強(qiáng)化檔案管理在國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境構(gòu)建中的作用

田杰

（吉林省股權(quán)基金投資有限公司，吉林 長春 130022）

檔案管理是國有企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要組成部分，可在國有企業(yè)改革中發(fā)揮重要作用。認(rèn)清這種作用，明確制約發(fā)揮其作用的主要因素，采取有針對性的措施，發(fā)揮好檔案工作在深化國有企業(yè)改革中的作用，是值得我們認(rèn)真研究的一個(gè)重要課題。在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，一個(gè)企業(yè)要想長久、穩(wěn)定發(fā)展就必須從多個(gè)方面構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，這也是讓一個(gè)企業(yè)有效控制資源和管理的關(guān)鍵。簡言之，企業(yè)只有內(nèi)控才能發(fā)展好。而檔案作為企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的組成部分，直接反映企業(yè)歷年來的活動(dòng)情況和發(fā)展現(xiàn)狀。為此，企業(yè)內(nèi)部控制就必須將檔案管理作為重要環(huán)節(jié)進(jìn)行把控和管理，國有企業(yè)也不例外，只有強(qiáng)化檔案管理，才能夠構(gòu)建好國有企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境。

一、國有企業(yè)檔案管理的重要性

一方面，國有企業(yè)的檔案管理能夠詳細(xì)記錄企業(yè)的經(jīng)營情況和管理內(nèi)容，這是由于檔案主要以文字和數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行保留和保存，不僅涉及內(nèi)容復(fù)雜且涵蓋范圍也十分廣泛?？梢哉f，檔案就是將企業(yè)發(fā)展歷程直接落實(shí)到字面表達(dá)上，將企業(yè)管理行為和內(nèi)控制度進(jìn)行全面且詳細(xì)地反映。另一方面，國有企業(yè)的檔案管理能夠幫助其不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理和監(jiān)督，這是由于檔案具有真實(shí)性、全面性和規(guī)范性等特點(diǎn)，通過檔案管理能夠及時(shí)有效地審查當(dāng)下企業(yè)活動(dòng)是否合理，最大程度上幫助企業(yè)降低運(yùn)行管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，避免經(jīng)營損失的發(fā)生。

（一）能夠?yàn)槠髽I(yè)的改革提供有力支持

企業(yè)檔案是對自身發(fā)展歷程的有效記錄，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠幫助企業(yè)更好地推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理、吸取發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。尤其是在推進(jìn)企業(yè)改革時(shí)，有效管理和利用檔案，能夠?yàn)槠髽I(yè)改革的各項(xiàng)決策提供重要的依據(jù)性、參考性資料，提高各項(xiàng)決策的科學(xué)性，為企業(yè)的健康發(fā)展提供有力支撐。如企業(yè)在推出某些改革舉措時(shí)，必須參考前期的企業(yè)發(fā)展檔案資料中的相關(guān)信息，提高決策水平。

（二）能夠降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

國有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)和規(guī)范，是保證企業(yè)正常且順利運(yùn)營的重要基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理工作中，會(huì)計(jì)檔案管理具有非常重要的作用。會(huì)計(jì)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的每一筆資金變動(dòng)情況，如果企業(yè)在改革過程中，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行有效的管理和利用，并以此為基礎(chǔ)編制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方案，將會(huì)使企業(yè)改革中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制，確保改革的順利推進(jìn)與深化。

（三）能夠提煉企業(yè)文化

對于國有企業(yè)檔案管理部門和人員來說，在企業(yè)深化改革的過程中，比較重要的作用之一就是能夠幫助提升企業(yè)文化。企業(yè)文化是其工作人員精神面貌的重要體現(xiàn)，更是企業(yè)的靈魂所在，而很多企業(yè)的優(yōu)秀思想文化都會(huì)在自身的檔案記錄當(dāng)中凝聚。在這種情況下，如果能夠?qū)n案工作做好，將會(huì)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身文化的有效總結(jié)和提煉，促進(jìn)企業(yè)文化發(fā)展。這不僅能夠推動(dòng)優(yōu)秀企業(yè)文化的形成與發(fā)展，還能為相關(guān)改革工作提供思想引領(lǐng)，確保改革工作的有效落實(shí)。

（四）促進(jìn)人力資源建設(shè)

在國有企業(yè)改革及人力資源管理過程中，檔案管理工作會(huì)起到重要作用。國有企業(yè)想要在激烈的市場競爭中求得生存與發(fā)展，應(yīng)重視人才的培養(yǎng)與使用，知人善任。在選人用人時(shí)，應(yīng)詳細(xì)查考用人檔案，如個(gè)人的健康狀況、思想道德情況、個(gè)人履歷情況，甚至是人際關(guān)系和家庭情況等，而這些都需要前期的人事檔案管理的真實(shí)性與可靠性作為保障。

二、國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理系統(tǒng)落后

大部分國有企業(yè)具有發(fā)展時(shí)間長和建立時(shí)間早的特點(diǎn)，因此在內(nèi)部控制方面的諸多制度和水平均處于相對落后的狀態(tài)?，F(xiàn)階段，大部分國有企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)檔案管理方法，根本無法適應(yīng)新時(shí)代背景下檔案管理工作的要求和內(nèi)容，而國有企業(yè)檔案管理涉及的信息量大、內(nèi)容廣泛，甚至還涉及各個(gè)部門或上下級部門之間的溝通，這種相對落后的檔案管理方式無法真正做到全面的信息收集工作，會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)收錄的信息不全面，從而增加了國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的構(gòu)建難度。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

當(dāng)前，國有企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，無法做到檔案的細(xì)致化整理，而是僅僅對檔案進(jìn)行簡單歸納，并未真正做到對檔案的審核和檢查，無法為企業(yè)內(nèi)控管理提供切實(shí)的幫助。另外，國有企業(yè)中還存在兼職檔案管理工作的情況，身兼數(shù)職的工作人員無法分配給檔案管理工作更多的時(shí)間，嚴(yán)重降低工作效率和質(zhì)量，且兼職檔案管理人員由于非固定性，人員流動(dòng)情況十分常見，從而進(jìn)一步增加了檔案管理工作和內(nèi)控管理工作的困難。

（三）檔案管理保管條件較差

國有企業(yè)由于成立年限相對較長，因此國有企業(yè)的建筑構(gòu)造相對落后，加之長時(shí)間且大量的業(yè)務(wù)處理必然占用更多的空間，檔案管理室內(nèi)雜物繁多，且國有企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，使得大部分檔案管理的保管條件較差，或即使有條件較好的保管環(huán)境，但諸如消防設(shè)置等安全設(shè)備缺失，一旦發(fā)生災(zāi)害就會(huì)帶來嚴(yán)重?fù)p失。另外，大部分國有企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備十分老舊，在進(jìn)行檔案搜索時(shí)速度緩慢等問題無疑增加了檔案管理人員的時(shí)間成本。

（四）檔案管理成本偏高

由于大部分國有企業(yè)在組織工程項(xiàng)目過程中檔案管理內(nèi)容的缺失，致使檔案管理工作不僅在技術(shù)上落后，在成本上也普遍偏高。因此，很多國有企業(yè)僅僅針對工程項(xiàng)目中涉及的重要數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集和整理，而對圖片、視頻等可能增加管理成本的檔案選擇丟棄，以實(shí)現(xiàn)成本的節(jié)約。

三、國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境構(gòu)建中檔案管理的改進(jìn)策略

（一）完善國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)以綜合性檔案管理中心為依托，建立健全企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程及工作經(jīng)營環(huán)節(jié)，編制嚴(yán)格的檔案資料管理流程，對每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行精確描述，并分類管理，從而精細(xì)化管理各類檔案。國有企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門如有檔案資料變化或更新，就應(yīng)按照制度嚴(yán)格執(zhí)行，快速上報(bào)，便于綜合性檔案更好管理，提升檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。國有企業(yè)需積極改進(jìn)和更新檔案管理系統(tǒng)，一方面，需建立與當(dāng)前管理制度相符的新型檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)，以檔案收集和檔案安全管理為主要方向制定計(jì)劃并形成標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)反復(fù)核查規(guī)范后予以實(shí)施。同時(shí)，完善后的檔案管理系統(tǒng)需做到權(quán)責(zé)明確，避免工作內(nèi)容不清晰而導(dǎo)致工作疏漏，且檔案管理人員需按時(shí)上報(bào)工作內(nèi)容和進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決對策。此外，國有企業(yè)檔案管理須順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，積極推進(jìn)電子檔案管理的落實(shí)和實(shí)施，并努力做到通過電子檔案實(shí)行數(shù)據(jù)處理和分析，便于更好地進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防范。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

要想更好地建立國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，就必須重視人才的培養(yǎng)。信息化時(shí)代背景下，國有企業(yè)檔案管理部門也不例外，需積極培養(yǎng)和提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和考核的方式將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法傳授給檔案管理人員，循序漸進(jìn)地提升現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外，國有企業(yè)可通過社會(huì)招聘或校園招聘的方式，面向社會(huì)大力引進(jìn)具有高技術(shù)、高素質(zhì)的檔案管理人才。在夯實(shí)檔案管理人才基礎(chǔ)的同時(shí)還要切實(shí)有效地提高檔案管理部門的工作能力和工作效率，確保檔案管理工作質(zhì)量，更好地構(gòu)建國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境。應(yīng)將企業(yè)經(jīng)營管理過程中所產(chǎn)生的信息資料整合管理，納入檔案管理范圍。應(yīng)對企業(yè)經(jīng)營管理資料有一個(gè)基礎(chǔ)性的掌握，熟悉各部門資料分類內(nèi)容，更好地掌握具體的經(jīng)營管理業(yè)務(wù)信息，并能夠進(jìn)行全面的監(jiān)督和把控。當(dāng)信息產(chǎn)生時(shí)，檔案系統(tǒng)能夠快速地自動(dòng)捕捉相關(guān)信息檔案資料，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。

（三）積極改善檔案管理保管條件

要想改善檔案管理保管條件就必須加大檔案管理部門的資金投入，及時(shí)更新檔案管理部門內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備，建立檔案查閱資料室用于檔案存放、和保管，做好檔案功能分區(qū)，便于日后查找。同時(shí)，在檔案管理部門內(nèi)部還需設(shè)立專用的檔案柜、打印機(jī)、電腦等，便于檔案資料更有序、更合理、更規(guī)范的管理，做到按時(shí)更新、及時(shí)整理、嚴(yán)謹(jǐn)歸納，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理保管條件的改善。由于檔案管理跨越的部門較多，保障企業(yè)檔案資料完整性的難度較大，有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案破損或丟失等現(xiàn)象，如財(cái)務(wù)檔案中的原始票據(jù)較多，且不同單位的票據(jù)規(guī)格和材質(zhì)不同，在翻閱和存儲(chǔ)時(shí)很容易發(fā)生票據(jù)破損問題。此時(shí)，需要財(cái)務(wù)部門指派專人對票據(jù)和憑證進(jìn)行過程管理，詳細(xì)記錄每個(gè)票據(jù)信息，努力保障財(cái)務(wù)信息的完整性

（四）通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)成本控制

國有企業(yè)檔案管理部門在實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)新的同時(shí)也要做好成本控制，一方面，需對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行信息化處理和管理，從多個(gè)方面入手實(shí)現(xiàn)成本控制。同時(shí)，積極利用信息化傳播溝通渠道進(jìn)行檔案成本的考察和預(yù)估，對從各個(gè)部門收集的檔案信息進(jìn)行匯總并制定成本方案，通過方案內(nèi)容預(yù)估企業(yè)效益，尤其要針對檔案管理部門內(nèi)的收支情況做到及時(shí)跟進(jìn)和掌握，對不同階段內(nèi)檔案管理工作進(jìn)行充分調(diào)查和分析，從根本上幫助國有企業(yè)檔案管理部門適應(yīng)當(dāng)下市場變化的要求，提升檔案管理成本預(yù)算準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部控制環(huán)境。

當(dāng)下，國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境構(gòu)建在檔案管理方面尚存在諸多問題，檔案管理系統(tǒng)落后、檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低、檔案管理保管條件較差和檔案管理成本偏高都是影響國有企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境構(gòu)建的重要因素。為此，需要通過積極改進(jìn)和更新國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、積極改善檔案管理保管條件以及控制成本實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制環(huán)境的有效構(gòu)建，才能保障國有企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。