從職務(wù)侵占案探析公司內(nèi)部控制管理

徐芳

（廣東誠安信會計師事務(wù)所有限公司，廣東 廣州 510000）

一、引言

職務(wù)侵占罪是指公司、企業(yè)或者其他單位的人員，利用職務(wù)上的便利，將本單位財務(wù)非法占為己有，數(shù)額較大的行為。

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化。在復雜的環(huán)境下，單位人員利用職務(wù)之便侵占公司財物的問題日漸突出，且涉案人員由一般管理者向高級管理人員發(fā)展，涉案金額越來越大。

為保障公司規(guī)范有序、科學高效運行，建立實現(xiàn)目標的長效保障機制，內(nèi)控制度及法律應(yīng)運而生。20世紀90年代，美國COSO提出內(nèi)部控制框架，1999年，我國《會計法》對建立健全內(nèi)部控制提出原則性要求，隨后發(fā)布《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范》等7項內(nèi)部會計控制規(guī)范為內(nèi)部控制實施奠定了基礎(chǔ)。2008年及2010年，先后發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，建立了內(nèi)部控制的總體框架和基本要求，明確了內(nèi)控建設(shè)的目標原則及構(gòu)成要素。

企業(yè)內(nèi)部控制指由董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。是將公司活動中的風險要素、內(nèi)控規(guī)范、業(yè)務(wù)流程、控制活動等系統(tǒng)化，通過優(yōu)化流程和內(nèi)控規(guī)范執(zhí)行，保障內(nèi)控體系落實，進而推動企業(yè)管理水平的提升，為企業(yè)創(chuàng)造更好的內(nèi)部環(huán)境。

二、由職務(wù)侵占案分析內(nèi)控管理的不足

萬丈高樓平地起，無數(shù)運營失敗的企業(yè)和經(jīng)濟犯罪案件都表明，內(nèi)控管理薄弱是其最重要的原因。如實務(wù)中某日突發(fā)A公司出納涉嫌職務(wù)侵占案，使該公司內(nèi)控管理問題暴露無遺。該公司系某集團屬下二級單位，在集團內(nèi)業(yè)績表現(xiàn)平平，日常運營平穩(wěn)，人員穩(wěn)定。正因此，公司管理層放松了對日常工作管理，加之財務(wù)室領(lǐng)導對部門人員過于信任、會計崗位疏于對出納工作的復核等因素致使內(nèi)控制度形同虛設(shè)，使出納屢屢得逞涉案金額達170萬元。案發(fā)后，為規(guī)范管理，落實崗位職責、健全問責機制，杜絕此類事件發(fā)生，A公司遂委托某機構(gòu)對其內(nèi)控流程梳理分析，發(fā)現(xiàn)以下不足：

（一）內(nèi)控管理意識薄弱，存在不相容崗位交叉履職、會計履職不到位的情況：1.余額調(diào)節(jié)表偶爾由會計代為編制交出納復核；2.未及時編制余額調(diào)節(jié)表。在出納數(shù)月未上報對賬單的情況下，會計未及時采取措施核查銀行存款，致使出納偽造銀行流水，轉(zhuǎn)出存款高達53萬元，而會計卻全然不知。據(jù)相關(guān)規(guī)定，A公司余額調(diào)節(jié)表理應(yīng)由出納編制、會計復核、財務(wù)負責人定期或不定期抽查。但A公司出納和會計將不相容崗位職責交叉執(zhí)行，且在出納數(shù)月未上報對賬單的情況下，會計未及時督促并采取其他替代性措施防范資金管理的隱患，違背了重要性及制衡性原則。

（二）變相執(zhí)行現(xiàn)金盤點制度。A公司操作流程為：出納將現(xiàn)金盤點數(shù)報給會計，會計將出納提供的數(shù)據(jù)與賬務(wù)核對；出納盤點未形成盤點記錄，會計僅依據(jù)出納交單表盤點，對交單表期末數(shù)與下一期交單表期初數(shù)存在的差異，既沒有引起重視，亦沒有及時查明原因糾正。此環(huán)節(jié)，出納利用自身優(yōu)勢掌握了周圍環(huán)境及整個業(yè)務(wù)流程，使其對流程中漏洞的認識更加清晰，利用起來得心應(yīng)手，直至侵吞租金、員工借支還款及現(xiàn)金18萬元；其次會計未認真履行復核職責，未及時發(fā)現(xiàn)出納編制的現(xiàn)金盤點表的紕漏并給予糾正，致使會計監(jiān)督流于形式；再次財務(wù)負責人未定期或不定期抽查現(xiàn)金盤點表，不兼容崗位之間相互制約和監(jiān)督機制匱乏，使二次監(jiān)督再次失效，背離了內(nèi)控管理的制衡性原則。

（三）貨款收取的內(nèi)控缺失或不細化：1.款項收取后僅由出納開具收據(jù)；2.收據(jù)管理方面，缺少更為詳盡有效的措施，管理存在一定的漏洞；3.業(yè)務(wù)部門內(nèi)控意識淡薄，在收回貨款交出納后，未及時索要有效的付款憑據(jù)。為出納侵占行為提供了可乘之機，屢次背書票據(jù)截留公款97萬元。根據(jù)規(guī)定，企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務(wù)和事項，實現(xiàn)全過程全員控制，不存在內(nèi)部控制的空白。A公司收款、票據(jù)管理制度的缺失不完善、業(yè)務(wù)員繳納貨款未索要有效憑據(jù)等，違背了全面性的要求。

（四）印章管理不規(guī)范。A公司會計平日將財務(wù)專用章放在未加鎖的抽屜、默許出納自行使用印章。這些失職行為，使出納輕易將資金轉(zhuǎn)走、將支票背書套取資金據(jù)為己有。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，A公司財務(wù)印章應(yīng)交由財務(wù)部專人保管：人名章由本人或授權(quán)他人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)負責人保管，法人章由出納保管，未經(jīng)授權(quán)人員一律不得接觸、使用印章；要對印章的使用做好記錄，建立和執(zhí)行問責機制，防止漏洞，確保資金安全。而A公司出納在未獲得授權(quán)審批能輕易使用印章的做法，與不得由一人辦理貨幣資金全過程業(yè)務(wù)，嚴禁將辦理資金業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管的規(guī)定相背離。

三、加強內(nèi)控管理的措施

內(nèi)部控制作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機制，在企業(yè)經(jīng)營活動中起著重要的作用。通過加強內(nèi)控管理不僅可以規(guī)范企業(yè)的運營、提高工作效率，對鞏固已有成果，保障企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展有著特殊的意義?，F(xiàn)根據(jù)案件存在的內(nèi)控管理缺陷，提幾點管理措施：

（一）高度重視內(nèi)控管理工作。為使員工充分認識內(nèi)控管理的重要性，有效防控各類風險，管理者要高度重視內(nèi)控工作，吸取經(jīng)驗教訓，通過意識形態(tài)教育、定期培訓，提升員工管控意識等手段，逐步規(guī)范員工行為，防范類似事件發(fā)生。

（二）夯實基礎(chǔ)，建立和完善內(nèi)控制度體系。企業(yè)開展內(nèi)部控制，應(yīng)貫穿企業(yè)經(jīng)營管理的全過程。如與案件相關(guān)的收款業(yè)務(wù)，除規(guī)范資金收取流程外，應(yīng)加強對銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制：詳細記錄客戶、合同、發(fā)運憑證、票據(jù)、款項收取等情況，確保會計、銷售與倉儲記錄一致。同時，指定專人定期與客戶核對應(yīng)收賬款、預收賬款等往來款項，使制度間相互支撐和銜接、形成體系。

（三）嚴格履行制度，強化過程跟蹤，保障制度落實。內(nèi)控制度如不能嚴格執(zhí)行，等于無制度。因此，抓制度執(zhí)行是依法治企、依法管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。A公司要抓好內(nèi)控制度的落實，尤其應(yīng)重視：1、規(guī)范現(xiàn)金、銀行存款管理流程，按規(guī)定履行崗位職責。一按照不相容職務(wù)相互分離的原則，對會計和出納崗位進行科學分解，確定崗位職責和工作要求、明確各崗位的權(quán)限和關(guān)系；二出納應(yīng)及時與會計就現(xiàn)金日記賬總賬進行核對，編制現(xiàn)金核對記錄表，通過銀行日記賬與對賬單逐筆勾銷的方式對賬，至少每月核對一次，查明未達賬項及其原因，編制余額調(diào)節(jié)表；三財務(wù)負責人、會計應(yīng)定期監(jiān)盤現(xiàn)金，確保賬賬、賬實相符；四是財務(wù)負責人、會計應(yīng)高度重視資金管理工作，對資金收支進行嚴格審核，對發(fā)現(xiàn)問題及其他異常情況，應(yīng)分析原因、查明責任。2、規(guī)范印章管理。A公司應(yīng)指定專人保管，按規(guī)定依申請授權(quán)使用。將財務(wù)印章交由財務(wù)部專人保管，人名章由本人或授權(quán)他人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)負責人保管，法人章由出納保管，未經(jīng)授權(quán)的人員一律不得接觸、使用印章。要對印章的使用做好記錄，建立和執(zhí)行問責機制，防范風險，確保資金安全。

（四）加強內(nèi)控監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部控制的基本要素之一，對內(nèi)部控制的有效運行、內(nèi)部控制的不斷完善起著重要的作用。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)單位的實際情況和管理要求，分析企業(yè)高風險和重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域，制定科學的監(jiān)督實施方案，通過方案的實施，對內(nèi)控運行情況進行必要的檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的缺陷，進一步完善內(nèi)控制度，提高內(nèi)部控制的有效性。

四、結(jié)語

隨著監(jiān)督力度的加強，集團公司的內(nèi)控管理逐步規(guī)范，但仍有部分下屬單位處在監(jiān)管的灰色地帶，職務(wù)侵占案屢有發(fā)生，嚴重影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，給企業(yè)帶來巨大的財產(chǎn)損失和負面的社會影響。加強企業(yè)內(nèi)控管理，建立一套科學的內(nèi)控體系，使企業(yè)管理“有法可依”，企業(yè)人員要嚴格遵守制度規(guī)定，做到權(quán)職明確、程序流暢，確保各項經(jīng)營活動的有效運行。