新醫(yī)改形勢下大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理的影響

◆李 娟

（張家口市第一醫(yī)院 河北 075000）

1 新醫(yī)改形勢下大數(shù)據(jù)給醫(yī)院檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理工作的進展要落后于醫(yī)院其他方面的建設。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的規(guī)模在不斷擴大，數(shù)據(jù)的復雜程度也在不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)漸漸無法滿足大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的要求，大數(shù)據(jù)給醫(yī)院的檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)。

（1）大數(shù)據(jù)對于檔案信息采集和處理的挑戰(zhàn)

總的來說，醫(yī)院檔案管理需要處理的檔案信息主要包括兩大類，即人事類檔案以及醫(yī)療業(yè)務類檔案。人事檔案是關于醫(yī)院職工的檔案，如在職醫(yī)療衛(wèi)生人員檔案、離職人員檔案以及退休員工檔案。人事檔案的管理相對而言要簡單得多，其數(shù)據(jù)量較為固定，規(guī)模小，而且數(shù)據(jù)的結構也較為簡單，傳統(tǒng)的檔案管理手段完全可以應付。而醫(yī)療業(yè)務檔案則不然。具體來說，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務檔案主要包含設備檔案、醫(yī)療檔案以及技術檔案等。醫(yī)療服務是醫(yī)院的主營業(yè)務，隨著醫(yī)療服務的規(guī)模在不斷擴大，醫(yī)院每天都會產(chǎn)生大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)，從而使醫(yī)療業(yè)務檔案的數(shù)量迅速增加，如果依靠傳統(tǒng)的管理辦法，檔案管理人員很快就會被海量數(shù)據(jù)淹沒。而且設備、藥品等也需要進行定期的更新，每一次變動都需要更新檔案信息。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理需要處理的是更大的數(shù)據(jù)量，更加復雜的數(shù)據(jù)信息。依靠傳統(tǒng)的管理手段，不但檔案的存儲會面臨巨大的困難，而且檔案數(shù)據(jù)的分析和利用更是無法進行。

（2）大數(shù)據(jù)對于檔案管理制度建設的挑戰(zhàn)

在我國的檔案管理中實行的是統(tǒng)一領導，分級管理，醫(yī)院的檔案管理也是如此。通常情況下，醫(yī)院的檔案管理部門隸屬于院辦，各業(yè)務科室的檔案管理由科室自行管理。在這樣的管理制度下，醫(yī)院的檔案管理體現(xiàn)出明顯的分散性，對于各業(yè)務科室之間檔案信息的互通帶來一定的阻礙。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作不應該僅僅局限在將數(shù)據(jù)收集起來進行保存，更重要的是要對數(shù)據(jù)進行挖掘和利用。而當前的管理制度使得檔案的分析和利用受到很大的局限。所以，大數(shù)據(jù)給醫(yī)院檔案管理帶來的另一個挑戰(zhàn)在于需要構建起集中統(tǒng)一的檔案管理制度，從而有助于利用大數(shù)據(jù)技術的發(fā)揮。而當前，相關的制度卻是缺失的。

(3）大數(shù)據(jù)對于檔案管理人才隊伍建設的挑戰(zhàn)

運用大數(shù)據(jù)技術實施醫(yī)院檔案管理，需要有一大批既熟悉醫(yī)院檔案管理業(yè)務，同時有具備大數(shù)據(jù)思維，掌握大數(shù)據(jù)技術的專業(yè)人才。而現(xiàn)實是當前醫(yī)院檔案管理人才隊伍是遠不能滿足這一要求，這是大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理面臨的另一個重大挑戰(zhàn)。當前，醫(yī)院從事檔案管理工作的人員素質是良莠不齊的，有小部分人員甚至連傳統(tǒng)的檔案管理工作都無法完全勝任。而更多的人員雖然能夠勝任傳統(tǒng)的檔案管理工作，但檔案管理的知識與技能得不到及時更新。部分人員就算是較為深入的信息化管理手段也無法熟練掌握。更深層次的，通過大數(shù)據(jù)技術進行檔案管理就更加無從談起了。因此，如何提高現(xiàn)有檔案管理人才隊伍的整體素質，讓其具備大數(shù)據(jù)思維，掌握大數(shù)據(jù)技術，并能夠結合醫(yī)院的具體業(yè)務運用大數(shù)據(jù)技術進行檔案管理，從而構建起一支能夠適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理的人才隊伍，是醫(yī)院需要考慮的重要問題之一。

2 新醫(yī)改形勢下大數(shù)據(jù)對于醫(yī)院檔案管理的積極影響

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理的弊端被暴露無遺，使得醫(yī)院檔案管理工作的開展面臨著重大的挑戰(zhàn)。但是，挑戰(zhàn)與機遇總是并存的。大數(shù)據(jù)給醫(yī)院的檔案管理帶來的不僅是挑戰(zhàn)，同時也為檔案管理的升級提供了機遇，也必將發(fā)揮出積極的作用。

（1）推動醫(yī)院檔案管理的精細化和深入化

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是比較粗放的，對于檔案的管理與利用也更多停留在表層。而在大數(shù)據(jù)時代下，大數(shù)據(jù)處理使得數(shù)據(jù)處理可以更加精細，數(shù)據(jù)挖掘更加深入。大數(shù)據(jù)處理的流程主要包括數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)抽取以及數(shù)據(jù)解釋等步驟，可以從數(shù)據(jù)采集層、整理層、分析層和展示層實現(xiàn)對于醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的挖掘。通過對檔案數(shù)據(jù)的精細分析，可以找到醫(yī)院各類檔案數(shù)據(jù)之間的相關性，并根據(jù)這種相關性來激活處于休眠狀態(tài)的檔案資源，沖破數(shù)據(jù)壁壘，使孤立的、不能互通的數(shù)據(jù)之間實現(xiàn)充分共享。此外，通過深入的大數(shù)據(jù)挖掘和精細化的檔案管理，醫(yī)院可以更加精準地找到檔案用戶所需的服務，從而幫助醫(yī)院給患者提供更加人性化的、有針對性的醫(yī)療服務，提高醫(yī)院的服務水平。

（2）提高檔案的利用效率

在以前，醫(yī)院檔案管理的主要目的在于進行歷史數(shù)據(jù)的保存，數(shù)據(jù)的利用價值要么被忽視，要么由于現(xiàn)實條件的限制而難以進行。例如，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理更多采用的是紙質檔案管理，這樣的管理模式下，就算是簡單的檢索和查詢工作都需要耗費大量的時間和精力，就更不用說進行進一步的分析、挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的隱藏信息了，在面對海量的醫(yī)療業(yè)務檔案時更是如此。而隨著醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的進程不斷推進，檔案數(shù)據(jù)初步實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，檢索、查詢、提取等簡單的數(shù)據(jù)處理操作可以短時間內完成，從而可以實現(xiàn)初步的檔案利用。但是，更進一步挖掘和分析仍然無法真正實現(xiàn)。而大數(shù)據(jù)技術的出現(xiàn)，可以通過數(shù)據(jù)挖掘將看似互不相關的醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)之間建立起聯(lián)系，找到隱藏在數(shù)據(jù)背后的關系，從而提取出有價值的數(shù)據(jù)信息。從而為醫(yī)療服務的改進，醫(yī)療設備和藥品的管理，人員的管理等提供科學的參考依據(jù)。最終使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的價值能夠充分發(fā)揮出來。

3 大數(shù)據(jù)背景下提高醫(yī)院檔案管理水平的策略

通過上面的分析可知，當前醫(yī)院檔案管理工作與大數(shù)據(jù)環(huán)境是不相適應的，需要進行進一步的升級。而大數(shù)據(jù)技術又為醫(yī)院檔案管理的升級提供了契機，使得醫(yī)院檔案管理朝著更加精細、深入的方向發(fā)展，挖掘檔案的價值成為可能。為此，我們應該采取有效的策略，充分利用大數(shù)據(jù)技術，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平。

（1）進行檔案管理制度改革

對于醫(yī)院的檔案管理而言，制度的建設是構建基于大數(shù)據(jù)的檔案管理的重要環(huán)節(jié)。只有理順相關的管理制度才能改變當前檔案分散管理的現(xiàn)狀。

一方面，醫(yī)院應該設立專職的主管檔案管理的職位。為了實現(xiàn)對各個業(yè)務科室檔案管理工作的統(tǒng)籌，醫(yī)院可以聘請擁有大數(shù)據(jù)思維的，懂大數(shù)據(jù)技術的專業(yè)人才來主管檔案管理工作。讓其對醫(yī)院的檔案管理制度和架構進行重新規(guī)劃，重新安排各個科室的檔案管理，并統(tǒng)籌各個業(yè)務科室檔案管理的銜接。同時，醫(yī)院的領導以及業(yè)務科室的主管也必須全力支持。

另一方面，整合各部門的檔案管理制度。為了實現(xiàn)醫(yī)院各部門檔案管理的銜接，實現(xiàn)不同業(yè)務科室之間數(shù)據(jù)與信息的充分共享，為大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用打好基礎。我們必須對于各個部門的檔案管理工作制度進行整合，從而確保制度的一致性與延續(xù)性。尤其是要建立一套統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范制度，對于各個科室檔案的采集、錄入和處理進行約束，從而確保數(shù)據(jù)的一致性，將各個部分、不同類型的醫(yī)院檔案信息資源進行整合，以方便隨后對檔案進行統(tǒng)一的處理、分析和挖掘，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理。

（2）加強大數(shù)據(jù)檔案管理人才隊伍的建設

高素質的人才是落實基于大數(shù)據(jù)的醫(yī)院檔案管理的關鍵所在。為此，醫(yī)院必須極強大數(shù)據(jù)檔案管理人才隊伍的建設，可以通過內部培養(yǎng)和外部引進兩個途徑來夯實人才隊伍。

在內部培養(yǎng)方面，醫(yī)院應該建立完善的人才培養(yǎng)機制，將大數(shù)據(jù)作為現(xiàn)有檔案管理人才培養(yǎng)的重要內容。內部培養(yǎng)的好處在于現(xiàn)有的人員大都對于醫(yī)院檔案管理的業(yè)務比較熟悉，他們欠缺的是大數(shù)據(jù)的知識和相關技能。所以，在內部培養(yǎng)中，醫(yī)院可以定期聘請大數(shù)據(jù)行業(yè)的專家和研究人員對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓，同時也可以定期安排人員進行交流學習。并且，還可以將其作為對于檔案管理人員考核的指標，如果擁有大數(shù)據(jù)行業(yè)專業(yè)證書的，在培訓學習中表現(xiàn)突出的就可以在考核中得到加分。從而激發(fā)現(xiàn)有人員學習和提高的積極性，提高其大數(shù)據(jù)素養(yǎng)，滿足大數(shù)據(jù)檔案管理的需求。

在外部引進方面，醫(yī)院可以在社會上招聘兼具醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗，又具備大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的專業(yè)人才，以夯實人才隊伍。這樣全面的人才相對而言比較稀缺，因此醫(yī)院還可以從高校中招聘有大數(shù)據(jù)專業(yè)背景的應屆畢業(yè)生。這在一方面可以降低成本，另一方面應屆畢業(yè)生學習的能力也相對較強，更加具有可塑性。隨后，讓其通過內部培訓和工作實踐熟悉醫(yī)院檔案管理業(yè)務的特點，從而達到醫(yī)院基于大數(shù)據(jù)檔案管理的要求。

（3）運用大數(shù)據(jù)技術實施檔案管理

大數(shù)據(jù)技術是在大數(shù)據(jù)時代下為海量數(shù)據(jù)的處理應運而生的技術，它包含了大數(shù)據(jù)采集、導入、訪問、存儲、分析、挖掘等一系列的技術手段。在醫(yī)院檔案管理中，可以根據(jù)自身的工作實際和技術水平運用這些相關的技術實施檔案管理。

首先，醫(yī)院應該建立起自身的大數(shù)據(jù)管理平臺。大數(shù)據(jù)管理平臺是醫(yī)院進行大數(shù)據(jù)管理的重要基礎，也是基于大數(shù)據(jù)的檔案管理得以實現(xiàn)的重要保障。為此，醫(yī)院應該制定大數(shù)據(jù)管理平臺建設計劃，聘請專業(yè)的企業(yè)分階段進行平臺的建設，從而完成醫(yī)院檔案資源的整合。

其次，合理運用大數(shù)據(jù)技術手段進行深入的檔案管理。在檔案管理中，管理人員應該使用大數(shù)據(jù)分析技術，對于醫(yī)院的檔案資源進行深度的整合和挖掘。通過整合構建起檔案資源體系，將各個科室之間的檔案信息建立起關聯(lián)，形成信息互聯(lián)共享的檔案數(shù)據(jù)資源網(wǎng)。并在此基礎上利用統(tǒng)計分析方法，對于醫(yī)療業(yè)務檔案進行分析，通過檔案信息找出醫(yī)療業(yè)務中存在的不足，作為改進的依據(jù)，深化檔案的利用。

最后，建立大數(shù)據(jù)檔案管理安全防護體系。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)具有重大的價值，醫(yī)療數(shù)據(jù)的安全是醫(yī)院檔案管理當中不能忽視的問題。為此，必須建立檔案數(shù)據(jù)安全防護機制。在檔案管理中，必須建立起訪問控制體系，對于不同級別的人員的檔案訪問行為進行監(jiān)督和控制，防范檔案信息泄露。同時，建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，制定檔案數(shù)據(jù)定期備份計劃，并在管理中嚴格執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)的安全和完整，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞和丟失。

4 結語

總之，運用大數(shù)據(jù)實施檔案管理將是醫(yī)院檔案管理工作的一個必然趨勢，醫(yī)院應該采取積極的策略，及時完成檔案管理的升級與轉向。