如何加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理

文/霍向潔，河北省婦幼保健中心

1 《出生醫(yī)學(xué)證明》及檔案管理的重要性

《出生醫(yī)學(xué)證明》是依法許可的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)依據(jù)《中華人民共和國(guó)母嬰保健法》的有關(guān)規(guī)定為新生兒出具的法定醫(yī)學(xué)證明，有著“人生第一證”之稱，其作用不僅證明該新生兒的出生狀態(tài)，而且可以為判斷血緣關(guān)系提供最原始、最科學(xué)的原始依據(jù)，為獲取中華人民共和國(guó)國(guó)籍提供醫(yī)學(xué)依據(jù)，為公民進(jìn)行戶口登記、取得公民身份證號(hào)碼的原始法律憑證，為兒童能依法獲得保健服務(wù)的科學(xué)憑證。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，孩子入托入學(xué)、出國(guó)留學(xué)居住、遺產(chǎn)繼承等都需要《出生醫(yī)學(xué)證明》作為憑證，其實(shí)用價(jià)值愈來(lái)愈大。正是由于《出生醫(yī)學(xué)證明》的重要性，對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案管理也顯得非常重要。所以，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，生活中越來(lái)越多地利用到《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案，健全《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作勢(shì)在必行并迫在眉睫。

2 目前《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 保管部門不明確，影響管理質(zhì)量

由于國(guó)家相關(guān)部門尚未出臺(tái)統(tǒng)一的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范，造成各個(gè)簽發(fā)機(jī)構(gòu)的檔案管理缺乏統(tǒng)一性，僅出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理科室就五花八門，有的將檔案存放在病案室，由檔案室統(tǒng)一管理；有的因新生兒出生在婦產(chǎn)科，由婦產(chǎn)科負(fù)責(zé)管理；有的則由婦產(chǎn)科存放一定時(shí)間后，再統(tǒng)一上交到醫(yī)院的檔案室管理。由于管理部門的不明確性，造成其檔案管理的不規(guī)范性，不同程度地造成《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料的破損、混亂，甚至丟失，不同程度影響到保管的質(zhì)量，造成《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理質(zhì)量不高，管理水平參差不齊。

2.2 檔案管理無(wú)序，影響服務(wù)質(zhì)量

筆者在調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，目前《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中尚存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，比如個(gè)別簽發(fā)機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料審核不嚴(yán)，出現(xiàn)缺少重要證明材料；比如有的新生兒家長(zhǎng)為孩子入托入學(xué)，以丟失證件為名，弄虛作假，通過(guò)補(bǔ)發(fā)證件等非法手段私自更改出生日期，造成證件與原始檔案不一致；再如《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理人員缺乏必要的管理知識(shí)，對(duì)出生醫(yī)學(xué)證明的檔案隨意排序，不便查詢；還有的機(jī)構(gòu)雖實(shí)現(xiàn)電子化管理，但由于歸檔資料項(xiàng)目不全，甚至有缺錄現(xiàn)象，造成查詢困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，沒(méi)有發(fā)揮電子化管理的優(yōu)勢(shì)。

2.3 管理交接脫節(jié)，造成人力重復(fù)

盡管醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)強(qiáng)化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的專業(yè)管理，但由于具體管理人員不固定，人力資源合理流動(dòng)等原因，致使出生醫(yī)學(xué)證明檔案經(jīng)常發(fā)生移交現(xiàn)象。加之個(gè)別醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案重視程度，明顯比其他醫(yī)學(xué)檔案弱，時(shí)常發(fā)生移交脫節(jié)、管理混亂現(xiàn)象，在分娩量不多、簽發(fā)數(shù)量少的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)尤為突出，導(dǎo)致新接收的管理者進(jìn)行重新整理、重新歸檔等，既造成人力資源的重復(fù)勞動(dòng)和浪費(fèi)，也導(dǎo)致《出生醫(yī)學(xué)證明檔案》管理缺乏連續(xù)性和規(guī)范化，管理水平往往原地踏步，創(chuàng)新乏力。

3 提升《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案高效管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高責(zé)任意識(shí)

提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的有效性，首先要提高從簽發(fā)機(jī)構(gòu)到具體管理者的檔案管理意識(shí)，保證《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的真實(shí)性、完整性、有序性。衛(wèi)生健康行政部門和醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)，要定期對(duì)簽發(fā)科室和檔案管理人員開展《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高有關(guān)人員對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的工作理念，從而強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高做好本職工作的自覺(jué)性。

3.2 規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)服務(wù)高效

對(duì)于《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一要求，規(guī)范管理。各醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)要明確對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的科室或部門，并將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理納入到機(jī)構(gòu)檔案統(tǒng)一管理范疇，變分散管理為統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化分類管理，明確《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸檔種類，統(tǒng)一于簽發(fā)類、專業(yè)類檔案，與管理類檔案區(qū)別開來(lái)。由于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案具有歷史存檔和即時(shí)調(diào)取的雙重作用，因此在整理時(shí)應(yīng)對(duì)散在的檔案進(jìn)行條理化整理，通過(guò)分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗、錄制電子檔案等流程，組成有序的管理體系，并在整理過(guò)程中遵循檔案的時(shí)間特性和形成規(guī)律，保持檔案文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，并根據(jù)檔案的價(jià)值實(shí)行分類管理，為后續(xù)管理工作和服務(wù)工作提供方便。

3.3 互聯(lián)管理，實(shí)現(xiàn)快捷服務(wù)

隨著信息化步伐的加快，醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)要適應(yīng)新時(shí)代的要求，創(chuàng)新對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理手段，加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案實(shí)行電子化管理。對(duì)簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》時(shí)形成的檔案材料同步錄取電子檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的真實(shí)性。醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)檔案管理部門可以利用信息化管理平臺(tái)，暢通《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的信息化通道，實(shí)現(xiàn)嬰兒出生、簽發(fā)證明、錄取信息三同步，既減少差錯(cuò)、避免不良事件的發(fā)生，又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)同一檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.4 實(shí)施監(jiān)管，促進(jìn)管理規(guī)范

實(shí)施有效監(jiān)督，有利于提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理質(zhì)量。衛(wèi)生健康行政部門和檔案管理部門應(yīng)將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作，納入到重要議事日程，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)的日常監(jiān)督指導(dǎo)。醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)要建立《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理監(jiān)督管理機(jī)制，完善相關(guān)制度，加強(qiáng)日常監(jiān)管，重點(diǎn)對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》的換發(fā)和廢證管理、信息管理、檔案管理等環(huán)節(jié)的督導(dǎo)檢查，并將結(jié)果納入績(jī)效管理，與相關(guān)科室及人員獎(jiǎng)懲掛鉤，從而提高管理科室和人員的責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作的積極性、主動(dòng)性，克服麻痹思想和應(yīng)付態(tài)度，確保將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理納入到醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)科學(xué)化、規(guī)范化管理軌道。