對加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的探究

文/王潤玲，吉林省洮南市勞動保障事務(wù)所

1 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的必要性

隨著我國社會保障體系的逐漸建立健全以及養(yǎng)老保險制度改革的不斷推進(jìn)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理形式以及執(zhí)行制度發(fā)生了翻天覆地的變化，能夠更加滿足人們的實(shí)際需求，維護(hù)人們的合法權(quán)益。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展直接關(guān)系著城鄉(xiāng)居民的自身利益，當(dāng)參保人達(dá)到領(lǐng)取退休金的年限之后，在獲得養(yǎng)老福利的過程中需要辦理很多手續(xù)和文件，保險檔案作為提供參保人保險信息的重要途徑，在城鄉(xiāng)居民合法利益維護(hù)過程中承擔(dān)著重要的任務(wù)。社會養(yǎng)老保險檔案會保存參保人完善的個人信息數(shù)據(jù)，并幫助參保人構(gòu)建個人賬戶，及時將所交的保險費(fèi)劃歸到參保人的個人賬戶中，實(shí)現(xiàn)保險之間的有效續(xù)接以及基金的轉(zhuǎn)移，為居民合法權(quán)益的維護(hù)提供重要依據(jù)。

2 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理存在的主要問題分析

2.1 檔案意識問題。從目前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險發(fā)展的進(jìn)程來看，檔案管理意識淡薄。某些地區(qū)對檔案工作資金投入不足，檔案保管設(shè)備短缺，檔案保管不善。檔案管理的人員身兼多職、臨時機(jī)動，對檔案工作放任自流、聽之任之，認(rèn)為只要抓好平時的日常業(yè)務(wù)工作開展，檔案管理工作可有可無，看不到長遠(yuǎn)利益，只注重直接利益、自身利益。這些原因的存在直接導(dǎo)致檔案資料收集不齊全、不及時，質(zhì)量要求不高，檔案保管存在風(fēng)險等檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象。從根本上說這些存在的種種現(xiàn)象都是檔案管理意識不強(qiáng)、重視程度不夠造成的。

2.2 檔案管理軟件問題。目前各省出臺了相應(yīng)的檔案管理辦法，并沒有一個統(tǒng)一的軟件來全面進(jìn)行檔案管理，從而使得所有檔案管理工作變得異?，嵥槎彪s。而由于整體檔案管理的范圍、分類和整理方式有所不同，隨著時間的推移就會出現(xiàn)諸多問題。在實(shí)際工作中，工作量的增多，檔案管理實(shí)際操作參差不齊，缺乏統(tǒng)一操作的尺度與要求，整體工作的水平及效率低下，人力物力耗費(fèi)巨大，對以后養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和管理以及轉(zhuǎn)移工作帶來許多不便。另一方面現(xiàn)代人參加養(yǎng)老保險的意識增強(qiáng)，參保對象越來越多，檔案資料越來越要求規(guī)范齊全，這勢必會增加管理者的工作量。新時代的社會保障對檔案管理水平提出更高層次的要求。

3 加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的策略

3.1 重視城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作。第一是加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理決策人員和管理層對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作重要性的認(rèn)識，為了避免管理工作的混亂，可以成立檔案管理小組，對整個檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，與此同時，把城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作列入相關(guān)人員的績效考核中，以此來凸顯城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作在整個社保體系中的重要地位。第二，從城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理人員入手，提高其對檔案管理工作的重視，主要的方式還是通過加強(qiáng)他們對檔案管理工作和構(gòu)建和諧社會關(guān)系的認(rèn)識，使其明白他們的工作關(guān)系著人民生活的穩(wěn)定性，從而在日常的工作中端正態(tài)度，表現(xiàn)出積極性，提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的工作水平。

3.2 完善檔案管理制度建設(shè)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案與當(dāng)?shù)鼐用竦睦嫦⑾⑾嚓P(guān)，因此，完善居民養(yǎng)老保險檔案的管理體系，將信息的手機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，可以更好地為居民服務(wù)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身素質(zhì)，努力更新自身知識體系，運(yùn)用專業(yè)的知識和良好的素質(zhì)為城鄉(xiāng)居民服務(wù)，對于紙質(zhì)版的檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和保護(hù)，在保證紙質(zhì)版資料完好的同時應(yīng)當(dāng)建立一套完整的信息索引體系，方便在之后的工作中進(jìn)行查閱，對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)建立完善的備份，避免之后因?yàn)橐恍┮馔馇闆r導(dǎo)致檔案丟失，與此同時還應(yīng)當(dāng)保證電子檔案的安全，絕不能出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.3 提升管理水平。各級特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備，裝備檔案室。要盡力做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以便計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)。同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由上級城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索，可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的快速查詢統(tǒng)計(jì)。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展給城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提供了新的途徑。傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式管理效率低下，檔案查詢與調(diào)用的速度慢，而且紙質(zhì)檔案還容易受到自然災(zāi)害、人為損壞以及各種因素的影響而出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失或缺損問題，影響檔案的完整性。社會養(yǎng)老保險檔案管理部門需要建立專項(xiàng)的電子信息庫，將所有關(guān)于養(yǎng)老保險檔案的紙質(zhì)信息電子輸入到信息庫當(dāng)中，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案，從而可以減少檔案的存儲空間，降低檔案的保管費(fèi)用。同時，還可以利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的官方網(wǎng)站，提高檔案的收集速度和應(yīng)用效果，并利用各種即時通信平臺收集群眾對檔案管理工作的意見，調(diào)整和優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理活動，保證檔案管理效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險是社會基礎(chǔ)保障機(jī)制的重要組成部分，其可以為社會保障服務(wù)的順利開展提供數(shù)據(jù)支持，因此必須加強(qiáng)社會養(yǎng)老保險檔案管理。并且作為國家檔案資源的主要內(nèi)容之一，社會養(yǎng)老保險檔案能夠真實(shí)反映參保人義務(wù)繳費(fèi)履行情況以及所需要享受的社保待遇，可以維護(hù)城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益，因此對加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理進(jìn)行分析具有重要意義。