和保護(hù)等基礎(chǔ)上，促使檔案安全程度得以提升。而電子檔案管理是在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息內(nèi)容傳遞與共享的，因此，需要更加重視電子檔案管理的安全性和單個(gè)計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，同時(shí)根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，使用分布式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，在一定策略和算法分布式等基礎(chǔ)上，將電子檔案的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容存儲(chǔ)于遠(yuǎn)程，對(duì)所有數(shù)據(jù)加以備份，這樣就可以在電子檔案遭到損毀后及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)信息[6]。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要程度也得以提升，對(duì)檔案管理工作也提出比較高的要求，電子檔案取代紙質(zhì)檔案也成為當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢(shì)。電子檔案管理技術(shù)中雖然存在著比較多的問題，但是其應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)也是很明顯的，這也需要相關(guān)人員能夠加快自身的探究研究速度，對(duì)電子檔案管理工作中存在的問題加以有效解決和改善，從而促使檔案信息安全得到保障，推動(dòng)社會(huì)更好地發(fā)展。在現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用的時(shí)候，促使現(xiàn)代檔案管理工作信息內(nèi)容得到合理配置和有效開發(fā)及利用，從而為社會(huì)及本單位提供更多有價(jià)值的信息資源[7]。