大數據背景下人事檔案電子化管理研究

◎周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會保障局 新疆 伊犁 835600）

大數據時代下，人們在較短的時間內便可獲得較多的信息，檔案管理效率大幅度增強。檔案管理人員應不斷改進傳統(tǒng)檔案管理模式，運用新型的管理方式管理措施，推動檔案科學管理，這對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。

一、人事檔案管理的相關概念

人事檔案管理是對每個人的基本信息進行詳細記錄，如每個人的業(yè)績、知識水平等。通過閱讀人事檔案，可以詳細了解人員信息，促使管理效率顯著提高。在大數據的時代背景下，工作人員運用信息化手段對數據進行管理，可以及時知曉各種信息數據，使管理更加便捷。

二、大數據背景下人事檔案管理的問題

（一）人員綜合素質不高

當前，許多事業(yè)單位的人事檔案管理人員都兼有多項工作，不能全身心投入到該項工作中。個別檔案管理人員的學歷過低、年齡偏大，學習新技術的能力弱，不能運用各種最新的技術開展電子化檔案管理[1]。此外，有些檔案管理人員未受過系統(tǒng)的培訓，掌握的基礎知識不夠；即使具有多年的管理經驗，但是管理手段過于陳舊，沒有認識到電子化管理的重要作用，因而造成檔案管理中的諸多問題。

（二）信息利用率不高

在人事檔案管理過程中，需要收集、保存每個人的信息。但是管理人員對各種檔案材料的利用深度、廣度不足，材料的利用手段也較為單一，只能了解個人的簡歷狀況，信息利用效率較低，未能發(fā)揮人事檔案管理應有的作用。

（三）管理技術與基礎設施落后

首先，人事檔案管理工作中缺乏復合型人才。管理人員只是了解檔案管理的相關簡單知識，或者知曉一些管理技術，不能順應信息化發(fā)展趨勢，檔案管理中缺乏數字化、網絡化，不能與信息化時代接軌。其次，基礎設備較為落后。檔案室面積較小，管理人員數量不足，管理軟件跟不上社會需求[2]。第三，檔案管理技術落后。目錄編輯等過程中會運用到計算機技術，然而計算機的信息存儲量小，操作步驟過于復雜，造成信息統(tǒng)計的時間過長，降低了工作效率。

（四）人才流失嚴重

優(yōu)秀的檔案管理人才，是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的重要保障，但目前檔案管理人才流失現象十分普遍。當前，許多事業(yè)單位經濟實力不雄厚，各項科研經費的投入不足，造成員工待遇不高、工作效率不高，人才流失現象嚴重，更缺乏復合型人才。這是檔案管理工作面臨的重大阻礙。

三、人事檔案電子化管理的路徑

（一）提高綜合素質

在大數據的時代背景下，應不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質，掌握各種最新的計算機技術，促進檔案管理工作電子化、信息化。同時，加大人才隊伍培養(yǎng)力度，促使檔案管理人員既掌握各種基礎管理知識，又掌握多種信息化處理手段，這樣才能在工作中減少差錯。管理人員綜合素質的提高是一個長期的過程，應引起事業(yè)單位的高度重視。

（二）制定激勵機制

管理人員應重視每一個人的利益，形成高效激勵模式。要將個人利益與單位利益緊密聯系，建立良好的激勵模式，充分調動每個人的工作積極性，促使工作效率顯著增強、各項管理工作有效開展，實現預定管理目標[3]。此外，還需形成合理的獎罰機制。凡違反檔案管理相關規(guī)定，或者應付工作，職業(yè)道德素質不佳，都會受到相應的懲罰。

（三）實施“終身教育”

“終身教育”是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保障。增強員工的綜合素質，提高工作效率，應與培訓、考核有機聯系在一起，形成一體化的發(fā)展機制，并將其作為提高檔案管理水平的重要標準。事業(yè)單位應形成明確的發(fā)展目標，讓每個人都接受培訓，提升綜合素質，充分挖掘個人潛能，形成良好的工作氛圍。

同時，應不斷完善內部人員培訓與考評體系。在大數據的時代背景下，人事檔案管理工作朝著多元化的趨勢邁進，事業(yè)單位需加大培訓力度和頻率，提高工作人員的管理效率，降低失誤率，使“終身教育”制度得以貫徹落實。

（四）加大技術支持力度

現今檔案管理中的數據量大幅度增長，工作人員應充分意識到信息技術的重要性。要建立完善的安全保護制度，制定漏洞檢測模式，設置防火墻程序，保證各項數據安全。在檔案管理中要融入更多的科學技術手段，有效消除各種安全隱患，保障檔案信息安全。隨著時代的發(fā)展，各種新技術層出不窮，工作人員需了解時代發(fā)展形勢，努力鉆研新技術，并將其應用在檔案管理過程中，使檔案管理有充足的技術支持，保證檔案管理安全。

（五）完善檔案管理體系

事業(yè)單位人事檔案管理應該形成全新的體系，注重管理中的細節(jié)、重點與難點，各項檔案管理工作形成統(tǒng)一的制度，高效的運用技術手段，實現管理工作科學化[4]。在新的時代環(huán)境下，如依舊運用傳統(tǒng)的歸檔手段，就不能體現大數據的優(yōu)點。工作人員應借鑒發(fā)達地區(qū)的歸檔經驗，參照本地的實際發(fā)展情況，形成具有地方特色的歸檔方案。另外，第三方機構可對相關的歸檔標準開展調研，了解每種歸檔方式的優(yōu)勢與不足之處，進行合理的反饋，確保歸檔的科學性。大數據時代下，各項檔案管理措施需順應時代的發(fā)展趨勢，形成高效的工作機制。

四、結語

總而言之，在大數據背景下，事業(yè)單位人事檔案電子化管理需具有系統(tǒng)性發(fā)展的觀點，不斷增強檔案管理人員的綜合素質，促使檔案管理科學化、標準化、數字化，形成全新的檔案管理體系，不斷提高檔案管理的工作效率。