效率思維下檔案中介服務(wù)水平提升策略探析

摘 要：在追求效率的當(dāng)下，檔案中介機(jī)構(gòu)正面臨著商業(yè)化、市場(chǎng)化、規(guī)范化的改革趨勢(shì)，如何進(jìn)一步發(fā)揮檔案中介機(jī)構(gòu)的社會(huì)功能，提升檔案中介服務(wù)水平與效率，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)深入探討的課題之一。本文從檔案中介服務(wù)存在的問(wèn)題出發(fā)，提出了從效率思維的角度下提升其水平的相應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：檔案中介;效率思維;水平提升

在開(kāi)放市場(chǎng)的時(shí)代背景下，檔案中介機(jī)構(gòu)的設(shè)立得到了社會(huì)各界的認(rèn)可。中介機(jī)構(gòu)形成的主要目的是為了進(jìn)一步體現(xiàn)檔案信息服務(wù)于社會(huì)發(fā)展這一客觀(guān)使命。其服務(wù)內(nèi)容主要包括有檔案信息整理、保存以及咨詢(xún)服務(wù)等。隨著社會(huì)對(duì)檔案的需求和關(guān)注的多樣化，對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平也提出了新的要求。

1 檔案中介服務(wù)存在的問(wèn)題

近年來(lái)，檔案中介機(jī)構(gòu)市場(chǎng)化發(fā)展日益繁榮，檔案事業(yè)的市場(chǎng)化成果也越來(lái)越豐碩。但面對(duì)大市場(chǎng)環(huán)境需求的不斷更新，檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)存在的問(wèn)題也隨之暴露：

1.1 內(nèi)部機(jī)制死板，工作效率較低

檔案中介機(jī)構(gòu)的形成，實(shí)際上是政府放權(quán)給企業(yè)，以期將檔案服務(wù)于社會(huì)大眾的功能更好的視線(xiàn)。但大多數(shù)的檔案中介機(jī)構(gòu)在內(nèi)部制度的建立上，往往套用政府行政管理方法，實(shí)際上是不能夠很好適應(yīng)中介服務(wù)市場(chǎng)化特征的。這種死板的管理制度，使得在實(shí)際檔案管理工作中，滿(mǎn)足于按部就班，缺乏對(duì)外部市場(chǎng)主動(dòng)的活力，使得整體的工作效率較低，整體創(chuàng)新能力存在明顯不足。主要表現(xiàn)在：市場(chǎng)化進(jìn)度受阻、整體行業(yè)難以形成集中發(fā)展的態(tài)勢(shì)。雖然大多數(shù)的檔案中介機(jī)構(gòu)表面上是獨(dú)立運(yùn)作的商業(yè)型組織，服務(wù)模式游蕩在體制內(nèi)的邊緣。特別在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案中介服務(wù)的基礎(chǔ)網(wǎng)站建設(shè)、信息資源共享能力存在較為明顯的不足，不僅難以提升社會(huì)關(guān)注度，其工作效率也難以得到應(yīng)用的提高。

1.2 缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，服務(wù)水平較低

競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)的核心，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)入了市場(chǎng)化發(fā)展，但卻沒(méi)有更深刻的領(lǐng)悟到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要性，在日常管理和運(yùn)營(yíng)中缺乏對(duì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入。這樣的缺乏也導(dǎo)致對(duì)外服務(wù)缺乏開(kāi)拓進(jìn)取精神。而且從事實(shí)出發(fā)，許多地區(qū)的檔案服務(wù)中介存在一定的地理保護(hù)，也就是往往一個(gè)地方的服務(wù)機(jī)構(gòu)只有單獨(dú)一家，沒(méi)有憂(yōu)患意識(shí)，難以生存與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境之下。

更重要的是，在從業(yè)人員的素質(zhì)水平上，許多檔案中介服務(wù)人員大多數(shù)是從事檔案行政管理部門(mén)工作人員或者是其他行政部門(mén)的兼職，致使檔案服務(wù)中介整體服務(wù)的專(zhuān)業(yè)性大打折扣。與此同時(shí)，檔案中介機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理服務(wù)的專(zhuān)項(xiàng)人才吸收的不夠，沒(méi)有這些“新的血液”，一方面難以成功開(kāi)展服務(wù)水平的創(chuàng)新發(fā)展，難以推行新的服務(wù)機(jī)制，另一方面在推行現(xiàn)代化、信息化、共享化的檔案中介服務(wù)方面也形成了阻力。

2 效率思維下檔案中介服務(wù)水平提升的策略

從市場(chǎng)化發(fā)展與競(jìng)爭(zhēng)的角度來(lái)看，檔案中介機(jī)構(gòu)只有不斷的提升服務(wù)水平，才能夠真正的完成自身的發(fā)展目標(biāo)，適應(yīng)社會(huì)的高速發(fā)展。在效率思維下，提高檔案中介服務(wù)水平需要從以下三個(gè)方面著手：

2.1 完善內(nèi)部管理機(jī)制，優(yōu)化檔案中介服務(wù)的工作效率

好的機(jī)制是高效管理的重要前提。內(nèi)部管理機(jī)制必須緊密?chē)@兩個(gè)方面做出改變，一是對(duì)檔案中介服務(wù)運(yùn)營(yíng)過(guò)程的制度規(guī)范化，二是對(duì)檔案中介服務(wù)人員的規(guī)范化。

檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容就是為社會(huì)各界提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，必須要形成一套有效的綜合性規(guī)范性制度，來(lái)規(guī)范檔案服務(wù)的流程，如一個(gè)新的檔案項(xiàng)目，首先第一點(diǎn)就是將范圍明確好，確定好哪些是該做的范疇，哪些是不該做的范疇，明確之后就應(yīng)該按照權(quán)責(zé)到個(gè)人的負(fù)責(zé)制度，來(lái)進(jìn)一步將服務(wù)工作進(jìn)行規(guī)劃。根據(jù)委托單位的進(jìn)度計(jì)劃，確定本檔案中介項(xiàng)目計(jì)劃，并且制定項(xiàng)目計(jì)劃作為進(jìn)度的基準(zhǔn)。

另一方面就是中介服務(wù)人員的規(guī)范化管理主要包括對(duì)服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量等各方面的管理。通過(guò)細(xì)化管理規(guī)則，明確規(guī)定一系列的服務(wù)準(zhǔn)則和要求。同時(shí)還要進(jìn)一步的對(duì)相關(guān)人員展開(kāi)技術(shù)水平的定期考核與管理，提供相關(guān)學(xué)習(xí)平臺(tái)，定期組織考核，確保檔案中介服務(wù)水平的高效性。

2.2 建立全過(guò)程的檔案中介服務(wù)效率管理

服務(wù)是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，因此不妨采用項(xiàng)目的思維來(lái)看待檔案中介服務(wù)項(xiàng)目。從管理學(xué)角度來(lái)看，可以將檔案中介服務(wù)分割成規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、控制階段以及完成階段來(lái)進(jìn)行效率管理。

在規(guī)劃階段，需要注意的是對(duì)檔案服務(wù)周期的高效規(guī)劃，一個(gè)項(xiàng)目承接后，需要對(duì)其進(jìn)度進(jìn)行規(guī)劃。中介服務(wù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，企業(yè)自身的人力、物力、財(cái)力等資源得到整合優(yōu)化，形成科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的市場(chǎng)運(yùn)作體系，避免目前市場(chǎng)運(yùn)作的諸多缺陷，讓檔案中介機(jī)構(gòu)可以保持最佳運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。同時(shí)應(yīng)以檔案資源為本位，多方協(xié)調(diào)檔案服務(wù)人員的工作進(jìn)度，確保不打擾其他項(xiàng)目的服務(wù)進(jìn)度，不降低檔案服務(wù)質(zhì)量，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案中介的成本最小化，利益最大化。

在執(zhí)行階段，檔案中介服務(wù)需要嚴(yán)格按照規(guī)劃方案進(jìn)行落實(shí)。在運(yùn)作過(guò)程，需要根據(jù)不同的項(xiàng)目?jī)?nèi)容來(lái)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立良好的服務(wù)理念，積極的了解現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)，適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的發(fā)展要求，利用新思想、新理論、新方法把檔案管理工作做到盡善盡美。

在控制階段，檔案服務(wù)項(xiàng)目過(guò)程中也需要對(duì)相關(guān)服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和控制，一方面中介機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步自查，例如整個(gè)服務(wù)過(guò)程是否達(dá)到了對(duì)方的需求，尤其是對(duì)咨詢(xún)服務(wù)質(zhì)量控制，應(yīng)當(dāng)提供一定的客戶(hù)評(píng)價(jià)機(jī)制，獲取到反饋后，更有利于不斷改進(jìn)服務(wù)。

在完成階段，項(xiàng)目結(jié)束階段除了將檔案資料進(jìn)行移交還有很多其他工 作，如收集整理檔案信息、總結(jié)和存檔項(xiàng)目信息、對(duì)所形成的 文件進(jìn)行檢查、考核等，以方便后期檔案中介服務(wù)公司使用。

2.3 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)

檔案中介服務(wù)過(guò)程中，提升服務(wù)水平的關(guān)鍵在于對(duì)相關(guān)服務(wù)人員的綜合素質(zhì)的提高。加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)，提升現(xiàn)有人員的水平是當(dāng)下放在諸多檔案中介機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)之一。

一方面，檔案中介機(jī)構(gòu)要深刻的認(rèn)識(shí)到自身的社會(huì)定位和市場(chǎng)定位，充分認(rèn)識(shí)到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的核心就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立與檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的溝通渠道，形成具有吸引力的崗位職位，讓更多的新時(shí)期復(fù)合型檔案管理人才進(jìn)入到檔案中介服務(wù)體系中來(lái)。

另一方面，檔案中介機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。一是服務(wù)理念的培養(yǎng)，二是職業(yè)品德的培養(yǎng)，管理人員必須具備高度的責(zé)任感、積極向上的態(tài)度以及良好的職業(yè)道德品質(zhì)。三是職業(yè)技能的培養(yǎng)，現(xiàn)代檔案中介服務(wù)需要相關(guān)人員具有較強(qiáng)的信息服務(wù)能力，需要了解到信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等新型技術(shù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

要想檔案中介機(jī)構(gòu)在這個(gè)時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)，就需要找到適合的發(fā)展策略才能在這條道路上走得更加平穩(wěn)，應(yīng)當(dāng)從制度、管理、人才和市場(chǎng)等多方面尋找突破之道。

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作者簡(jiǎn)介

霍泳言（1991-），女，漢族，廣東佛山人，佛山市禪城區(qū)兆銀檔案辦公用品設(shè)備中心，研究方向：檔案整理，檔案數(shù)字化。