企業(yè)檔案管理推動企業(yè)文化建設(shè)路徑分析

◎謝 蔓

（中國市政工程東北設(shè)計研究總院有限公司 吉林 長春 130021）

一、引言

企業(yè)文化是企業(yè)在長期生產(chǎn)經(jīng)營過程中沉淀積累形成的具有本企業(yè)發(fā)展特色的思想觀念、價值取向、文化氛圍等。企業(yè)檔案作為企業(yè)文化的文字性載體，對于企業(yè)文化發(fā)展具有重要作用。相關(guān)研究中指出，企業(yè)文化可以提供企業(yè)約束力，企業(yè)文化創(chuàng)新可以促進企業(yè)理念創(chuàng)新，促進管理模式創(chuàng)新和增強企業(yè)競爭力[1]。張梅側(cè)重研究大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的對策，提出要加快電子文檔歸檔和建立大數(shù)據(jù)庫、建立數(shù)字檔案館[2]。本文在前人研究的基礎(chǔ)上，主要分析企業(yè)檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用以及相應(yīng)的對策建議。

二、企業(yè)檔案管理的作用

（一）企業(yè)檔案管理為文化建設(shè)提供資源

企業(yè)檔案管理在于對企業(yè)長期發(fā)展歷程、企業(yè)取得的成績以及生產(chǎn)性文件和人員資料等的分類和保存。企業(yè)在進行文化建設(shè)的過程中，對于文化記載的深入挖掘和對以往歷史的整合，都離不開檔案的梳理和查找。檔案中對于企業(yè)大事記的記載，有關(guān)企業(yè)發(fā)展過程中的里程碑以及關(guān)鍵轉(zhuǎn)折點，對企業(yè)文化未來發(fā)展定位具有引導(dǎo)作用。做好企業(yè)檔案管理工作，有利于保證企業(yè)在長期發(fā)展過程中堅守初心、明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，有利于為企業(yè)文化發(fā)展提供深厚堅實的基礎(chǔ)、確定精準(zhǔn)的發(fā)展戰(zhàn)略。

（二）企業(yè)檔案管理有利于樹立企業(yè)形象

企業(yè)檔案，在一定程度上體現(xiàn)出企業(yè)文化的悠久性和深厚的底蘊。在融媒體時代，大眾對于一個企業(yè)的評價，不僅要看企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量贏得的聲譽和美譽度，還有企業(yè)能否經(jīng)受市場考驗和歷史淘洗并且壯大發(fā)展。因此，悠久歷史的檔案管理，對于獲取大眾的認(rèn)同具有重要意義。同時，企業(yè)形象塑造離不開文化的內(nèi)核，一個有情懷、有社會影響力、有感召力的企業(yè)，一定是擁有獨特的文化內(nèi)涵并且始終堅持樹立良好的企業(yè)形象。檔案是企業(yè)文化內(nèi)核的載體，對于文化精神等方面的內(nèi)容具有不可替代的作用，從而加深用戶對企業(yè)的信賴。

（三）企業(yè)檔案管理有利于凝聚企業(yè)精神

企業(yè)檔案能夠清晰再現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷程以及先進人物事跡、員工受到的精神鼓舞，是企業(yè)的無形財富。企業(yè)精神根植于企業(yè)發(fā)展的整體脈絡(luò)當(dāng)中，檔案管理不僅有檔案的保存，還包括對企業(yè)發(fā)展信息的整合以及以何種形式展現(xiàn)出來，從而促進企業(yè)文化的傳播。企業(yè)文化對于員工的影響是潛移默化的，員工通過查閱企業(yè)相關(guān)發(fā)展歷程，深刻理解企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和宗旨，從而選擇與企業(yè)相一致的發(fā)展步調(diào)，共同推動企業(yè)發(fā)展。員工在企業(yè)文化的影響下，產(chǎn)生強烈的使命感和歸屬感，樹立較高的忠誠度，從而以更加積極的心態(tài)面對企業(yè)發(fā)展中的各種問題，堅定對企業(yè)發(fā)展前途的信心[3]。

三、推動企業(yè)文化建設(shè)的路徑探究

（一）加強企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)

目前，企業(yè)的檔案管理多是采用兼職管理方式，缺少專職的檔案管理人員。專業(yè)人員缺失意味著檔案管理技術(shù)應(yīng)用不足，在檔案保存過程中多采用保存封箱的方式，容易出現(xiàn)發(fā)霉、紙張損壞等現(xiàn)象。要加強檔案管理隊伍建設(shè)，招聘具有專業(yè)檔案管理知識的人員，從而更好地推動檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展；要加強對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，開展定期講座以及外出學(xué)習(xí)活動等，不斷提高在職人員的檔案管理能力和職業(yè)素養(yǎng)；注重對于檔案管理人員的績效考核，設(shè)定專門的考核標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員的積極性，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)文化中的作用。

（二）加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

融媒體時代的興起，信息化逐漸滲透到工作和生活諸多方面，人們借助互聯(lián)網(wǎng)和移動設(shè)備，使得信息的獲取更加便捷和高效，這對傳統(tǒng)紙媒產(chǎn)生很大的沖擊。因此，企業(yè)檔案管理也要適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極推動信息化檔案建設(shè)；要搭建安全穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)平臺，對紙質(zhì)檔案進行編碼錄入；開發(fā)企業(yè)檔案信息的微信公眾號或者客戶端，提高企業(yè)檔案信息的宣傳范圍和信息獲取的便捷性；要聘請專業(yè)的技術(shù)人員，開發(fā)企業(yè)檔案共享平臺，利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，減少物理儲存檔案的成本，以便于檔案的查找和更新。

（三）貫徹以人為本的理念

在企業(yè)檔案管理過程中，許多管理人員大多關(guān)注企業(yè)過去取得的成績，關(guān)注檔案的留存與記載。但是，最應(yīng)關(guān)注的是企業(yè)發(fā)展過程中的人，關(guān)注人在其中發(fā)揮的作用和影響力。檔案管理工作人員，對于業(yè)績突出的員工要載入企業(yè)發(fā)展檔案，從而發(fā)揮榜樣的模范帶頭作用。在實際管理工作中，要加強檔案信息使用者的意見收集和反饋，使檔案信息形成閉環(huán)式傳播，迎合受眾需求、滿足受眾的要求，不斷創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)。貫徹以人為本的理念，還要提高全體員工的檔案意識，重視對企業(yè)信息的維護和建設(shè)。

（四）將檔案管理融入企業(yè)文化

檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)緊密相連、互相滲透，檔案管理要與企業(yè)文化融合發(fā)展。檔案管理不應(yīng)是被動的信息收集，要善于發(fā)現(xiàn)檔案中對企業(yè)文化發(fā)展有重大推動作用的內(nèi)容，要取其精華、去偽存真，為企業(yè)文化發(fā)展提供檔案資料和事實支撐；檔案管理工作要與企業(yè)發(fā)展方向保持一致，內(nèi)容和形式都要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展宗旨，從而為企業(yè)發(fā)展夯實文化底蘊；要開放新的檔案管理專欄，使企業(yè)員工有更強的參與感和使命感，共同為企業(yè)的未來發(fā)展貢獻青春才智[4]。

四、結(jié)語

新時期的企業(yè)檔案管理工作必須與時俱進、不斷創(chuàng)新。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的根源性文字記載，具有不可忽視的重要意義。企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化是相輔相成的關(guān)系，要注重以人為本，充分發(fā)揮人的作用、發(fā)揮模范先鋒作用，助力企業(yè)精神塑造。檔案信息關(guān)鍵在于使用，要迎合使用者的需求，不斷完善和改進檔案管理和服務(wù)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。