加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的若干思考及建議

何懿

中國航發(fā)南京輕型航空動力有限公司 江蘇南京 211100

隨著數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對于企業(yè)文書檔案進行計算機聯(lián)網(wǎng)處理，實現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時，因企業(yè)發(fā)展需要，對于文書檔案資源開發(fā)與利用的需求日益迫切，進一步提高企業(yè)文書檔的利用價值，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理和科研服務(wù)，不斷加強文書檔案的信息化建設(shè)已成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要任務(wù)和發(fā)展必然[1]。根據(jù)作者多年的工作經(jīng)驗，分析了企業(yè)檔案的信息化過程出現(xiàn)的相關(guān)問題并提出了一些改進措施，供相關(guān)工作者參考。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

1.1 基礎(chǔ)薄弱需要加強

由于傳統(tǒng)文書檔案工作的影響，許多企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統(tǒng)一標準，比如紙質(zhì)文書檔案還可統(tǒng)一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進行信息化建設(shè)首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時間緊迫，需要花費時間和精力購置電子計算機、掃描儀、掃描儀等相應(yīng)的數(shù)字化處理設(shè)備，開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理軟件，聘請軟件開發(fā)人員進行企業(yè)檔案信息化規(guī)劃與設(shè)計，同時需要文書檔案人員將既往文書檔案統(tǒng)一進行數(shù)字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實準確、完整規(guī)范，工作量較大[2]。

1.2 缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃

目前雖然很多企業(yè)已經(jīng)逐步開展了文書檔案的信息化建設(shè)工作，但是由于缺少頂層設(shè)計，沒有統(tǒng)一的標準和實施細則，往往各自為政。有的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫不能與辦公自動化系統(tǒng)互通，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡(luò)拓展；有的企業(yè)雖然建立文書檔案數(shù)據(jù)資源，但缺乏安全保密意識和行之有效的維護手段，這些都會造成資源的浪費損耗和安全隱患。企業(yè)之間，由于各自開發(fā)軟件，各成一體，形成的數(shù)據(jù)難以對接，限制了檔案信息資源的合理流動和共享開發(fā)，背離了信息化建設(shè)的初衷。

1.3 信息化建設(shè)人才匱乏

人員是企業(yè)發(fā)展的最能動的資源，目前各企業(yè)進行文書檔案信息化建設(shè)，多是通過臨時委托軟件工程開發(fā)人員進行設(shè)計編程。由于缺乏規(guī)劃要領(lǐng)，加之企業(yè)自身沒有這方面的人員儲備，軟件的設(shè)計開發(fā)難以貼近需求，重復(fù)設(shè)計，雜亂無章，很難保持信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和一致性，也難以保證管理信息系統(tǒng)維護的長期性和有效性。

2 加強文書檔案信息化建設(shè)的建議和措施

2.1 建立統(tǒng)一標準制度

企業(yè)文書檔案管理部門按照有關(guān)檔案信息化工作的法規(guī)、標準、規(guī)章，組織開展文書檔案的信息化建設(shè)工作，在上級檔案主管部門的指導(dǎo)下，結(jié)合實際情況，加強文書檔案信息化建設(shè)標準規(guī)范的建設(shè)和實施，嚴格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)技術(shù)標準，比如文書檔案的數(shù)字化標準，文書檔案的歸檔管理標準等。首先要明確管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、收錄、移交、整理、價值鑒定、存儲、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規(guī)范標準；要加強技術(shù)規(guī)范的落實，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式標準、電子簽章標準、加密算法標準等的制定完善。同時，企業(yè)要針對文書檔案信息化建設(shè)制定并完善相關(guān)制度與體系，制定一套科學(xué)的檔案管理示范標準，引導(dǎo)文書檔案信息化建設(shè)工作有序規(guī)范開展，在執(zhí)行過程中，有關(guān)部門要對文書檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)進行嚴格的指導(dǎo)和監(jiān)督，杜絕文書檔案工作人員出現(xiàn)不規(guī)范的操作。

2.2 加強信息化建設(shè)工作的管理

企業(yè)文書檔案承載著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的重要工作內(nèi)容和信息，企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)刻不容緩，此項工作的開展離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，企業(yè)文書檔案管理部門要結(jié)合自身工作特點和信息化建設(shè)的重要性，勤于向領(lǐng)導(dǎo)匯報溝通，闡明此項工作對企業(yè)未來發(fā)展的長遠意義，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給以足夠重視和關(guān)注，加強對文書檔案信息化建設(shè)工作的支持力度，加強企業(yè)其他部門對此項工作的協(xié)調(diào)配合，保證經(jīng)費的充足配給，制定企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展計劃和建設(shè)目標藍圖，對于此項工作科學(xué)規(guī)劃設(shè)計，協(xié)調(diào)調(diào)配資源，分布穩(wěn)妥進行，使企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作順利有效開展[3]。

2.3 加強文書檔案信息化建設(shè)的技術(shù)開發(fā)

計算機文書檔案信息管理及應(yīng)用系統(tǒng)的建成、維護和發(fā)展，需要穩(wěn)定的軟件開發(fā)隊伍，需要可靠的設(shè)備保障。要充分調(diào)研并明確需求，界定軟件技術(shù)開發(fā)人員的職責(zé)業(yè)務(wù)，保證系統(tǒng)的實用性和拓展性。在企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃下，加大資金投入，引進維持管理系統(tǒng)安全有效運營的軟硬件設(shè)備，包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、掃描儀、刻錄機、打印機、復(fù)印機、存儲器、防火墻以及各類應(yīng)用軟件，定期維護，及時升級。

2.4 不斷加強文書檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

從長遠發(fā)展考慮，企業(yè)要著力培養(yǎng)自身既懂業(yè)務(wù)又懂計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才，將文書檔案工作實際和信息化建設(shè)的發(fā)展需求更好地結(jié)合起來，同時要嚴格對現(xiàn)有從業(yè)人員的管理和考核，對其進行辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)操作等計算機技術(shù)的講授，經(jīng)常組織文書檔案工作人員參加各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)和重要的檔案會議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數(shù)字化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面技術(shù)交流，打造出一支既精通檔案管理專業(yè)知識，又熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，專業(yè)化、高素質(zhì)的企業(yè)文書檔案信息化管理隊伍，為企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作提供可靠的人力資源保障。

3 結(jié)語

信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，使企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)加速發(fā)展，充分利用信息化建設(shè)手段，對企業(yè)文書檔案信息資源進行優(yōu)化配置和管理利用，創(chuàng)新性地豐富和完善企業(yè)文書檔案工作機制，提高文書檔案信息資源的開發(fā)效率和服務(wù)水平，必將為企業(yè)發(fā)展提供更有力的支撐和保障。