淺談秘書人員的素質(zhì)及提高途徑

摘 要：秘書是現(xiàn)代辦公室中不可或缺的工作人員，也是現(xiàn)代職業(yè)中一個(gè)不可缺少的重要崗位，秘書的主要工作職責(zé)是辦文、辦會(huì)、辦事，并從中服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于部門、服務(wù)于單位職工。作為一名秘書要不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，認(rèn)清自己所處的位置，做好服務(wù)工作，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：秘書;素質(zhì);要求

一、當(dāng)下秘書人員的工作現(xiàn)狀

在現(xiàn)代社會(huì)中，秘書人員的工作是最具有現(xiàn)代化社會(huì)多元特征的職業(yè)之一，秘書工作不屬于任何一個(gè)行業(yè)，但卻又服務(wù)于任何一個(gè)行業(yè)，它成為了每一個(gè)行業(yè)所必需的工作。當(dāng)前我國的秘書人員在工作中依然存在不少問題，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，角色意識(shí)欠缺。作為秘書人員，主要的角色是做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。但如今，我國秘書人員普遍呈現(xiàn)出角色意識(shí)欠缺的情況，在工作中沒擺正找準(zhǔn)定位，認(rèn)為在工作中不論對(duì)錯(cuò)都應(yīng)該聽領(lǐng)導(dǎo)的，甚至對(duì)領(lǐng)導(dǎo)唯唯諾諾、低三下四，這樣的角色意識(shí)只做到了服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的作用，而沒有發(fā)揮參謀和輔助的職能。其次，職業(yè)技能單一。我國社會(huì)環(huán)境正處于不斷發(fā)展變化中，秘書人員只有緊跟時(shí)代的步伐才能在工作中為領(lǐng)導(dǎo)提供需要，這就要求秘書人員在職業(yè)素質(zhì)和技能方面要有所擴(kuò)大和強(qiáng)化，縱觀今日的秘書職場，可以發(fā)現(xiàn)秘書人員的技能十分的單一，只具有秘書學(xué)專業(yè)必備的專業(yè)知識(shí)，缺少科學(xué)文化知識(shí)和一些基本的法律法規(guī)知識(shí)。最后，工作內(nèi)容復(fù)雜。從秘書人員的工作性質(zhì)可以看出，秘書人員的工作是非常復(fù)雜的，不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好參謀輔助性工作，還要完成自己每天的本職事務(wù)性工作。

二、 秘書人員必備的基本素質(zhì)

作為秘書人員不僅要注重辦事效率，也要注意提升自己的素質(zhì)要求，現(xiàn)代社會(huì)的秘書人員對(duì)待工作必須要有上進(jìn)心，做事一定要心思縝密，與其他兄弟部門的相處一定要謙遜，從小事中提升自身素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）政治和道德素質(zhì)

過硬的政治素質(zhì)，是秘書人員的基本素質(zhì)之一，更是全面發(fā)展自己的首要內(nèi)容。高尚的道德情操是秘書人員提升自己的職業(yè)素養(yǎng)的要求之一。也是秘書人員自我完善的必要條件，當(dāng)然，政治和道德素質(zhì)也決定了秘書人員必須具備的高尚人格，恪守職業(yè)道德。秘書人員要具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，就必須從自己的本質(zhì)工作出發(fā)，熱愛自己的工作，不計(jì)名利默默奉獻(xiàn)在自己的崗位上，從工作中培養(yǎng)自己的責(zé)任心、鍛煉出敏銳的思維，學(xué)習(xí)更廣博的知識(shí)，不斷提高自己的施政水平，堅(jiān)定自己的政治立場，才能夠在思想、心理和能力中不斷提高自身素質(zhì)，體現(xiàn)出高尚的道德情操。

（二）較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)

總攬全局體現(xiàn)在秘書工作與其他職業(yè)的工作相比具有一定程度的特殊性，在工作中秘書人員無論在處理事情方面還是在輔助領(lǐng)導(dǎo)參與決策時(shí)，都應(yīng)該站在領(lǐng)導(dǎo)的角度加以思考，只有掌握了縱覽全局的思想觀念，才能為領(lǐng)導(dǎo)做出完善的服務(wù)性工作。在工作中也要不斷更新觀念、積極主動(dòng)，準(zhǔn)確及時(shí)的熟悉部門的各項(xiàng)重點(diǎn)工作，積極參與中心工作的開展，掌握部門所有工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。及時(shí)有效的向領(lǐng)導(dǎo)反映工作中的重點(diǎn)信息，更好的發(fā)揮秘書人員的擔(dān)當(dāng)精神，用高效率的工作態(tài)度為領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)和決策工作。

勇于奉獻(xiàn)的精神使秘書人員的工作不像其他工作那樣規(guī)律單一，工作內(nèi)容僅僅局限于寫材料、接待來訪者、出差等。相反，秘書人員的工作都是不規(guī)律的，要有勇于奉獻(xiàn)的精神，不拘小節(jié)的去付出，才能在工作中實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，應(yīng)該具備抵御各種誘惑的強(qiáng)烈意識(shí)。還要有良好的心態(tài)、耐心，熱情的態(tài)度、韌勁和文明的言行舉止等。

扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)是秘書人員的重要素養(yǎng)，它是溝通、交流與外界的橋梁和紐帶。辦公室秘書人員不僅要具備高尚的道德和良好的素質(zhì)、還要具備扎實(shí)的動(dòng)手能力，決策意識(shí)。重視自己的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，無論在何種單位工作，秘書人員除了要具備相應(yīng)的素質(zhì)，還必須有較強(qiáng)的執(zhí)行力、文字功底、溝通協(xié)調(diào)能力、責(zé)任意識(shí)和擔(dān)當(dāng)能力。作為一名現(xiàn)代秘書人員要能觀察和感知周圍事物，善于發(fā)現(xiàn)自身存在的缺點(diǎn)和不足，并通過努力學(xué)習(xí)和完善自己。

（三）強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)

秘書人員必須具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。在思想上根本克服舊思想，學(xué)習(xí)新思想，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)素質(zhì)，要具有一定的創(chuàng)造能力，在這個(gè)競爭日益激烈的創(chuàng)新型社會(huì)，只有擁有創(chuàng)造能力的人才，才能有能力去參與競爭。作為現(xiàn)代秘書人員，我們不僅要積極參與創(chuàng)新，更應(yīng)該發(fā)揮自己的創(chuàng)造力去服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和部門，將自己打磨成為職場最稀缺的人才。

（四）廣泛的社交能力

當(dāng)下社會(huì)，社交已經(jīng)成為了一項(xiàng)大眾化的熱門活動(dòng)，對(duì)于秘書人員來說，社交在我們工作中發(fā)揮著非常重要的作用，它不僅能在一定程度上開闊我們的視野，增長我們的見識(shí)，還能夠在社交活動(dòng)中學(xué)習(xí)到許多知識(shí)。社交也可以說是我們辦事的輔助。在日常工作的開展中我們可以通過平日里的社交，選擇更加捷徑的方法去聯(lián)系相關(guān)的事物，在工作中突出自身的素質(zhì)修養(yǎng)，除了要具備高效的工作能力外，還要善于人際溝通，和行業(yè)人員搞好和諧關(guān)系，在溝通、交流的過程中，提高自己的表達(dá)能力，同時(shí)也能通過相應(yīng)的方法去搞好對(duì)外交往，從中不斷拓寬自己的社交范圍，努力成為一名“全能型”高效秘書人員。

三、文秘人員自身素質(zhì)的提高途徑

（一）觀察反映問題一定要細(xì)致周到、準(zhǔn)確無誤

秘書工作無小事。簡單的可以從說出一句話，接到的一個(gè)電話，為客人倒一次水，組織開展一次會(huì)議，接待一次來訪者，這些工作都應(yīng)該細(xì)致周到，作為一名秘書工作人員，仔細(xì)、認(rèn)真是我們最基本的工作態(tài)度，我們在做每一件事情的時(shí)候都應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)考慮，也要具備一定的責(zé)任意識(shí)，無論什么事情，都應(yīng)該要具備一定的擔(dān)當(dāng)精神，盡力做好每件事情。工作要精準(zhǔn)，重要事情及時(shí)匯報(bào)。作為秘書人員，也要學(xué)會(huì)意盡言止，言簡意賅，該說的話一定說，而且要有一定的邏輯思維，說話也要注意方式不可一意孤行，語無倫次。

（二）參謀服務(wù)要深人一等，工作態(tài)度要踏實(shí)認(rèn)真

作為一個(gè)新時(shí)代的秘書人員，在參謀輔助方面一定要深人一等，參謀水平要高。平時(shí)應(yīng)該多學(xué)、多看相關(guān)的書籍，從中鍛煉自己的反應(yīng)能力，在為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)時(shí)，更加準(zhǔn)確直觀的發(fā)現(xiàn)存在的問題，同時(shí)思想意識(shí)一定對(duì)要超于他人，在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候，主動(dòng)提出自己的決策建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)的參謀作用。愛崗敬業(yè)是一種高尚的道德情操，同時(shí)也是秘書人員必須具備的工作態(tài)度，秘書人員每天處理事務(wù)的多少，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己處理事情的滿意程度，而踏實(shí)的工作態(tài)度可以不亂陣腳，按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，還可以從中抽出時(shí)間完善自己，也不要放棄每一次可以學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。秘書工作雖然十分繁雜，不論是時(shí)間上的付出還是精力上的付出都飽含堅(jiān)辛，但是一個(gè)成熟的秘書人員，任何時(shí)候都要做到絕不因?yàn)樾量喽p言放棄，反而應(yīng)該積極的去配合工作，只要是領(lǐng)導(dǎo)和同事們交付的事情，不管是分內(nèi)還是分外，努力去辦了就有利于增強(qiáng)團(tuán)結(jié)、加深友誼，如果不去動(dòng)手，不去辦，就有可能會(huì)影響感情，缺少信任。只有在別人需要自己的時(shí)候愿意去付出，才能在繁雜的工作中找到支撐自己的動(dòng)力，我們也才可能實(shí)現(xiàn)超前發(fā)展，享受成功的喜悅。

（三）珍惜參與機(jī)會(huì)，恰當(dāng)彰顯個(gè)性

秘書人員的工作具有繁雜性與多變性的特點(diǎn)，除了分工上確定的一些固定事項(xiàng)外，更多的則是參與一些分工并不明確的事務(wù)工作。一般來說，秘書人員應(yīng)該要妥善的處理好分內(nèi)的本職工作，又要圓滿的完成不屬于“分內(nèi)”卻有機(jī)會(huì)參與的“超職”工作，既能夠拓寬個(gè)人的視野，也可以增長一些才干，所以，作為現(xiàn)代秘書人員要時(shí)刻關(guān)注自己的機(jī)遇，把握好每一次可以提升自己才干的機(jī)會(huì)，這樣，前進(jìn)的步伐才會(huì)加速度的邁進(jìn)，我們的工作也會(huì)因繁忙而變得充實(shí)。除了工作上能夠勝任，把承辦的事都能辦好外，更重要的一點(diǎn)就是努力塑造屬于自己的“個(gè)性”，在機(jī)會(huì)來臨的時(shí)候凸顯個(gè)性，展示自己的特長，同時(shí)要敢于抓住機(jī)會(huì)，在展現(xiàn)自己個(gè)性的同時(shí)爭取更多脫穎而出的機(jī)會(huì)去表現(xiàn)自己。

（四）敢于接受挑戰(zhàn)，全面發(fā)展自己

秘書人員是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，而領(lǐng)導(dǎo)的基本職責(zé)就是用人和辦事，秘書人員“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)越條件，使自己很容易成為領(lǐng)導(dǎo)用人上的“首選”，成為領(lǐng)導(dǎo)工作中的“左膀右臂”。作為一名秘書人員，遇到問題一定要勇于擔(dān)當(dāng)重任，敢于接受工作中的各種挑戰(zhàn)，并能夠盡全力辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。在工作中難免會(huì)遇到許多困難，但是我們不能因?yàn)橐淮问【头艞墖L試，而應(yīng)該接受一次次的困難，在困難中不的提高自己，不斷的努力成長。想要成為一名全能型的秘書人員，我們必須高度要求自己全面發(fā)展，端正自己的“三觀”，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀、和世界觀。在日常工作中，一定要加強(qiáng)自身道德素質(zhì)、政治決策、和職業(yè)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，注重自己職業(yè)操守和擔(dān)當(dāng)精神，還要具備不怕吃苦耐勞的精神和仔細(xì)、認(rèn)真的工作態(tài)度;要有高度的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)和處理事務(wù)的能力，加強(qiáng)自己表達(dá)技巧的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，處理好身邊的人際關(guān)系，做好協(xié)調(diào)和組織工作，提高自己對(duì)待工作的責(zé)任意識(shí)和處理事務(wù)的態(tài)度;要不斷學(xué)習(xí)拓寬自己的知識(shí)，善于培養(yǎng)溝通，協(xié)調(diào)能力，堅(jiān)持原則能力。作為一名現(xiàn)代秘書人員，在工作中要能正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，正確處理苦與樂、得與失、個(gè)人利益與集體利益的關(guān)系，不搞攀比，不圖名利，不計(jì)較個(gè)人得失，愛崗敬業(yè)，勞累不辭，從小事做起，不斷完善自己。

四、提升自身素質(zhì)對(duì)秘書人員的重要性

首先，良好的素質(zhì)是檢驗(yàn)一個(gè)人在社會(huì)生活中修養(yǎng)程度的重要標(biāo)準(zhǔn)。素質(zhì)的形成是經(jīng)過長期的學(xué)習(xí)和體驗(yàn)形成的一種行為。秘書人員在日常工作中不僅要成為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀小助手，也要不斷提高各方面的綜合能力。

其次，良好的素質(zhì)是秘書人員適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。一個(gè)人在政治、思想、道德、知識(shí)和技能等方面通過努力學(xué)習(xí)所達(dá)到的水平，能夠體現(xiàn)出一個(gè)人的自身素質(zhì)和修養(yǎng)，同時(shí)對(duì)人的各種行為起到?jīng)Q定性的作用，也是評(píng)價(jià)一個(gè)人的有效手段。因此，秘書人員必須具備較高的處理事務(wù)能力和過硬的專業(yè)知識(shí)水平。秘書人員要熟悉部門里面的工作進(jìn)展?fàn)顩r，能夠熟練的操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同時(shí)也可以將上情和下情有效的結(jié)合起來，認(rèn)真努力的做好綜合性的服務(wù)工作。這樣既能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，又能夠充分發(fā)揮秘書人員的工作職責(zé)。

再次，良好的素質(zhì)是增強(qiáng)秘書人員工作能力的重要條件。秘書人員從事的工作綜合服務(wù)性較強(qiáng)，自身的素質(zhì)會(huì)直接影響到為領(lǐng)導(dǎo)提供的參謀效果。主要表現(xiàn)有：不能及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供嚴(yán)謹(jǐn)、正確的意見和建議，工作中容易墨守成規(guī)、固步自封，缺乏開拓創(chuàng)新精神，會(huì)影響到部門之間開展工作的合作協(xié)調(diào)效率，會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作成效。

最后，秘書人員的自身素質(zhì)和其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)息息相關(guān)，是其個(gè)人發(fā)展成敗與否的關(guān)鍵。素質(zhì)體現(xiàn)著秘書人員的能力，也直接關(guān)系到自己的工作能否按時(shí)完成，能否將領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)落到實(shí)處。這是秘書人員必須做到的一項(xiàng)長期性工作，要通過實(shí)踐不斷去研究、探索，積累經(jīng)驗(yàn)，逐步提高自身素質(zhì)。

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于秘書人員的需求也在不斷增多，秘書工作也備受重視，因此，秘書人員要不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì)修養(yǎng)，強(qiáng)化自己的專業(yè)技能，掌握更多的知識(shí)，努力提高自身綜合素質(zhì)修養(yǎng)，不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

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作者簡介：李萬軍（1978.01- ），男，山東泰安人，畢業(yè)于青海師范大學(xué)，碩士研究生，云南民族大學(xué)，副教授，研究方向：中國古代史。