基于“單套制”的建設(shè)工程電子檔案接收管理實踐

張雅玲

(漳州高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站 福建漳州 363000)

0 引言

建設(shè)工程電子檔案是工程項目從開始到竣工驗收階段形成的具有保存意義的檔案資料，包括工程項目各個階段產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)[1]，建設(shè)工程電子文件以電子媒介的方式進(jìn)行傳輸和保存[2]。2017年福建省開展全省性的建設(shè)工程電子文件試點工作[3]，福建省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳在文件中指出，在線形成的電子檔案，檔案管理部門可只收電子檔案，不再要求將其制成紙質(zhì)檔案或縮微品進(jìn)行保管。這也為工程電子檔案“單套制”歸檔提供了先行經(jīng)驗。湖南省于2018年也逐漸開始進(jìn)行電子文件的試點[4]，隨著政府對于工程電子檔案推廣力度的進(jìn)一步加深，電子檔案將成為未來檔案歸檔的主流方式。因此根據(jù)現(xiàn)行電子檔案的接收實踐，積極總結(jié)經(jīng)驗，為未來全過程電子化以及推動行業(yè)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

目前對于電子檔案接收方面的研究較少。羅國經(jīng)[5]從組織管理、統(tǒng)一思想等方面加強(qiáng)社會公眾對建設(shè)工程電子檔案的認(rèn)可程度，以規(guī)范檔案后期的接收流程。林艷玲[6]等人在珠海市數(shù)字城建檔案館建設(shè)過程中，要求建設(shè)單位向城建檔案館移交建設(shè)工程竣工檔案時，須一并移交與工程紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的建設(shè)工程電子文件，即“雙套制”歸檔，取得了一定的成果。但是電子文件的簽章主體為項目經(jīng)理和總監(jiān)理工程師，其他個人沒有涉及簽章。高影[7]等人從城建電子檔案接收管理系統(tǒng)的建設(shè)出發(fā)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)加強(qiáng)電子檔案的規(guī)范化接收。鄭紅麗[8]對紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗收，同時提請對工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗收，并對電子檔案的載體、安全性、格式等方面進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測。從這些研究成果來說，較多的研究是基于對“雙套制”檔案的接收管理，對“單套制”建設(shè)工程電子檔案接收的研究較少。

因此，本文在漳州高新區(qū)建設(shè)工程電子檔案接收管理實踐的基礎(chǔ)上，研究和總結(jié)了基于“單套制”歸檔的相關(guān)技術(shù)要求和內(nèi)容，為建設(shè)工程實現(xiàn)全過程電子化提供應(yīng)用實施和接收管理經(jīng)驗。

1 建設(shè)工程電子檔案接收管理模式

本文根據(jù)漳州高新區(qū)房屋建筑的檔案接收實踐，對檔案工作流程等進(jìn)行梳理，形成的工程電子檔案接收模式如圖1所示。在建設(shè)工程項目電子檔案推廣應(yīng)用過程中，有些檔案是在政府其他職能部門中形成，并且在進(jìn)行試點項目申報之前，已經(jīng)產(chǎn)生了紙質(zhì)資料。針對這類檔案采用紙質(zhì)檔案歸檔，不用再形成原生電子文件。該類紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化加工后，數(shù)字化加工成果與其他階段形成的原生電子檔案共同組卷，數(shù)字化成果和原生電子文件形成一套完整的工程檔案資料。而紙質(zhì)檔案只包括前期已經(jīng)形成的紙質(zhì)文件以及在施工過程中因為一些主客觀的原因無法形成原生電子檔案的文件，因此在內(nèi)容和范圍上，電子檔案數(shù)據(jù)包更加完整。

在本文的接收管理模式中，紙質(zhì)檔案仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管和接收方式，需要經(jīng)過整理、編頁、打碼、組卷以及審查等工序，而電子檔案主要包括數(shù)字化電子文件和原生電子文件。為保證紙質(zhì)檔案編頁和編碼的連續(xù)性和與掃描件在內(nèi)容上的一致性，如果同一卷內(nèi)，同時包含紙質(zhì)掃描件和原生電子文件，掃描件在前，原生電子檔案集中居后。如果一個工程檔案，原生電子檔案獨(dú)立成卷的，集中放在紙質(zhì)案卷后面。

圖1 建設(shè)工程電子文件接收管理模式架構(gòu)圖

2 電子與紙質(zhì)檔案接收管理的差異

由于建設(shè)工程電子檔案與紙質(zhì)檔案在信息存儲媒介上的不一致，以及信息閱讀與材料的整理都存在差異，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案在接收環(huán)節(jié)的要求和內(nèi)容也不盡相同，電子與紙質(zhì)檔案的接收方式主要存在以下幾點不同：

(1)移交內(nèi)容不同

紙質(zhì)檔案與原生電子檔案在移交時移交內(nèi)容不同，紙質(zhì)檔案移交主要包含對紙質(zhì)文件以及對應(yīng)的數(shù)字化文件進(jìn)行移交。而原生電子檔案除了包含所有責(zé)任者可讀電子簽章的主體文件外，還包括主體文件對應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，元數(shù)據(jù)與電子文件一一對應(yīng)。由于原生電子檔案采用具有身份認(rèn)證的電子簽章對文件的內(nèi)容進(jìn)行固化，從而保證電子檔案的不可篡改，提高電子檔案的真實性。然而，目前市面上具有多家的簽章服務(wù)商，不同服務(wù)商的軟件不同，因此在進(jìn)行電子檔案移交時，還需要提供對應(yīng)的可讀電子簽章文件的軟件。

(2)組卷方式不同

紙質(zhì)檔案組卷采用檔案盒對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，文件在裝盒之前需要經(jīng)過分類裝盒等處理。電子檔案由于采用電子媒介，檔案的組卷可以利用計算機(jī)分析技術(shù)進(jìn)行電子資料的自動和智能組卷，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)的智能采集。因此采用電子組卷方式，可以在很大程度上提高檔案整理效率。

(3)移交方式不同

紙質(zhì)檔案采用檔案裝盒移交，是一種實物移交的方式，城建檔案管理部門接收移交檔案后，檔案的保存地從立檔單位移交到城建檔案保管部門。原生電子檔案的移交主要分為離線移交和在線移交。離線移交主要是采用不可擦寫的存儲設(shè)備進(jìn)行移交，城建檔案部門接收電子檔案后可以保管在城建檔案管理系統(tǒng)和移交設(shè)備上，電子檔案的備份快速便捷。在線移交是隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷以及數(shù)據(jù)在線傳輸安全性的提高，原生電子檔案在向城建檔案管理部門移交時可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)行電子檔案傳輸。

(4)審核和鑒定方式不同

紙質(zhì)檔案的鑒定周期長，要經(jīng)過資格審核、確定生存期和價值復(fù)審三個階段，在進(jìn)行檔案價值鑒定時需要逐頁逐份的進(jìn)行。電子檔案的鑒定則可以通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)算法的開發(fā)，自動對檔案信息的完整性、真實性、可用性以及安全性進(jìn)行檢測，電子檔案鑒定時間相對較短。但在電子檔案審核和鑒定時，還需要對檔案形成過程中的認(rèn)證信息、身份驗證信息、數(shù)字簽名以及加密特征等方面進(jìn)行檢測，以確保電子檔案的“四性”不受影響，保證電子檔案的法律憑證效力。

3 歸檔準(zhǔn)備工作

3.1 明確歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程檔案的歸檔范圍和保管期限是進(jìn)行建設(shè)工程檔案整理的前提條件，目前不同地市的城建檔案管理部門的接收范圍和保管期限由于當(dāng)?shù)卣蜋n案管理機(jī)構(gòu)的要求不同，存在不一致的地方，因此不同立檔單位在進(jìn)行檔案整理之前需要與當(dāng)?shù)貦n案管理部門確定工程檔案的移交范圍和期限。并且針對目前工程電子文件和電子檔案的試點推廣階段，同時包含紙質(zhì)和電子檔案兩種不同的媒介，城建檔案管理機(jī)構(gòu)需與立檔單位和檔案服務(wù)公司明確紙質(zhì)檔案和電子檔案的移交范圍和對應(yīng)的保管期限。

3.2 明確密級

建設(shè)工程電子檔案由于采用電子格式，可以方便檔案資料在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸和利用，因此工程電子檔案在檔案后期利用上具有很高的價值。檔案管理部門在管理系統(tǒng)上進(jìn)行資料檢索也十分方便，因此立檔單位在進(jìn)行檔案整理之前需同檔案管理部門明確電子檔案的保管密級，方便在后期檔案利用過程中，針對不同的密級保管要求，有針對性的進(jìn)行權(quán)限控制，從而方便借閱者的檔案利用。

4 電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集

4.1 收集要求

原生電子文件在進(jìn)行檔案收集時，電子檔案應(yīng)符合檔案“四性”的要求，按照各地市檔案管理機(jī)構(gòu)和部門的檔案移交范圍進(jìn)行收集。收集的電子檔案及其元數(shù)據(jù)需要建立內(nèi)在聯(lián)系，保證電子檔案與對應(yīng)的元數(shù)據(jù)之間可以相互索引，從而方便檔案后期的檢索利用。原生電子文件在進(jìn)行移交時，需包含所有檔案相關(guān)責(zé)任者的可讀電子簽章信息。涉及電子簽名的電子文件應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的相關(guān)要求。

4.2 電子文件保存格式

電子文件的保存格式應(yīng)采用符合《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》 (CJJ/T117-2017)中通用格式的要求。為避免電子文件由于形成電子簽名的服務(wù)公司不同，從而導(dǎo)致需要兼容不同軟件之間工作量和軟件開發(fā)量增大，不是通用格式的電子文件需要在進(jìn)行移交之前轉(zhuǎn)成通用格式并和源文件一同歸檔。

4.3 元數(shù)據(jù)保存格式

建設(shè)工程電子文件的元數(shù)據(jù)主要是采用XML格式進(jìn)行存儲，元數(shù)據(jù)信息的采集應(yīng)符合《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》(CJJ/T187-2012)的相關(guān)要求。立檔單位在形成XML文件時，應(yīng)盡量減少人工錄入工作量，充分利用計算機(jī)技術(shù)的自動采集功能，對元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能著錄，提高檔案整理的工作效率。

4.4 電子竣工圖

竣工圖是建設(shè)工程電子檔案資料中占比非常大的一個部分，并且城建檔案竣工圖也是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用率最高的一種類型檔案，因此對竣工圖進(jìn)行電子化后將充分降低紙質(zhì)檔案的投入量，電子化的竣工圖在后期檔案利用方面也更加方便。需要紙質(zhì)竣工圖時可以通過直接將電子竣工圖進(jìn)行曬圖，需要電子版竣工圖時，可以給予添加水印并處理過的電子竣工圖。在進(jìn)行電子竣工圖制作過程中，應(yīng)采用矢量的竣工圖作為簽字蓋章的源文件，采用矢量圖可以保證后期檔案利用的質(zhì)量。由于竣工圖是原生電子文件單獨(dú)成卷，因此在進(jìn)行檔案整理時可歸集到所有檔案案卷的最后面。

電子竣工圖的相關(guān)版面如圖2～圖3所示，電子竣工圖在制作過程中應(yīng)提高制作的效率，檔案審查人員應(yīng)逐漸從紙質(zhì)審查方式向電子審查方式轉(zhuǎn)變。電子竣工圖章的大小應(yīng)滿足電子文件打印紙質(zhì)文件中章的大小應(yīng)符合規(guī)范要求。

圖2 電子竣工圖版面

圖3 電子竣工圖竣工底圖圖章

5 歸檔信息包

歸檔信息包是進(jìn)行電子檔案信息移交的數(shù)據(jù)封裝包，歸檔信息包中包含電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)，按照一定的結(jié)構(gòu)組織，可用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信息集合對象。

5.1 組織結(jié)構(gòu)

在進(jìn)行歸檔信息包生成過程中，應(yīng)按照一定的文件存儲規(guī)則進(jìn)行元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)的存儲。由于目前向城建檔案移交的歸檔資料中，含有一部分的紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案是根據(jù)傳統(tǒng)建設(shè)檔案的項目-案卷-文件的三級檔案管理方式。為了保證紙質(zhì)檔案與數(shù)字化掃描件在內(nèi)容和存儲層次上的一致性，并且根據(jù)文獻(xiàn)[1]的相關(guān)要求，采用項目級-案卷級-文件級的三級管理方式，并根據(jù)三級管理要求對元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。具體的歸檔信息包的組織結(jié)構(gòu)如圖4所示。

5.2 封裝

為了防止歸檔信息包在移交過程中被人惡意修改或者被刪除相關(guān)內(nèi)容，建設(shè)單位向城建檔案管理部門進(jìn)行移交時，應(yīng)對歸檔信息包進(jìn)行封裝。由于建設(shè)工程檔案資料較復(fù)雜，不同建設(shè)規(guī)模產(chǎn)生的電子檔案是不一致的。建設(shè)工程檔案信息包在進(jìn)行封裝過程中應(yīng)能夠支持對檔案信息包的智能分包，大文件在進(jìn)行檔案拷貝，上傳管理系統(tǒng)等易出現(xiàn)意外情況。建設(shè)主管部門應(yīng)提供建設(shè)單位對應(yīng)的封裝軟件工具。

6 移交與檢測

6.1 移交要求

建設(shè)單位在進(jìn)行檔案移交時，應(yīng)明確所提交的建設(shè)工程電子檔案符合真實性、完整性、可用性和安全性的原則，并且對其所提交的檔案信息包的真實性、完整性、可用性和安全性以及紙質(zhì)檔案的真實性等提交承諾保證書。對于分階段驗收的檔案資料，要求建設(shè)單位對不同階段的檔案資料進(jìn)行移交質(zhì)量的保證。

6.2 “四性”檢測

電子檔案由于采用電子簽章技術(shù)進(jìn)行責(zé)任者的責(zé)任定位，由于單份電子文件夾所包含的電子簽章個數(shù)較多，不同類型包含要求的簽章蓋章的人也不固定。因此，在檔案審查過程中如果通過人工方式驗證電子簽章的有效性，耗時耗力，增加工作量。并且元數(shù)據(jù)相關(guān)內(nèi)容是否符合歸檔要求無法直接通過人工方式認(rèn)證。因此，為了方便城建檔案管理部門進(jìn)行檔案合規(guī)性審查，應(yīng)建立電子檔案的“四性”檢測軟件，本文采用的電子檔案“四性”檢測工具界面如圖5所示。包含建設(shè)工程電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性四個方面的信息檢測。通過引入信息軟件，充分降低了檔案檢測的難度和工作量。

圖5 城建電子檔案“四性”檢測工具

7 展望

7.1 電子檔案在線移交

傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)包是采用離線移交的方式，由于建設(shè)工程檔案在移交完城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查后，對于檔案整理不規(guī)范的地方，建設(shè)單位需要重新領(lǐng)回紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理后重新報送到城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。檔案報送的過程較為繁瑣，并且針對存在問題采用傳統(tǒng)的方式容易漏改和問題的針對性不強(qiáng)。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，建設(shè)工程電子檔案可以進(jìn)行在線傳輸和在線審核，對于不規(guī)范的檔案有針對性的建立問題索引信息，建設(shè)單位根據(jù)問題索引修改完成后，直接向城建檔案移交審核通過的檔案，符合“盡量跑一趟”的原則，可以在很大程度上降低建設(shè)單位和城建檔案管理部門的工作量。

7.2 全過程電子化

目前部分前期資料以及在施工過程中因為一些主客觀的原因無法形成原生電子檔案的文件仍然采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行報送。希望政府主管部門和參建主體共同努力，采用電子化審批方式，逐步替代這類的紙質(zhì)資料，從而實現(xiàn)建設(shè)工程全過程的資料電子化。對于推進(jìn)綠色施工以及環(huán)境保護(hù)等具有非常重要的意義。

8 結(jié)論

(1)在進(jìn)行建設(shè)工程電子檔案收集之前，需要與建設(shè)單位以及其他參建單位規(guī)范檔案接收范圍，明確接收紙質(zhì)檔案與電子檔案的界限，方便參建單位在工程施工過程中同步進(jìn)行檔案整理。

(2)電子文件以及元數(shù)據(jù)的接收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)能夠滿足規(guī)范要求，建設(shè)單位以及其他參建單位應(yīng)對形成的電子文件是否符合要求進(jìn)行審查，在前段進(jìn)行控制，避免問題后期出現(xiàn)，無法彌補(bǔ)。