辦公文秘協(xié)調(diào)職能對企業(yè)的重要影響

王偉

中海油常州涂料化工研究院有限公司 江蘇常州 213016

隨著現(xiàn)代企業(yè)競爭的不斷加劇，企業(yè)需要認識到自身管理的作用，要用科學的理論和科學的管理方式來提高企業(yè)員工自身的效率，促進企業(yè)自身的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了保證企業(yè)各項工作的落實，現(xiàn)代化的企業(yè)要綜合各個管理部門。對于各個管理工作的每一個環(huán)節(jié)都要嚴格落實，企業(yè)的行政管理工作是上情下達的關(guān)鍵。辦公文秘是辦公室人員構(gòu)架的重要組成部分，每天的責任就是負責企業(yè)領(lǐng)導人的日常工作服務，負責企業(yè)綜合行政信息的傳達。通過協(xié)調(diào)職能可以給企業(yè)更好的促進綜合行政管理工作的開展和落實。

1 企業(yè)辦公文秘職能分析

辦公室是企業(yè)運轉(zhuǎn)的重要部門，是企業(yè)對于各個部門之間相互協(xié)調(diào)溝通的服務部門，決定著現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的每一個環(huán)節(jié)，也決定著辦公室文秘工作繁雜的工作特點。辦公室文秘的工作主要是圍繞領(lǐng)導的意圖，及時的對于各個部門的各項事宜進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和綜合管理，并對于具體的工作中所存在的矛盾進行協(xié)調(diào)處理。運用自身的協(xié)調(diào)職能，來促進企業(yè)的發(fā)展，加強企業(yè)的行政管理工作的落實[1]。

2 辦公室文秘協(xié)調(diào)職能對企業(yè)的重要影響

2.1 提升企業(yè)內(nèi)部工作效率

辦公室文秘的協(xié)調(diào)工作對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，也是企業(yè)行政管理工作中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的基本需求，同時也是保障企業(yè)工作流程和工作效率提升的關(guān)鍵因素．辦公文秘的工作崗位，工作的職能決定了企業(yè)的運行和實施效果?，F(xiàn)在企業(yè)辦公文秘需要認識到文秘工作中穩(wěn)定協(xié)調(diào)職能的重要性，需要認識到企業(yè)工作過程中綜合行政工作的開展，有效的提高工作的效率，提高辦公文秘協(xié)調(diào)職能，促進辦公文秘工作的科學化發(fā)展。作為企業(yè)各項工作的搭建橋梁，綜合辦公文秘的工作是有效的溝通企業(yè)各部門和各人員之間的關(guān)鍵，是企業(yè)行政信息發(fā)布的關(guān)鍵。辦公文秘的崗位職責中協(xié)調(diào)職能發(fā)揮了重要作用，它有效的可以促使企業(yè)的各項工作的落實，同時對于企業(yè)工作的管理流程建設(shè)也離不開協(xié)調(diào)職能的運用。辦公工作中辦公文秘的協(xié)調(diào)職能可以有效的促進企業(yè)工作開展中員工積極性的提高，促進企業(yè)良好的管理流程的建設(shè)，解決企業(yè)各項活動之間存在的矛盾問題。并針對企業(yè)中所存在的工作中的問題及時回復，幫助企業(yè)化解工作中的矛盾，促進員工工作積極性的提高，保證各項工作的開展和落實。

2.2 辦公文秘協(xié)調(diào)職能對于企業(yè)外部形象的影響

辦公文秘是企業(yè)對外相互連接的窗口，同時也要招待企業(yè)來訪的賓客．所以辦公文秘的綜合素質(zhì)決定著來訪賓客對于企業(yè)的第一印象，在來訪賓客接待中不免可以遇到有關(guān)檢查部門業(yè)務往來人員所提出來的各項問題。增強辦公文秘的協(xié)調(diào)職能，加強對于企業(yè)有關(guān)部門的相互協(xié)調(diào)工作的落實，需要辦公文秘具有較好的綜合素質(zhì)，快速的可以反映出來來訪賓客對于企業(yè)所提出來的問題和要求。辦公文秘通常情況下對外溝通時多使用電話電子設(shè)備的媒介，非常注重商務禮儀，尤其是對于企業(yè)產(chǎn)品的具體反饋工作，因為這關(guān)系到企業(yè)對于企業(yè)專業(yè)技術(shù)的信賴。因此辦公文秘在有關(guān)企業(yè)專業(yè)技術(shù)問題解答時，要及時做好電話轉(zhuǎn)接和文件交接工作，及時的進行反饋，提高企業(yè)的對外交流能力，提升企業(yè)自身的外部形象來促進企業(yè)的發(fā)展。

2.3 辦公文秘協(xié)調(diào)工作的特點對于企業(yè)發(fā)展的重要性

現(xiàn)代企業(yè)辦公文秘的工作涉及到企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，是企業(yè)綜合行政管理工作中不可或缺的一個環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代企業(yè)文明協(xié)調(diào)工作范圍較廣，所涉及的內(nèi)容也較為繁雜，具體的協(xié)調(diào)工作可以分為工作上的協(xié)調(diào)和關(guān)系上的協(xié)調(diào)，影響到企業(yè)自身的經(jīng)營和管理工作的開展，同時也影響到企業(yè)自身的發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)需要認識到辦公文秘協(xié)調(diào)職能的重要性，要加強對于工文秘工作的培訓和培養(yǎng)，加強對工作中專業(yè)知識的協(xié)調(diào)工作的開展。企業(yè)應該建立辦公文秘與各個部門之間的相互協(xié)調(diào)和銜接工作，加強對于辦公文秘的協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，同時也要建立起辦公文秘的專業(yè)知識技能的培養(yǎng)，來促進企業(yè)協(xié)調(diào)工作的開展。

辦公文秘的協(xié)調(diào)職能還反映在對外的溝通環(huán)節(jié)，辦公文秘決定著企業(yè)的形象，辦公文秘的商務禮儀、溝通能力決定的企業(yè)對外經(jīng)濟活動中所產(chǎn)生的影響。因此現(xiàn)代企業(yè)要加強對于辦公文秘綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，要加強對于企業(yè)內(nèi)部綜合行政管理工作協(xié)調(diào)時的形象建設(shè)，來提升企業(yè)自身的競爭力[2]。

3 提升企業(yè)辦公文秘工作效率的方法和技巧

協(xié)調(diào)是一門學問，同時也是藝術(shù)。作為現(xiàn)代化的企業(yè)，辦公文秘的協(xié)調(diào)職能關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部工作的開展，同時也關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部工作的建設(shè)和企業(yè)對外的形象。如何開展對外的協(xié)調(diào)工作，對于企業(yè)來說至關(guān)重要。所以企業(yè)要加強對于辦公文秘的工作技巧和方式的培養(yǎng)，辦公文秘工作中應該多注重疏導和說服與行政手段相結(jié)合，在具體工作中要隨機靈活，以計劃協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)和會議協(xié)調(diào)為主要的基礎(chǔ)。在內(nèi)部協(xié)調(diào)工作中，要掌握好談話的技巧和談話的度，抓好協(xié)調(diào)實際的運用，反映出良好的協(xié)調(diào)效果來促進協(xié)調(diào)職能發(fā)揮，同時有效的為各個部門項目的開展打好基礎(chǔ)。因為辦公室是企業(yè)綜合職能部門，對于企業(yè)的上下層的相互溝通和內(nèi)部的關(guān)系具有協(xié)調(diào)的功能，所需要處理的矛盾，解決的事件相對來說較多，也較為復雜。所以在協(xié)調(diào)工作開展過程中，辦公文秘要緊抓協(xié)調(diào)工作的特點，講究具體的工作方法，充分發(fā)揮工作的能動性，提高工作效率，提升管理的職能，推動企業(yè)自身的發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，充分發(fā)揮企業(yè)的辦公文秘協(xié)調(diào)職能，有效的促進企業(yè)的經(jīng)營管理。同時企業(yè)綜合行政工作開展，也離不開辦公文秘的工作落實。現(xiàn)代企業(yè)要充分認識到辦公文秘協(xié)調(diào)職能的重要性，要以企業(yè)辦公文秘綜合素質(zhì)培養(yǎng)為基礎(chǔ)，不斷提升企業(yè)辦公文秘的協(xié)調(diào)能力，促進企業(yè)各項工作流程的落實和優(yōu)化，為企業(yè)的管理水平提高而奠定基礎(chǔ)。